Tổng hợp quy trình soạn thảo văn bản
Nội Dung Chính
I. Mục đích của quy trình soạn thảo văn bản
Mục đích của quy trình soạn thảo văn bản
Quy trình soạn thảo văn bản được đề ra nhằm mục đích cung cấp phương pháp thống nhất cho việc soạn thảo các tài liệu. Ngoài ra, Quy trình soạn thảo văn bản được đề ra để đảm bảo các tài liệu được triển khai và áp dụng một cách nhất quán về cả hình thức và cách trình bày.
II. Phạm vi của quy trình soạn thảo văn bản
Quy trình soạn thảo văn bản này được áp dụng cho tất cả các loại tài liệu văn bản trong mọi hoạt động
Bạn đang đọc: Tổng hợp quy trình soạn thảo văn bản
III. Nội dung
Nội dung của quy trình soạn thảo văn bản
1. Biên soạn công văn quyết định
1.1. Khổ giấy, kiểu trình diễn và định lề trang văn bảna ) Khổ giấyCác tài liệu, công văn được trình diễn trên giấy khổ A4 ( 210 mm x 297 mm ) .Các loại văn bản khác như giấy trình làng, giấy biên nhận hồ sơ, những phiếu gửi ( 148 mm x 210 mm ) hoặc trên những loại giấy mẫu in sẵn .b ) Kiểu trình diễnKiểu trình diễn theo chiều dài của tờ giấy khổ A4 ( xu thế bản in theo chiều dài ) .Với trường hợp nội dung văn bản có kèm những bảng, biểu mẫu nhưng không được làm thành từng phụ lục riêng thì văn bản đó hoàn toàn có thể được trình diễn theo chiều rộng của tờ giấy ( xu thế bản in theo chiều rộng ) .c ) Định lề trang văn bản ( so với khổ giấy A4 )- Trang mặt trước :Lề trên : cách mép trên từ 20-25 mm ;Lề dưới : cách mép dưới từ 20-25 mm ;Lề trái : cách mép trái từ 30-35 mm ;Lề phải : cách mép phải từ 15-20 mm .- Trang mặt sau :Lề trên : cách mép trên từ 20-25 mm ;Lề dưới : cách mép dưới từ 20-25 mm ;Lề trái : cách mép trái từ 15-20 mm ;Lề phải : cách mép phải từ 30-35 mm .1.2. Kỹ thuật trình diễn những phần thể thức văn bản
Các thành phần thể thức văn bản trong quy trình soạn thảo văn bản được trình bày như sau:
a ) Quốc hiệu :
Quốc hiệu trong quy trình soạn thảo văn bản được trình bày tại ô số 1.
Dòng chữ trên : Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam sẽ được trình diễn bằng những chữ in hoa, cỡ chữ thường từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm .Dòng chữ dưới : Độc lập – Tự do – Hạnh phúc sẽ được trình diễn bằng chữ in thường, cỡ chữ thường từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, in đậm ; vần âm đầu của cụm từ được viết hoa, giữa những cụm từ có thêm dấu gạch ngang nhỏ ; phía dưới có đường kẻ ngang, có độ dài bằng với độ dài của dòng chữ .b ) Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản :Tên cơ quan và tổ chức triển khai phát hành văn bản sẽ được trình diễn tại ô số 2 .Tên cơ quan, tổ chức triển khai và cấp trên trực tiếp được trình diễn bằng những chữ in hoa, cỡ chữ thường từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng .Tên cơ quan hay tổ chức triển khai phát hành văn bản sẽ được trình diễn bằng chữ in hoa, cỡ chữ thường từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 50% độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ .c ) Số, ký hiệu của văn bản :Số, ký hiệu của mỗi văn bản được trình diễn tại ô số 3 .Các số được trình diễn bằng chữ in thường và ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ thường là 13, kiểu chữ đứng ; sau từ số có thêm dấu hai chấm ; giữa số và những ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo ( / ) ; giữa những chữ viết tắt trong ký hiệu của văn bản sẽ có dấu gạch nối không cách chữ ( – ), ví dụ như : Số : 188 / QĐ-CTYd ) Địa danh và ngày, tháng, năm phát hành văn bản :Địa danh và ngày, tháng, năm trong phát hành văn bản phải được trình diễn tại ô số 4, bằng những chữ in thường, cỡ chữ thường từ 13 đến 14, kiểu chữ in nghiêng ; sau địa điểm phải có dấu phẩy. Được căn lề về phía bên phải của văn bản. Ví dụ : TP. Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2017đ ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản :
Tên loại và trích yếu nội dung trong các loại văn bản thao Quy trình soạn thảo văn bản sẽ được ghi tên trình bày tại ô số 5a; tên các loại văn bản được đặt ở giữa (cân đối ở giữa dòng) bằng chữ in hoa, cỡ chữ thường từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng và in đậm; trích yếu nội dung của văn bản được đặt căn giữa, ngay dưới tên của loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ là 14, kiểu chữ đứng và in đậm; bên dưới trích yếu sẽ có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng khoảng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ ấy và đặt cân đối với dòng chữ.
Trích yếu nội dung trong công văn được trình diễn ở ô số 5 b, sau chữ viết tắt V / v ( về việc ) bằng loại chữ in thường, cỡ chữ thường 12 đến 13, kiểu chữ đứng .
e) Nội dung văn bản:
Nội dung văn bản sẽ được trình diễn tại ô số 6 .Phần nội dung ( bản văn ) cần được trình diễn bằng những chữ in thường, cỡ chữ thường từ 13 đến 14 ;Đối với những văn bản quy phạm của pháp lý và văn bản về hành chính có phần địa thế căn cứ về pháp lý để phát hành thì sau mỗi địa thế căn cứ ấy phải xuống dòng, cuối dòng phải có dấu chấm phẩy, riêng địa thế căn cứ ở đầu cuối sẽ kết thúc bằng dấu phẩy .g ) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền :Quyền hạn, chức vụ của người ký sẽ được trình diễn tại ô số 7 a ; chức vụ của người ký thường được trình diễn tại ô số 7 b ; những chữ viết tắt như TM. …, KT. …, TL. …, quyền hạn và những chức vụ của người ký được trình diễn bằng những chữ in hoa, cỡ chữ thường từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm .Họ tên của người ký văn bản được trình diễn tại ô số 7 b ; bằng loại chữ in thường, cỡ chữ thường từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và in đậm .Chữ ký của người có thẩm quyền sẽ được trình diễn tại ô số 7 c .h ) Dấu của cơ quan :Dấu của cơ quan, tổ chức triển khai được trình diễn tại ô số 8 .i ) Nơi nhận :Nơi nhận được trình diễn tại ô số 9 a và 9 b .
2. Biên soạn quy trình quy định
2.1. Hình thức tài liệuMẫu chữ thường được dùng là fonts TIMES NEW ROMAN, kích cỡ là 12 .Các loại tài liệu thuộc về Hệ thống quản trị của Công ty ở dạng văn viết và lưu đồ .
Quy ước về các biểu diễn trong các lưu đồ của quy trình soạn thảo văn bản được sử dụng bắt buộc cho tất cả các các loại tài liệu như sau:
- Hình thức của một lưu đồ trình diễn trong phần nội dung của Thủ tục như sau :
Phần bìa của các tài liệu theo trang 1 của tài liệu này (trừ dạng biểu mẫu).Tất cả các tài liệu đều có thể trình bày bằng văn xuôi hoặc dưới dạng lưu đồ …, tuy nhiên với các tài liệu là Thủ tục thì nên trình bày theo dạng lưu đồ.
Phần trên cùng của tài liệu sẽ gồm có logo của Công ty, tên Công ty, phần theo dõi hiệu lực thực thi hiện hành của tài liệu đó ) có trong toàn bộ những trang của bản tài liệu .Phần theo dõi cần sửa đổi của tài liệu như trang 2 của hướng dẫn này .2.2. Nội dung tài liệu
Nội dung của tài liệu theo quy trình soạn thảo văn bản bao gồm các mục theo thứ tự như sau:
- Mục đích : là mục tiêu từ việc sử dụng tài liệu .
- Phạm vi : hoàn toàn có thể hiểu là Lĩnh vực, khoanh vùng phạm vi vận dụng của tài liệu .
- Định nghĩa : định nghĩa những thuật ngữ hoặc những từ viết tắt ( nếu có ) .
- Nội dung tài liệu : nêu thứ tự của những bước thực thi theo một việc làm gồm có những thông tin về :
- Cái gì cần làm, phải làm hay nên làm ? Tại sao ?
- Ai triển khai việc làm ấy ? Thực hiện như thế nào ? Thực hiện ở đâu ? Khi nào triển khai ?
LƯU Ý: Phần nội dung này trong Quy trình soạn thảo văn bản cần được thực hiện theo trình tự: Phần thứ nhất là lưu đồ, phần thứ hai sẽ là phần thuyết minh và trả lời các câu hỏi trên.
- Tài liệu tham khảo: Các tài liệu, văn bản tham khảo được dùng làm cơ sở cho việc quy trình soạn thảo văn bản.
- Phụ lục : các Hướng dẫn về công việc, Quy định, Tiêu chuẩn, Mẫu biểu … đều phải đính kèm với tài liệu.
2.3. Trình bày tài liệuTheo cách trình diễn của Hướng dẫn việc làm này
- Số hiệu, loại tài liệu :
Viết tắt của những loại tài liệu đơn cử như sau :
Đối với mã số thì mỗi loại tài liệu sẽ sử dụng một mã số tiến theo thời hạn, tuy nhiên riêng biểu mẫu thì chỉ đánh số như sau : Bộ phận – x – BM0yTrong đó : x chính là số của quá trình, và y là số của biểu mẫu theo thứ tự lũy tiến .
Đối với các tài liệu bên ngoài thì ngoài số hiệu của chúng đều có sẵn, công ty sẽ sử dụng số tham khảo là: mã số tiến / TLBN – tên viết tắt của các bộ phận sử dụng.
Mã số tham khảo của mỗi bộ phận nào thì bộ phận đó sẽ tự ghi vào tài liệu bên ngoài.
-
Quy trình soạn thảo văn bản về đóng dấu tài liệu: Để kiểm soát các tài liệu Công ty dùng đến 03 mẫu dấu là dấu kiểm soát, dấu hết hiệu lực và cả dấu tham khảo. Dấu này được đóng lên tất cả các trang của bản tài liệu, Mẫu dấu cụ thể như sau:
Tải biểu mẫu Quy trình soạn thảo văn bản
Biểu mẫu Quy trình soạn thảo văn bản
Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục
