QUY TRÌNH TRÌNH KÝ VĂN BẢN

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (97.72 KB, 3 trang )

VĂN PHÒNG ĐHQGHN
PHÒNG THƯ KÝ TỔNG HỢP

QUY TRÌNH
XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI TRÌNH BAN GIÁM ĐỐC
CÁC BƯỚC

NỘI DUNG CÔNG VIỆC

NGƯỜI
THỰC HIỆN

1. Tiếp nhận văn bản (kèm hồ sơ) của Văn phòng, các
Ban chức năng, các đơn vị (sau đây gọi chung là đơn vị)
trình Giám đốc, các Phó Giám đốc:
– Văn bản trình Giám đốc;
– Văn bản trình các Phó Giám đốc.

Chuyên viên
Tổng hợp
Thư ký Phó
Giám đốc

NGƯỜI PHỐI HỢP

THỜI HẠN
HOÀN THÀNH

Sáng: Trước 9h00
Chiều: Trước 14h30

2. Kiểm tra hồ sơ trình,nội dung và thể thức văn bản
I. TIẾP NHẬN, PHÂN
LOẠI VĂN BẢN

– Kiểm tra hồ sơ trình: Nếu thiếu phải báo ngay cho đầu
mối trình của đơn vị để bổ sung.
– Kiểm tra nội dung và thể thức văn bản: Nếu thấy cần
sửa phải trao đổi trực tiếp với đầu mối trình của đơn vị
để hoàn thiện lại văn bản.

Chuyên viên
Tổng hợp /
Thư ký Phó
Giám đốc

3. Phân loại, sắp xếp các văn bản trình, ưu tiên trình
những văn bản cần xử lý gấp.
4. Nhập trích yếu vào file theo dõi văn bản đi.
II. TRÌNH GIÁM ĐỐC,
CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC
PHÊ VĂN BẢN

Trình Giám đốc, các Phó Giám đốc văn bản đơn vị trình
(kèm hồ sơ trình).

Thư ký Giám
đốc / Thư ký
Phó Giám đốc

Chuyên viên

Tổng hợp
Sáng: Trước 10h30
(chuyển văn bản trình
Giám đốc tới Thư ký Chiều: Trước 16h00
Giám đốc)

CÁC BƯỚC

NỘI DUNG CÔNG VIỆC
1. Nhận văn bản đã có ý kiến chỉ đạo của Giám đốc, các
Phó Giám đốc.

III. TRẢ VĂN BẢN CÓ
BÚT PHÊ CỦA GIÁM
ĐỐC, CÁC PHÓ GIÁM
ĐỐC

2. Kiểm tra, phân loại, trình lại văn bản nếu Giám đốc, các
Phó Giám đốc ký sót.
3. Nhập ý kiến chỉ đạo của Giám đốc, các Phó Giám đốc
vào file theo dõi văn bản đi.
4. Trả văn bản vào các khay trình theo đúng tên nhãn; trực
tiếp thông báo cho các đơn vị tới nhận văn bản đã có bút
phê của Giám đốc, các Phó Giám đốc nếu văn bản cần
ban hành gấp.

IV. LẬP BẢNG TỔNG
HỢP THEO DÕI BÚT
PHÊ CỦA GIÁM ĐỐC,

CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC

NGƯỜI
THỰC HIỆN

NGƯỜI PHỐI HỢP

Sáng: Trước 8h30
Chiều: Trước 14h00

Thư ký Giám
đốc / Thư ký
Phó Giám đốc

Chuyên viên
Tổng hợp /
Thư ký Phó
Giám đốc

THỜI HẠN
HOÀN THÀNH

Sáng: Trước 9h00
Chiều: Trước 14h30
Thư ký Giám đốc
(giao văn bản cho
Chuyên viên
Tổng hợp)

Sáng trước 10h00

Chiều trước 15h30

1. Gửi bảng tổng hợp file theo dõi chỉ đạo của Giám đốc,
các Phó Giám đốc trong tuần cho Phó Trưởng phòng.

Chuyên viên
Tổng hợp /
Thư ký Phó
Giám đốc

Trước 15h00 thứ 6
hàng tuần

2. Tổng hợp file theo dõi, gửi báo cáo Phó Chánh Văn
Phòng phụ trách và Trưởng phòng.

Phó Trưởng
phòng

Trước 17h00 thứ 6
hàng tuần

Ghi chú: Văn bản đi là văn bản trình Giám đốc, các Phó Giám đốc ký ban hành.
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG PHỤ TRÁCH DUYỆT

TRƯỞNG PHÒNG

Trần Quang Nam

Lê Thị Thanh Xuân

2. Kiểm tra hồ sơ trình, nội dung và thể thức văn bảnI. TIẾP NHẬN, PHÂNLOẠI VĂN BẢN – Kiểm tra hồ sơ trình : Nếu thiếu phải báo ngay cho đầumối trình của đơn vị chức năng để bổ trợ. – Kiểm tra nội dung và thể thức văn bản : Nếu thấy cầnsửa phải trao đổi trực tiếp với đầu mối trình của đơn vịđể hoàn thành xong lại văn bản. Chuyên viênTổng hợp / Thư ký PhóGiám đốc3. Phân loại, sắp xếp những văn bản trình, ưu tiên trìnhnhững văn bản cần giải quyết và xử lý gấp. 4. Nhập trích yếu vào file theo dõi văn bản đi. II. TRÌNH GIÁM ĐỐC, CÁC PHÓ GIÁM ĐỐCPHÊ VĂN BẢNTrình Giám đốc, những Phó Giám đốc văn bản đơn vị chức năng trình ( kèm hồ sơ trình ). Thư ký Giámđốc / Thư kýPhó Giám đốcChuyên viênTổng hợpSáng : Trước 10 h30 ( chuyển văn bản trìnhGiám đốc tới Thư ký Chiều : Trước 16 h00Giám đốc ) CÁC BƯỚCNỘI DUNG CÔNG VIỆC1. Nhận văn bản đã có quan điểm chỉ huy của Giám đốc, cácPhó Giám đốc. III. TRẢ VĂN BẢN CÓBÚT PHÊ CỦA GIÁMĐỐC, CÁC PHÓ GIÁMĐỐC2. Kiểm tra, phân loại, trình lại văn bản nếu Giám đốc, cácPhó Giám đốc ký sót. 3. Nhập quan điểm chỉ huy của Giám đốc, những Phó Giám đốcvào file theo dõi văn bản đi. 4. Trả văn bản vào những khay trình theo đúng tên nhãn ; trựctiếp thông tin cho những đơn vị chức năng tới nhận văn bản đã có bútphê của Giám đốc, những Phó Giám đốc nếu văn bản cầnban hành gấp. IV. LẬP BẢNG TỔNGHỢP THEO DÕI BÚTPHÊ CỦA GIÁM ĐỐC, CÁC PHÓ GIÁM ĐỐCNGƯỜITHỰC HIỆNNGƯỜI PHỐI HỢPSáng : Trước 8 h30Chiều : Trước 14 h00Thư ký Giámđốc / Thư kýPhó Giám đốcChuyên viênTổng hợp / Thư ký PhóGiám đốcTHỜI HẠNHOÀN THÀNHSáng : Trước 9 h00Chiều : Trước 14 h30Thư ký Giám đốc ( giao văn bản choChuyên viênTổng hợp ) Sáng trước 10 h00Chiều trước 15 h301. Gửi bảng tổng hợp file theo dõi chỉ huy của Giám đốc, những Phó Giám đốc trong tuần cho Phó Trưởng phòng. Chuyên viênTổng hợp / Thư ký PhóGiám đốcTrước 15 h00 thứ 6 hàng tuần2. Tổng hợp file theo dõi, gửi báo cáo Phó Chánh VănPhòng đảm nhiệm và Trưởng phòng. Phó TrưởngphòngTrước 17 h00 thứ 6 hàng tuầnGhi chú : Văn bản đi là văn bản trình Giám đốc, những Phó Giám đốc ký phát hành. PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG PHỤ TRÁCH DUYỆTTRƯỞNG PHÒNGTrần Quang NamLê Thị Thanh Xuân

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục