11 Phụ Lục Các Biểu Mẫu Sổ Văn Bản Đi Đến, Mẫu Sổ Văn Bản Đến

––––––––––––––––––––––––––––

TP. Hà Nội, ngày tháng năm năm ngoái
V / v Hướng dẫn quản trị văn bản đi, văn bản đến

Căn cứ Quyết định số 177 / 2003 / QĐ-TTg ngày 01 tháng 9 năm 2003 của Thủ tướng nhà nước lao lý công dụng, trách nhiệm, quyền hạn và cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ;
Căn cứ Điều 16 và Điều 20 của Nghị định số 110 / 2004 / NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của nhà nước về công tác làm việc văn thư ,
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn việc quản trị văn bản đi, văn bản đến như sau :

I. HƯỚNG DẪN CHUNG

1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

Công văn này hướng dẫn việc quản trị văn bản đi và văn bản đến tại những cơ quan nhà nước, tổ chức triển khai chính trị – xã hội, tổ chức triển khai xã hội, tổ chức triển khai xã hội – nghề nghiệp, tổ chức triển khai kinh tế tài chính và đơn vị chức năng vũ trang nhân dân ( sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức triển khai ) .

2. Nguyên tắc chung

a ) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức triển khai, trừ trường hợp pháp lý có lao lý khác, đều phải được quản trị tập trung chuyên sâu, thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ chức triển khai ( sau đây gọi tắt là văn thư ) theo hướng dẫn tại Công văn này .
b ) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày thao tác tiếp theo. Văn bản đến có đóng những dấu độ khẩn : “ Hoả tốc ” ( kể cả “ Hoả tốc ” hẹn giờ ), “ Thượng khẩn ” và “ Khẩn ” ( sau đây gọi chung là văn bản khẩn ) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được triển khai xong thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký .
c ) Văn bản, tài liệu mang bí hiểm nhà nước ( sau đây gọi tắt là văn bản mật ) được đăng ký, quản trị theo lao lý của pháp lý hiện hành về bảo vệ bí hiểm nhà nước và hướng dẫn đơn cử tại Công văn này .

3. Giải thích từ ngữ

Trong văn bản này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau :
a ) Văn bản đi
Tất cả những loại văn bản, gồm có văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật ) do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành được gọi chung là văn bản đi .
b ) Văn bản đến
Tất cả những loại văn bản, gồm có văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật ) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức triển khai được gọi chung là văn bản đến .
c ) Đăng ký văn bản
Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc update những thông tin thiết yếu về văn bản như số, ký hiệu ; ngày, tháng, năm phát hành ; tên loại và trích yếu nội dung ; nơi nhận v.v … vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở tài liệu quản trị văn bản trên máy vi tính để quản trị và tra tìm văn bản .

II. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

a ) Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp đón văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư của cơ quan, tổ chức triển khai ( sau đây gọi chung là cán bộ văn thư ) hoặc người được giao trách nhiệm đảm nhiệm văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ thao tác hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, thực trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong ( nếu có ), v.v … ; so với văn bản mật đến, phải kiểm tra, so sánh với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận .
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, thực trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời hạn ghi trên bì ( so với bì văn bản có đóng dấu “ Hoả tốc ” hẹn giờ ), phải báo cáo giải trình ngay cho người được giao nghĩa vụ và trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai quản trị công tác làm việc văn thư ( sau đây gọi tắt là người được giao nghĩa vụ và trách nhiệm ) ; trong trường hợp thiết yếu, phải lập biên bản với người đưa văn bản .
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v … ; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông tin cho nơi gửi hoặc báo cáo giải trình người được giao nghĩa vụ và trách nhiệm xem xét, xử lý .
b ) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Sau khi tiếp đón, những bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và giải quyết và xử lý như sau :
– Loại không bóc bì : gồm có những bì văn bản gửi cho tổ chức triển khai Đảng, những đoàn thể trong cơ quan, tổ chức triển khai và những bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản tương quan đến việc làm chung của cơ quan, tổ chức triển khai thì cá thể nhận văn bản có nghĩa vụ và trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký .
– Loại do cán bộ văn thư bóc bì : gồm có tổng thể những loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu những độ mật ( bì văn bản mật ) ;
– Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được triển khai theo pháp luật tại Thông tư số 12/2002 / TT-BCA ( A11 ) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực thi Nghị định số 33/2002 / NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của nhà nước lao lý chi tiết cụ thể thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí hiểm nhà nước và lao lý đơn cử của cơ quan, tổ chức triển khai .
Khi bóc bì văn bản cần chú ý quan tâm :
– Những bì có đóng những dấu độ khẩn cần được bóc trước để xử lý kịp thời ;
– Không gây hư hại so với văn bản trong bì ; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện ; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản ;
– Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì ; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông tin cho nơi gửi biết để xử lý ;
– Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải so sánh văn bản trong bì với phiếu gửi ; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản ;
– Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác định một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm dẫn chứng .
c ) Đóng dấu “ Đến ”, ghi số và ngày đến
Văn bản đến của cơ quan, tổ chức triển khai phải được đăng ký tập trung chuyên sâu tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo lao lý của pháp lý và lao lý đơn cử của cơ quan, tổ chức triển khai như những hoá đơn, chứng từ kế toán v.v …
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “ Đến ” ; ghi số đến và ngày đến ( kể cả giờ đến trong những trường hợp thiết yếu ). Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “ Đến ” ; so với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp thiết yếu, hoàn toàn có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “ Đến ” .
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “ Đến ” mà được chuyển cho đơn vị chức năng hoặc cá thể có nghĩa vụ và trách nhiệm theo dõi, xử lý .
Dấu “ Đến ” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng chừng giấy trống, dưới số, ký hiệu ( so với những văn bản có ghi tên loại ), dưới trích yếu nội dung ( so với công văn ) hoặc vào khoảng chừng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm phát hành văn bản .
Mẫu dấu “ Đến ” và việc ghi những thông tin trên dấu “ Đến ” được triển khai theo hướng dẫn tại Phụ lục I – Dấu “ Đến ” kèm theo Công văn này .
d ) Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở tài liệu văn bản đến trên máy vi tính .
– Đăng ký văn bản đến bằng sổ
+ Lập sổ đăng ký văn bản đến
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, những cơ quan, tổ chức triển khai lao lý đơn cử việc lập những loại sổ đăng ký cho tương thích .
Đối với những cơ quan, tổ chức triển khai tiếp đón dưới 2000 văn bản đến một năm thì cần lập tối thiểu hai loại sổ sau :
+ Sổ đăng ký văn bản đến ( dùng để đăng ký tổng thể những loại văn bản, trừ văn bản mật ) ;
+ Sổ đăng ký văn bản mật đến .
Những cơ quan, tổ chức triển khai tiếp đón từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến một năm, nên lập những loại sổ sau :
+ Sổ đăng ký văn bản đến của những Bộ, ngành, cơ quan TW ;
+ Sổ đăng ký văn bản đến của những cơ quan, tổ chức triển khai khác ;
+ Sổ đăng ký văn bản mật đến .
Đối với những cơ quan, tổ chức triển khai tiếp đón trên 5000 văn bản đến một năm thì cần lập những sổ đăng ký chi tiết cụ thể hơn, theo một số ít nhóm cơ quan thanh toán giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đến .
Những cơ quan, tổ chức triển khai hàng năm tiếp đón nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo hoàn toàn có thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng ; trường hợp số lượng đơn, thư không nhiều thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký. Đối với những cơ quan, tổ chức triển khai hàng năm tiếp đón, xử lý số lượng lớn nhu yếu dịch vụ hành chính công hoặc những nhu yếu, đề xuất khác của cơ quan, tổ chức triển khai và công dân thì cần lập thêm những sổ đăng ký nhu yếu dịch vụ theo lao lý của pháp lý .
+ Đăng ký văn bản đến
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể và văn bản mật đến, được triển khai theo hướng dẫn tại Phụ lục II – Sổ đăng ký văn bản đến kèm theo Công văn này .
Mẫu sổ và việc đăng ký đơn, thư được triển khai theo hướng dẫn tại Phụ lục III – Sổ đăng ký đơn, thư kèm theo Công văn này .
– Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản trị văn bản
+ Yêu cầu chung so với việc thiết kế xây dựng cơ sở tài liệu văn bản đến được triển khai theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư – tàng trữ phát hành kèm theo Công văn số 608 / LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước ( nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ) .
+ Việc đăng ký ( update ) văn bản đến vào cơ sở tài liệu văn bản đến được thực thi theo hướng dẫn sử dụng chương trình ứng dụng quản trị văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai phân phối chương trình ứng dụng đó .
– Khi đăng ký văn bản, cần bảo vệ rõ ràng, đúng mực ; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng .

2. Trình và chuyển giao văn bản đến

a ) Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai giao nghĩa vụ và trách nhiệm ( sau đây gọi chung là người có thẩm quyền ) xem xét và cho quan điểm phân phối, chỉ huy xử lý .
Người có thẩm quyền, địa thế căn cứ vào nội dung của văn bản đến ; quy định thao tác của cơ quan, tổ chức triển khai ; tính năng, trách nhiệm và kế hoạch công tác làm việc được giao cho những đơn vị chức năng, cá thể, cho quan điểm phân phối văn bản, quan điểm chỉ huy xử lý ( nếu có ) và thời hạn xử lý văn bản ( trong trường hợp thiết yếu ). Đối với văn bản đến tương quan đến nhiều đơn vị chức năng hoặc nhiều cá thể thì cần xác lập rõ đơn vị chức năng hoặc cá thể chủ trì, những đơn vị chức năng hoặc cá thể tham gia và thời hạn xử lý của mỗi đơn vị chức năng, cá thể ( nếu cần ) .
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “ chuyển ” trong dấu “ Đến ”. Ý kiến chỉ huy xử lý ( nếu có ) và thời hạn xử lý văn bản đến ( nếu có ) cần được ghi vào phiếu riêng. Mẫu phiếu xử lý văn bản đến do những cơ quan, tổ chức triển khai lao lý đơn cử ( hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm mẫu “ Phiếu xử lý văn bản đến ” tại Phụ lục IV kèm theo Công văn này ) .
Sau khi có quan điểm phân phối, quan điểm chỉ huy xử lý ( nếu có ) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ trợ vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư ( trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng ký riêng ) hoặc vào những trường tương ứng trong cơ sở tài liệu văn bản đến .
b ) Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho những đơn vị chức năng hoặc cá thể xử lý địa thế căn cứ vào quan điểm của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo vệ những nhu yếu sau :
– Nhanh chóng : văn bản cần được chuyển cho đơn vị chức năng hoặc cá thể có nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý trong ngày, chậm nhất là trong ngày thao tác tiếp theo ;
– Đúng đối tượng người tiêu dùng : văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận ;
– Chặt chẽ : khi chuyển giao văn bản, phải thực thi kiểm tra, so sánh và người nhận văn bản phải ký nhận ; so với văn bản đến có đóng dấu “ Thượng khẩn ” và “ Hoả tốc ” ( kể cả “ Hoả tốc ” hẹn giờ ) thì cần ghi rõ thời hạn chuyển .
Cán bộ văn thư của đơn vị chức năng hoặc người được thủ trưởng đơn vị chức năng giao nghĩa vụ và trách nhiệm, sau khi tiếp đón văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị chức năng, trình thủ trưởng đơn vị chức năng xem xét và cho quan điểm phân phối, quan điểm chỉ huy xử lý ( nếu có ). Căn cứ vào quan điểm của thủ trưởng đơn vị chức năng, văn bản đến được chuyển cho cá thể trực tiếp theo dõi, xử lý .
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “ Đến ”, ghi số và ngày đến ( số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng ) và chuyển cho đơn vị chức năng hoặc cá thể đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng .
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, những cơ quan, tổ chức triển khai quyết định hành động việc lập sổ chuyển giao văn bản đến theo hướng dẫn như sau :
– Đối với những cơ quan, tổ chức triển khai đảm nhiệm dưới 2000 văn bản đến một năm thì nên sử dụng ngay sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản ;
– Những cơ quan, tổ chức triển khai đảm nhiệm trên 2000 văn bản đến một năm cần lập sổ chuyển giao văn bản đến ( mẫu sổ và cách ghi được triển khai theo hướng dẫn tại Phụ lục V – Sổ chuyển giao văn bản đến kèm theo Công văn này ) .

