Văn Bản Hành Chính Là Gì? Cách Soạn Thảo Văn Bản Hành Chính

Cách soạn thảo văn bản hành chính ra sao hãy cùng tham khảo trong bài viết dưới đây cùng Lê Ánh Hr nhé!

♥ Khóa học Hành chính nhân sự – Tổng hợp các kiến thức thực tế từ A-Z

Văn bản hành chính là gì ?

Văn bản hành chính thông thường dùng để truyền đạt thông  tin  trong hoạt động quản lý nhà nước như công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ  chức; ghi  chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa tổ chức và công dân.  Văn bản hành chính đưa ra các quyết định quản lý, do đó,  không dùng để thay thế cho  văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt

Tìm hiểu chung về văn bản hành chính

Văn bản hành chính là loại văn bản thường dùng để truyền đạt những nội dung và nhu yếu nào đó từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ những quan điểm, nguyện vọng của cá thể hay tập thể tới những cơ quan và người có quyền hạn để xử lý

• Do vậy, văn bản hành chính cần có những nội dung bắt buộc như sau ::
• Nội dung Quốc hiệu và tiêu ngữ : Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam / Độc lập Tự do Hạnh phúc
• tin tức Địa điểm và ngày tháng làm văn bản : Ví dụ : Thành Phố Hà Nội, ngày 12 tháng 12 năm 2022
• tin tức Họ tên, chức vụ của người nhận hay tên cơ quan nhận văn bản : Kính gửi Ông Nguyễn Văn A – quản trị Ủy Ban Nhân Dân Huyện X
• tin tức Họ tên, chức vụ của người gửi hay tên cơ quan, tập thể gửi văn bản : tin tức người đại diện thay mặt cho cơ quan gửi
• Nội dung thông tin, đề xuất báo cáo giải trình : Ghi rõ ràng nội dung cần báo cáo giải trình hoặc thông tin là gì
• Chữ kí và họ tên người gửi văn bản : Người đừng đầu ký tên và đóng dấu vào văn bản hành chính

Các loại văn bản hành chính

Trước đây, Nghị định số 110 / 2004 / NĐ-CP ngày 08/4/2004, có 23 loại văn bản hành chính : Quyết định ( riêng biệt ), thông tư ( riêng biệt ), thông cáo, thông tin, chương trình, kế hoạch, giải pháp, đề án, báo cáo giải trình, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy ghi nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy ra mắt, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển .
Theo Nghị định số 09/2010 / NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của nhà nước sửa đổi, bổ trợ một số ít điều của Nghị định số 110 / 2004 / NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 của nhà nước về công tác làm việc văn thư, theo đó có 32 loại văn bản hành chính :
– Nghị quyết ( riêng biệt ) ;
– Quyết định ( riêng biệt ) ;
– Chỉ thị ;
– Quy chế ;
– Quy định ;
– Thông cáo ;
– Thông báo ;
– Hướng dẫn ;
– Chương trình ;
– Kế hoạch ;
– Phương án ;
– Đề án ;
– Dự án ;
– Báo cáo ;
– Biên bản ;
– Tờ trình ;
– Hợp đồng ;
– Công văn ;
– Công điện ;
– Bản ghi nhớ ;
– Bản cam kết ;
– Bản thoả thuận ;
– Giấy ghi nhận ;
– Giấy uỷ quyền ;
– Giấy mời ;
– Giấy ra mắt ;
– Giấy nghỉ phép ;
– Giấy đi đường ;
– Giấy biên nhận hồ sơ ;
– Phiếu gửi ;
– Phiếu chuyển ;
– Thư công .

Quy định văn bản hành chính

Quy định về văn bản hành chính gồm có thể thức văn bản và kỹ thuật trình diễn của văn bản
Thể thức văn bản hành chính gồm có những nội dung như sau :
+ Quốc hiệu và Tiêu ngữ .
+ Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản .
+ Số, ký hiệu của văn bản .
+ Địa danh và thời hạn phát hành văn bản .
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản .
+ Nội dung văn bản .
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền .
+ Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai .
+ Nơi nhận .
Ngoài những thành phần nêu trên, văn bản hoàn toàn có thể bổ trợ những thành phần khác như : Phụ lục ; Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, những hướng dẫn về khoanh vùng phạm vi lưu hành ; Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành ; Địa chỉ cơ quan, tổ chức triển khai ; thư điện tử ; trang thông tin điện tử ; số điện thoại thông minh ; số Fax

Kỹ thuật trình bày văn bản 

+ Quy định về khổ giấy, kiểu trình diễn, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình diễn những thành phần thể thức, số trang văn bản .
+ Quy định về viết hoa
+ Quy định về viết tắt
Khi soạn thảo văn bản hành chính cần chú ý quan tâm rất nhiều yếu tố gồm có những yếu tố quan trọng như sau

Cách soạn thảo ngôn ngữ trong văn bản

Ngôn ngữ trong văn bản quản trị nhà nước phải bảo vệ phản ánh đúng nội dung cần truyền đạt, sáng tỏ những yếu tố, không để người đọc, người nghe không hiểu hoặc hiểu nhầm, hiểu sai. Do đó, ngôn từ trong văn bản quản trị nhà nước có những đặc thù sau :
Tính đúng mực, rõ ràng
+ Sử dụng ngôn từ tiếng Việt chuẩn mực ( đúng ngữ pháp, đúng chính
tả, dùng từ, đặt câu … ) ;
+ Thể hiện đúng nội dung mà văn bản muốn truyền đạt ;
+ Tạo cho tổng thể mọi đối tượng người tiêu dùng đảm nhiệm có cách hiểu như nhau theo một
nghĩa duy nhất ;
+ Đảm bảo tính logic, ngặt nghèo ;
+ Phù hợp với từng loại văn bản và thực trạng tiếp xúc .
Tính đại trà phổ thông đại chúng
Văn bản phải được viết bằng ngôn từ dễ hiểu, tức là bằng những ngôn
ngữ đại trà phổ thông, những yếu tố ngôn từ quốc tế đã được Việt hóa tối ưu .
Tính khuôn mẫu
Khác với những phong thái ngôn từ khác, ngôn từ trong văn bản thuộc phong thái hành chính có tính khuôn mẫu ở mức độ cao. Văn bản cần được trình diễn, sắp xếp bố cục tổng quan nội dung theo những khuôn mẫu có sẵn chỉ cần điền nội dung thiết yếu vào chỗ trống. Tính khuôn mẫu bảo vệ cho sự thống nhất, tính khoa học và tính văn hóa truyền thống của công văn sách vở .
Tính khuôn mẫu còn biểu lộ trong việc sử dụng từ ngữ hành chính – công vụ, những quán ngữ kiểu : “ Căn cứ vào … ”, “ Theo ý kiến đề nghị của … ”, “ Các … chịu nghĩa vụ và trách nhiệm thi hành … này ” …, hoặc trải qua việc lặp lại những từ ngữ, cấu trúc ngữ pháp, dàn bài có sẵn, … Tính khuôn mẫu của văn bản giúp người soạn thảo đỡ tốn sức lực lao động, đồng thời giúp người đọc dễ lĩnh hội, mặt khác, được cho phép ấn bản số lượng lớn, trợ giúp cho công tác làm việc quản trị và tàng trữ theo kỹ thuật tân tiến .
Tính khách quan
Nội dung của văn bản phải được trình diễn trực tiếp, không thiên vị, bởi lẽ loại văn bản này là lời nói quyền lực tối cao của nhà nước chứ không phải tiếng nói riêng của một cá thể, mặc dầu văn bản hoàn toàn có thể được giao cho một cá thể soạn thảo .
Tính khách quan làm cho văn bản có tính sang trọng và quý phái, tính nguyên tắc cao, phối hợp với những luận cứ đúng chuẩn sẽ làm cho văn bản có sức thuyết phục cao, đạt hiệu suất cao trong công tác làm việc quản trị nhà nước .
Tính sang chảnh, nhã nhặn
Văn bản quản trị nhà nước là lời nói của cơ quan công quyền, nên phải bộc lộ tính sang chảnh, uy nghiêm. Lời văn sang trọng và quý phái biểu lộ sự tôn trọng với những chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá thể, tập thể phát hành văn bản .
Hơn nữa, văn bản phản ánh trình độ văn minh quản lý của dân tộc bản địa, của quốc gia. Muốn những quy phạm pháp luật, những quyết định hành động hành chính đi vào ý thức của mọi người dân, không hề dùng lời lẽ thô bạo, thiếu nhã nhặn, không tráng lệ, mặc dầu văn bản có tính năng truyền đạt mệnh lệnh, ý chí quyền lực tối cao nhà nước. Đặc tính này cần ( và phải được ) duy trì ngay cả trong những văn bản kỷ luật .

Các thành phần thể thức chung bao gồm:

• Quốc hiệu và tiêu ngữ ;
• Tên cơ quan phát hành
• Số và ký hiệu ;
• Địa danh và ngày tháng năm phát hành ;
• Tên loại ;
• Trích yếu ;
• Nội dung ;
• Thẩm quyền người ký ; chữ ký ; họ tên người ký ;
• Con dấu ;
• Nơi nhận .

Các yếu tố thể thức bổ sung

• Dấu chỉ độ mật, khẩn ;
• Tên người chế bản, số lượng bản, số phát hành ;
• Các tín hiệu sao y, sao lục, trích sao ;
• Các yếu tố hướng dẫn khoanh vùng phạm vi phổ cập ;
• Địa chỉ, số điện thoại cảm ứng, số fax của cơ quan phát hành … Mỗi yếu tố thể thức kể trên đều tiềm ẩn những thông tin thiết yếu cho việc hình thành, sử dụng, quản trị văn bản. Mặt khác, chúng có tầm tác động ảnh hưởng không nhỏ tới quy trình triển khai văn bản trong thực tiễn hoạt động giải trí của những tổ chức triển khai cơ quan .

Cách thiết lập và trình bày thể thức văn bản

Định hướng chung của việc trình diễn những yếu tố thể thức là nhằm mục đích hướng tới tính pháp lý, tính khoa học, tính văn hóa truyền thống và bảo vệ yếu tố mỹ quan cho văn bản. Vì vậy, cần triển khai tốt những nhu yếu đặt ra đó là :

• Thiết lập nội bộ những yếu tố theo đúng lao lý và tương thích với những quy
• tắc hành chính hiện hành ;
• Sắp đặt vị trí những yếu tố trên sơ đồ văn bản một cách khoa học ;
• Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ hài hòa và hợp lý trong khuôn khổ pháp luật của những văn bản pháp lý .

Trên đây là những chia sẻ hữu ích về Văn Bản Hành Chính Là Gì? Cách Soạn Thảo Văn Bản Hành Chính. Nếu bạn cần trang bị thêm các kiến thức về nghiệp vụ Quản trị nhân sự, bạn có thể tham khảo thêm các Khóa học Hành chính nhân sự . Khóa học này sẽ giúp bạn thành thạo các kỹ năng của một nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp, được giảng dạy bởi các chuyên gia có hơn 10 năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực nhân sự giúp bạn có những kiến thức chắc chắn khi hành nghề.

Có thể bạn quan tâm:

♥ Cách tính trợ cấp thôi việc
♥ Ưu điểm yếu kém của những chiêu thức phỏng vấn
♥ Động lực thao tác – Các tạo động lực thao tác cho nhân viên cấp dưới

♥ Mẫu biên bản làm việc chuyên nghiệp

♥ Áp lực việc làm là gì ? Nguyên nhân và cách khắc phục

Lê Ánh Hr chúc bạn thành công!

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục