Tài Liệu Mẫu Sổ Đăng Ký Văn Bản Đi, Mẫu Sổ Văn Bản Đến

MỤC LỤC VĂN BẢN

THÔNG TƯ

HƯỚNGDẪN QUẢN LÝ VĂN BẢN, LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Căn cứ Nghị định số 61/2012 / NĐ-CP ngày 10 tháng8 năm 2012 của nhà nước pháp luật tính năng, trách nhiệm, quyền hạn và cơ cấu tổ chức tổchức của Bộ Nội vụ ;
Căn cứ Luật tàng trữ số 01/2011 / QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 .
Đang xem : Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
Xét ý kiến đề nghị của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước ;
Bộ trưởng Bộ Nội vụ phát hành Thông tư hướng dẫnquản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan ,

Chương 1.

HƯỚNG DẪN CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đốitượng áp dụng

1. Thông tư này hướng dẫn việc quản trị văn bản đi, văn bản đến ; lập hồ sơ hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý công việcthuộc tính năng, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể và nộp lưu hồ sơ, tàiliệu vào Lưu trữ cơ quan .
2. Thông tư này được vận dụng so với những cơ quannhà nước, tổ chức triển khai chính trị, tổ chức triển khai chính trị – xã hội, tổ chức triển khai chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức triển khai xã hội, tổ chức triển khai xã hội – nghề nghiệp, tổ chức triển khai kinh tế tài chính, đơn vị chức năng sự nghiệp và đơn vị chức năng vũ trang nhân dân ( sau đây gọi chung là cơ quan, tổchức ) .

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư này, những từ ngữ dưới đây được hiểunhư sau :
1. Văn bản đi là toàn bộ những loại văn bản, bao gồmvăn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bảnsao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật ) do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành .
2. Văn bản đến là tổng thể những loại văn bản, bao gồmvăn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bảnFax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật ) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổchức .
3. Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhậtnhững thông tin thiết yếu về văn bản như số, ký hiệu ; ngày, tháng, năm banhành ; tên loại và trích yếu nội dung ; nơi nhận và những thông tin khác vào sổđăng ký văn bản hoặc cơ sở tài liệu quản trị văn bản trên máy vi tính để quản lývà tra tìm văn bản .
4. Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp những văn bản quy phạmpháp luật, văn bản hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làmcăn cứ pháp lý, tra cứu khi xử lý việc làm của cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể .
5. Đơn vị dữ gìn và bảo vệ là đơn vị chức năng thống kê trong nghiệpvụ tàng trữ, đồng thời dùng để quản trị, tra tìm tài liệu. Độ dày của mỗi đơn vịbảo quản không quá 3 cm. Nếu một hồ sơ có ít văn bản, tài liệu thì lập một đơn vịbảo quản. Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu thì được chia thành nhiều tậpvà mỗi tập trong hồ sơ đó là một đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ .
6. Danh mục hồ sơ là bảng kê mạng lưới hệ thống những hồ sơ dựkiến hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai trong một nămkèm theo ký hiệu, đơn vị chức năng ( hoặc người ) lập và thời hạn dữ gìn và bảo vệ của mỗi hồ sơ .
7. Văn thư cơ quan là tổ chức triển khai hoặc bộ phận thực hiệncác trách nhiệm công tác làm việc văn thư của cơ quan, tổ chức triển khai theo lao lý của pháp lý .
8. Văn thư đơn vị chức năng là cá thể trong đơn vị chức năng của cơquan, tổ chức triển khai, được người đứng đầu đơn vị chức năng giao thực thi 1 số ít trách nhiệm củacông tác văn thư như : đảm nhiệm, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản, quản trị hồsơ, tài liệu của đơn vị chức năng trước khi giao nộp vào tàng trữ cơ quan .

Điều 3. Nguyên tắc quản lý vănbản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổchức phải được quản trị tập trung chuyên sâu tại Văn thư cơ quan ( sau đây gọi tắt là Vănthư ) để làm thủ tục tiếp đón, đăng ký ; trừ những loại văn bản được đăng kýriêng theo pháp luật của pháp lý. Những văn bản đến không được đăng ký tại Vănthư, những đơn vị chức năng, cá thể không có nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý .
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải đượcđăng ký, phát hành họặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việctiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ những mức độ khẩn : ‘ ‘ Hỏa tốc ” ( kể cả “ Hỏatốc ” hẹn giờ ), “ Thượng khẩn ” và “ Khẩn ” ( sau đây gọi chung là văn bản khẩn ) phảiđược đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phảiđược hoàn thành xong thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký .
3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí hiểm nhà nước ( sau đây gọi tắt là văn bản mật ) được đăng ký, quản trị theo lao lý của phápluật hiện hành về bảo vệ bí hiểm nhà nước và hướng dẫn tại Thông tư này .
4. Người được giao xử lý, theo dõi việc làm củacơ quan, tổ chức triển khai ( sau đây gọi chung là cá thể ) có nghĩa vụ và trách nhiệm lặp hồ sơ vềcông việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan .
Hồ sơ được lập phải bảo vệ những nhu yếu sau :
a ) Phản ánh đúng tính năng, trách nhiệm của cơ quan, đơn vị chức năng ; đúng việc làm mà cá thể chủ trì xử lý .
b ) Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải vừa đủ, hoàn hảo, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ ngặt nghèo với nhau và phản ánhđúng trình tự diễn biến của yếu tố, vấn đề hoặc trình tự xử lý việc làm .
5. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phảiđủ thành phần, đúng thời hạn và thủ tục pháp luật .
6. Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảovệ, dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng mục tiêu trong quy trình tiếpnhận, chuyển giao, xử lý việc làm .

Chương 2.

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 4. Tiếp nhận văn bản đến

1. Tiếp nhận văn bản đến
a ) Khi đảm nhiệm văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờhoặc ngoài giờ thao tác. Văn thư hoặc người được giao trách nhiệm đảm nhiệm văn bảnđến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong ( nếu có ), kiểm tra, đốichiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận .
b ) Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, thực trạng bìkhông còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời hạn ghi trênbì ( so với bì văn bản có đóng dấu “ Hỏa tốc ” hẹn giờ ), Văn thư hoặc người đượcgiao trách nhiệm tiếp đón văn bản đến phải báo cáo giải trình ngay người có nghĩa vụ và trách nhiệm ; trườnghợp thiết yếu, phải lập biên bản với người chuyển văn bản .
c ) Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Faxhoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗivăn bản ; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông tin cho nơi gửi hoặc báocáo người có nghĩa vụ và trách nhiệm xem xét, xử lý .
2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
a ) Các bì văn bản đến được phân loại và giải quyết và xử lý nhưsau :
– Loại phải bóc bì : những bì văn bản đến gửi cho cơquan, tổ chức triển khai .
– Loại không bóc bì : những bì văn bản đến có đóng dấuchỉ những mức độ mật hoặc gửi đích danh cá thể và những tổ chức triển khai đoàn thể trong cơquan, tổ chức triển khai Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danhcá nhân, nếu là văn bản tương quan đến việc làm chung của cơ quan, tổ chức triển khai thìcá nhân nhận văn bản có nghĩa vụ và trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký .
– Việc bóc bì văn bản mật được thực thi theo quy địnhtại Thông tư số 12/2002 / TT-BCA ( A11 ) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướngdẫn triển khai Nghị định số 33/2002 / NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủquy định cụ thể thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí hiểm nhà nước và lao lý cụ thểcủa Cơ quan, tổ chức triển khai .
b ) Việc bóc bì văn bản phải bảo vệ những nhu yếu :
– Những bì có đóng dấu chi những mức độ khẩn phải đượcbóc trước để xử lý kịp thời ;
– Không gây hư hại so với văn bản, không bỏ sótvăn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấubưu điện ;
– Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệucủa văn bản trong bì ; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếuvăn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trảlại cho nơi gửi văn bản ; trường hợp phát hiện có sai sót, thông tin cho nơi gửibiết để xử lý ;
– Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bảncần phải kiểm tra, xác định một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhậncách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản đểlàm dẫn chứng .
3. Đóng dấu “ Đến ”, ghi số và ngày đến
a ) Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Vănthư phải được đóng dấu “ Đến ” ; ghi số đến và ngày đến ( kể cả giờ đến trong nhữngtrường hợp thiết yếu ). Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp thiết yếu, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “ Đến ” .
b ) Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tạiVăn thư ( văn bản gửi đích danh cho tổ chức triển khai đoàn thể, đơn vị chức năng hoặc cá thể ) thìchuyển cho nơi nhận mà không phải đóng đấu “ Đến ” .
c ) Dấu “ Đến ” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảnggiấy trống dưới số, ký hiệu ( so với những văn bản có tên loại ), dưới phầntrích yếu nội dung ( so với công văn ) hoặc vào khoảng chừng giấy trống dưới ngày, tháng, năm phát hành văn bản .
d ) Mẫu dấu “ Đến ” và cách ghi những thông tin trên dấu “ Đến ” triển khai theo hướng dẫn tại Phụ lục I .

Điều 5. Đăng ký văn bản đến

Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đếnhoặc Cơ sở tài liệu quản trị văn bản đến trên máy vi tính .
1. Đăng ký văn bản đến bằng sổ
a ) Lập Sổ đăng ký văn bản đến
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, những cơ quan, tổ chức triển khai lao lý việc lập những loại sổ đăng ký cho tương thích. Cụ thể như sau :
– Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lặp hai sổ : Sổ đăng ký văn bản đến dùng để đăng ký toàn bộ những loại văn bản ( trừ văn bản mật ) và sổ đăng ký văn bản mật đến ;
– Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ : Sổ đăng ký văn bản đến của những bộ, ngành, cơ quan TW ; Sổ đăng kývăn bản đến của những cơ quan, tổ chức triển khai khác ; Sổ đăng ký văn bản mật đến ;
– Trên 5000 văn bản đến, nên lập những sổ đăng ký chitiết theo nhóm cơ quan thanh toán giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến ;
– Các cơ quan, tổ chức triển khai hàng năm đảm nhiệm nhiềuđơn, thư khiếu nại, tố cáo thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng ;
– Đối với những cơ quan, tổ chức triển khai hàng năm đảm nhiệm, xử lý số lượng lớn nhu yếu dịch vụ hành chính công hoặc những nhu yếu, đềnghị khác của cơ quan, tổ chức triển khai và công dân thì lặp thêm những Sổ đăng ký yêu cầudịch vụ theo lao lý của pháp lý .
b ) Đăng ký văn bản đến
– Phải đăng ký rất đầy đủ, rõ ràng, đúng chuẩn những thôngtin thiết yếu về văn bản ; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ ; không viết tắtnhững từ, cụm từ không thông dụng .
– Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bảnđến, văn bản mật đến triển khai theo hướng dẫn tại Phụ lục II .
– Mẫu Sổ đăng ký đơn, thư và cách đăng ký đơn, thưthực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục III .
2. Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở tài liệu quản lývăn bản đến trên máy vi tính
a ) Yêu cầu chung so với việc thiết kế xây dựng Cơ sở dữ liệuquản lý văn bản đến được triển khai theo lao lý hiện hành của pháp lý vềlĩnh vực này .
b ) Việc đăng ký ( update ) văn bản đến vào Cơ sở dữliệu quản trị văn bản đến được thực thi theo hướng dẫn sử dụng chương trình phầnmềm quản trị văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai phân phối chương trình ứng dụng đó .
c ) Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở tài liệu quảnlý văn bản đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản trị .
d ) Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạngdiện rộng để đăng ký văn bản mật đến .

Điều 6. Trình, chuyển giao vănbản đến

1. Trình văn bản đến
a ) Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trìnhkịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai hoặc người được người đứng đầu cơquan, tổ chức triển khai giao nghĩa vụ và trách nhiệm ( sau đây gọi chung là người có thẩm quyền ) xemxét và cho quan điểm phân phối, chỉ huy xử lý. Văn bản đến có dấu chỉ những mứcđộ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được .
b ) Căn cứ nội dung của văn bản đến ; Quy chế làm việccủa cơ quan, tổ chức triển khai ; tính năng, trách nhiệm và kế hoạch công tác làm việc được giao chocác đơn vị chức năng, cá thể, người có thẩm quyền phân phối văn bản cho quan điểm chỉ đạogiải quyết và thời hạn xử lý văn bản ( nếu cần ) .
Đối với văn bản đến tương quan đến nhiều đơn vị chức năng hoặcnhiều cá thể thì cần ghi rõ đơn vị chức năng hoặc cá thể chủ trì, đơn vị chức năng hoặc cá nhânphối hợp và thời hạn xử lý của mỗi đơn vị chức năng, cá thể ( nếu cần ) .
c ) Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “ Chuyển ” trong dấu “ Đến ”. Ý kiến chỉ huy xử lý ( nếu có ) và thời hạn xử lý vănbản đến ( nếu có ) cần được ghi vào phiếu riêng. Mẫu Phiếu xử lý văn bản đếndo những cơ quan, tổ chức triển khai lao lý đơn cử. ( Tham khảo Phụ lục IV ) .
d ) Sau khi có quan điểm phân phối, quan điểm chỉ huy giảiquyết ( nếu có ) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thưđể đăng ký bổ trợ vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào những trường tương ứngtrong Cơ sở tài liệu quản trị văn bản đến .
2. Chuyển giao văn bản đến
a ) Căn cứ vào quan điểm phân phối của người có thẩmquyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho những đơn vị chức năng hoặc cá thể xử lý. Việc chuyển giao văn bản phải bảo vệ kịp thời, đúng mực, đúng đối tượng người tiêu dùng, chặtchẽ và giữ gìn bí hiểm nội dung văn bản .
b ) Sau khi đảm nhiệm văn bản đến, Văn thư đơn vị chức năng phảivào Sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị chức năng xem xét và cho quan điểm phân phối, ýkiến chỉ huy xử lý ( nếu có ). Căn cứ vào quan điểm của người đứng đầu đơn vị chức năng. Văn thư đơn vị chức năng chuyển văn bản đến cho cá thể trực tiếp theo dõi, xử lý .
c ) Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bảnchuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “ Đến ”, ghi số và ngày đến như số đến vàngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển chođơn vị hoặc cá thể đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng .
d ) Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, những cơquan, tổ chức triển khai lập Sổ chuyển giao văn bản đến cho tương thích ; dưới 2000 văn bản đếnthì dùng Sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản ; nếu trên 2000 văn bản đếnthì lặp Sổ chuyển giao văn bản đến .
Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đến và cách ghi thực hiệntheo hướng dẫn tại Phụ lục V .

Điều 7. Giải quyết và theo dõi,đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Giải quyết văn bản đến
a ) Khi nhận được văn bản đến, những đơn vị chức năng, cá nhâncó nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý kịp thời theo thời hạn được pháp lý lao lý hoặctheo pháp luật của cơ quan, tổ chức triển khai. Những văn bản đến có dấu chỉ những mức độ khẩnphải xử lý trước .
b ) Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai xemxét, quyết định hành động giải pháp xử lý, đơn vị chức năng, cá thể phải đính kèm phiếu giảiquyết văn bản đến có quan điểm yêu cầu của đơn vị chức năng, cá thể .
Đối với văn bản đến có tương quan đến những đơn vị chức năng vàcá nhân khác, đơn vị chức năng hoặc cá thể chủ trì xử lý phải gửi văn bản hoặc bảnsao văn bản đó ( kèm theo phiếu xử lý văn bản đến có quan điểm chỉ huy giảiquyết của người có thẩm quyền ) để lấy quan điểm của những đơn vị chức năng, cá thể. Khi trìnhngười đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai xem xét, quyết định hành động, đơn vị chức năng hoặc cá thể chủtrì phải trình kèm văn bản tham gia quan điểm của những đơn vị chức năng, cá thể có liênquan .
2. Theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến
a ) Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyếtphải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn xử lý .
b ) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai giao cho ChánhVăn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao nghĩa vụ và trách nhiệm thực hiệntheo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến .
c ) Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu để báo cáongười được giao nghĩa vụ và trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc xử lý văn bản đến. Trườnghợp cơ quan, tổ chức triển khai chưa ứng dụng máy vi tính để quản trị văn bản thì Văn thư cầnlập Sổ theo dõi việc xử lý văn bản đến .
Mẫu Sổ theo dõi xử lý văn bản đến và cách ghisổ triển khai theo hướng dẫn tại Phụ lục VI .
d ) Đối với văn bản đến có dấu “ Tài liệu tịch thu ”, Văn thư có nghĩa vụ và trách nhiệm theo dõi, tịch thu hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thờihạn pháp luật .

Chương 3.

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 8. Kiểm tra thể thức và kỹthuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lạithể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản ; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo giải trình ngườicó nghĩa vụ và trách nhiệm xem xét, xử lý .
2. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
a ) Ghi số văn bản
– Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức triển khai được ghi sốtheo mạng lưới hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức triển khai do Văn thư thống nhất quản trị ; trừtrường hợp pháp luật có pháp luật khác .
– Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thựchiện theo pháp luật của pháp lý hiện hành và đăng ký riêng .
– Việc ghi số văn bản hành chính triển khai theo quyđịnh tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011 / TT-BNVngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản hành chính, được đăng ký như sau :
+ Các loại văn bản : Chỉ thị ( riêng biệt ), quyết định hành động ( riêng biệt ), lao lý, quy định, hướng dẫn được đăng ký vào một số ít và một hệ thốngsố .
+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vàomột số và một mạng lưới hệ thống số riêng .
– Văn bản mật đi được đăng ký vào một số ít và một hệthống số riêng .
b ) Ghi ngày, tháng, năm văn bản
– Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạmpháp luật được thực thi theo lao lý của pháp lý hiện hành .
– Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chínhđược triển khai theo lao lý tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thôngtư số 01/2011 / TT-BNV .

Điều 9. Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đihoặc Cơ sở tài liệu quản trị văn bản đi trên máy vi tính .
1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ
a ) Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ giải pháp ghi số và đăng ký văn bản đi đượchướng dẫn tại Điểm a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư này, những cơ quan, tổ chức triển khai lập sổđăng ký văn bản đi cho tương thích .
b ) Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bảnđi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, thực thi theo hướng dẫn tại Phụ lụcVII .
2. Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở tài liệu quản lývăn bản đi trên máy vi tính
a ) Yêu cầu chung so với việc thiết kế xây dựng Cơ sở dữ liệuquản lý văn bản đi được thực thi theo lao lý hiện hành của pháp lý về lĩnhvực này .
b ) Việc đăng ký ( update ) văn bản đi vào Cơ sở dữliệu quản trị văn bản đi được thực thi theo hướng dẫn sử dụng chương trình phầnmềm quản trị văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai cung ứng chương trình ứng dụng đó .
c ) Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở tài liệu quảnlý văn bản đi phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quảnlý .

Điều 10. Nhân bản, đóng dấu cơquan và dấu mức độ khẩn, mật

1. Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng đượcxác định ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời hạn lao lý .
Việc nhân bản văn bản mật đi được triển khai theoquy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002 / NĐ-CP .
2. Đóng dấu cơ quan
a ) Việc đóng dấu lên chữ ký và những phụ lục kèm theovăn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu pháp luật. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng chừng 1/3 chữ ký về phíabên trái .
b ) Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực thi theo lao lý của Bộtrưởng, Thủ trưởng cơ quan quản trị ngành .
c ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng chừng giữa mép phảicủa văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần những tờ giấy ; mỗi dấu đóng tốiđa 05 trang văn bản .
3. Đóng dấu chỉ những mức độ khẩn, mật
a ) Việc đóng dấu chỉ những mức độ khẩn ( “ Hỏa tốc ”, “ Hỏatốc hẹn giờ ”, “ Thượng khẩn ” và “ Khẩn ” ) trên văn bản được triển khai theo quy địnhtại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011 / TT-BNV .
b ) Việc đóng dấu chi những mức độ mật ( “ Tuyệt mật ”, “ Tối mật ” và “ Mật ” ), dấu “ Tài liệu tịch thu ” trên văn bản được triển khai theoquy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002 / TT-BCA ( A11 ) .

Điều 11. Làm thủ tục pháthành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Làm thủ tục phát hành văn bản
a ) Lựa chọn bì
Bì văn bản phải có size lớn hơn kích cỡ củavăn bản ; được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu quađược và có định lượng tối thiểu từ 80 gram / mét vuông trở lên. Bì văn bản mậtđược thực thi theo pháp luật tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002 / TT-BCA ( A11 ) .
b ) Trình bày bì và viết bì

Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì thực hiệntheo hướng dẫn tại Phụ lục VIII.

c ) Vào bì và dán bì
Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọncách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần chú ý quan tâm để mật giấy có chữ vàotrong, không làm nhàu văn bản .
Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều ; mép bì được dán kín, không bị nhăn ; không để hồ dán dính vào văn bản .
d ) Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng nhưdấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì. Việc đóng dấu “ Chỉ người có tên mới đượcbóc bì ” và những dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được triển khai theoquy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Thông tư số 12/2002 / TT-BCA ( A11 ) .
Xem thêm : Tiểu Luận Thị Trường Cổ Phiếu Nước Ta, Thực Trạng Thị Trường Cổ Phiếu Nước Ta
2. Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được triển khai xong thủ tục phát hànhvà chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làmviệc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật hoàn toàn có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản .
a ) Chuyển giao trực tiếp cho những đơn vị chức năng, cá nhântrong cơ quan, tổ chức triển khai
– Trường hợp cơ quan, tổ chức triển khai có số lượng văn bảnđi được chuyển giao nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực thi tậptrung tại Văn thư thì phải lập Sổ chuyển giao riêng .
Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký thựchiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX .
– Trường hợp cơ quan, tổ chức triển khai có số lượng văn bảnđi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiệnthì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “ Đơnvị, người nhận bản lưu ” để ký nhận văn bản ; người nhận văn bản phải ký nhận vàosổ .
b ) Chuyển giao trực tiếp cho những cơ quan, tổ chứckhác
– Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giaoliên cơ quan, tổ chức triển khai chuyển trực tiếp cho những cơ quan, tổ chức triển khai khác đều phảiđược đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi .
– Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phảiký nhận vào sổ .
c ) Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện
– Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đềuphải đăng ký vào sổ. Mẫu Sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ thực hiệntheo hướng dẫn tại Phụ lục X .
– Khi giao bì văn bản, phải nhu yếu nhân viên cấp dưới bưuđiện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ ( nếu có ) .
d ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản điđược chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính .
đ ) Chuyển phát văn bản mật
Việc chuyển phải văn bản mật được thực thi theoquy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002 / NĐ-CP và pháp luật tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002 / TT-BCA ( A11 ) .
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có nghĩa vụ và trách nhiệm theo dõi việc chuyển phátvăn bản đi, đơn cử như sau :
a ) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bảnđi theo nhu yếu của người ký văn bản. Việc xác lập những văn bản đi cần lậpPhiếu gửi do đơn vị chức năng hoặc cá thể soạn thảo văn bản đề xuất kiến nghị, trình người ký vănbản quyết định hành động .
b ) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “ Tài liệuthu hồi ”, phải theo dõi, tịch thu đúng thời hạn ; khi nhận lại, phải kiểm tra, đốichiếu để bảo vệ văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc .
c ) Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì nguyên do nào đómà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị chức năng hoặc cá thể soạn thảo văn bảnđó ; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác định khicần thiết .
d ) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịpthời báo cáo giải trình người có nghĩa vụ và trách nhiệm xem xét, xử lý .

Điều 12. Lưu văn bản đi

1. Việc lưu văn bản đi được triển khai như sau :
a ) Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản : bản gốc lưu tạiVăn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, xử lý việc làm .
b ) Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắpxếp theo thứ tự đăng ký .
2. Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nướcngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèmtheo bản dịch đúng chuẩn nội dung bảng tiếng quốc tế hoặc tiếng dân tộc bản địa thiểusố .
3. Việc lưu giữ, dữ gìn và bảo vệ và sử dụng bản lưu văn bảnđi có đóng dấu chỉ những mức độ mật được thực thi theo lao lý hiện hành về bảovệ bí hiểm nhà nước .
4. Văn thư có nghĩa vụ và trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụkịp thời nhu yếu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo lao lý của pháp lý và quyđịnh đơn cử của cơ quan, tổ chức triển khai .
Mẫu Sổ sử dụng bản lưu và cách ghi sổ triển khai theohướng dẫn tại Phụ lục XI .

Chương 4.

LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒSƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 13. Lập Danh mục hồ sơ

1. Tác dụng của Danh mục hồ sơ
a ) Quản lý những hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai và cánhân trải qua mạng lưới hệ thống hồ sơ .
b ) Giúp cho cơ quan, tổ chức triển khai dữ thế chủ động trong việc tổchức lập hồ sơ và quản trị hồ sơ, tài liệu trong tiến trình văn thư được chặt chẽvà khoa học .
c ) Là địa thế căn cứ để kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ tạicác đơn vị chức năng, cá thể ; góp thêm phần nâng cao ý thức và nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi cá nhântrong cơ quan, tổ chức triển khai so với việc lập hồ sơ và sẵn sàng chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ cơ quan .
d ) Là địa thế căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưutrữ và ship hàng sử dụng .
2. Căn cứ lập Danh mục hồ sơ
Các địa thế căn cứ đa phần để lập Danh mục hồ sơ gồm có : Các văn bản lao lý về công dụng, trách nhiệm, quyền hạn, cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của cơquan, tổ chức triển khai và những đơn vị chức năng trong cơ quan tổ chức triển khai ; Quy chế thao tác của cơquan, tổ chức triển khai ; Quy chế công tác làm việc văn thư, tàng trữ của cơ quan, tổ chức triển khai ; Kế hoạch, trách nhiệm công tác làm việc hàng năm của cơ quan, tổ chức triển khai, của những đơn vị chức năng và của mỗi cánhân ; Danh mục hồ sơ của những năm trước ; Bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu và Mụclục hồ sơ của cơ quan, tổ chức triển khai ( nếu có ) .
3. Nội dung lập Danh mục hồ sơ
a ) Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ
– Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựngtheo cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai hoặc theo nghành nghề dịch vụ hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai. Căn cứtình hình trong thực tiễn của mỗi cơ quan, tổ chức triển khai để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơcho tương thích, bảo vệ việc lập hồ sơ được vừa đủ, đúng chuẩn và thuận tiện. Nhữngcơ quan, tổ chức triển khai có cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai không thay đổi, tính năng, trách nhiệm của những đơn vịđược phân định rõ ràng thì vận dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức tổchức. Những cơ quan, tổ chức triển khai có cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai phức tạp, không không thay đổi, khôngrõ ràng thì kiến thiết xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo nghành hoạt động giải trí .
– Nếu theo cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai thì lấy tên những đơn vịtrong cơ quan, tổ chức triển khai ; theo nghành hoạt động giải trí thì lấy tên những nghành nghề dịch vụ hoạt độngchủ yếu của cơ quan, tổ chức triển khai làm đề mục lớn ( những phần ) của Danh mục hồ sơ .
– Trong từng đề mục lớn gồm có những đề mục nhỏ làcác yếu tố thuộc tính năng trách nhiệm của đơn vị chức năng – so với khung đề mục theo cơ cấutổ chức ; hoặc là những yếu tố trong khoanh vùng phạm vi một nghành nghề dịch vụ hoạt động giải trí – đối vớikhung đề mục theo nghành hoạt động giải trí .
– Trong mỗi đề mục nhỏ, những hồ sơ được sắp xếp theotrình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến đơn cử, có tích hợp với vị trí và tầmquan trọng của hồ sơ .
Mẫu hạng mục hồ sơ – Phụ lục XII
b ) Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồsơ và đơn vị chức năng hoặc người lập
– Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị chức năng hoặccá nhân chịu nghĩa vụ và trách nhiệm lập hồ sơ dựa trên những địa thế căn cứ lập Danh mục hồ sơ tạiKhoản 2 Điều này ; đặc biệt quan trọng là chương trình kế hoạch và trách nhiệm công tác làm việc năm củacơ quan, tổ chức triển khai và của những đơn vị chức năng, trách nhiệm và việc làm đơn cử của từng cánhân trong đơn vị chức năng .
– Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phảikhái quát được nội dung của những văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trìnhtheo dõi, xử lý việc làm .
Mẫu một số ít loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu vượt trội – Phụ lụcXIII
c ) Dự kiến thời hạn dữ gìn và bảo vệ của hồ sơ
Thời hạn dữ gìn và bảo vệ của hồ sơ được ghi theo Bảng thờihạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu hình thành thông dụng trong hoạt động giải trí của những cơ quan, tổchức ; Bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quảntài liệu của cơ quan, tổ chức triển khai ( nếu có ) .
d ) Đánh số, ký hiệu những đề mục và hồ sơ
– Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ sốLa Mã .
– Các đề mục nhỏ ( nếu có ) trong từng đề mục lớn đượcđánh số riêng bảng chữ số Ả-rập .
– Số, ký hiệu của hồ sơ gồm có số thứ tự được đánhbằng chữ số Ả rập và ký hiệu ( bằng những chữ viết tắt ) của đề mục lớn. Chữ viết tắtcủa những đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức triển khai lao lý nhưng cầnngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ .
Việc đánh số hồ sơ hoàn toàn có thể vận dụng một trong haicách sau :
+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, khởi đầu từ số 01 .
+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong khoanh vùng phạm vi từngđề mục lớn, khởi đầu từ số 01 .
4. Tổ chức lập Danh mục hồ sơ
a ) Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau :
– Cách thứ nhất : Văn thư kiến thiết xây dựng dự thảo Danh mụchồ sơ của cơ quan, tổ chức triển khai ; lấy quan điểm góp phần của những đơn vị chức năng, cá thể liênquan ; triển khai xong dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính đểtrình người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai ký phát hành .
– Cách thứ hai : Các đơn vị chức năng dự kiến Danh mục hồ sơ củađơn vị mình theo hướng dẫn nhiệm vụ của Văn thư ; Văn thư tổng hợp thành Danh mụchồ sơ của cơ quan, tổ chức triển khai, bổ trợ, chỉnh sửa ( nếu cần ) ; triển khai xong dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai ký phát hành .
b ) Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chứcduyệt, ký phát hành vào đầu năm .
c ) Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hànhgửi những đơn vị chức năng, cá thể tương quan để triển khai lập hồ sơ theo Danh mục. Trongquá trình thực thi, nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tiễn hoặc có công việcgiải quyết phát sinh thuộc nghĩa vụ và trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị chức năng hoặc cá thể nàothì đơn vị chức năng hoặc cá thể đó cần kịp thời sửa đổi, bổ trợ vào phần Danh mục hồsơ của mình để Văn thư tổng hợp, bổ trợ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức triển khai .

Điều 14. Mở hồ sơ

1. Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi nhữngthông tin khởi đầu về hồ sơ, như : ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được phong cách thiết kế và in theo Tiêu chuẩn vương quốc TCVN 9251 : 2012 Bìa hồ sơlưu trữ .
2. Mỗi cá thể khi xử lý việc làm được giaocó nghĩa vụ và trách nhiệm mở hồ sơ về việc làm đó ( theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trườnghợp cơ quan, tổ chức triển khai chưa có Danh mục hồ sơ ) .

Điều 15. Thu thập, cập nhậtvăn bản, tài liệu vào hồ sơ

1. Mỗi cá thể có nghĩa vụ và trách nhiệm tích lũy, update tấtcả văn bản, tài liệu hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý công việcvào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm .
2. Cần tích lũy kịp thời những văn bản, tài liệunhư bài phát biểu của chỉ huy, tham luận của những đại biểu tại hội nghị, hội thảo chiến lược … bảo vệ sự toàn vẹn, khá đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc .

Điều 16. Kết thúc hồ sơ

1. Khi việc làm xử lý xong thì hồ sơ được kếtthúc, người lập hồ sơ có nghĩa vụ và trách nhiệm :
a ) Kiểm tra mức độ khá đầy đủ của văn bản, tài liệu cótrong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ trợ cho đủ .
b ) Xem xét loại ra khỏi hồ sơ : Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính ( trừ bản thảo về yếu tố quan trọng có ghi ý kiếnchỉ đạo của chỉ huy cơ quan hoặc quan điểm góp ý của những cơ quan hữu quan hoặc bảnthảo mà người lập hồ sơ thấy thiết yếu phải giữ lại ) ; bản chụp văn bản, tài liệutham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ .
c ) Sắp xếp những văn bản, tài liệu trong hồ sơ theotrình tự xử lý việc làm hoặc theo thời hạn, tên loại, tác giả của văn bản … Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì ; tài liệu băng, đĩaghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ. Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành những đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ khác nhau ( không nên tách dưới 01 cm ) đểthuận tiện cho việc quản trị và sử dụng. Mỗi đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ trong hồ sơ có đặcđiểm chung, dù yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập, ( ví dụ, Hồ sơ xây dựngvăn bản quy phạm pháp luật hoàn toàn có thể phân thành những đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ như : những lần dựthảo, những lần hội thảo chiến lược, những lần trình … ) .
d ) Xem xét lại thời hạn dữ gìn và bảo vệ của hồ sơ ( đối chiếuvới Danh mục hồ sơ và thực tiễn tài liệu trong, hồ sơ ) .
đ ) Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợpvới nội dung tài liệu trong hồ sơ ( nếu cần ) .
2. Nếu hết năm mà việc làm chưa xử lý xong, thì chưa triển khai việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ trợ vào Danh mục hồsơ năm sau .

Điều 17. Thời hạn, thành phầnhồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu

1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ những đơn vị chức năng, cá thể vào Lưu trữ cơ quan được pháp luật trong thời hạn 01 năm, kể từ ngàycông việc kết thúc ; so với hồ sơ, tài liệu kiến thiết xây dựng cơ bản thì trong thời hạn03 tháng, kể từ ngày khu công trình được quyết toán .
2. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữcơ quan gồm hàng loạt hồ sơ, tài liệu được xác lập thời hạn dữ gìn và bảo vệ từ 05 nămtrở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau :
a ) Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm địa thế căn cứ đểtheo dõi, xử lý việc làm thuộc nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi cá thể, được cá nhângiữ và hoàn toàn có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thực thi hiện hành thi hành .
b ) Hồ sơ về những việc làm chưa xử lý xong .
c ) Hồ sơ phối hợp xử lý việc làm ( trường hợptrùng với hồ sơ của đơn vị chức năng chủ trì ) .
d ) Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tìm hiểu thêm .
3. Thủ tục nộp lưu
Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai bản “ Mục lục hồsơ, tài liệu nộp lưu ” ( Phụ lục XIV ) và hai bản “ Biên bản giao nhận hồ sơ, tàiliệu ” ( phụ lục XV ). Đơn vị, cá thể giao nộp tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗiloại một bản .

Chương 5.

TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI VIỆCLẬP HỒ SƠ VÀ GIAO, NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 18. Trách nhiệm của ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai có nghĩa vụ và trách nhiệm chỉđạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữcơ quan .

Điều 19. Trách nhiệm của ChánhVăn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm

1. Tổ chức triển khai việc lập hồ sơ và nộp lưu hồsơ ; tài liệu vào tàng trữ tại cơ quan, tổ chức triển khai minh. Cụ thể :
a ) Chỉ đạo việc kiến thiết xây dựng và trình người đứng đầuban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức triển khai ;
b ) Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơvà nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan .
2. Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chứctrong việc chỉ huy, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào tàng trữ so với những cơ quan, tổ chức triển khai cấp dưới .

Điều 20. Trách nhiệm của ngườiđứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức

Người đứng đầu đơn vị chức năng của cơ quan, tổ chức triển khai có tráchnhiệm tổ chức triển khai triển khai việc lập hồ sơ, dữ gìn và bảo vệ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu củađơn vị vào Lưu trữ cơ quan. Cụ thể :
1. Phân công nghĩa vụ và trách nhiệm cho những cá thể trong đơnvị lập hồ sơ về những việc mà đơn vị chức năng được giao chủ trì xử lý .
2. Tổ chức đảm nhiệm hồ sơ của cá thể sau khi côngviệc xử lý xong và quản trị hồ sơ của đơn vị chức năng khi chưa đến hạn nộp lưu vàoLưu trữ cơ quan .
3. Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu cógiá trị vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn lao lý .

Điều 21. Trách nhiệm của cánhân trong cơ quan, tổ chức

1. Trong quy trình theo dõi, xử lý việc làm, mỗi cá thể phải lập hồ sơ về việc làm đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưutrữ cơ quan theo hướng dẫn tại Thông tư này .
Ngoài việc lập hồ sơ việc làm, cần lập hồ sơnguyên tắc làm địa thế căn cứ xử lý việc làm hằng ngày .
2. Trường hợp đơn vị chức năng, cá thể có nhu yếu giữ lại hồsơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để ship hàng việc làm thì phải được người đứng đầucơ quan, tổ chức triển khai đồng ý chấp thuận và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi choLưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị chức năng, cá thể không quáhai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu .
3. Trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển côngtác khác thì phải chuyển giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị chức năng hay người tiếp sau. Hồsơ, tài liệu chuyển giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận .

Điều 22. Trách nhiệm của Vănthư đơn vị

1. Cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ củacác cá thể trong đơn vị chức năng, xác lập những hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnhhồ sơ để nộp lưu .
2. Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồsơ, tài liệu nộp lưu .
3. Bản giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan .

Điều 23. Trách nhiệm của Vănthư cơ quan

1. Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức triển khai .
2. Đầu năm, Văn thư sao gửi Danh mục hồ sơ cho cácđơn vị, cán bộ, công chức, viên chức làm địa thế căn cứ lập hồ sơ. Trên cơ sở Danh mụchồ sơ, Văn thư chuẩn bị sẵn sàng bìa hồ sơ giao cho đơn vị chức năng hoặc cá thể có nghĩa vụ và trách nhiệm lậphồ sơ .
3. Phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nhiệm vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan .

Điều 24. Trách nhiệm của Lưutrữ cơ quan

1. Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai hướng dẫnviệc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu .
2. Tiếp nhận, hoàn hảo và sắp xếp hồ sơ, tài liệu
a ) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từcác đơn vị chức năng, cá thể và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Trường hợp pháthiện thiếu hồ sơ thì nhu yếu đơn vị chức năng, cá thể bổ trợ hoặc báo cáo giải trình người có thẩmquyền xử lý .
b ) Hoàn chỉnh hồ sơ và lập Mục lục hồ sơ
– Hoàn chỉnh hồ sơ gồm có : Viết bìa theo mẫu ( chỉnhsửa những thông tin trên bìa hồ sơ nếu cần ), đánh số tờ trong hồ sơ. Đối với hồsơ có thời hạn dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc và biên mục văn bảntrong hồ sơ .
– Lập Mục lục hồ sơ dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn riêng và hồsơ dữ gìn và bảo vệ có thời hạn riêng .
c ) Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp ( cặp ), ghi vàdán nhãn hộp, đưa lên giá .
3. Giao nộp tài liệu tàng trữ có giá trị bảo quảnvĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử vẻ vang ; tổ chức triển khai hủy tàiliệu hết giá trị theo quyết định hành động của người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai .

Chương 6.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 25. Bãi bỏ các quy địnhhiện hành

Thông tư này bãi bỏ Bản hướng dẫn công tác làm việc lập hồsơ hiện hành ở những cơ quan được phát hành kèm theo Công văn số 261 – NV ngày 12 tháng 10 năm 1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng và Công văn số 425 / VTLTNN-NVTWngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫnquản lý văn bản đi, văn bản đến .

Điều 26. Hiệu lực thi hành

Thông tư này có hiệu lực hiện hành thi hành kể từ ngày 07 tháng 01 năm 2013 .

Điều 27. Tổ chức thực hiện

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc nhà nước, Ủyban nhân dân những tỉnh, thành phố thường trực Trung ương, cơ quan Trung ương củacác đoàn thể, tổ chức triển khai kinh tế tài chính nhà nước chịu nghĩa vụ và trách nhiệm phổ cập, hướng dẫn, kiểmtra triển khai Thông tư này. / .
Xem thêm : Eps Là Gì ? Cách Tính Eps Công Thức Tính Eps Được Áp Dụng Như Thế Nào

PHỤ LỤC I

DẤU “ĐẾN”(Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nộivụ)

Xem thêm bài viết thuộc chuyên mục: Văn mẫu

Điều hướng bài viết

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục