Hướng dẫn sử dụng chức năng Scan to Email của máy in | Toàn Nhân

Máy in đa chức năng đẹp đúng như tên gọi của nó, là nhờ vào khả năng thực hiện được nhiều chức năng in ấn trong văn phòng. Scan-to-email là một trong những tính năng cực kì hữu ích. Bạn có thể scan tài liệu trên máy in đa chức năng của mình và lưu chúng trực tiếp vào một thư mục trên máy chủ của bạn hoặc gửi chúng đến một địa chỉ email. Thiết lập tính năng này đòi hỏi một số kiến thức về cấu hình máy in và IT. Việc cài đặt bởi nhà cung cấp dịch vụ sẽ tiện hơn và nều có thể, nhờ họ training bạn về cấu hình phù hợp. Đưới đây là một số câu hỏi bạn nên chuẩn bị để trả lời. Bạn có thể cần sự trợ giúp từ quản trị viên hệ thống để trả lời những câu hỏi này.đẹp đúng như tên gọi của nó, là nhờ vào năng lực thực thi được nhiều tính năng in ấn trong văn phòng. Scan-to-email là một trong những tính năng cực kì hữu ích. Bạn hoàn toàn có thể scan tài liệu trêncủa mình và lưu chúng trực tiếp vào một thư mục trên sever của bạn hoặc gửi chúng đến một địa chỉ email. Thiết lập tính năng này yên cầu một số ít kiến thức và kỹ năng về thông số kỹ thuật máy in và IT. Việc thiết lập bởi nhà sản xuất dịch vụ sẽ tiện hơn và nều hoàn toàn có thể, nhờ họ training bạn về thông số kỹ thuật tương thích. Đưới đây là 1 số ít câu hỏi bạn nên sẵn sàng chuẩn bị để vấn đáp. Bạn hoàn toàn có thể cần sự trợ giúp từ quản trị viên mạng lưới hệ thống để vấn đáp những câu hỏi này .

• Địa chỉ máy chủ SMTP (Giao thức chuyển thư đơn giản – Simple Mail Transfer Protocol)?
• Tên đăng nhập và mật khẩu đến máy chủ SMTP của bạn?
• Những xác thực nào mà nó cần?
• Máy chủ của bạn có yêu cầu SSL không?

Những lựa chọn thiết lập chức năng Scan to Email

Sau khi tính năng scan-to-email được thiết lập trên máy in của bạn, bạn sẽ cần thêm liên lạc vào sổ danh bạ và tự làm quen với nhiều tuỳ chọn scan .Trong tính năng này, bạn hoàn toàn có thể scan bất kỳ tài liệu nào và gửi email cho chính mình hay cho đồng nghiệp hoặc liên hệ nào khác. Khi thiết lập sổ danh bạ của bạn, bạn nên thêm chính mình, nếu không phải toàn bộ, những nhân viên cấp dưới trong công ty của bạn .

Điều này sẽ đơn giản hoá quá trình scan vào email vì bạn có thể chọn các liên hệ từ danh bạ của mình thay vì phải nhập địa chỉ email mỗi khi bạn gửi lài liệu được scan. Bạn cũng có thể thêm bất kỳ liên hệ nào bên ngoài công ty của mình mà bạn thường xuyên gửi tài liệu qua chức năng scan-to-email từ máy in của bạn.

Các tuỳ chọn scan trên máy in đa tính năng là rất nhiều. Một số công dụng được sử dụng thông dụng nhất được cho phép bạn :- Dễ dàng quét tài liệu 1 mặt hoặc 2 mặt mà không phải thực thi từng trang riêng không liên quan gì đến nhau .- Điều chỉnh chính sách màu :

1. Màu tự động (dựa trên bản gốc)
2. Đầy đủ màu sắc
3. Thang màu xám
4. Đen

– Chỉ định loại tệp : PDF, TIFF, JPEG và hơn thế nữa- Tinh chỉnh chất lượng scan : 200×200 dpi, 300×300 dpi, 400×400 dpi và 600×600 dpi .Lưu ý : dpi càng cao, chất lượng càng tốt và kích cỡ tệp cũng tăng lên .- Sửa đổi size tập cho hiệu suất cao với email. Điều này quan trọng vì nhiều hộp thư đến của email số lượng giới hạn kích cỡ tệp được nhận .

– Thay đổi tên tệp để mô tả chính xác hơn tài liệu của bạn. Tên mặc định thường là sự kết hợp của tên thiết bị của bạn, chứ năng bạn đang sử dụng, ngày, phần mở rộng tập tin và hơn thế nữa.

– Cá nhân hoá dòng tiêu đề dmail, tin nhắn và địa chỉ email người gửi. Địa chỉ email, chủ đề và tin nhắn mặc định là chung chung thực chất và thiết bị đơn cử .

Những điều cần tránh 

Nếu câu vấn đáp cho bất kỳ câu hỏi về thiết lập khởi đầu đổi khác, bạn nên mong đợi công dụng scan-to-email ngừng hoạt động giải trí, chính do máy in của bạn được thông số kỹ thuật để hoạt động giải trí trong những thiết lập đó. Máy in của bạn sẽ phải được thông số kỹ thuật lại để tính đến mọi đổi khác sever xảy ra .

Các đổi khác bổ trợ được thực thi trong công ty của bạn hoàn toàn có thể tác động ảnh hưởng đến hoạt động giải trí của những tính năng này, ví dụ điển hình như update hoặc biến hóa setup email, liên kết mạng và setup bảo mật thông tin email của bạn. Nếu bạn có hợp đồng dịch vụ với nhà cung ứng máy in của mình, họ hoàn toàn có thể sẽ tương hỗ để giúp bạn có được tổng thể những yếu tố được thiết lập đúng chuẩn để tính năng này hoàn toàn có thể hoạt động giải trí đúng chuẩn .

Những ứng dụng giá trị của chức năng Scan to Email

Nhiều tổ chức triển khai sử dụng công dụng scan-to-email theo nhiều cách khác nhau. Sau đây là một số ít ứng dụng thường thì và giá trị nhất mà tất cả chúng ta hoàn toàn có thể thấy :

1. Để scan các bản ghi để tạo các tệp kỹ thuật số cho mục đích an toàn và bảo mật.
2. Để scan tài liệu hoặc hình ảnh, bạn chỉ có các bản sao cứng để chia sẻ cho đồng nghiệp hoặc để lưu trữ kỹ thuật số.
3. Để hoàn thành công việc giấy tờ để gửi để xử lý và lưu trữ kỹ thuật số.
4. Để tạo hoá đơn kỹ thuật số cho mục đích lưu trữ.

Scan-to-email là một cách thay thể fax để cắt giảm việc tiêu thụ giấy hoặc người nhận của bạn không có máy fax, điều này đang trở nên phổ biến hơn trong môi trường kinh doanh.

Các thiết bị đa chức năng cung cấp nhiều khả năng khác bên cạnh tính năng scan-to-email nhằm cải thiện công viện cho thuận tiện và suôn sẻ hơn. Toannhan.com hiện đang phân phối các máy in đa chức năng có cả tính năng scan-to-email đến từ các thương hiệu nổi tiếng toàn cầu như HP, Canon, Brother, Epson, Oki…

Với đội ngũ nhân viên cấp dưới tư vấn năng động, tận tâm cùng kinh nghiệm tay nghề chinh chiến hơn 10 năm trong ngành in, Toàn Nhân tự tin mang đến cho bạn giải pháp tối ưu nhất cùng mẫu sản phẩm và dịch vụ tốt nhất .

Bạn có thể tham khảo 8 yếu tố cần xem xét khi mua máy in đa chức năng.

Nếu bạn cảm thấy bài viết này hay và hữu ích, đừng ngần ngại bấm like và share nhé!

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục