VĂN HÓA DOANH NGHIỆP NHẬT BẢN LÀ GÌ? TẠI SAO VĂN HÓA DOANH NGHIỆP LẠI QUAN TRỌNG ĐẾN THẾ?

Nội Dung Chính

1.Văn hóa doanh nghiệp là gì?

Văn hóa doanh nghiệp không đơn thuần là văn hóa giao tiếp, văn hóa kinh doanh, càng không phải là những tuyên ngôn, khẩu hiệu được treo trong phòng họp hay hành lang của một công ty.

“Văn hóa doanh nghiệp là toàn bộ các giá trị văn hóa được xây dựng nên trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp, trở thành các giá trị, các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động của doanh nghiệp ấy và chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên trong doanh nghiệp trong việc theo đuổi và thực hiện các mục đích.” (PGS.TS Phạm Ngọc Thạch)

Như vậy, văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò then chốt quyết định thành bại của một doanh nghiệp. Để một doanh nghiệp có thể tồn tại lâu dài thì giữa các thành viên trong doanh nghiệp đó phải được gắn kết với nhau bằng những giá trị văn hóa đặc thù, những giá trị này chính là kim chỉ nam để các thành viên cùng nhau phấn đấu đem lại sự thịnh vượng chung cho doanh nghiệp.

Nói cách khác, văn hóa doanh nghiệp là nền tảng tinh thần chi phối mọi hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Nếu không có văn hóa doanh nghiệp rõ ràng, công ty đó sẽ giống như con thuyền lênh đênh ngoài khơi không bến đỗ, không biết đi đâu về đâu, và sớm thôi, nó sẽ bị những cơn sóng lớn vùi dập.

Văn hóa doanh nghiệp có biểu hiện hữu hình như: đồng phục công ty, môi trường làm việc, các hoạt động nội bộ,… và biểu hiện vô hình như: thái độ, tiêu chuẩn, niềm tin, các quy tắc vô hình,…

2.Những nét đặc trưng trong văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản

2.1.Coi trọng triết lý kinh doanh

Triết lý kinh doanh có thể coi là bản sắc, thương hiệu, tư tưởng chủ đạo xuyên suốt, định hướng cho sự phát triển của một doanh nghiệp. Triết lí kinh doanh giúp khẳng định hình ảnh doanh nghiệp trong ngành và trong xã hội đồng thời truyền tải giá trị cốt lõi của doanh nghiệp tới khách hàng.

Ví dụ tập đoàn Nichia với triết lý kinh doanh “Customer First” (Khách hàng là thượng đế” thể hiện lòng hiếu khách của doanh nghiệp.

Sony với “Make.believe” – với sức sáng tạo phi thường của con người, bất cứ những gì chúng ta tưởng tượng ra đều có thể trở thành hiện thực. Sony nhấn mạnh giới hạn giữa “Make” và “believe” là “nơi trí tưởng tượng và thực tế va chạm”

2.2.Đề cao tính tập thể

Giống như Việt Nam, Nhật Bản cũng thuộc nền văn hóa phương Đông với đặc trưng đề cao tính tập thể. Dễ thấy trong một doanh nghiệp Nhật Bản, nhân viên phải đặt lợi ích doanh nghiệp lên trước hết, bỏ qua lợi ích cá nhân, nội bộ công ty gắn kết với nhau trên tinh thần chia sẻ trách nhiệm, cùng hướng đến mục tiêu chung là mang lại thành công cho doanh nghiệp. Sự nghiệp và lộ trình thăng tiến của mỗi nhân viên cũng gắn liền với các cột mốc thành công của doanh nghiệp.

2.3.Coi trọng mối quan hệ thứ bậc

Người Nhật rất coi trọng mối quan hệ thứ bậc. Thông thường, trong một doanh nghiệp Nhật, người càng nhiều tuổi thì địa vị, chức vụ càng cao và nhân viên trong công ty cần thể hiện sự tôn kính, coi trọng trước sự thông thái, kinh nghiệm sống dồi dào mà họ tích lũy được.

Ngoài ra còn có mối quan hệ “Senpai” (tiền bối) và “Kouhai” (hậu bối). Một người bất kể tuổi tác vào công ty trước thì đều được gọi là “Senpai”, dù lớn tuổi hơn nhưng vào công ty sau thì vẫn là “Kouhai”.

>>>SENPAI VÀ KOUHAI

2.4.Chế độ tuyển dụng trọn đời và trả lương dựa vào thâm niên

Có những người Nhật cả đời chỉ làm việc cho một doanh nghiệp, họ chưa một lần có mong muốn chuyển việc cho đến lúc về hưu. Đây là một chế độ rất đặc thù trong các doanh nghiệp Nhật Bản đặc biệt là giai đoạn sau Thế chiến thứ 2 – khi kinh tế của Nhật rơi vào khủng hoảng trầm trọng. Với chế độ này, các doanh nghiệp đảm bảo nhân viên có công ăn việc làm ổn định ngay cả khi doanh nghiệp gặp khó khăn. Từ đó, doanh nghiệp sẽ sở hữu đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, trung thành giúp năng suất công việc ngày càng tăng lên.

Tuy nhiên, trải qua một khoảng thời gian dài, chế độ này cũng dần biến tướng. Ngày nay xuất hiện nhiều trường hợp lãnh đạo tuổi cao nhưng năng lực không cao bằng giới trẻ, tuy vậy vẫn được ngồi mát ăn bát vàng nhờ hưởng chế độ lương theo thâm niên. Bức xúc với chế độ này, nhiều bạn trẻ đã từ bỏ tuyển dụng trọng đời, họ chọn đầu quân cho các công ty nước ngoài hoặc tự khởi nghiệp, làm freelancer,… Bên cạnh đó, cũng có những doanh nghiệp bắt đầu bỏ chế độ tuyển dụng trọn đời và có khuynh hướng coi trọng năng lực thực chất hơn thâm niên.

2.5.Làm thêm giờ rất nhiều và khó xin nghỉ phép

Tăng ca có thể coi là đặc sản của các doanh nghiệp Nhật Bản. Sẽ không khó để bạn nhìn thấy một người mặc nguyên bộ vest công sở ngủ gật, vạ vật trên tàu điện vì đêm hôm trước đã ở lại công ty tăng ca.

Khác với các doanh nghiệp nước ngoài, doanh nghiệp Nhật Bản ưu tiên sự ổn định. Khi có biến động về khối lượng công việc, điều đầu tiên công ty làm sẽ là thay đổi vị trí công việc, tăng giờ làm của nhân viên chứ không tuyển thêm người hay tái cơ cấu công ty (sa thải nhân viên). Đây được gọi là 内部労働市場（ないぶろうどうしじょう, tạm dịch Thị trường lao động nội bộ).

Ngoài ra cũng có trường hợp như lo sợ về trước cấp trên là không tốt, quá kỹ tính, chạy theo chủ nghĩa hoàn hảo,… nên nhiều người vẫn lựa chọn ở lại làm thêm giờ. Và cứ thế, tăng ca dần trở thành một việc hiển nhiên trong các doanh nghiệp Nhật Bản. Rất nhiều biện pháp đã được đưa ra nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động nhưng có vẻ vẫn chưa cải thiện được hiện trạng đã ăn sâu bám rễ này.

Ngoài ra, nhân viên trong doanh nghiệp Nhật rất hiếm khi xin nghỉ phép vì không sắp xếp được thời gian do khối lượng công việc quá nhiều. Họ chỉ xin nghỉ với các lí do bất khả kháng như ốm đau, việc quan trọng đột xuất,… Rất ít người xin nghỉ phép để đi chơi, đi du lịch, thư giãn vì ngại gây phiền phức cho đồng nghiệp, bởi họ lo sợ trong lúc đang đi chơi, đồng nghiệp sẽ phải gánh thay phần việc của mình.

2.6.Làm việc nghiêm túc và chơi hết mình

Người Nhật nổi tiếng rất nghiêm túc, đặc biệt là trong công việc. Họ luôn làm việc với phong thái chuyên nghiệp. Họ ăn nói chậm rãi, rành mạch và ít khi nổi nóng, luôn “xin lỗi” trước dù đúng dù sai, lảng tránh trách nhiệm là điều cấm kị trong phong cách làm việc của người Nhật.

Nghiêm túc là thế, nhưng sau một ngày làm việc vất vả, người Nhật không ngại tìm đến các quầy bar hay các quán karaoke để xả stress, hay dốc bầu tâm sự.

2.7.Quan niệm về “Uchi” và “Soto”

Người Nhật rất rạch ròi trong về mối quan hệ “uchi” và “soto”. “Uchi” là những mối quan hệ cùng nhóm, những người thường xuyên gặp gỡ, làm việc với nhau trong công ty. Còn “Soto” dùng để chỉ các mối quan hệ bên ngoài, không thuộc team mình, ví dụ như các mối quan hệ khác phòng ban.

Mọi người sẽ đối xử với nhau thân thiện, gần gũi hơn nếu là “uchi” của nhau. Nếu là “soto”, có thể họ sẽ không thể hiện sự gần gũi nhưng thay vào đó luôn là thái độ lịch sự, tôn trọng, chu đáo và ân cần qua từng lời nói, cử chỉ. Chính nét văn hóa này đã giúp người Nhật có thể tập trung 100% vào công việc mà không phải trăn trở đối phó với các mối quan hệ khác.

2.8.Coi trọng quy tắc, hình thức và các phép lịch sự xã giao

Chú ý đến hình thức bên ngoài, luôn đúng giờ, tôn trọng danh thiếp, tránh làm đối phương phật ý, văn hóa tặng quà,… đều là những nét đặc trưng dễ thấy trong bất kỳ doanh nghiệp Nhật Bản nào.

>>>TẶNG QUÀ CHO NGƯỜI NHẬT NÊN NÓI GÌ?

3.Văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp Nhật Bản

3.1.Văn hóa cúi chào

Đây có thể coi là văn hóa ứng xử căn bản nhất trong các doanh nghiệp Nhật Bản. Có 3 kiểu chào hỏi cơ bản trong cuộc sống hằng ngày là:

Eshaku (khẽ cúi chào): thẳng lưng, cúi người một góc 10~15 độ. Đây là kiểu chào cơ bản được sử dụng khi gặp người quen, chào cha mẹ, chào đồng nghiệp.
Keirei (cúi chào thông thường): thẳng lưng, cúi người một góc 20~30 độ và giữ tư thế này trong 2~3 giây. Nam giới để hai tay duỗi thẳng, chạm mép quần. Nữ giới nắm nhẹ tay trái lên trên tay phải, đặt trước bụng thể hiện sự lịch sự, trang nhã. Keirei thường được dùng để chào cấp trên, người lớn tuổi nhằm thể hiện sự tôn kính.
Saikeirei: thẳng lưng, cúi người một góc 45~60 độ. Kiểu chào này là trang trọng nhất, thường được dùng trong trường hợp cảm ơn, xin lỗi, nhờ vả người đối diện.

Trong văn hóa ứng xử doanh nghiệp Nhật, ai thấy trước sẽ chào trước, người nhỏ tuổi, cấp dưới sẽ chào trước.

>>>Tìm hiểu thêm những quy tắc chào phổ biến kiểu Nhật

3.2.Văn hóa trao nhận danh thiếp

名刺交換 (meishi koukan) là vấn đề quan trọng trong văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản. Có thể thấy các doanh nghiệp Nhật Bản rất chi li trong chi tiêu nhưng lại vô cùng hào phóng khi sử dụng danh thiếp. Đối với người Nhật, trao nhận danh thiếp không đơn giản chỉ là chuyển tay qua lại mảnh giấy trắng, mà nó là một hành động mở đầu cho mối quan hệ đẹp đẽ giữa đôi bên. Trao đổi danh thiếp đòi hỏi những quy tắc riêng mà nếu không làm đúng thì sẽ ảnh hướng đến ấn tượng ban đầu của đối phương.

Trong lần gặp đầu tiên, đặc biệt là trong các cuộc hợp tác làm ăn, đàm phán, hội họp, người có địa vị cao hơn sẽ đề nghị trao đổi danh thiếp trước. Khi nhận danh thiếp, hãy cúi người, cầm danh thiếp bằng hai tay, sau khi nói chuyện xong, nên cho danh thiếp vào túi đựng danh thiếp để thể hiện sự tôn trọng, không nên cho vào túi quần.

3.3.Văn hóa đúng giờ

Người Nhật nổi tiếng với thói quen “luôn đúng giờ” là một điều không phải bàn cãi. Thậm chí các phương tiện công cộng như tàu điện ngầm hay xe bus ở quốc gia này cũng chỉ bị trên 7 giây trong vòng 1 năm!

“Đúng giờ tuyệt đối” thực sự là một nét độc đáo trong văn hóa ứng xử doanh nghiệp Nhật Bản. Đối với người Nhật, đúng giờ tức là bạn phải có mặt trước giờ hẹn 5 đến 15 phút, nếu 9h vào làm thì 8h50 bạn đã phải có mặt ở bàn làm việc của mình rồi. Trễ hẹn, trễ giờ sẽ bị đánh giá là không nghiêm túc, không tôn trọng, không đáng tin tưởng dù cho bạn có hoàn thành công việc tốt thế nào đi chăng nữa.

Nếu không may trễ hẹn, bạn cần liên lạc ngay với đối phương để họ chủ động công việc, tránh làm mất thời gian đôi bên.

3.4.Văn hóa coi trọng hình thức

Trong văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản, hình thức bề ngoài của bạn thể hiện sự tôn trọng với người đối diện. Vì vậy mà người Nhật rất chỉn chu trong trang phục, đầu tóc, giày dép,…

Về trang phục:

Nam giới: áo vest tối màu, sơ mi, quần tay ủi thẳng xếp li, cà vạt tối màu, hoa văn đơn giản, giày công sở sạch sẽ tối màu.
Nữ giới: áo vest tối màu, sơ mi, chân váy công sở không quá ngắn, giày không quá cao để tiện cho việc di chuyển.

Về đầu tóc:

Nam giới: tóc cắt ngắn, gọn gàng, không dài quá vành tai, màu nhuộm không quá nổi bật.
Nữ giới: tóc dài cột lên gọn gàng, màu nhuộm không quá nổi bật.

4.Một số kỹ năng làm việc trong văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản

4.1.Kỹ năng HOU – REN – SOU

Hou-Ren-Sou được xem như nền tảng cơ bản kinh doanh trong văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản. Đây là một kỹ năng giúp tận dụng tối đa sự hợp tác giữa các thành viên trong một nhóm để đem lại hiệu quả công việc cao nhất.

Hourensou có thể hiểu là những quy tắc giao tiếp cơ bản giữa các thành viên trong nhóm bao gồm:

Hou: viết tắt của 報告 (báo cáo)
Ren: viết tắt của 連絡 (liên lạc)
Sou: viết tắt của 相談 (bàn bạc)

Từ đó Hourensou đơn giản là báo cáo – liên lạc – bàn bạc. Các nguyên tắc trong hourensou có thể nói ngắn gọn như sau:

Houkoku (Báo cáo): Khi nhận được chỉ thị, yêu cầu từ cấp trên, nhân viên sẽ báo cáo ngắn gọn, xúc tích mức độ hoàn thành công việc, những khó khăn đang gặp phải, hướng giải quyết vấn đề,… Thường thì nhân viên sẽ báo cáo vào những thời điểm trong ngày mà công ty quy định.
Renraku (Liên lạc): nếu trong quá trình giải quyết công việc có vấn đề pahst sinh thì phải ngay lập tức liên lạc với những người có liên quan để cùng nắm được tình hình và tìm cách giải quyết vấn đề đó.
Soudan (Bàn bạc): khi đã báo cáo và liên lạc với các bên liên quan mà vấn đề vẫn chưa được giải quyết thì lúc này cả nhóm sẽ họp nhau lại bàn bạc và cùng nhau đưa ra giải pháp tối ưu.

4.2.Nguyên tắc quản lý 5S

Quy tắc 5S là tên rút gọn của các từ tiếng Nhật bao gồm:

Seiri (Sàng lọc): sàng lọc và loại bỏ những vật dụng không cần thiết nơi làm việc
Seiton (Sắp xếp): sắp xếp đồ vật ngăn nắp giúp thuận tiện khi sử dụng
Seiso (Sạch sẽ): vệ sinh nơi làm việc sao cho không còn rác rưởi, bụi bẩn
Seiketsu (Săn sóc): luôn săn sóc, giữ gìn môi trường làm việc sạch sẽ, làm tăng năng suất làm việc
Shitsuke (Sẵn sàng): hình thành thói quen, nề nếp tự giác làm việc, duy trì môi trường làm việc năng suất

Quy tắc 5S hết sức đơn giản nhưng đem lại hiệu quả lớn cho doanh nghiệp Nhật Bản. Nhờ quy tắc này mà môi trường làm việc của công ty luôn sạch sẽ, ngăn nắp, từ đó làm tăng năng suất làm việc của nhân viên, đem lại sự thành công cho doanh nghiệp.

4.3.Omotenashi

Nhật Bản là đất nước nổi tiếng thế giới với chất lượng dịch vụ tuyệt vời có thể làm hài lòng cả những khách hàng khó tính nhất. Và “Omotenashi” chính là chìa khóa giúp các doanh nghiệp Nhật Bản thu hút và giữ chân được khách hàng từ khắp nơi trên thế giới.

“Omotenashi” có nghĩa là đón tiếp khách hàng bằng cả tấm lòng. Thái độ đón tiếp khách hàng chu đáo, chân thành, toàn tâm toàn ý chứ không miễn cưỡng. “Omotenashi” còn được thể hiện khi người bán hàng có thẻ đoán biết trước nhu cầu của khách hàng và đưa ra gọi ý tốt nhất mà khách không ngờ tới. Hay ví dụ trong một công ty, khi dùng xong một đồ vật gì đó thì luôn để ngay ngắn lại chỗ cũ để người khác không phải mất công tìm kiếm,…

“Omotenashi” với những hành động tưởng chừng như rất nhỏ nhặt ấy lại đem đến cho các doanh nghiệp Nhật Bản những phản hồi tích cực và thành công vượt bậc.

5.Văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản và văn hóa doanh nghiệp Việt Nam

Giữa văn hóa doanh nghiệp Việt Nam và văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản ít nhiều có sự khác biệt. Các doanh nghiệp Việt Nam đã phần chịu ảnh hưởng lớn từ văn hóa phương Tây nên:

Người Việt không gắn bó suốt đời với một công ty mà có xu hướng làm việc ngắn hạn, thay đổi nơi làm việc khi tìm được một công ty tốt hơn công ty đang làm.
Nếu như người Nhật có chế độ đề bạt và trả lương theo thâm niên thì ở Việt Nam lại không mấy quan tâm đến thâm niên của người lao động. Nhân viên được đề bạt và trả lương theo năng lực.
Nghề nghiệp ở Việt Nam được chuyên môn hóa, lao động được đào tạo và làm chuyên sâu vào một công việc. Trái lại, ở Nhật Bản nghề nghiệp không chuyên môn hóa, người lao động được đào tạo để có thể luân phiên làm việc trong nhiều lĩnh vực.
Trong các doanh nghiệp Việt Nam, quyết định kinh doanh được tiến hành theo mệnh lệnh, áp đặt từ trên xuống, do một cá nhân chủ trương, và cá nhân đó phải tự trách trách nhiệm cho quyết định của chính mình mà không ràng buộc với những người khác trong một bộ phận chức năng. Trong các doanh nghiệp Nhật Bản thì ngược lại, quyết định mang tính tập thể và mọi người trong doanh nghiệp cùng nhau chịu trách nhiệm cho những quyết định đó.
Văn hóa trao nhận danh thiếp trong văn hóa doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn chưa được chú trọng như trong văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản.

Bên cạnh những điểm tích cực trong văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản, vẫn còn đó những mặt hạn chế cần được thay đổi. Tuy nhiên không thể phủ nhận rằng chính những nét độc đáo trong văn hóa doanh nghiệp ấy đã giúp các doanh nghiệp Nhật Bản phát triển vươn tầm thế giới, đưa Nhật Bản trở thành nền kinh tế lớn thứ ba toàn cầu.

Sách 100 chúc các bạn học tốt tiếng Nhật!!!