Quy trình quản lý văn bản đi và đến trongdoanh nghiệp

Quy trình quản lý văn bản đi và đến là điều kiện kèm theo thiết yếu và là một trong bốn mặt hoạt động giải trí của công tác làm việc văn thư cơ quan. Quản lý văn bản là việc tổ chức triển khai thực thi quản lý mạng lưới hệ thống văn bản đến và văn bản đi của cơ quan theo nguyên tắc và trình tự nhất định .

1. Khái niệm văn bản đi, văn bản đến

Văn bản đi: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật). Do cơ quan, tổ chức phát hành.

Văn bản đến: là tất cả các loại văn bản được gửi từ cơ quan, đơn vị ngoài. Bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chuyên ngành, văn bản hành chính (bao gồm cả bản Fax, văn bản mật, văn bản được chuyển qua mạng); văn bản báo cáo và đơn, thư từ được gửi dến cơ quan, tổ chức.

Tất cả những tài liệu thư từ mà cơ quan nhận được từ bên ngoài bằng những nguồn khác nhau đều được gọi là văn bản đến ( hay còn gọi là công văn đến ) .

2. Nguyên tắc quản lý văn bản

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức triển khai phải được quản lý tập trung chuyên sâu tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục đảm nhiệm, ĐK ; trừ những loại văn bản được ĐK riêng theo lao lý của pháp lý. Những mô hình văn bản đến không được ĐK tại phòng văn thư, những đơn vị chức năng, cá thể không có nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý .Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được ĐK, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày ; chậm nhất là trong ngày thao tác tiếp theo. Một số tài liệu, văn bản, công văn đến được đóng dấu chỉ những mức độ khẩn cấp như : ‘ ‘ Hỏa tốc ”, “ Thượng khẩn ” và “ Khẩn ” ( sau đây gọi chung là văn bản khẩn ) phải được ĐK, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được triển khai xong thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký .

3. Các bước xử lý văn bản đến

a ) Tiếp nhận văn bản đến :

Khi tiếp đón văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ thao tác. Văn thư hoặc người được giao trách nhiệm đảm nhiệm văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong ( nếu có ), kiểm tra, so sánh với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, thực trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời hạn ghi trên bì ( so với bì văn bản có đóng dấu “ Hỏa tốc ” hẹn giờ ) ; Văn thư hoặc người được giao trách nhiệm đảm nhiệm văn bản đến phải báo cáo giải trình ngay cho người có nghĩa vụ và trách nhiệm. trường hợp thiết yếu, phải lập biên bản với người chuyển văn bản .

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

b ) Đăng ký văn bản đến :

Văn bản đến được ĐK bằng Sổ ĐK văn bản đến hoặc Cơ sở tài liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính. Phải ĐK không thiếu, rõ ràng, đúng chuẩn những thông tin thiết yếu về văn bản. Không viết bằng bút chì, bút mực đỏ. Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng .Trình, chuyển giao văn bản đến : Sau khi ĐK văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai hoặc người được người đứng đầu ( người có thẩm quyền ) xem xét và cho quan điểm phân phối, chỉ huy xử lý .Văn bản đến có dấu chỉ những mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Căn cứ nội dung của văn bản đến ; Quy chế thao tác của cơ quan, tổ chức triển khai ; tính năng, trách nhiệm và kế hoạch công tác làm việc được giao cho những đơn vị chức năng, cá thể, người có thẩm quyền phân phối văn bản cho quan điểm chỉ huy xử lý và thời hạn xử lý văn bản ( nếu cần ) .Đối với văn bản đến tương quan đến nhiều đơn vị chức năng hoặc nhiều cá thể thì cần ghi rõ : đơn vị chức năng hoặc cá thể chủ trì, đơn vị chức năng hoặc cá thể phối hợp và thời hạn xử lý của mỗi đơn vị chức năng, cá thể ( nếu cần ). Chuyển giao văn bản đến : Căn cứ vào quan điểm phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho những đơn vị chức năng hoặc cá thể xử lý. Việc chuyển giao văn bản phải bảo vệ kịp thời, đúng chuẩn, đúng đối tượng người dùng, ngặt nghèo và giữ gìn bí hiểm nội dung văn bản .

4. Các bước trong quy trình quản lý văn bản đi

• Kiểm tra thể thức

• Kiểm tra kỹ thuật trình bày

  Xem thêm: Thủ tục ly hôn đơn phương tại Nghệ An và tất tần tật các vấn đề liên quan

• Ghi số văn bản ( theo mạng lưới hệ thống số chung của doanh nghiệp do Văn thư thống nhất quản lý ; trừ trường hợp pháp lý có lao lý khác )
• Ghi ngày, tháng, năm của văn bản

Nguồn : Sưu tầm

Có thể bạn chăm sóc :

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục