Cách trình bày mẫu báo cáo theo thông tư 01 – King Crown Village
Soạn thảo văn bản là công việc vô cùng quen thuộc của không ít dân văn phòng, đặc biệt là cán bộ, công chức, viên chức nhà nước. Tuy nhiên, không phải bất cứ ai cũng biết cách trình bày văn bản sao cho đúng chuẩn với khuôn mẫu. Trong bài viết hôm nay, tôi sẽ chia sẻ cho bạn đọc cách trình bày mẫu báo cáo theo thông tư 01 sao cho đúng, chuẩn và đẹp mắt.
Nội Dung Chính
Những quy tắc trình diễn mẫu báo cáo theo thông tư 01
Chỉ dùng 2 khổ giấy là A4 và A5 để soạn thảo
Mỗi nghành sẽ thường sử dụng một vài khổ giấy đặc trưng để Giao hàng cho việc làm của mình, như phong cách thiết kế, kiến thiết xây dựng : A0, A1, A2 hay thuế, kinh tế tài chính : A4, A5 ; …
Tương tự vậy, trong lĩnh vực hành chính, văn bản hành chính được trình bày bám theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (21cm x 29.7 cm). Trường hợp văn bản có các bảng biểu, không trình bày thành các phụ lục riêng thì có thể trình bày theo chiều ngang của trang giấy trong khoản 1 Điều 5 của thông tư 01 về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Thực tế thì không ít người có thói quen chỉnh sửa lề của giấy một cách tùy tiện để lên một dòng hoặc xuống một dòng hay thậm chí còn để nội dung của văn bản trên cùng một trang giấy. Việc làm này như vô tình vi phạm tiêu chuẩn chung khi bạn trình diễn một văn bản hành chính .
Theo đó, nguyên tắc căn lề để chuẩn theo Thông tư 01 được pháp luật tại khoản 3 Điều 5 :
- Lề trên : cách mép trên 2 – 2,5 cm ;
- Lề dưới : cách mép dưới 2 – 2,5 cm ;
- Lề trái : cách mép trái 3 – 3,5 cm ;
- Lề phải : cách mép phải 1,5 – 2 cm .
Ngoài những văn bản hành chính thường thì, những sách vở khác như giấy ra mắt, biên nhận hồ sơ, phiếu chuyển, … phải được trình diễn trên khổ A5 ( 14.8 cm x 21 cm ) .
Như vậy, khi mà soạn thảo văn bản hành chính, người soạn thảo chỉ được phép dùng khổ giấy A4 hoặc A5 .
Chọn phông chữ và cỡ chữ
Dù có nội dung khác nhau thì bất kể một văn bản hành chính nào cũng phải soạn trên máy tính bằng phông chữ tiếng Việt, bảng mã Unicode theo Tiêu chuẩn Nước Ta 6909 : 2001 tron Điều 4 Thông tư 01 Bộ Nội vụ .
Riêng cỡ chữ thì sẽ tùy thuộc vào từng vị trí và thành phần của văn bản .
Ví dụ :
Phần Quốc hiệu gồm có 2 dòng chữ là :
|
“Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ” |
Đặc biệt, phía dưới đó có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ và nên sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline .
Theo đó, dòng chữ thứ nhất là “ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ” cỡ chữ từ 12 – 13 ; dòng chữ thứ hai là “ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ” cỡ chữ từ 13 – 14 ( nếu dòng thứ nhất có cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai phải là cỡ chữ 13 ; nếu dòng thứ nhất có cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai phải có cỡ chữ 14 ) .
Phần địa điểm, ngày, tháng, năm phát hành văn bản thì để cỡ chữ từ 13 đến 14 .
Cách ghi tên cơ quan phát hành
Để tránh sai sót khi soạn thảo và làm mất đi giá trị của văn bản, hãy luôn nhớ rằng :
Không được ghi cơ quan chủ quản với :
- Văn phòng Quốc hội ;
- hợp đồng dân tộc bản địa, những UB Quốc hội hoặc HĐND và Ủy ban nhân dân những cấp ;
- Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh và thành phố thường trực Trung ương ;
- Tập đoàn Kinh tế nhà nước có 91 cty
- Ghi tên cơ quan chủ quản trực tiếp và cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản và những đơn vị chức năng còn lại .
Trình bày nội dung như thế nào ?
Trình bày nội dung phải ngắn gọn, rõ ràng, đúng chuẩn ;
-
Sử dụng ngôn ngữ viết và cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ đại trà phổ thông, thuật ngữ trình độ cần phải xác lập rõ nội dung thì cần được lý giải trong văn bản ;
- Lưu ý viết hoa vần âm đầu của một câu hoàn hảo : Sau dấu chấm câu (. ) ; sau dấu chấm hỏi ( ? ) ; sau dấu chấm than ( ! ) ; sau dấu chấm lửng ( … ) ; sau dấu hai chấm ( 🙂 ; sau dấu hai chấm trong ngoặc kép ( : “ … ” ) và khi xuống dòng …
Kết Luận
Trên đây là một số gợi ý cho cách trình bày mẫu báo cáo theo thông tư 01 mà các bạn đọc nên biết. Soạn thảo văn bản là một việc vô cùng quan trọng và thiết yếu vậy nên nắm chắc các thông tin trong thông tư 01 được tóm tắt một số phần ở trên thì quả là một điều vô cùng hữu ích và cần thiết.
Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục
