Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hấp dẫn
Nội Dung Chính
Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện Độc Đáo nhất 2022
Kế hoạch tổ chức sự kiện là việc làm đầu tiên bạn cần phải hoàn thành khi bắt đầu cho một chương trình. Một bản kế hoạch càng chi tiết, tỉ mỉ bao nhiêu càng giúp ích cho các công việc phía sau được thuận lợi và thực hiện đúng tiến trình. Thông thường, người đảm nhận công việc này cần hoàn thành trong thời gian ít nhất 1 tháng, với những sự kiện lớn, có thể phải chuẩn bị trước từ 2 – 3 tháng hoặc lâu hơn.
Luxtour – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, với hơn 10 năm trong ngành sẽ giúp bạn có những gợi ý để hoàn thành kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết nhất.
Mời bạn đọc: Các bước tổ chức sự kiện
Bạn đang đọc: Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hấp dẫn
Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện độc đáo nhất 2022
Tùy thuộc vào đặc thù, hình thức tổ chức, quy mô sự kiện mà việc lên kế hoạch sẽ có những yếu tố riêng. Đặc biệt người tổ chức cũng cần phải dựa trên tiêu chuẩn thời hạn triển khai xong, tính quan trọng để sắp xếp thứ tự thực thi cho tương thích. Dưới đây sẽ là mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện gồm những mục mà bất kể chương trình nào cũng cần có .
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Tư vấn cho tôi
0372.667.666
1. Xác định hình thức tổ chức sự kiện, mục đích và kết quả cần đạt được
Điều đầu tiên cần làm đó chính là xác định hình thức tổ chức sự kiện là gì? Việc này sẽ phụ thuộc vào nội dung chính, đối tượng tham gia và mục đích của chương trình. Người tổ chức cần trả lời cho những câu hỏi: Mục đích tổ chức sự kiện này là gì? Đối tượng tham gia sự kiện là ai? Bạn muốn nhận được kết quả gì sau khi sự kiện hoàn thành?
Cụ thể, hiện có những sự kiện phổ cập nhất lúc bấy giờ như :
- Tổ chức hội nghị, hội thảo chiến lược
- Tổ chức tiệc tất niên cuối năm
- Tổ chức sự kiện doanh nghiệp : Lễ khánh thành, lễ khai trương mở bán, lễ khai công, lễ ra đời loại sản phẩm mới
- Tổ chức sự kiện liên hoan : Tết trung thu, quốc tế mần nin thiếu nhi, quốc tế phụ nữ, giáng sinh, ngày hội mái ấm gia đình
- Tổ chức Festival doanh nghiệp
- Tổ chức sự kiện team building
2. Xác định thời gian tổ chức, danh sách khách mời và dự trù kinh phí
Thời gian tổ chức sẽ do chủ góp vốn đầu tư lựa chọn, nó thường trùng với ngày đặc biệt quan trọng của doanh nghiệp ( như ngày khai trương mở bán, ngày khai công, … ) hoặc đúng dịp tiệc tùng nào đó ( 8-3, 1-6, 24-12 ). Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại chọn tổ chức vào những dịp cuối tuần trong tháng sự kiện .
Việc này thực ra sẽ được xét duyệt trên yếu tố : thời hạn có tương thích với khách mời hay không, có bảo vệ số lượng người tham gia không ? Cùng lúc đó, hãy lên list khách mời tham gia cụ thể, giám sát đến những khoản ngân sách cần cho sự kiện .
Những khoản cần chi khi tổ chức sự kiện gồm có:
- Ngân sách chi tiêu thuê đơn vị chức năng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
- Chi tiêu thuê thiết bị sự kiện
- Chi tiêu trả cho nhân sự
- Chi tiêu thuê dịch vụ sự kiện
- Ngân sách chi tiêu thuê khu vực
- Chi tiêu dự trù cho yếu tố chuyển dời, nghĩ dưỡng cho khách mời ( nếu có )
- Chi tiêu nhà hàng, tiệc ( nếu có )
3. Lên ý tưởng và chủ đề sự kiện
Một sự kiện thành công xuất sắc là phải lôi cuốn được sự chăm sóc, chú ý quan tâm của người tham gia và để làm được việc này, sự kiện cần có một ý tưởng sáng tạo, chủ đề phát minh sáng tạo, mới lạ. Nhất là với những sự kiện có đặc thù vui chơi, những bữa tiệc thì nội dung này càng cần phải được chú trọng hơn. Ý tưởng, chủ đề sẽ được bộc lộ qua nội dung, khu vực, cách setup, …
4. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Có hai khu vực tổ chức sự kiện chính là : Indoor ( trong nhà ) và outdoor ( ngoài trời ) .
-
Indoor: Tổ chức trong những TT sự kiện, khách sạn, nhà hàng quán ăn, TT thương mại, tại cơ sở của doanh nghiệp, … .
-
Outdoor: Tổ chức tại những khu du lịch, bờ biển, resort, khu vui chơi giải trí công viên, trung tâm vui chơi quảng trường, đường phố, …
5. Xây dựng kịch bản chương trình
Khi xây dựng kịch bản chương trình sự kiện, bạn cần quan tâm đến 3 vấn đề chính:
- Timeline sự kiện
- Nội dung sự kiện
- Lời dẫn MC
Thông thường, một sự kiện sẽ diễn ra trong khoảng chừng thời hạn từ 1 – 3 tiếng đồng hồ đeo tay với những nội dung như sau :
Nội dung 1: Tiếp đón, ổn định vị trí cho khách mời
Nội dung 2: Chương trình khai mạc sự kiện
- Tiết mục khai mạc
- MC trình làng chương trình
- MC trình làng những đại diện thay mặt, đại biểu, khách mời quan trọng
- Bài phát biểu khai mạc
Nội dung 3: Phần lễ
- Các nghi thức trong sự kiện
Nội dung 4: Phần hội
- Các tiết mục văn nghệ và gameshow
-
Tiệc
Nội dung 5: Kết thúc
- Lời cảm ơn
- Giao lưu chụp ảnh kỷ niệm
- Tiễn khách
- Thu dọn và tổng kết
6. Lên các phương án dự phòng, quản lý rủi ro
Để phòng tránh có những trường hợp giật mình mà bạn không hề giải quyết và xử lý thì hãy lên những rủi ro đáng tiếc hoàn toàn có thể gặp phải và đưa ra giải pháp xử lý thích hợp. Những rủi ro đáng tiếc thường gặp phải nhất khi tổ chức sự kiện gồm có :
Chất lượng âm thanh, ánh sáng không đảm bảo
=> Thuê ở địa chỉ uy tín, nên chuẩn bị số lượng loa, mic nhiều hơn từ 1 – 2 chiếc so với nhu cầu, có đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp và kiểm tra, tổng duyệt kỹ thuật trước khi sự kiện diễn ra.
Gặp trở ngại về thời tiết, xuất hiện mưa, gió lớn
=> Theo dõi dự báo thời tiết liên tục trước ngày tổ chức sự kiện, có phương án di chuyển, căn bạt, rạp che chắn.
Các vấn đề sức khỏe của người tham gia sự kiện
=> Chọn địa điểm thông thoáng, tạo không khí dễ chịu cho người tham gia. Cần có khu vực nghỉ ngơi cho khách mời và chuẩn bị tủ y tế.
Bị lố thời gian
=> Cần lên timeline chi tiết, phân bố thời gian cụ thể cho từng tiết mục và phản hồi lại cho người phụ trách nội dung tiết mục đó.
Lạc trẻ, các xung đột, vấn đề về an ninh
=> Nên thành lập một đội an ninh đã được training để đảm bảo an ninh của sự kiện
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Tư vấn cho tôi
0372.667.666
7. Thiết kế và hoàn thành các ấn phẩm, thiết bị cần sử dụng trong sự kiện
Một sự kiện sẽ cần chuẩn bị rất nhiều thiết bị và các ấn phẩm như: Hệ thống âm thanh, ánh sáng, backdrop, bàn ghế, thiết bị trình chiếu, giấy mời,…
Bạn cần triển khai xong kế hoạch thuê, phong cách thiết kế và in ấn xong toàn bộ những mục trong thời hạn tối thiểu 1 tuần trước khi sự kiện diễn ra. Đây sẽ là khoảng chừng thời hạn bảo đảm an toàn để bạn có những cách xử lý nhanh gọn nếu xảy ra sự cố .
8. Xây dựng kế hoạch truyền thông chương trình sự kiện
Trước mỗi sự kiện, doanh nghiệp cần xác lập rõ ràng những xu thế truyền thông online trước và sau chương trình. Với những sự kiện lớn, mục tiêu tiếp cận được nhiều người mua hơn, tương quan đến loại sản phẩm, dịch vụ, hình ảnh tên thương hiệu bạn cần có kế hoạch tiếp thị quảng cáo trước thật tốt .
Bạn sẽ cần xác định: Đối tượng cần truyền thông là ai? Mục tiêu của sự kiện là gì? Thông điệp truyền thông? Kênh truyền thông?
Trong trường hợp, tổ chức sự kiện để lấy tư liệu cho kế hoạch tiếp thị quảng cáo phía sau, bạn cần thiết kế xây dựng hình ảnh gọn gàng. Nên thuê những thợ chụp ảnh chuyên nghiệp khi cần nhận về hình ảnh chất lượng cho việc tiếp thị tên thương hiệu .
9. Setup sân khấu và tổng duyệt chương trình
Đối với những sự kiện lớn, có nhiều khu vực để setup thì nên sẵn sàng chuẩn bị kế hoạch tác chiến trước tối thiểu 1 tuần. Ngoài ra, những tiết mục văn nghệ, những chương trình chính trong sự kiện nên tổng duyệt chương trình với dàn âm thanh, ánh sáng ở mức độ triển khai xong tương đối .
- Khu vực đón rước nằm tại khu vực cổng chào hoặc cổng sự kiện
- Trên sân khấu có backdrop sự kiện, bục sân khấu và những chi tiết cụ thể trang trí xung quanh
- Dưới sân khấu bạn hãy sẵn sàng chuẩn bị một khu vực tự do cho người tham gia, hoàn toàn có thể thuê bàn và ghế sự kiện, thảm đỏ, hàng rào để triển khai xong .
10. Người tham gia đánh giá kết quả
Khi hoàn tất sự kiện, ban tổ chức hoàn toàn có thể chuẩn bị sẵn sàng sẵn những mẩu giấy nhỏ và bút để người tham gia có những nhìn nhận chân thực sau khi tham gia chương trình. Đây sẽ là yếu tố để giúp bạn có được những bài học kinh nghiệm kinh nghiệm tay nghề tốt nhất, nhận ra được những ưu, điểm yếu kém trong quy trình tổ chức sự kiện .
Luxtour – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Mọi yếu tố đều sẽ được hóa đơn thuần nếu bạn tìm được một đơn vị chức năng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, có kinh nghiệm tay nghề. Và Luxtour chính là nơi như vậy, với hơn 10 năm hoạt động giải trí trong ngành chạy sự kiện, chúng tôi tự tin giúp mọi sự kiện tiến tới sự thành công xuất sắc mỹ mãn .
Đến với Luxtour – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn sẽ được nhận những độc quyền sau :
Được xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết
Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có nhiều kinh nghiệm tay nghề trong tổ chức sự kiện, hay sự kiện có quy mô lớn cần được tương hỗ nguồn lực thiết kế xây dựng nội dung thì hãy liên hệ ngay cho Luxtour. Chúng tôi sẽ tư vấn giúp bạn có được những kích bản ấn tướng, phát minh sáng tạo, tương thích với hình thức sự kiện .
Luxtour bảo vệ mọi chương trình đều được lên kế hoạch cụ thể nhất, phân bổ thời hạn hài hòa và hợp lý từ khâu chuyển bị đến khi chạy sự kiện .
Có một đội ngũ nhân sự chạy sự kiện chuyên nghiệp hỗ trợ
Không chỉ chiếm hữu một đội ngũ nhân sự triển khai kế hoạch tổ chức sự kiện đẳng cấp và sang trọng như : đội ngũ phong cách thiết kế, đội ngũ content, đội ngũ setup mà Luxtour còn cho thuê nhân sự sự kiện. Luxtour là đơn vị chức năng link trực tiếp, là đối tác chiến lược của nhiều đơn vị chức năng nổi tiếng, cho thuê ban nhạc, ca sĩ, nhóm múa vũ đoàn, người mẫu, PG – PB .
Đặc biệt, Luxtour quy tụ được một đội MC sự kiện duyên dáng. có năng lực lái chương trình theo đúng kế hoạch, tạo được sức hút, tăng cấp sự kiện .
Cung cấp thiết bị sự kiện cao cấp
Luxtour hiện đang có hơn 200 thiết bị sự kiện cho thuê, không thiếu chủng loại, kích cỡ khác nhau để bạn lựa chọn cho tương thích với quy mô chương trình. Chất lượng dàn âm thanh – ánh sáng đều bảo vệ nằm trong phân khúc hạng sang, hạn chế tối đa những rủi ro đáng tiếc trên sân khấu .
Ngoài ra, Luxtour cò cho thuê sân khấu, thảm đỏ, bàn và ghế, cổng hơi, phụ kiện sự kiện, đồ chơi teambuilding. Do đó, Luxtour kiêm được mọi hình thức sự kiện, từ chương trình tiệc tùng, đến những buổi khánh thành, thi công, sự kiện teambuilding, hội thảo chiến lược, hội nghị .
Hỗ trợ cho thuê dịch vụ sự kiện
Với mong ước mang đến cho người mua dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói. Luxtour đã nhanh gọn bổ trợ dịch vụ sự kiện, cho thuê chụp ảnh, quay phim, truyền thông. Mọi khoảnh khắc quý giá sẽ được bắt trọn, doanh nghiệp sẽ có một nguồn tư liệu chất lượng dành cho kế hoạch tiếp thị, tiếp thị quảng cáo sau sự kiện .
Giá cả hợp lý
Thực tế, Luxtour không cam kết đến người mua sẽ đem lại những dịch vụ có giá tiền rẻ nhất trên thị trường. Bởi những giá trị mà Luxtour hướng đến là sự chuyên nghiệp, đẳng cấp và sang trọng nên giá tiền cũng cần phải tương ứng. Do đó, điều bạn nhận được khi liên hệ đến Luxtour đó chính là có được một đơn vị chức năng thao tác có tâm, nhiệt tình, với vừa đủ tổng thể những dịch vụ sự kiện từ A – Z với mức giá hài hòa và hợp lý .
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Tư vấn cho tôi
0372.667.666
Luxtour cam kết đưa sự kiện của bạn đạt đến thành công, để lại những ấn tượng tốt đẹp cực mạnh cho người tham dự. Hãy liên hệ ngay cho Luxtour – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để nhận tư vấn xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện miễn phí.
Thông tin liên hệ: Công Ty TNHH Thương Mại Luxtour – Dịch vụ tốt nhất!
Địa chỉ: 14 Hàng Mành, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Hotline: 0372 667 666
Email: [email protected]
Website: https://laodongdongnai.vn
Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục
