Quy trình Onboarding: Hướng dẫn chi tiết từng giai đoạn

Tìm được nhân viên cấp dưới tốt đã khó, giữ được họ lại càng khó hơn. Để giữ chân nhân sự, khởi đầu mà bạn không hề bỏ lỡ là kiến thiết xây dựng quy trình onboarding cho nhân viên cấp dưới mới hiệu suất cao .
Với những người làm nghề nhân sự, khoảng chừng thời hạn 2 tháng sau khi tuyển dụng nhân viên cấp dưới mới luôn là một quy trình tiến độ đầy khó khăn vất vả và thử thách. Họ luôn phải tìm cách giúp đội ngũ nhân sự “ chân ướt chân ráo ” này hòa nhập nhanh gọn với doanh nghiệp, đồng thời thiết kế xây dựng mối quan hệ kết nối giữa cả hai để níu giữ sự Giao hàng của người lao động lâu hơn .

Nếu giải quyết triệt để hai bài toán trên, những người làm nhân sự phải thực sự đầu tư thời gian và công sức để xây dựng một quy trình mang tên Onboarding.

Onboarding là gì?

Onboarding dịch nôm na là nhập môn cho nhân viên mới. Đây là quá trình giúp nhân viên hòa nhập với vị trí và công việc mới, trên cả phương diện chuyên môn và văn hóa doanh nghiệp.Trong quá trình này, nhân viên mới sẽ được học kiến thức, kỹ năng và hành vi cần thiết để phục vụ cho quá trình tác nghiệp sau này. Họ hòa nhập càng nhanh thì kết quả công việc càng tốt, dễ dàng đóng góp thành tựu cho doanh nghiệp hơn.

Trên thực tiễn, một nghiên cứu và điều tra trong năm 2018 chỉ ra rằng “ những tổ chức triển khai có lộ trình onboarding chuẩn hóa thì nhân viên cấp dưới mới sẽ có hiệu suất cao hơn trung bình 54 % và tỉ lệ giữ chân nhân viên cấp dưới mới cao hơn 50 % ” .

Quy trình onboarding giữa các doanh nghiệp hiện nay có nhiều điểm khác biệt, chủ yếu do quy mô tuyển dụng và thủ tục làm việc không tương đồng. Cũng đôi khi, nó phụ thuộc vào sự tích cực, hòa đồng của đội ngũ nhân sự sở tại.

Nhiều doanh nghiệp ưa thích quy trình khắt khe với mạng lưới hệ thống rõ ràng – điều này hoàn toàn có thể khó khăn vất vả nếu bạn tuyển số lượng người lớn. Cũng có những doanh nghiệp onboarding theo cách giao việc cho nhân viên cấp dưới mới để họ tự nỗ lực và mày mò ra đâu là thứ họ cần biết .
Dù là theo quy trình nào đi chăng nữa thì hãy cứ tiến hành một quy trình, bởi nếu bạn không hề đả động tới onboarding cho người mới, họ sẽ bị hoảng sợ không biết nên biểu lộ bản thân mình như thế nào và làm thế nào để biết hết những quy tắc tại nơi thao tác .
Doanh nghiệp thu về quyền lợi trong thực tiễn gì nếu tiến hành quy trình onboarding ? Công việc của người làm nhân sự – tuyển dụng không kết thúc khi ứng viên đồng ý chấp thuận với job offer từ doanh nghiệp. Onboarding là hoạt động giải trí bước đệm vô cùng quan trọng để quy trình tuyển dụng thực sự chứng tỏ được hiệu suất cao của nó. Cụ thể, một quy trình onboarding hiệu suất cao sẽ đem lại rất nhiều quyền lợi thực tiễn cho doanh nghiệp, ví dụ điển hình như :

• Tiết kiệm chi phí hoạt động:

Một quy trình onboarding với khuynh hướng đúng đắn sẽ giúp nhân viên cấp dưới làm quen với việc làm nhanh hơn thường lệ ( tiêu chuẩn thường thì là 2 tháng ), từ đó giảm thiểu và tối ưu được kinh phí đầu tư giảng dạy, học hỏi .

• Giảm thiểu lo âu và stress cho nhân viên:

Một cá thể, dù tự tin đến đâu, khi bị đặt vào một thiên nhiên và môi trường mới với việc làm trọn vẹn lạ lẫm, cũng sẽ có những biểu lộ bồn chồn, lo ngại nhất định. Để giảm thiểu những tâm lý xấu đi này ở bộ phận nhân viên cấp dưới mới, quy trình onboarding sẽ đóng vai trò như chiếc cầu nối giúp họ làm quen với việc làm, con người và văn hóa truyền thống của doanh nghiệp nhanh, thân thiện hơn .

• Giảm turnover rate (tỷ lệ nghỉ việc):

Theo Forbes, có tới 20 % nhân viên cấp dưới mới quyết định hành động nghỉ việc chỉ sau 45 ngày đặt chân tới công ty. Con số này vô cùng đáng báo động, khi tính trung bình, doanh nghiệp đã tiêu tốn ngân sách từ 3000 USD cho mỗi một cá thể như vậy .

Để giảm thiểu số lượng đáng quan ngại này, quy trình onboarding sẽ khuynh hướng và tạo điều kiện kèm theo tốt nhất để nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể thao tác và tăng trưởng, từ đó thiết kế xây dựng lòng tin, kết nối họ thâm thúy hơn với tổ chức triển khai. Nếu tuyển dụng đã tốn nhiều công sức của con người tạo thưởng thức tốt nhất cho ứng viên để biến những ứng viên tiềm năng thành nhân viên cấp dưới thử việc cho doanh nghiệp, thì onboarding chính là quy trình “ chốt sales ” mang về cho doanh nghiệp những nhân viên cấp dưới chính thức đáng mơ ước .

Để có một quy trình onboarding hiệu quả, bạn cần thực hiện các bước sau:

1. Xác định giá trị cốt lõi của quy trình onboarding

Trước khi đi vào xây dựng hay triển khai quy trình onboarding cho nhân viên, các nhà quản lý và chuyên viên nhân sự cần phải xác định được mục tiêu cụ thể của nó qua những câu hỏi sau:

• Đâu là những thông tin nhân viên mới cần biết về công việc và môi trường doanh nghiệp? Thông tin nào sẽ khiến họ trở nên tích cực và thoải mái hơn cả?
• Bạn muốn xây dựng ấn tượng gì tới nhân viên mới trong ngày đầu tiên họ nhận việc?
• Những chính sách và thủ tục quan trọng nào nhân viên phải nắm được trong ngày đầu tiên để tránh phạm phải sai lầm trong khi làm việc? Hãy tập trung vào những ý quan trọng nhất.
• Bạn có thể cung cấp những gì để nhân viên có thể cảm thấy được chào đón và trân trọng tại nơi làm việc ngay từ những ngày đầu tiên? (bàn làm việc, thiết bị văn phòng, ưu đãi,…?)
• Nhân viên sẽ cảm thấy bản thân có giá trị khi được chia sẻ những kinh nghiệm làm việc hữu ích. Hãy tìm hiểu những điều bạn có thể chia sẻ được với nhân viên mới ngay trong thời gian nhập cuộc.
• Người cố vấn cho nhân viên mới cũng là yếu tố vô cùng quan trọng để họ hòa nhập và làm quen với môi trường xung quanh. Bạn phải cố gắng nghiên cứu và tìm ra người cố vấn thích hợp cho nhân viên mới để trải nghiệm của họ tại doanh nghiệp là hoàn hảo nhất.

Ngoài những câu hỏi trên, bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm thêm từ chính những nhân viên cấp dưới trong nội bộ doanh nghiệp những điểm họ hài lòng và không hài lòng từ những quy trình onboarding trước đây. Hoàn thiện lời giải đáp cho tổng thể yếu tố trên chính là chìa khóa then chốt để thiết kế xây dựng một quy trình onboarding và khuynh hướng nhân viên cấp dưới hiệu suất cao, có ích .

2. Chuẩn bị Pre-boarding

Để kiến thiết xây dựng một quy trình onboarding hiệu suất cao, doanh nghiệp, thứ nhất, phải đưa tới cho nhân viên cấp dưới của mình những thưởng thức lý thú qua những khâu tiền trạm “ pre-boarding ” .

Trước 1 tuần khi nhân viên của bạn đến nhận việc: 

Hãy sẵn sàng chuẩn bị sẵn sàng chuẩn bị chỗ ngồi và những trang thiết bị thiết yếu cho nhân viên cấp dưới như đồng phục, thẻ ID, máy tính cá thể hay điện thoại cảm ứng cá thể ( nếu cần ) .
Những mẫu sách vở thiết yếu với nhân viên cấp dưới như : Hợp đồng lao động, thông tin hồ sơ nhân sự cần bổ trợ, mã số thuế thu nhập cá thể và hồ sơ giảm trừ gia cảnh, … cũng nên được gửi đi và tích lũy lại trong thời hạn này. Vì trong thực tiễn, những thủ tục này thường rất mất thời hạn để hoàn thành xong .

Càng chuẩn bị sớm, nhân viên của bạn càng có nhiều thời gian trải nghiệm ngày đầu tiên đi làm hơn thay vì phải chìm nghỉm trong biển giấy tờ nhàm chán.

Trước 1 ngày khi nhân viên đến nhận việc:

Việc sẵn sàng chuẩn bị sẵn một bộ quà Tặng chào mừng onboarding sẽ là cử chỉ vô cùng thân thiện và để lại ấn tượng tích cực tới nhân viên cấp dưới mới. Dưới đây là gợi ý về bộ quà khuyến mãi này, gồm có :

• Một tấm thiệp chào mừng nhân viên mới
• Đồng phục công ty
• Sổ tay và bút viết
• Sổ tay nhân viên (Employee Handbook)
• Bản full nội quy công ty
• Một bản copy giới thiệu về công ty và các phương châm, giá trị cốt lõi
• Một bản copy chỉ dẫn về các phòng ban trong doanh nghiệp
• Một bản copy về lịch trình onboarding của nhân viên mới

Thêm vào đó, hãy bảo vệ toàn bộ nhân viên cấp dưới ý thức được về việc sẽ có người mới gia nhập vào đội nhóm của mình. Điều này giúp họ có sự chuẩn bị sẵn sàng nhất định về mặt niềm tin, chuẩn bị sẵn sàng nghênh đón và tương hỗ người mới hiệu suất cao hơn .

3. Ngày làm việc đầu tiên của nhân viên

Mục tiêu trong ngày thao tác đầu của nhân viên cấp dưới là giúp họ xác lập được tầm nhìn trước mắt và trình làng để họ rõ về tiềm năng việc làm, nghĩa vụ và trách nhiệm và nghĩa vụ và trách nhiệm của họ ở doanh nghiệp. Ngoài ra, việc tương tác với đồng nghiệp mới cũng vô cùng quan trọng .

Bởi vậy, lịch trình Onboarding ngày đầu tiên phải được sắp xếp hợp lý và linh hoạt để tăng tối đa tính hiệu quả. Bạn có thể tham khảo ngay lịch trình và các hoạt động dưới đây để ứng dụng lại vào trong quy trình của doanh nghiệp mình:

Mẫu lịch trình ngày đầu tiên Onboarding của một nhân viên mới

Trên đây là lịch trình cơ bản mà một doanh nghiệp hoàn toàn có thể ngay lập tức vận dụng vào trong quy trình onboarding. Ngoài ra, bạn cũng hoàn toàn có thể tùy ý biến hóa lịch trình này, miễn sao chúng chiếm hữu được những hoạt động giải trí trọng điểm sau :

• Hoàn thành việc cung cấp và hướng dẫn ứng dụng các tài liệu nội bộ: mẫu quyết định tuyển dụng, mẫu quy chế lương thưởng, mẫu các flowchart (lưu đồ quy trình nghiệp vụ), tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản trị và điều hành chung,…
• Tạo lập và bổ sung tài khoản của nhân viên mới vào các công cụ, phần mềm hỗ trợ làm việc của doanh nghiệp
• Giúp nhân viên nắm được về tầm nhìn – sứ mệnh – giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, cách thức ứng xử, làm việc phù hợp với nguyên tắc chung.
• Xây dựng KPI, kế hoạch công việc, OKRs,… cho nhân viên

Ngoài ra, vì ngày tiên phong thao tác là thời cơ tốt để hoàn toàn có thể ăn được điểm và tạo ấn tượng tốt tới nhân viên cấp dưới mới, hãy cố gắng nỗ lực lồng ghép những game show vui nhộn và chương trình để họ thấy được bầu không khí, văn hóa truyền thống tích cực mà doanh nghiệp bạn đang hướng tới .

Dưới đây là gợi ý về hai trò chơi đơn giản mà bạn có thể tổ chức cho nhân viên trong ngày đầu tiên đi làm:

• Truy tìm chữ ký: Trong quá trình tham quan văn phòng, hãy cung cấp cho mỗi nhân viên mới một danh sách tên các cộng sự, người hướng dẫn họ để xin chữ ký. Ai kiếm được nhiều chữ ký nhất sẽ là người chiến thắng. Trò chơi này đóng vai trò thúc đẩy nhân viên mới networking với nhóm nhân sự cũ, tạo tiền đề cho làm việc thuận lợi trong thời gian sau.
• Nhìn hình đoán tên: Sau tour tham quan văn phòng, mỗi nhân viên mới sẽ được cung cấp hình ảnh và tên của những người còn lại, ai là người ghép trúng nhiều nhất sẽ chiến thắng và nhận được phần thưởng. Trò chơi này nhằm mục đích giúp nhân viên mới tương tác với nhau nhiều hơn, xây dựng tinh thần hòa đồng và thân thiện cho mỗi người ngay từ ngày đầu tiên.

4. Sau khi nhân viên đã vào làm việc

75 % nhân viên cấp dưới cho rằng việc training trong tuần tiên phong thao tác là vô cùng quan trọng. Họ muốn hiểu rõ hơn về vị trí này, về những công cụ và kiến thức và kỹ năng mà họ sẽ được học để giải quyết và xử lý việc làm .

Doanh nghiệp, nếu không muốn dồn dập đưa ra quá nhiều thông tin cho nhân viên cấp dưới nhưng lại muốn họ bộc lộ hiệu suất cao việc làm ngay lập tức, hoàn toàn có thể nghĩ tới giải pháp cân đối tốt nhất cho cả đôi bên là một lộ trình “ on-the-job training ” – training dựa trên chính việc làm thực tiễn .
Nếu hoàn toàn có thể, nên tạo điều kiện kèm theo để nhân viên cấp dưới mới có một người cố vấn hoặc người hướng dẫn trong doanh nghiệp – chương trình mentorship. Việc có người giúp sức sẽ giúp họ làm quen nhanh hơn với môi trường tự nhiên và học hỏi được nhiều hơn. Bạn hoàn toàn có thể cử một nhân viên cấp dưới dày dặn theo kèm một nhân viên cấp dưới mới ít kinh nghiệm tay nghề, hoặc xây dựng một nhóm nhỏ chuyên giải đáp mọi câu hỏi được đưa ra từ những người mới .

Từ 1 đến 3 tháng kể từ ngày nhân viên mới làm việc, bộ phận nhân sự nên liên lạc để chắc chắn rằng nhân viên thực sự thấy hài lòng và gắn kết với công việc.

Trong tiến trình này, bạn cần liên tục chú ý quan tâm tới những hoạt động giải trí của nhân viên cấp dưới và gửi cho họ những nhìn nhận về hiệu suất cao thao tác của mình trong thời hạn đầu. Hành động này thường được nhân viên cấp dưới nhìn nhận rất cao, giúp họ có nhiều động lực hơn trong việc hoàn thành xong việc làm và bản thân .
Sau 6 tháng thường là thời gian để nhìn nhận nhân viên cấp dưới mới xem liệu đó hoàn toàn có thể là một mảnh ghép lâu dài hơn cho doanh nghiệp .

Nếu nhân viên ở lại, hãy tiếp tục “onboard” họ lên các vị trí mới bằng việc thảo luận về lộ trình phát triển tiếp theo.

Nếu họ phải rời đi, cũng đừng ngại ngần trao đổi thêm với họ về nguyên do. Có thể ngay từ đầu họ đã không phải một mảnh ghép tương thích, nhưng cũng hoàn toàn có thể quy trình onboard không hiệu suất cao khiến hai bên không hề tìm hướng hợp tác cùng nhau. Câu vấn đáp của họ lúc này chính là yếu tố bạn cần xử lý để tối ưu hoá quy trình onboarding lâu dài hơn .
Nguồn : resources.base.vn

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Chia Sẻ Kiến Thức