Lưu đồ quy trình mua hàng của một công ty

Mua hàng là một trong những hoạt động quan trọng của công ty. Công ty có quy trình mua hàng tốt sẽ giúp công ty hoạt động sản xuất kinh doanh trơn tru và hiệu quả. Cụ thể quy trình mua hàng của một công ty tốt sẽ có được nguồn hàng đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thuận lợi. Từ đó việc cung ứng hàng hóa diễn ra liên tục, ổn định, tránh đứt đoạn. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu các kiến thức về lưu đồ quy trình mua hàng của một công ty.

1.  Quy trình mua hàng của một công ty là gì?

Quy trình mua hàng của công ty là những bước thực thi hoạt động giải trí mua hàng theo một trình tự nhất định dựa và đặc thù nhiệm vụ cũng như pháp luật của công ty đó .

2.  Đặc điểm quy trình mua hàng của một công ty

Khi công ty vận dụng quy trình mua hàng thì sẽ có những ưu và điểm yếu kém nhất định, dưới đây là 1 số ít ưu điểm và điểm yếu kém của quy trình mua hàng :

• Ưu điểm

– Đơn giản hóa những bước việc làm mua hàng phức tạp .
– Dễ dàng tăng hiệu suất và quy mô sản xuất .
– Khả năng nâng cấp cải tiến thuận tiện để tăng hiệu suất và chất lượng mua hàng .
– Có thể đại trà phổ thông hóa nhu yếu trình độ khi tuyển dụng .
– Dễ tổ chức triển khai hoặc kết nối thành dây chuyền sản xuất hoạt động giải trí, dây chuyền sản xuất sản xuất .
– Dễ kiểm tra, giám sát và nhìn nhận hoạt động giải trí mua hàng vì kết thúc bước việc làm của người này sẽ là mở màn bước thao tác của người khác, nên nếu có sai xót thì rất thuận tiện chớp lấy và kiểm tra lại cũng sẽ đơn thuần hơn .
– Dễ ứng phó khi khủng hoảng cục bộ nhân sự vì đã có quy trình việc làm đơn cử nên rất dễ huấn luyện và đào tạo cho người mới .
– Dễ bảo mật vì mỗi nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể triển khai một vài bước trong quy trình .
– Thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty khi thao tác theo quy trình

• Nhược điểm

– Có thể rắc rối, rườm rà về thủ tục hành chính khi bắt buộc thao tác theo quy trình, không được đi tắt đón đầu .
– Giới hạn sự phát minh sáng tạo khi phải thao tác theo quy trình .
– Dễ ùn tắc, đổ vỡ khi trong quy trình có một bước không thực thi hoặc chậm trễ sẽ dẫn tới những bước sau không thực thi được hoặc bị chậm trễ theo

3.  Lưu đồ quy trình mua hàng của công ty

Mua hàng là quy trình tiến độ tiên phong của quy trình lưu chuyển sản phẩm & hàng hóa, là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về giá trị sản phẩm & hàng hóa trải qua quan hệ giao dịch thanh toán tiền hàng, là quy trình vốn được chuyển hóa từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa – doanh nghiệp nắm quyền sở hữu về sản phẩm & hàng hóa, mất quyền sở hữu về tiền hoặc có nghĩa vụ và trách nhiệm giao dịch thanh toán tiền cho nhà phân phối .
Mỗi doanh nghiệp hoạt động giải trí sản xuất kinh doanh thương mại khác nhau sẽ có quy trình mua hàng khác nhau, nhưng về cơ bản quy trình mua hàng của những công ty thường theo những bước sau :

3.1 Lưu đồ quy trình mua hàng

>>> Tham khảo: Phân hệ phần mềm quản lý mua hàng BRAVO

3.2.  Nội dung quy trình mua hàng của một công ty.

•  Lập “Yêu cầu mua hàng”

– Các phòng ban khi có nhu yếu mua sản phẩm & hàng hóa, dụng cụ, gia tài, nguyên vật liệu … sẽ làm nhu yếu gửi cho phòng mua hàng để triển khai mua hàng cung ứng nhu yếu sản xuất kinh doanh thương mại, những phiếu nhu yếu này do trưởng phòng hay người có nghĩa vụ và trách nhiệm đã duyệt .
– Khi có “ Yêu cầu mua hàng ”, phòng mua hàng triển khai phân công cho nhân viên cấp dưới mua hàng, tìm kiếm nhà cung ứng, làm giá những mẫu sản phẩm .

• Lập “Đề nghị báo giá”

– Từ “ Yêu cầu mua hàng ”, Phòng mua hàng thực thi lập “ Đề nghị làm giá ” gửi những nhà sản xuất truyền thống lịch sử hoặc những nhà sản xuất mới, đã tìm kiếm được theo những điều kiện kèm theo những phòng ban đã nhu yếu .

• Theo dõi “Báo giá của NCC”

– Nhận những làm giá từ những nhà sản xuất
– Đánh giá nhà phân phối có năng lực cung ứng tốt nhất những tiêu chuẩn và điều kiện kèm theo đã thiết kế xây dựng
– Lựa chọn nhà cung ứng sau cuối
– Căn cứ vào làm giá và nhu yếu được phê duyệt, Phòng Mua hàng thực thi lập và theo dõi “ Hợp đồng / Đơn đặt hàng mua ”. Tùy theo đặc trưng của doanh nghiệp, đặc thù mua và bán mà lập Đơn hàng hay Hợp đồng mua hay là chứng từ xác nhận .

• Phê duyệt Báo giá của Nhà cung cấp

– Các làm giá của NCC sẽ được BLĐ xét duyệt dựa trên những thông tin sau :
+ So sánh làm giá và những điều kiện kèm theo mua hàng cùng một loại sản phẩm của những nhà sản xuất khác nhau
+ So sánh làm giá mới với làm giá cũ cho cùng một mẫu sản phẩm của những nhà sản xuất khác nhau

• Lập “Hợp đồng/ Đơn hàng mua”

– Khi chọn được nhà phân phối sẽ triển khai lập hợp đồng, trên hợp đồng ghi nhận thông tin của làm giá, pháp luật giao dịch thanh toán, lịch giao hàng. Gửi đơn đặt hàng hoặc hợp đồng cho nhà cung ứng và thực thi ký kết đơn hàng hoặc hợp đồng giữa hai bên .
– Trường hợp việc ký hợp đồng có nhiều lần thực thi, thì sẽ lập đơn hàng cho từng lần thực thi. Thông tin trên đơn hàng cũng tựa như những pháp luật trên hợp đồng
– Chuyển “ Hợp đồng / Đơn hàng mua ” cho những bộ phận tương quan theo dõi : Kế toán địa thế căn cứ thanh toán giao dịch, theo dõi nợ công, Bộ phận kho theo dõi quy trình nhập hàng về kho .

• Lập “Đề nghị nhập hàng” và “Đề nghị kiểm hàng”

– Để sẵn sàng chuẩn bị cho khâu nhập hàng theo lịch, phòng mua hàng lập “ Đề nghị nhập hàng ” và “ Đề nghị kiểm hàng ” gửi những phòng ban tương quan theo dõi triển khai .

• Nhập kho

– Khi hàng được luân chuyển đến kho, những thông tin trên Hợp đồng / Đơn hàng mua ( số lượng, thông số kỹ thuật kỹ thuật, quy cách … ) sẽ làm địa thế căn cứ để bộ phận Kho kiểm tra. Các mẫu sản phẩm không đạt đúng tiêu chuẩn sẽ phản hồi cho Phòng mua hàng và Phòng mua hàng tiếp đón và thực thi những bước trả lại NCC. Các loại sản phẩm đạt tiêu chuẩn sẽ được triển khai nhập kho .
– Khi hàng nhập kho, bộ phận kho sẽ nhập số lượng, còn phòng mua hàng sẽ bổ trợ thông tin về giá

• Thanh toán

– Căn cứ vào pháp luật trên hợp đồng và những sách vở biên bản tương quan, phòng mua hàng sẽ lập bộ hồ sơ giao dịch thanh toán
– Phòng Kế toán đảm nhiệm và kiểm tra lại, nếu hợp lệ thì triển khai giao dịch thanh toán cho Nhà cung ứng nếu không phản hồi lại phòng Mua hàng bổ trợ / chỉnh sửa .

Xem thêm

>>> Các kiến thức khác về quy trình mua hàng tại một công ty

>>> Phần mềm kế toán quản trị BRAVO

Lê Mai Thùy Dương

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Doanh Nghiệp