Quy trình quản lý văn bản

Làm tốt công tác làm việc quản lý văn bản, công văn sách vở, tài liệu đi đến trong doanh nghiệp sẽ bảo vệ được việc cung ứng vừa đủ thông tin, góp thêm phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác làm việc của những cơ quan, đơn vị chức năng, doanh nghiệp. Hoạt động của cơ quan được nhìn nhận qua việc tiếp đón và giải quyết và xử lý thông tin từ những văn bản đến, đi càng vừa đủ, đúng chuẩn và kịp thời càng đạt hiệu suất cao cao, bởi lẽ hàng ngày một doanh nghiệp khi duy trì hoạt động giải trí sẽ có rất nhiều quyết định hành động quản lý và trao đổi thông tin từ những đơn vị chức năng bên ngoài qua những văn bản quản lý, việc dữ thế chủ động trong công tác làm việc quản lý văn bản, tài liệu đi đến là một trong những đâu mục việc làm được chăm sóc số 1. Vì vậy, việc triển khai xong tốt công tác làm việc quản lý văn bản, công văn sách vở, tài liệu đi đến trong doanh nghiệp sẽ giúp phần nâng cao tính chuyên nghiệp về hoạt động giải trí của công ty. Timviec365. vn xin trình làng tới quý độc giả bộ tài liệu Quy trình quản lý văn bản được update mới nhất để cùng tìm hiểu thêm và tải về sử dụng không tính tiền ! !

1. Quy trình quản lý văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản được gửi từ cơ quan, đơn vị ngoài, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chuyên ngành, văn bản hành chính (bao gồm cả bản Fax, văn bản mật, văn bản được chuyển qua mạng), văn bản báo cáo và đơn, thư từ được gửi đến cơ quan, tổ chức.

Tất cả các tài liệu thư từ mà cơ quan nhận được từ bên ngoài bằng các nguồn khác nhau đều được gọi là văn bản đến (hay còn gọi là công văn đến). Việc giải quyết văn bản đến phải đảm bảo các nguyên tắc nêu trên và tuân thủ theo quy trình sau:

1.1. Nguyên tăc quản lý văn bản đến

• Các văn bản đến phải qua văn thư ĐK
• Trước khi văn bản được giao xử lý phải qua Thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng xem xét
• Người nhận văn bản đến phải ký vào sổ
• Văn bản đến phải được tổ chức triển khai, xử lý kịp thời

1.2. Tiếp nhận và theo dõi văn bản đến – Khi tiếp đón văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ thao tác. Văn thư hoặc người được giao trách nhiệm đảm nhiệm văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong ( nếu có ), kiểm tra, so sánh với nơi gửi trước khi nhận, sau đó lập bảng theo dõi công văn đến như sau :

Số theo dõi công văn đến

Tải ngay bộ biểu mẫu sử dụng trong quản lý văn bản thông dụng nhất!!

Quan-ly-van-ban. rar

– Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản.

– Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản ; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông tin cho nơi gửi hoặc báo cáo giải trình người có nghĩa vụ và trách nhiệm xem xét, xử lý.

Xem thêm: Biểu mẫu kế hoạch tổ chức cuộc họp

  2. Quy trình quản lý văn bản đi

Văn bản đi là tổng thể những loại văn bản, gồm có : văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chuyên ngành, văn bản hành chính ( kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật ) do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành. 2.1. Hồ sơ được lập phải bảo vệ những nhu yếu sau :

• Phản ánh đúng công dụng, trách nhiệm của cơ quan, đơn vị chức năng ; đúng việc làm mà cá thể chủ trì xử lý .
• Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải vừa đủ, hoàn hảo, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ ngặt nghèo với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của yếu tố, vấn đề hoặc trình tự xử lý việc làm .

Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết công việc.Việc tổ chức quản lý văn bản đi phải bảo đảm các nguyên tắc trên, các văn bản đi do cơ quan làm ra mới được thực hiện theo đúng quy trình mà Nhà nước đã quy định, chúng đều được quy về một đầu mối – đó là bộ phận văn thư cơ quan thuộc Văn phòng (hoặc phòng Hành chính).

2.2. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Cán bộ đảm nhiệm văn thư có nghĩa vụ và trách nhiệm theo dõi công văn, văn bản đi, đơn cử như sau :

• Lập bảng theo dõi văn bản, công văn đi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo nhu yếu của người ký văn bản .
• Đối với những văn bản đi có đóng dấu “ Tài liệu tịch thu ”, phải theo dõi, tịch thu đúng thời hạn ; khi nhận lại, phải kiểm tra, so sánh để bảo vệ văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc .
• Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì nguyên do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị chức năng hoặc cá thể soạn thảo văn bản đó ; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác định khi thiết yếu .
• Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo giải trình người quản lý có nghĩa vụ và trách nhiệm tương quan để xem xét, xử lý

Xem thêm: Giấy đề nghị thanh toán

Việc theo dõi văn bản, công văn đi được duy trì và được quản lý bởi bảng theo dõi công văn đi dưới đây :

Sổ theo dõi công văn đi

Tải ngay bộ biểu mẫu sử dụng trong quản lý văn bản thông dụng nhất!!

Quan-ly-van-ban. rar

3. Danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ ( hạng mục thông tin ) là bảng kê mạng lưới hệ thống những hồ sơ dự kiến hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị chức năng ( hoặc người ) lập và thời hạn dữ gìn và bảo vệ của mỗi hồ sơ. Danh mục hồ sơ ( hạng mục thông tin ) được trình diễn dưới dạng bảng biểu và gồm có những nội dung như sau :

Bảng hạng mục thông tin update mới nhất

 

Tải ngay bộ biểu mẫu sử dụng trong quản lý văn bản thông dụng nhất!!

Quan-ly-van-ban. rar Tác giả : Timviec365. vn

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục