Các bước xây dựng KPIs hiệu quả trong doanh nghiệp

Ở bài viết này, SAM xin chia sẻ quy trình 8 bước xây dựng KPIs cho các phòng ban trong doanh nghiệp:

Bước 1: Xây dựng bản đồ chiến lược

Những chỉ số hiệu suất chính hiệu quả là những chỉ số liên kết trực tiếp đến các chiến lược công ty. Vì vậy, bước hợp lý đầu tiên là phải xác định được những chiến lược đó là gì, xây dựng chiến lược của công ty. Ngày nay, có rất nhiều các công ty hàng đầu đã đưa vào sử dụng các công cụ như Strategy map (bản đồ chiến lược) hay bản đồ tạo giá trị để có thể vạch ra một hướng hành động hiệu quả nhằm giúp đạt được các tuyên bố về giá trị (phân phối đầu ra) và giúp cho việc xây dựng chiến lược, quản trị chiến lược và quản lý kinh doanh được hiệu quả.

Tùy thuộc vào công bố giá trị, mỗi công ty hoàn toàn có thể lập kế hoạch kinh doanh thương mại và xác lập được khuôn khổ Cấp độ 3 ( tác nhân thôi thúc giá trị ) nào là quan trọng hơn cả. Ví dụ, một công ty đi theo công bố giá trị “ quản lý và vận hành xuất sắc ” phải đặt ưu tiên số 1 lên những hoạt động giải trí nội bộ, lập kế hoạch kinh doanh thương mại do đó cần nhấn mạnh vấn đề “ hiệu suất cao thao tác nội bộ ” và sẽ có thêm nhiều chỉ số KPI cho góc nhìn đó .

Bước 2: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs

Các bộ phận/phòng/ban tự xây dựng KPIs: có thể do các bộ phận/phòng/ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho các vị trí chức danh trong bộ phận/phòng/ban đó dựa trên sự hướng dẫn, trợ giúp về mặt phương pháp của những người có chuyên môn (bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực, các nhà chuyên môn).

– Người xây dựng KPIs thường là Trưởng bộ phận/phòng/ban – người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Trong trường hợp bộ phận/phòng/ban quá lớn thì việc xây dựng KPIs nên được đảm nhận bởi những quản lý cấp thấp hơn.

– Ưu điểm của phương pháp này: các chỉ số KPIs do các bộ phận/phòng/ban tự xây dựng cho bộ phận mình sẽ có tính khả thi cao và mang thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.

– Nhược điểm của giải pháp này : hoàn toàn có thể dẫn đến việc thiếu khách quan trong việc xây dựng mạng lưới hệ thống KPIs như : đặt tiềm năng quá thấp. Do đó, nếu xây dựng KPIs theo giải pháp này thì cần có sự kiểm định, nhìn nhận của hội đồng những nhà trình độ, am hiểu về việc làm của bộ phận / phòng / ban .

Bước 3: Xây dựng các câu hỏi về hiệu suất chính (Key Performance Question – KPQ)

Để thu hẹp danh sách các chỉ số đo lường xuống đến mức súc tích và có ý nghĩa nhất, đặt ra các KPQ là một giải pháp. Nói cách khác, để có được câu trả lời, bạn cần phải bắt đầu bằng 1 câu hỏi. Nếu không có câu hỏi nào cần phải trả lời thì không cần một phép đo lường nào cả.

Dưới đây là một vài lời khuyên để đề ra các KPQ:

– Đảm bảo chúng tương quan mật thiết đến doanh nghiệp

– Kết nối càng nhiều người càng tốt

– Đảm bảo tính đúng mực của KPQ

– Sử dụng câu hỏi mở

– Tập trung vào hiện tại và tương lai : KPQ nên dẫn dắt được tất cả chúng ta đến tương lai để mở màn cải tổ. Việc hỏi những câu hỏi như “ Chúng ta đã làm được việc XYZ chưa ? ” là tự đi vào ngõ cụt. Thay vào đó, những KPQ nên là “ Chúng ta đã thực thi việc XYZ tốt đến đâu ? ”

– Sàng lọc KPQ trong quy trình sử dụng

Sau khi xem xét việc các Chỉ số hiệu suất chính liên hệ như thế nào đến các mục tiêu kinh doanh và việc lập chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, chúng ta sẽ đến với phần viết xuống các chỉ số hiệu suất chính KPIs theo mẫu thiết kế.

Bước 4: Xác định các KRAs (Keys Result Area) của bộ phận (các chức năng/nhiệm vụ của Phòng)

Mỗi bộ phận trong tổ chức có những chức năng/trách nhiệm cụ thể đặc trưng cho bộ phận/phòng/ban và hệ thống các KPIs được xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.

Bước 5: Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của vị trí chức danh

– Với mỗi vị trí chức danh thì người xây dựng KPIs cần chỉ ra một số trách nhiệm chính mà người đảm nhận vị trí công việc này phải thực hiện (mô tả công việc). Các trách nhiệm chính này là cơ sở để xây dựng hệ thống chỉ số KPIs do đó, các trách nhiệm nêu ra phải rõ ràng, cụ thể và có thể thực hiện được.

Bước 6: Xác định các chỉ số KPIs (chỉ số đánh giá) và thu thập dữ liệu

Đây là một góc nhìn mang tính kỹ thuật hơn trong việc xây dựng những KPI. Các doanh nghiệp cần phải nhìn nhận một cách cẩn trọng những thế mạnh và cả điểm yếu của những loại công cụ thống kê giám sát khác nhau và chọn ra loại nào thích hợp nhất. Các góc nhìn dưới đây cần phải được xem xét :
– Phương thức thu thập dữ liệu

Tùy thuộc vào bản chất của các tác nhân thúc đẩy giá trị mà bạn xác định cho KPI, bạn có thể dùng phương pháp mang lại nhiều dữ liệu định tính hơn so với những cách khác. Mặc dù các dữ liệu định lượng có thể dễ dàng đo lường, các dữ liệu định tính phong phú lại có thể tạo ra những cái nhìn và bối cảnh vô giá.

Một số những giải pháp thông dụng là : mạng lưới hệ thống theo dõi và thu thập dữ liệu, khảo sát, phỏng vấn sâu xa, những nhóm tập trung chuyên sâu, nhìn nhận bởi người bên ngoài, quan sát, nhìn nhận ngang nhau .
– Nguồn tài liệu
Các doanh nghiệp cần phải xác lập được liệu những tài liệu đã có sẵn để tích lũy hay chưa và liệu những nguồn có đáng tin hay không. Trong trường hợp có nhiều rào cản thử thách tính đúng chuẩn của tài liệu, bạn hoàn toàn có thể xem xét một chiêu thức khác hay phối hợp nhiều chiêu thức cùng lúc .
– Công thức / Thang điểm / Phương pháp nhìn nhận
Điều này quyết định hành động những mức độ hiệu suất được định nghĩa thế nào hay cách thu thập dữ liệu. Đối với những tài liệu định lượng, hoàn toàn có thể vận dụng những công thức tính ( vd : doanh thu biên hay ROI ) hoặc những thang điểm ; trong khi đó, so với những tài liệu định tính, bạn cần xác lập được những tiêu chuẩn nhìn nhận .
Một số thang điểm thông dụng được sử dụng gồm có Danh nghĩa ( Nominal ), Thứ tự ( Ordinal ), Nội bộ ( Internal ) và Tỉ lệ ( Ratio ). Thêm vào đó, thang điểm Likert thống kê giám sát mức độ mà người vấn đáp đồng ý chấp thuận hay không đồng ý chấp thuận với những điều đưa ra cũng rất thông dụng .
– Tần suất

Bạn cần phải nghĩ đến mức độ thường xuyên để thu thập các KPI, và điều này lại phụ thuộc vào bản chất của mỗi KPI. Ví dụ, các KPI nội bộ thường được đo lường thường xuyên hơn trong khi các KPI bên ngoài (như xếp hạng thương hiệu) lại chỉ có thể đo một hoặc 2 lần một năm. Cũng rất quan trọng để cân nhắc tần suất nào sản sinh ra đủ dữ liệu để trả lời cho các KPQ.

a. KPIs của bộ phận: dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xây dựng những chỉ số KPIs chung đặc trưng cho cả bộ phận. Những chỉ số KPIs này là cơ sở để xây dựng KPIs của từng vị trí chức danh.

b. KPIs cho từng vị trí chức danh:

– Vây dựng KPIs để cho người lao động triển khai đúng diễn đạt và nhu yếu việc làm. Do đó, những chỉ số KPIs được xây dựng trên cơ sở những nghĩa vụ và trách nhiệm chính của vị trí chức vụ nêu trên và những chỉ số KPIs của từng bộ phận .
– Các chỉ số KPIs phải bảo vệ tiêu chuẩn SMART và phải có nguồn tích lũy thông tin mà doanh nghiệp đang vận dụng hoặc sẽ vận dụng trong tương lai gần .
– Kỳ nhìn nhận : Kỳ nhìn nhận thường vận dụng là tháng, quý, năm. Tùy vào từng chỉ số KPIs, nội dung của những từng chỉ số mà người

Bước 7: Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được và các ngưỡng mục tiêu/hiệu quả kinh doanh

– Thông thường điểm số được chia ra thành 2 – 5 mức độ điểm số tương ứng với mức độ triển khai xong công việc theo hiệu quả .
– Càng nhiều mức độ điểm số thì việc nhìn nhận càng khách quan. Tuy nhiên, nếu quá chia nhỏ những mức độ điểm số thì việc nhìn nhận sau cuối và xác lập tổng điểm sau cuối sẽ gặp khó khăn vất vả trong việc xác lập điểm số

Lý do quan trọng nhất đằng sau sự tồn tại của các KPI đó là chúng sẽ dẫn dắt doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh, chiến lược kinh doanh đề ra. Do đó, bạn không thể cứ đơn giản xác định bạn muốn đo lường cái gì và đo như thế nào, làm thế nào để thu thập được các chỉ số hiệu suất mà không nói gì đến nơi mà bạn muốn đến. Đây là bước mà bạn chỉ ra được mục tiêu kinh doanh mà bạn mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian cố định. Một mục tiêu tốt sẽ:

– Cụ thể và có số lượng giới hạn thời hạn

– Mang tính tham vọng nhưng hoàn toàn có thể đạt được

– Dựa vào những thông tin chất lượng

Bước 8: Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPIs và lương, thưởng

Với mỗi khung điểm số cụ thể người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xác định mỗi liên hệ giữa kết quả đánh giá và các mức đãi ngộ cụ thể.

Tùy thuộc vào từng bộ phận chức danh, lĩnh vực hoạt động… mà các nhà quản lý thực hiện việc xây dựng KPIs linh hoạt trong các bước và nên thuê các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm kết hợp với nhân viên trong Công ty để chỉ tiêu đưa ra đưa vào sử dụng phát huy hiệu quả cao và phù hợp với mục tiêu quản lý chung của Công ty, đặc biệt là mục tiêu trong quản lý nhân sự.

Trên đây là quy chuẩn chung các bước xây dựng KPIs nhưng tùy đặc điểm và loại hình doanh nghiệp mà triển khai KPIs tùy vào thực tế từng đơn vị. Nếu vẫn còn đang trăn trở, gặp khó khăn lay hoay mãi vẫn chưa thấy hiệu quả thì hãy đến với Khóa học “Xây dựng KPIs theo định dạng BSC” của Trường Đào tạo Kỹ năng Quản lý SAM để cùng các chuyên gia SAM tìm ra giải pháp tối ưu để xây dựng KPIs thật hiệu quả cho doanh nghiệp mình.

—————————————————————————————————————

Mọi thông tin chi tiết về khóa học, Anh/ Chị có thể liên hệ BP. Tư vấn Trường SAM qua

Số điện thoại: (08)35 178848 – 35 178849

Hoặc email: [email protected]; [email protected]

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Doanh Nghiệp