HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (4.24 MB, 80 trang )

Bạn đang đọc: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH – Tài liệu text

UBND TỈNH BẮC NINH
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

———-———-

TÀI LIỆU
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH

http://qlvbdh.bacninh.gov.vn

Bắc Ninh, tháng 06 năm 2013

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
————————————————————————————————————————–

MỤC LỤC

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]

PHẦN 1: GIỚI THIỆU
1. Giới thiệu chung về phần mềm
1.1 Tên phần mềm
Tên phần mềm là “Chương trình quản lý hồ sơ công việc”, đây là phần mềm phục vụ

tác nghiệp cho cán bộ trong cơ quan
1.2 Mô tả chung về phần mềm
Hệ thống quản lý hồ sơ công việc là sản phẩm phần mềm chạy trên nền webbase thực
hiện việc quản lý và vận hành quy trình xử lý công việc trong cơ quan, giúp cho cán bộ xử lý
và tác nghiệp nhanh chóng, thuận lợi hơn.
Hệ thống được xây dựng nhằm giải quyết bài toán quản lý tài liệu, văn bản, các quá
trình xử lý cũng như quy trình thực hiện được phần mềm hỗ trợ để đáp ứng các nhiệm vụ tác
nghiệp của cán bộ trong cơ quan.
1.3 Mục đích ứng dụng phần mềm
Phần mềm được sử dụng nhằm nâng cao hiệu suất làm việc của cán bộ, viên chức nhà
nước trong việc luân chuyển và xử lý tài liệu, văn bản trong tỉnh Bắc Ninh. Giúp cho việc
quản lý, điều hành, tác nghiệp thuận lợi và nhanh chóng. Tiến tới tham gia vào chính phủ
điện tử theo chủ trương của nhà nước.

2. Các nhóm người sử dụng
2.1 Văn thư
Trong các cơ quan, tổ chức, văn thư là nhóm chuyên trách các công việc như tiếp nhận
các công văn, tài liệu, các loại giấy tờ bao gồm cả đơn do người dân gửi lên. Công việc này
trên hệ thống được thực hiện theo trình tự: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến, chuyển lên cho
lãnh đao cơ quan để có ý kiến chỉ đạo, xử lý.
Các chức năng trong hệ thống bao gồm:
• Tiếp nhận văn bản, hồ sơ
• Trình lãnh đạo phê duyệt
• Phân phát các tài liệu, công văn
• Gửi văn bản đích danh
3

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]

2.2 Chuyên viên
Chuyên viên là các thành viên trong các phòng của một cơ quan, đây là nhóm đông đảo
nhất và chịu trách nhiệm thực hiện công việc nhiều nhất từ lãnh đạo giao xuống. Mỗi chuyên
viên sẽ có năng lực và nghiệp vụ chuyên môn khác nhau để giải quyết các công việc cụ thể
của cơ quan.
Trong hệ thống, chuyên viên sẽ thực hiện các chức năng xử lý chuyên môn trước khi
gửi và sau khi nhận nhiệm vụ được giao từ lãnh đạo cấp trên.
Các chức năng trong hệ thống bao gồm:
•

Tạo văn bản đi

•

Gửi lãnh đạo phòng

•

Tạo hồ sơ công việc

•

Gửi văn bản đích danh

2.3 Lãnh đạo phòng
Lãnh đạo phòng là bộ phận trưởng các phòng trong các cơ quan, bộ phận này sẽ có
trách nhiệm giao việc, giám sát cũng như quản lý đối với chuyên viên trong phòng mình.