3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

a ) Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, những đơn vị chức năng, cá thể có nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý kịp thời theo thời hạn được pháp lý lao lý hoặc theo lao lý đơn cử của cơ quan, tổ chức triển khai ; so với những văn bản đến có đóng những dấu độ khẩn, phải xử lý khẩn trương, không được chậm trễ .
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai cho quan điểm chỉ huy xử lý, đơn vị chức năng, cá thể cần đính kèm phiếu xử lý văn bản đến có quan điểm đề xuất kiến nghị của đơn vị chức năng, cá thể ( mẫu phiếu tìm hiểu thêm Phụ lục IV kèm theo Công văn này ) .
Đối với văn bản đến có tương quan đến những đơn vị chức năng và cá thể khác, đơn vị chức năng hoặc cá thể chủ trì xử lý cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó ( kèm theo phiếu xử lý văn bản đến có quan điểm chỉ huy xử lý của người có thẩm quyền ) để lấy quan điểm của những đơn vị chức năng, cá thể. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai xem xét, quyết định hành động, đơn vị chức năng hoặc cá thể chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia quan điểm của những đơn vị chức năng, cá thể có tương quan .
b ) Theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.

Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến :
– Người được giao nghĩa vụ và trách nhiệm có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc những đơn vị chức năng, cá thể xử lý văn bản đến theo thời hạn đã được pháp luật ;
– Căn cứ lao lý đơn cử của cơ quan, tổ chức triển khai, cán bộ văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu về văn bản đến, gồm có : tổng số văn bản đến ; văn bản đến đã được xử lý ; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được xử lý v.v … để báo cáo giải trình cho người được giao nghĩa vụ và trách nhiệm. Trường hợp cơ quan, tổ chức triển khai chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc xử lý văn bản đến thì cán bộ văn thư cần lập sổ để theo dõi việc xử lý văn bản đến ( mẫu sổ và cách ghi sổ được thực thi theo hướng dẫn tại Phụ lục VI – Sổ theo dõi xử lý văn bản đến kèm theo Công văn này ) ;
+ Đối với văn bản đến có đóng dấu “ Tài liệu tịch thu ”, cán bộ văn thư có nghĩa vụ và trách nhiệm theo dõi, tịch thu hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn lao lý .

III. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản

a ) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình diễn văn bản
Trước khi thực thi những việc làm để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình diễn văn bản ; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo giải trình người được giao nghĩa vụ và trách nhiệm xem xét, xử lý .
b ) Ghi số và ngày, tháng văn bản
– Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức triển khai, trừ trường hợp pháp lý có pháp luật khác, đều được đánh số theo mạng lưới hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức triển khai do văn thư thống nhất quản trị .
Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực thi theo pháp luật tại điểm a khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005 / TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng nhà nước hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản .
Việc đánh số văn bản hành chính được triển khai theo pháp luật tại điểm b khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005 / TTLT-BNV-VPCP và hướng dẫn tại Công văn này. Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được cơ quan, tổ chức triển khai phát hành trong một năm mà lựa chọn giải pháp đánh số và đăng ký văn bản cho tương thích, đơn cử như sau :
+ Đối với những cơ quan, tổ chức triển khai phát hành dưới 500 văn bản một năm thì hoàn toàn có thể đánh số và đăng ký chung cho toàn bộ những loại văn bản hành chính ;
+ Những cơ quan, tổ chức triển khai phát hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm, hoàn toàn có thể lựa chọn giải pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản hành chính ( vận dụng so với một số ít loại văn bản như quyết định hành động ( riêng biệt ), thông tư ( riêng biệt ), giấy ra mắt, giấy đi đường, v.v … ) ; vừa theo những nhóm văn bản nhất định ( nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch, báo cáo giải trình, v.v …, và nhóm công văn ) ;
+ Đối với những cơ quan, tổ chức triển khai phát hành trên 2000 văn bản một năm thì nên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính .
Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng .
– Ghi ngày, tháng văn bản
Việc ghi ngày, tháng văn bản được triển khai theo lao lý tại điểm b khoản 4 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005 / TTLT-BNV-VPCP .
Xem thêm : Tải Miễn Phí File Excel Tính Dòng Tiền Dự Án Excel Qua Các Chỉ Số Npv Và Irr
c ) Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định. Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

a ) Đóng dấu cơ quan
Việc đóng dấu lên chữ ký và lên những phụ lục kèm theo văn bản chính được thực thi theo pháp luật tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110 / 2004 / NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của nhà nước về công tác làm việc văn thư .
Việc đóng dấu giáp lai so với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được triển khai theo pháp luật tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 110 / 2004 / NĐ-CP. Dấu được đóng vào khoảng chừng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần những tờ giấy .
b ) Đóng dấu độ khẩn, mật
Việc đóng dấu những độ khẩn ( “ Hoả tốc ” ( kể cả “ Hoả tốc ” hẹn giờ ), “ Thượng khẩn ” và “ Khẩn ” ) trên văn bản được thực thi theo lao lý tại điểm a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005 / TTLT-BNV-VPCP .
Việc đóng dấu những độ mật ( “ Tuyệt mật ”, “ Tối mật ” và “ Mật ” ), dấu “ Tài liệu tịch thu ” trên văn bản được triển khai theo lao lý tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002 / TT-BCA ( A11 ) .
Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu “ Tài liệu tịch thu ” trên văn bản được thực thi theo pháp luật tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số 55/2005 / TTLT-BNV-VPCP .

3. Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở tài liệu văn bản đi trên máy vi tính .
a ) Đăng ký văn bản đi bằng sổ
– Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, những cơ quan, tổ chức triển khai pháp luật đơn cử việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho tương thích. Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà hoàn toàn có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần để đăng ký những loại văn bản tuỳ theo giải pháp đánh số và đăng ký văn bản đi mà cơ quan, tổ chức triển khai vận dụng theo hướng dẫn tại điểm b khoản 1 của Mục này, đơn cử như sau :
+ Đối với những cơ quan, tổ chức triển khai phát hành dưới 500 văn bản một năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau :
· Sổ đăng ký văn bản đi ( loại thường ) ;
· Sổ đăng ký văn bản mật đi .
+ Những cơ quan, tổ chức triển khai phát hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm hoàn toàn có thể lập những loại sổ sau :
· Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật ( nếu có ) và quyết định hành động ( riêng biệt ), thông tư ( riêng biệt ) ( loại thường ) ;
· Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn ( loại thường ) ;
· Sổ đăng ký văn bản mật đi .
+ Đối với những cơ quan, tổ chức triển khai phát hành trên 2000 văn bản một năm thì cần lập tối thiểu những loại sổ sau :
· Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật ( nếu có ) và quyết định hành động ( riêng biệt ), thông tư ( riêng biệt ) ( loại thường ) ;
· Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác ( loại thường ) ;
· Sổ đăng ký công văn ( loại thường ) ;
· Sổ đăng ký văn bản mật đi .
– Đăng ký văn bản đi
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, được triển khai theo hướng dẫn tại Phụ lục VII – Sổ đăng ký văn bản đi kèm theo Công văn này .
b ) Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản trị văn bản
Yêu cầu chung so với việc thiết kế xây dựng cơ sở tài liệu văn bản đi được thực thi theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư – tàng trữ phát hành kèm theo Công văn số 608 / LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước ( nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ) .
Việc đăng ký ( update ) văn bản đi vào cơ sở tài liệu văn bản đi được thực thi theo hướng dẫn sử dụng chương trình ứng dụng quản trị văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai phân phối chương trình ứng dụng đó .

4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

a ) Làm thủ tục phát hành văn bản
– Lựa chọn bì
Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và size bì cho tương thích. Bì văn bản cần có size lớn hơn kích cỡ của văn bản khi được vào bì ( ở dạng để nguyên khổ giấy hoặc được gấp lại ) để hoàn toàn có thể vào bì một cách thuận tiện ( chi tiết cụ thể xem hướng dẫn tại Phục lục VIII – Bì văn bản kèm theo Công văn này ) .
Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng tối thiểu từ 80 gram / mét vuông trở lên. Bì văn bản mật được thực thi theo lao lý tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002 / TT-BCA ( A11 ) .
– Trình bày bì và viết bì
Mẫu trình diễn bì văn bản và cách viết bì được thực thi theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII – Bì văn bản kèm theo Công văn này .
– Vào bì và dán bì :
Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần quan tâm để mặt giấy có chữ vào trong .
Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần chú ý quan tâm không để hồ dán dính vào văn bản ; hồ phải dính đều ; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc .
– Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì .
Việc đóng dấu “ Chỉ người có tên mới được bóc bì ” và những dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được triển khai theo lao lý tại khoản 2 và 3 của Thông tư số 12/2002 / TT-BCA ( A11 ) .
b ) Chuyển phát văn bản đi
– Chuyển giao trực tiếp cho những đơn vị chức năng, cá thể trong nội bộ cơ quan, tổ chức triển khai
Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho những đơn vị chức năng, cá thể trong nội bộ cơ quan, tổ chức triển khai và cách tổ chức triển khai chuyển giao ( được thực thi tại văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến những đơn vị chức năng, cá thể ), những cơ quan, tổ chức triển khai quyết định hành động lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản theo hướng dẫn dưới đây :
+ Những cơ quan, tổ chức triển khai có số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được triển khai tập trung chuyên sâu tại văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng ( mẫu sổ và việc vào sổ được triển khai theo hướng dẫn tại Phụ lục IX – Sổ chuyển giao văn bản đi kèm theo Công văn này ) .
+ Đối với những cơ quan, tổ chức triển khai có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp thực thi thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản, chỉ cần bổ trợ cột “ Ký nhận ” vào sau cột ( 5 ) “ Nơi nhận văn bản ” .
Khi chuyển giao văn bản cho những đơn vị chức năng, cá thể trong nội bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ .
– Chuyển giao trực tiếp cho những cơ quan, tổ chức triển khai khác
Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức triển khai chuyển trực tiếp cho những cơ quan, tổ chức triển khai khác đều phải được đăng ký vào sổ ( mẫu sổ và việc vào sổ được triển khai theo hướng dẫn tại Phụ lục IX – Sổ chuyển giao văn bản đi ). Khi chuyển giao văn bản, phải nhu yếu người nhận ký nhận vào sổ .
– Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua mạng lưới hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ ( mẫu sổ và việc vào sổ được triển khai theo hướng dẫn tại Phụ lục X – Sổ gửi văn bản đi bưu điện kèm theo Công văn này ). Khi giao bì văn bản, phải nhu yếu nhân viên cấp dưới bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ ( nếu có ) .
– Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi hoàn toàn có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính so với những văn bản có giá trị tàng trữ .
– Chuyển phát văn bản mật
Việc chuyển phát văn bản mật được thực thi theo lao lý tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số 33/2002 / NĐ-CP và lao lý tại khoản 3 của Thông tư số 12/2002 / TT-BCA ( A11 ) .
c ) Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Cán bộ văn thư có nghĩa vụ và trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, đơn cử như sau :
– Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo nhu yếu của người ký văn bản. Việc xác lập những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị chức năng hoặc cá thể soạn thảo văn bản yêu cầu, trình người ký văn bản quyết định hành động ;
– Đối với những văn bản đi có đóng dấu “ Tài liệu tịch thu ”, phải theo dõi, tịch thu đúng thời hạn ; khi nhận lại, phải kiểm tra, so sánh để bảo vệ văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc ;
– Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì nguyên do nào đó ( do không có người nhận, do đổi khác địa chỉ, v.v … ) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị chức năng hoặc cá thể soạn thảo văn bản đó ; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác định khi thiết yếu ;
– Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo giải trình người được giao nghĩa vụ và trách nhiệm xem xét, xử lý .

5. Lưu văn bản đi

Việc lưu văn bản đi được thực thi theo pháp luật tại Điều 19 của Nghị định số 110 / 2004 / NĐ-CP. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền .
Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung ; được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản .
Các cơ quan, tổ chức triển khai cần trang bị vừa đủ những phương tiện đi lại thiết yếu để bảo vệ, dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn bản lưu tại văn thư .
Cán bộ văn thư có nghĩa vụ và trách nhiệm lập sổ theo dõi và Giao hàng kịp thời nhu yếu sử dụng bản lưu tại văn thư theo lao lý của pháp lý và lao lý đơn cử của cơ quan, tổ chức triển khai. Mẫu sổ và việc ghi sổ được triển khai theo hướng dẫn tại Phụ lục XI – Sổ sử dụng bản lưu kèm theo Công văn này .
Việc lưu giữ, bảo vệ, dữ gìn và bảo vệ và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu những độ mật được thực thi theo lao lý của pháp lý về bảo vệ bí hiểm nhà nước .

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Công văn này thay thế sửa chữa Bản hướng dẫn vào sổ và chuyển giao công văn đi – đến của cơ quan được phát hành kèm theo Công văn số 77 / NV ngày 09 tháng 02 năm 1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng .

2. Đề nghị các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cơ quan, tổ chức trung ương khác và Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tổ chức thực hiện và chỉ đạo các cơ quan, tổ chức trực thuộc triển khai thực hiện Công văn này.

Xem thêm : cách căn lề in 2 mặt trong excel 2007
3. Trong quy trình triển khai, nếu có yếu tố phát sinh hoặc khó khăn vất vả, vướng mắc, đề xuất những cơ quan, tổ chức triển khai phản ánh về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để phối hợp xử lý. / .

Xem thêm bài viết thuộc chuyên mục: Văn mẫu

Điều hướng bài viết

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục