Nghiệp vụ văn phòng quản lý văn bản đến

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

a) Tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là.cán bộ văn thư) hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v…; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, thực trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời hạn ghi trên bì ( so với bì văn bản có đóng dấu ” Hoả tốc ” hẹn giờ ), phải báo cáo giải trình ngay cho người được giao nghĩa vụ và trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai quản lý công tác làm việc văn thư ( sau đây gọi tắt là người được giao nghĩa vụ và trách nhiệm ) ; trong trường hợp thiết yếu, phải lập biên bản với người đưa văn bản .
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v … ; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông tin cho nơi gửi hoặc báo cáo giải trình người được giao nghĩa vụ và trách nhiệm xem xét, xử lý .

b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Sau khi tiếp đón, những bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và giải quyết và xử lý như sau :
– Loại không bóc bì : gồm có những bì văn bản gửi cho tổ chức triển khai Đảng, những đoàn thể trong cơ quan, tổ chức triển khai và những bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản tương quan đến việc làm chung của những cơ quan, tổ chức triển khai thì cá thể nhận văn bản có nghĩa vụ và trách nhiệm chuyển cho văn thư để ĐK .
– Loại do cán bộ văn thư bóc bì : gồm có toàn bộ những loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu những độ mật ( bì văn bản mật ) ;

– Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 thang 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:

– Những bì có đóng những dấu độ khẩn cần được bóc trước để xử lý kịp thời ;
– Không gây hư hại so với văn bản trong bì ; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện ; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản ;
– Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì ; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông tin cho nơi gửi biết để xử lý ;
– Nếu văn bán đến có kèm theo phiếu gửi thì phải so sánh văn bản trong bì với phiếu gửi ; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản ;
– Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác định một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm dẫn chứng .

c) Đóng dấu ”Đến”, ghi số và ngày đến

Văn bản đến của cơ quan, tổ chức triển khai phải được ĐK tập trung chuyên sâu tại văn thư, trừ những loại văn bản được ĐK riêng theo pháp luật của pháp lý và lao lý đơn cử của cơ quan, tổ chức triển khai như những hoá đơn, chứng từ kế toán v.v …
Tất cả văn bản đến thuộc diện ĐK tại văn thư phải được đóng dấu “ Đến ” ; ghi số đến và ngày đến ( kể cả giờ đến trong những trường hợp thiết yếu ) .
Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu ” Đến ” ; so với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp thiết yếu, hoàn toàn có thể in ra và làm thủ tục đóng đấu ” Đến ” .
Đối với những văn bản đến không thuộc diện ĐK tại văn thư thì không phải đóng dấu “ Đến ” mà được chuyển cho đơn vị chức năng hoặc cá thể có nghĩa vụ và trách nhiệm theo dõi, xử lý .
Dấu “ Đến ” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng chừng giấy trống, dưới số, ký hiệu ( so với những văn bản có ghi tên loại ), dưới trích yếu nội dung ( so với công văn ) hoặc vào khoảng chừng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm phát hành văn bản .
Mẫu dấu “ Đến ” và việc ghi những thông tin trên dấu “ Đến ” được thực thi theo hướng dẫn tại Phụ lục I – Dấu “ Đến ” kèm theo Công văn này .

d) Đăng ký văn bản đến

Văn bản đến được ĐK vào sổ ĐK văn bản hoặc cơ sở tài liệu văn bản đến trên máy vi tính .
– Đăng ký văn bản đến bằng sổ
+ Lập sổ ĐK văn bản đến
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng : năm, những cơ quan, tổ chức triển khai pháp luật đơn cử việc lập những loại sổ ĐK cho tương thích ..
Đối với những cơ quan, tổ chức triển khai đảm nhiệm dưới 2000 văn ổan đến một năm thì cần lập tối thiểu hai loại sổ sau :
· Sổ ĐK văn bản đến ( dùng để ĐK toàn bộ những loại văn bản, trừ văn bản mật ) ;
· Sổ ĐK văn bản mật đến .
Những cơ quan, tổ chức triển khai tiếp đón từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến một năm, nên lập những loại sổ sau :
·. Sổ ĐK văn bản đến của những Bộ, ngành ,. cơ quan TW ;
· Sổ ĐK văn bản đến của những cơ quan, tổ chức triển khai khác ;
· Sổ ĐK văn bản mật đến .

Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bán đến một năm thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đến.

Những cơ quan, tổ chức triển khai hàng năm đảm nhiệm nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo hoàn toàn có thể lập sổ ĐK đơn, thư riêng ; trường hợp số lượng đơn, thư không nhiều thì nên sử dụng sổ đãng ký văn bản đến để ĐK. Đối với những cơ quan, tổ chức triển khai hàng năng tiếp đón, xử lý số lượng đơn nhu yếu dịch vụ hành chính công hoặc những nhu yếu, đề xuất khác của cơ quan, tổ chức triển khai và công dân thì cần lập thêm những sổ ĐK nhu yếu dịch vụ theo lao lý của pháp lý .
+ Đăng ký văn bản đến

Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể và văn bản mật đến, được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II – Sổ đăng ký văn bán đến kèm theo Công văn này..
Mẫu sổ và việc đăng ký đơn, thư được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục III – Sổ đăng ký đơn, thư kèm theo Công văn này.

– Đăng ký văn bản bằng máy vi tmh sử dựng chương trmh quản lý văn bản
+ Yêu cầu chung so với việc thiết kế xây dựng cơ sở tài liệu văn bản đến được triển khai theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư – tàng trữ phát hành kèm theo Công văn số 608 / LTNN – TTNC ngày 19 tháng 1 1 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước ( nay à Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ) .
+ Việc ĐK ( update ) văn bản đến vào cơ sở tài liệu văn bản đến được thực thi theo hướng dẫn sử dụng chương trình ứng dụng quản lý .. văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai phân phối chương trình ứng dụng đó .
– Khi ĐK văn bản, cần bảo vệ rõ ràng, đúng chuẩn ; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng …

2. Trình và chuyển giao văn bản đến

a) Trình văn bản đến

Sau khi ĐK, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai giao nghĩa vụ và trách nhiệm ( sau đây gọi chung là người có thẩm quyền ) xem xét và cho quan điểm phân phối, chỉ huy xử lý .
Người có thẩm quyền, địa thế căn cứ vào nội dung của văn bản đến ; quy định thao tác của cơ quan, tổ chức triển khai ; tính năng, trách nhiệm và kế hoạch công tác làm việc được giao cho những đơn vị chức năng, cá thể, cho quan điểm phân phối văn bản, quan điểm chỉ huy xử lý ( nếu có ) và thời hạn xử lý văn bản ( trong trường hợp thiết yếu ). Đối với văn bản đến tương quan đến nhiều đơn vị chức năng hoặc nhiều cá thể thì cần xác lập rõ đơn vị chức năng hoặc cá thể chủ trì, những đơn vị chức năng hoặc cá thể tham gia và thời hạn xử lý của mỗi đơn vị chức năng, cá thể ( nếu cần ) .
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mlục ( “ chuyển ” trong dấu ‘ ” Đến ”. Ý kiến chỉ huy xử lý ( nếu có ) và thời hạn xử lý văn bản đến ( nếu có ) cần được ghi vào phiếu riêng. Mẫu phiếu xử lý văn bản đến do những cơ quan, tổ chức triển khai pháp luật đơn cử ( hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm mẫu ” Phiếu xử lý văn bản đến ” tại Phụ lục IV kèm theo Công văn này ) .
Sau khi có quan điểm phân phối, quan điểm chỉ huy xử lý ( nếu có ) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để ĐK bổ trợ vào sổ ĐK văn bản đến, sổ ĐK đơn, thư ( trong trường hợp đơn thư được vào sổ ĐK riêng ) hoặc vào những trường tương ứng trong cơ sở tài liệu văn bản đến .

b) Chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến được chuyển giao cho những đơn vị chức năng hoặc cá thể xử lý địa thế căn cứ vào quan điểm của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo vệ những nhu yếu sau :
– Nhanh chóng văn bản cần’được chuyển cho đơn vị chức năng hoặc cá thể có nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý trong ngày, chậm nhất là trong ngày thao tác tiếp theo ;
– Đúng đối tượng người tiêu dùng : văn bản phải được chuyển cho đúng người ’ nhận ;
– Chặt chẽ : khi chuyển giao văn bản phải triển khai kiểm tra, so sánh và người nhận văn bản phải ký nhận ; so với văn bản đến có đóng dấu “ Thượng khẩn ” và “ Hoả tốc ” ( kể cả “ Hoả tốc ” hẹn giờ ) thì cần ghi rõ thời hạn chuyển ..
Cán bộ văn thư của đơn vị chức năng hoặc người được thủ trưởng đơn vị chức năng giao nghĩa vụ và trách nhiệm, sau khi tiếp đón văn bản đến, phải vào sổ ĐK của đơn vị chức năng, trình thủ trưởng đơn vị chức năng xem xét và cho quan điểm phân phối, quan điểm chỉ huy xử lý ( nếu có ). Căn cứ vào quan điểm của thủ trưởng đơn vị chức năng, văn bản đến được chuyển cho cá thể trực tiếp theo dõi, xử lý .
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu ” Đến ”, ghi số và ngày đến ( số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm ĐK bản Fax, văn bản chuyển qua mạng ) và chuyển cho đơn vị chức năng hoặc cá thể đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng .
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, những cơ quan, tổ chức triển khai quyết định hành động việc lập sổ chuyển giao văn bản đến theo hướng dẫn như sau :
– Đối với những cơ quan, tổ chức triển khai tiếp đón dưới 2000 văn bản đến một năm thì nên sử dụng ngay sổ ĐK văn bản đến để. chuyển giao văn bản ;
– Những cơ quan, tổ chức triển khai đảm nhiệm trên 2000 văn bản đến một năm cần lập sổ chuyển giao văn bản đến ( mẫu sổ và cách ghi được thực thi theo hướng dẫn tại Phụ lục V – Sổ chuyển giao văn bản đến kèm theo Công văn này ) .

3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

a) Giải quyết văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến, những đơn vị chức năng, cá thể có nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý kịp thời theo thời hạn được pháp lý lao lý hoặc theo lao lý đơn cử của cơ quan, tổ chức triển khai ; so với những văn bản đến có đóng những dấu độ khẩn, phải xử lý khẩn trương, không được chậm trễ ..
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai cho quan điểm chỉ huy xử lý, đơn vị chức năng, cá thể cần đính kèm phiếu xử lý văn bản đến có quan điểm yêu cầu của đơn vị chức năng, cá thể ( mẫu phiếu tìm hiểu thêm Phụ lục IV kèm theo Công văn này ) .
Đối với văn bản đến có tương quan đến những đơn vị chức năng và cá thể khác, đơn vị chức năng hoặc cá thể chủ trì xử lý cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó ( kèm theo phiếu xử lý văn bản đến có quan điểm chỉ huy xử lý của người có thẩm quyền ) để lấy quan điểm của những đơn vị chức năng, cá thể. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai xem xét, quyết định hành động, đơn vị chức năng hoặc cá thể chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia quan điểm của những đơn vị chức năng, cá thể có tương quan .

b) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn xử lý theo pháp luật của pháp lý hoặc pháp luật của cơ quan, tổ chức triển khai đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn xử lý .

Trách nhiệm theo doic, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

– Người được giao nghĩa vụ và trách nhiệm có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc những đơn vị chức năng, cá thể xử lý văn bản đến theo thời hạn đã được lao lý ;
– Căn cứ pháp luật đơn cử của cơ quan, tổ chức triển khai, cán bộ văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu về văn bản đến, gồm có : tổng số văn bản đến ; văn bản đến đã được xử lý ; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được xử lý v.v … để báo cáo giải trình cho người được giao nghĩa vụ và trách nhiệm. Trường hợp cơ quan, tổ chức triển khai chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi. Việc xử lý văn bản đến thì cán bộ văn thư cần lập sổ để theo dỏi việc xử lý văn bản đến ( mẫu sổ và cách ghi sê được thực thi theo hướng dẫn tại Phụ lục VI – Sổ theo dõi xử lý văn bản đến kèm theo Công văn này ) ;
+ Đối với văn bản đến có đóng đấu “ Tài liệu tịch thu ”, cán bộ văn thư có nghĩa vụ và trách nhiệm theo dõi, tịch thu hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn lao lý .

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục