Kỹ năng soạn thảo văn bản: 10 nguyên tắc giúp bạn chuyên nghiệp hơn | Edu2Review
Đánh máy và tạo lập văn bản Word là việc không quá khó khăn vất vả, nhưng làm thế nào để đúng chuẩn, ưa nhìn và gây ấn tượng tốt cho người đọc không phải điều thuận tiện. Để được nhìn nhận cao và trở nên chuyên nghiệp hơn trong kỹ năng tin học văn phòng, bạn hãy ghi nhớ 10 nguyên tắc sau đây :
Nội Dung Chính
1. Hạn chế lỗi sai
Viết đúng chính tả là một trong những nhu yếu cơ bản nhất trong việc soạn thảo văn bản. Nếu bạn không cẩn trọng, trình diễn cẩu thả và liên tục viết sai những câu từ, người đọc sẽ gặp khó khăn vất vả trong việc hiểu được ý nghĩa của thông điệp mà bạn muốn truyền tải. Vì vậy, sau khi viết xong, bạn cần thanh tra rà soát lại để chắc như đinh rằng mình không bỏ sót lỗi chính tả nào .
Một điểm cần lưu ý là rất nhiều người gặp lỗi sai khi áp dụng các quy tắc sử dụng dấu câu trong quá trình soạn thảo văn bản. Bạn cần biết rằng mỗi một loại dấu câu sẽ có những yêu cầu sử dụng khác nhau, nên tìm hiểu kỹ trước khi sử dụng.
Ví dụ : Khi câu kết thúc, dấu chấm nằm ở cuối câu, sát chữ ở đầu cuối, có khoảng cách trước khi có một câu ( từ ) mới. Còn so với dấu chấm hỏi thì câu đứng đằng sau nó cần được viết hoa vần âm tiên phong .
2. Đơn giản, tập trung vào vấn đề
Khác với PowerPoint hay Excel, nội dung trên Word hầu hết là văn bản với số lượng chữ rất nhiều. Vì vậy, người viết cần quan tâm tập trung chuyên sâu đi thẳng vào trọng tâm bài viết ( chủ đề và những ý chính ) để người đọc thuận tiện theo dõi và chớp lấy .
Nội dung là nhân tố quyết định sự thành công của văn bản (Nguồn: androidauthority)
Bạn không nên diễn đạt lan man và tránh ngắt câu khi câu chưa trọn nghĩa. Bên cạnh việc sử dụng từ ngữ ngắn gọn và dễ hiểu, để tăng tính link ngặt nghèo giữa những câu trong đoạn văn, bạn hoàn toàn có thể sử dụng thêm những từ nối. Điều này sẽ giúp cho người đọc nhanh gọn chớp lấy được những ý chính của yếu tố mà bạn muốn diễn đạt .
3. Chọn font chữ phù hợp, kích thước và màu sắc đúng tiêu chuẩn
Khi soạn thảo văn bản, chọn được một font chữ tương thích với nội dung sẽ là điểm cộng lớn, vừa gây ấn tượng với người đọc, vừa truyền tải thông điệp một cách tốt hơn .
MS Word cung ứng cho người dùng một lượng font chữ vô cùng phong phú, mỗi font chữ sẽ có những đặc thù khác nhau. Có những font chữ sẽ tương thích cho việc in ấn hoặc xem trực tiếp trên bản in tốt hơn, như Helvetica, Garamond, Futura … hoặc có những font chữ chỉ thích hợp khi xem trên những thiết bị kỹ thuật số, như Arial, Lucida Sans …
MS Word hỗ trợ rất nhiều font chữ cho người dùng (Nguồn: bp)
Một ưu điểm khi soạn thảo văn bản trên MS Word là người viết hoàn toàn có thể biến hóa cỡ chữ và định dạng văn bản với nhiều sắc tố khác nhau để lôi cuốn người đọc. Tuy nhiên, việc sử dụng nhiều màu trong văn bản sẽ tương thích hơn khi xem trên thiết bị kĩ thuật số – nơi sắc tố được hiển thị tốt nhất .
Bên cạnh đó, để nhấn mạnh vấn đề nội dung, người viết còn hoàn toàn có thể sử dụng định dạng in đậm, in nghiêng hay gạch chân. Cách làm này tương thích với cả những văn bản in ấn. Mặt khác, bạn cũng cần cân đối tần suất, lượng sắc tố, định dạng Open trong văn bản nhằm mục đích tối ưu hiển thị .
4. Chọn kích thước và căn lề giấy đúng tiêu chuẩn
Điều này bộc lộ sự chuyên nghiệp và tỉ mỉ trong việc làm của bạn. Đa phần những tài liệu văn phòng khi in ấn sẽ sử dụng khổ giấy A4 ( 210 mm x 297 mm ). Sau đây là định dạng lề trang phổ cập dành cho văn bản khổ giấy A4 tại văn phòng :
- Lề trên: cách mép trên 20 – 25 mm
- Lề dưới: cách mép dưới 20 – 25 mm
- Lề trái: cách mép bên trái 30 – 35 mm
- Lề phải: cách mép bên phải 15 – 20 mm
Tùy theo mục đích sử dụng mà bạn có thể lựa chọn nhiều định dạng căn lề (Nguồn: ytimg)
Trong một vài trường hợp đặc biệt quan trọng, định dạng lề sẽ được biến hóa để tương thích với tiêu chuẩn của người dùng. Lúc đó, người viết hoàn toàn có thể lựa chọn khoảng cách, kích cỡ lề mới thích hợp với mục tiêu sử dụng .
5. Căn chỉnh các đoạn văn bản
Căn chỉnh các đoạn văn bản là một tính năng trong MS Word giúp bạn có thể kiểm soát việc hiển thị của nội dung trên trang giấy. Cụ thể hơn, bạn có thể điều chỉnh để văn bản căn lề bên trái (Align left), phải (Align right), giữa (Center) hoặc dàn đều sang 2 bên lề (Justify).
Minh họa cho định dạng căn chỉnh văn bản trong MS Word (Nguồn: edu2review)
Trong một số ít trường hợp, Align left và Justify là lựa chọn tối ưu khi biểu lộ đoạn văn bản dài. Một số trường ĐH nhu yếu bạn sử dụng Justify khi trình diễn những bài tiểu luận để trông ngăn nắp và chuyên nghiệp hơn .
6. Phần mở đầu
Ngoài cách trình diễn khoa học và đúng chuẩn, một văn bản tuyệt đối còn phải có nội dung kết nối. Phần mở màn sẽ là lời dẫn trước khi vào nội dung chính. Có thể sử dụng một số ít định dạng đặc biệt quan trọng của Word để hiển thị vần âm đầu dòng to hơn những chữ còn lại nhằm mục đích lôi cuốn người đọc. Các đoạn tiếp theo hoàn toàn có thể được lùi vào để tạo điểm nhấn giúp người đọc dễ nhận ra hơn .
>> Xem thêm : Danh sách chứng từ tin học văn phòng bạn nên chiếm hữu ngay
7. Sử dụng hình ảnh
Một đoạn văn bản quá dài và chỉ toàn là chữ sẽ khiến người đọc rối mắt và ngại đọc. Vì thế, để giúp bài viết sinh động và mê hoặc, bạn hoàn toàn có thể thêm vào những hình ảnh minh họa có tương quan, giúp người đọc dễ tưởng tượng hơn nội dung đang được đề cập .
Khi chèn hình ảnh trong Word, bạn nên chỉnh sửa ở giữa, hoàn toàn có thể kèm theo chú thích hoặc diễn đạt ( nếu thiết yếu ). Điều này giúp bài viết được trình diễn đẹp hơn, hình ảnh và văn bản tương hỗ nhau mà vẫn điển hình nổi bật. Sử dụng tính năng này một cách hài hòa và hợp lý sẽ mang lại hiệu suất cao tốt ngoài mong đợi, tuy nhiên, cũng đừng quá lạm dụng vì điều này hoàn toàn có thể phản tác dụng đấy nhé !
8. Khoảng cách dòng phù hợp
Trong một số ít trường hợp, để tiết kiệm chi phí giấy, người soạn thảo văn bản chọn cỡ chữ nhỏ hoặc thu hẹp khoảng cách giữa những dòng. Điều này khiến văn bản trở nên rối mắt. Ngược lại, cũng có trường hợp muốn giàn trải văn bản cho đủ giấy, người viết chọn cỡ chữ to hoặc kéo dãn khoảng cách dòng, làm văn bản trông rời rạc và thiếu nghệ thuật và thẩm mỹ .
Điều chỉnh khoảng cách giữa các dòng để người đọc không bị rối mắt khi đọc văn bản (Nguồn: edu2review)
Tùy theo nhu yếu riêng khi soạn thảo văn bản mà người dùng có những tùy chỉnh khoảng cách dòng khác nhau. Đối với văn bản thường thì, khoảng cách dòng thường dùng là 1.2 hoặc 1.5 lines. Đây là khoảng cách dòng thích hợp khi trình diễn văn bản, vừa bảo vệ tính nghệ thuật và thẩm mỹ, vừa giúp người đọc thuận tiện theo dõi nội dung .
9. Chia nhỏ đoạn văn bản và đặt tiêu đề
Với những văn bản quá dài như phóng sự trên báo chí truyền thông, những báo cáo giải trình chuyên đề, tiểu thuyết … thì thông tin và số lượng từ Open là rất nhiều. Người đọc hoàn toàn có thể gặp khó khăn vất vả khi chớp lấy trọng tâm giữa quá nhiều nội dung .
Đối với những văn bản này, bạn hoàn toàn có thể chia thành những mục nhỏ với tiêu đề cho từng mục, từng chương. Bạn hoàn toàn có thể tạo thêm mục lục ở đầu hoặc cuối tài liệu để việc tìm kiếm trở nên nhanh gọn và thuận tiện hơn nếu thiết yếu. Cách làm này vừa khoa học, vừa giúp người viết thuận tiện quản trị những gì đã được đưa ra .
10. Ngắt trang (Page break), ngắt đoạn (Section break)
MS Word phân phối cho người dùng công cụ tương hỗ ngắt trang để không phải nhấn Enter nhiều lần khi soạn thảo văn bản. Bạn hoàn toàn có thể ngắt nội dung hiện tại để sang 1 trang mới ( Page ) hoặc cột mới ( Column ) hay ngắt nội dung xuống phía dưới ảnh ( Text-wrapping ) .
Những định dạng ngắt đoạn, ngắt trang mà MS Word cung cấp cho người dùng (Nguồn: edu2review)
Bên cạnh ngắt trang thì tính năng ngắt đoạn trong MS Word là cách để chia văn bản thành nhiều đoạn khác nhau, giúp bạn thuận tiện chỉnh sửa bố cục tổng quan cho từng đoạn mà không tác động ảnh hưởng tới những đoạn còn lại. Có 4 tùy chọn cho việc tách những đoạn trong MS Word :
- Next Page: tách đoạn sang trang kế tiếp
- Continuous: chia đoạn trong cùng một trang
- Even Page: tạo section mới bắt đầu ở trang chẵn kế tiếp
- Odd Page: tạo section mới bắt đầu tại trang lẻ kế tiếp
Trên đây là 10 kỹ năng soạn thảo văn bản mà người dùng MS Word nào cũng nên trang bị cho riêng mình. Thành thạo trong việc sử dụng tin học văn phòng là một trong những cách để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Hãy rèn luyện để trở nên chuyên nghiệp hơn bạn nhé !
Anh Thư ( Tổng hợp )
Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục
