Phân loại công việc để quản trị tốt thời gian

MAI ĐẮC LINH NGÂNChủ nhật, 24/2/2019|07:00 GMT+7

Ma trận quản trị thời gian

Quản trị thời gian là một chủ đề không mới nhưng vẫn luôn được nhắc lại đối với những nhà quản trị bận rộn. Thời gian là “vàng bạc” hay không tùy thuộc vào việc người ta đang “làm chủ” hay đang là “nô lệ” của thời gian.

Để học cách sử dụng thời hạn hiệu suất cao, cần hiểu bản thân thuộc kiểu người nào và muốn đạt được gì trong đời sống, nắm rõ những tiềm năng cơ bản trong công việc, tổ chức triển khai tốt công việc, tăng trưởng những mối quan hệ trong công việc trải qua tiếp xúc và trấn áp thời hạn bằng cách tập trung chuyên sâu vào trách nhiệm, giảm thiểu sự gián đoạn và biết sử dụng những khoảng chừng thời hạn trống Open ngoài dự báo .
Nói chung, người biết quản trị thời hạn là người biết phân loại đúng công việc mình cần làm vào từng nhóm, nhóm nào dành thời hạn nhiều nhất và nhóm nào hoàn toàn có thể rút ngắn thời hạn. Họ biết khước từ những lời đề xuất không có ích làm tốn thời hạn, tập trung chuyên sâu vào thao tác để sau đó có những phút giây nghỉ ngơi, thư giãn giải trí tự do. Để có cơ sở phân loại, thứ nhất cần liệt kê công việc cần làm .
Một trong những công cụ thông dụng để phân loại thời hạn là ma trận quản trị thời hạn, được cho là do Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ Eisenhower yêu cầu .

Bốn nhóm công việc

Ma trận quản trị thời gian chia công việc ra thành bốn nhóm, dựa vào mức độ quan trọng và khẩn cấp của công việc đó. Quan trọng là việc thời gian đóng góp trực tiếp vào các nhiệm vụ, giá trị và mục tiêu, sau khi hoàn thành sẽ giúp tiến gần hơn với mục tiêu đã định. Việc khẩn cấp yêu cầu sự chú ý và triển khai đúng thời gian thường liên quan đến người khác. Sau đây là mô tả bốn nhóm công việc này.

Để học cách sử dụng thời hạn hiệu suất cao, cần hiểu bản thân thuộc kiểu người nào và muốn đạt được gì trong đời sống, nắm rõ những tiềm năng cơ bản trong công việc, tổ chức triển khai tốt công việc, tăng trưởng những mối quan hệ trong công việc trải qua tiếp xúc và trấn áp thời hạn bằng cách tập trung chuyên sâu vào trách nhiệm, giảm thiểu sự gián đoạn và biết sử dụng những khoảng chừng thời hạn trống Open ngoài dự báo .
Đầu tiên là nhóm công việc quan trọng và khẩn cấp. Đây là nhóm công việc bắt buộc phải thực thi ngay và thường gây khủng hoảng cục bộ nhiều nhất. Có thể là những công việc đến hạn và đoán trước được thời hạn xảy ra như nợ đến hạn trả, lễ kỷ niệm của công ty, những công việc tồn dư do lười hay ” quên ” như lịch nộp báo cáo giải trình công việc, soạn nội dung bài trò chuyện trước công ty .
Cũng hoàn toàn có thể là những công việc xảy đến bất ngờ đột ngột, không đoán trước được thời gian xảy ra, như xử lý một tai nạn đáng tiếc lao động, xử lý xung đột với người mua, hay tổ chức triển khai một cuộc họp khẩn về một yếu tố quan trọng .
Kế đến là nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, thường tương quan đến sức khỏe thể chất, mái ấm gia đình, sự nghiệp, bè bạn … Chẳng hạn, việc tập thể dục để duy trì sự sức khỏe thể chất, việc học ngoại ngữ hay học thêm những kỹ năng và kiến thức quản trị, việc kiến thiết xây dựng những mối quan hệ. Nhóm này không nhu yếu làm ngay, nhưng phải làm hết. Cần tạo thói quen kiên trì, vượt qua những lúc thiếu động lực và dành nhiều thời hạn. Cũng cần lên kế hoạch chị tiết cho việc tiến hành nhóm công việc này .

Tiếp theo là nhóm công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp. Đặc trưng của nhóm công việc này là mặc dù chúng cần được làm ngay nhưng chẳng có tác động đáng kể đến mục tiêu đã định. Đó có thể là những cuộc họp vô bổ, những báo cáo không cần thiết, những email hay tin nhắn không quan trọng…

Cách tốt nhất là xử lý những công việc này càng nhanh càng tốt, hay hoàn toàn có thể uỷ quyền cho người khác hoặc phân công cho thư ký thực thi. Trong thực tiễn, nhiều người dễ vướng vào cái bẫy ” nghiện tính khẩn cấp “, có khuynh hướng link những việc khẩn cấp với tính quan trọng và tốn nhiều thời hạn để xử lý nhóm công việc này .
Cuối cùng là nhóm không quan trọng và không khẩn cấp, vì chúng không mang lại quyền lợi nào đáng kể. Đó hoàn toàn có thể là nhậu nhẹt quá chén, vui chơi quá mức, ngồi lê đôi mách hay buôn chuyện, san sẻ tin vịt … Để tránh tiêu tốn lãng phí thời hạn, bản thân nhà quản trị không những học cách nói ” không ” với nhóm công việc này mà còn cần kiến thiết xây dựng thói quen xóa bỏ chúng ra khỏi nhân viên cấp dưới của mình trong giờ thao tác .
Tóm lại, việc vận dụng ma trận quản trị thời hạn sẽ giúp xác lập được điều gì quan trọng nhất mà nhà quản trị cần phải làm và tối ưu hóa việc sử dụng quỹ thời hạn hạn hẹp.

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Việc Làm