Trong hệ thống, cơ cấu cũng được phân chia như vậy. Chuyên viên sẽ nhận nhiệm vụ và báo
cáo kết quả lên lãnh đạo phòng.
Các chức năng trong hệ thống bao gồm:
• Trình lãnh đạo cơ quan
• Duyệt và ký nháy văn bản
• Phát phát yêu cầu xử lý
• Gửi văn bản đích danh

2.4 Lãnh đạo cơ quan
Lãnh đạo cơ quan là nhóm người lãnh đạo cao nhất của một sở cơ quan. Mọi công việc
của cơ quan đều được nhóm này quyết định và chỉ đạo xuống các cấp bên dưới để thực hiện.
Trong hệ thống ứng dụng, nhóm này chủ yếu giám sát các thông tin xử lý và chỉ đạo xuống
bên dưới cũng như nhận các báo cáo từ dưới lên.
4

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]

Các chức năng trong hệ thống bao gồm:
• Bút phê, chỉ đạo
•

Duyệt, ký tên cho văn bản

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]

PHẦN 2: CÁC CHỨC NĂNG
1. Các thành phần của phần mềm
1.1 Văn bản đến
Văn bản đến là văn bản được chuyển đến từ ngoài hệ thống hay được chuyển từ các đối
tượng khác trong hệ thống đến cho người dùng. Văn bản đến là công văn, tài liệu,…
1.2 Văn bản đi
Văn bản đi là văn bản được tạo lập bởi một người dùng nào đó, sau đó được chuyển
cho các đối tượng khác trong hệ thống hoặc được gửi ra ngoài. Văn bản đi, theo một nghĩa
nào đó là văn bản dự thảo, văn bản dự thảo là đầu vào để trở thành văn bản, công văn đi.
1.3 Văn bản dự thảo
Là văn bản được người dùng soạn thảo và đăng ký vào hệ thống để gửi lên cấp trên phê
duyệt và cho xuất bản hay công bố rộng rãi.
1.4 Văn bản đã ban hành
Văn bản đã ban hành là văn bản đã được các cấp duyệt và được công bố, xuất bản. Văn
bản đã ban hành có hai mức đó là văn bản được ban hành rộng rãi ngoài cơ quan và ban
hành nội bộ trong cơ quan.
1.5 Văn bản đã bút phê
Văn bản đã bút phê là văn bản được chuyên viên gửi lên lãnh đạo duyệt và đã được
duyệt, là bước trước cho văn bản đã ban hành.
1.6 Văn bản không xử lý
Văn bản không xử lý là văn bản đến mà không cần phải xử lý theo nội dung (không có
yêu cầu xử lý), người dùng sẽ có cờ đánh dấu là văn bản không xử lý.

1.7 Văn bản mẫu
Văn bản mẫu là văn bản được soạn sẵn theo cấu trúc và bố cục chuẩn để dùng về sau.

1.8 Văn bản đã cấp số
Văn bản đã cấp số là văn bản đã được duyệt và gửi cho văn thư thực hiện cấp số hiệu
6

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]

để công bố.
1.9 Văn bản đã chuyển
Là văn bản đã qua bước xử lý của người sử dụng và được chuyển cho đối tượng người
dùng khác trong hệ thống.
1.10 Sổ công văn đến
Sổ công văn đến là tập hợp các công văn đến, tài liệu đến.
1.11 Sổ công văn đi
Sổ công văn đi là tập hợp các công văn, tài liệu đi.
1.12 Hồ sơ văn bản
Là toàn bộ các yếu tố liên quan đến quá trình xử lý công việc trong nội dung văn bản,
nó bao gồm văn bản đến, văn bản đi, lịch sử xử lý, các phiếu trình, duyệt,…
1.13 Nhân sự
Là đối tượng sử dụng hệ thống, lưu và quản lý toàn bộ thông tin về người dùng hệ
thống.
1.14 Tủ văn bản
Tủ văn bản là nơi để chứa các tài liệu do nhân sự tự thêm vào. Có 2 tủ văn bản là “Tủ
văn bản cá nhân” và “ Tủ văn bản phòng”. Để vào tủ văn bản, tại menu trái, nhân sự bấm
vào
sẽ hiện ra 2 menu để vào tủ văn bản cá nhân và tủ văn bản phòng.
Mỗi cá nhân sẽ có quyền quản trị thư mục của “Tủ văn bản cá nhân” của riêng cá nhân đó.

Đối với “Tủ văn bản của phòng” thì chỉ riêng lãnh đạo phòng mới có quyền quản trị tủ văn
bản đó. Để xem các văn bản trong tủ văn bản, chọn tủ văn bản cần xem ví dụ như chọn xem
Tủ văn bản 2012 thì bấm vào
sẽ hiển thị ra các văn bản có trong tủ đó.

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]

Hình 1.1: Màn hình thư mục trong tủ văn bản cá nhân
Muốn thêm mới hoặc sửa một mục trong tủ văn bản, người dùng bấm vào
. Sau khi bấm xong, sẽ xuất hiện màn hình hiển thị danh sách các thư
mục trong tủ hồ sơ. Muốn sửa mục nào, bấm vào mục đó để sửa. Nếu muốn thêm mới một
thư mục, ở màn hình bên phải, tại phần “Thêm mới tủ cá nhân” điền tên thư mục vào phần
“Tên tủ” và chọn thư mục cha cho tủ đó. Sau khi chọn xong bấm

để thêm mới.

Hình 1.2: Màn hình quản lý thư mục tủ văn bản cá nhân
Nếu muốn sửa một tủ văn bản,bấm chọn tủ cần sửa. Tại phần “Sửa tủ văn bản” điền tên
tủ văn bản mới vào phần “Tên tủ” và chọn thư mục cha cho tủ đó. Sau khi chọn xong bấm
để sửa lại. Nếu muốn xóa tủ đó thì bấm chọn

để xóa.

Hình 1.3: Màn hình quản lý thư mục tủ văn bản cá nhân

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]

Để chuyển văn bản sang tủ văn bản khác, chọn văn bản đó bằng cách bấm vào ô
checkbox
rồi bấm vào
. Khi đó màn hình sẽ xuất hiện thêm 1
cửa sổ mới. Nếu có tủ văn bản cần chuyển rồi thì bấm vào tủ đó rồi bấm

, nếu

không muốn chuyển nữa thì bấm chọn
.Sau khi bấm “Lựa chon” màn hình sẽ hiển thị
ra thông báo đã chuyển thành công. Trường hợp tủ văn bản đó chưa có thì người dùng có thể
“Thêm mới tủ văn bản cá nhân”

Hình 1.4 : Chuyển văn bản sang tủ văn bản khác
Khi muốn xóa văn bản nào ra khỏi Tủ hồ sơ, chọn vào văn bản đó( bấm vào ô
checkbox

) và bấm chọn

Với tủ văn bản cá nhân, mỗi người sẽ có 1 tủ văn bản riêng và chỉ người đó mới nhìn
thấy tủ văn bản của mình. Với tủ văn bản phòng, chỉ các nhân sử trong phòng đó mới nhìn
thấy tủ văn bản.
Để thêm văn bản vào tủ văn bản, tại giao diện danh sách văn bản. Bấm chọn các văn
bản muốn thêm vào tủ ( bấm vào nút checkbox

) rồi bấm vào

hoặc

. Khi đó màn hình sẽ xuất hiện thêm một cửa sổ mới. Chọn tủ văn bản để
lưu vào và bấm
, nếu không muốn thêm nữa thì chọn
. Sau khi bấm “Lựa
chọn” màn hình sẽ hiển thị ra thông báo đã chuyển thành công, bấm tiếp vào “OK” trên màn
hình đó là đã thêm vào tủ thành công. Trường hợp muốn tạo mới 1 tủ văn bản để thêm văn
bản đó vào thì người dung có thể “Thêm mới tủ văn bản cá nhân”.
9

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]

Hình 1.5 : Thêm văn bản vào tủ văn bản
1.15 Tủ hồ sơ
Tủ hồ sơ dùng để lưu các hồ sơ công việc liên quan tới nhân sự. Tủ hồ sơ bao gồm “Tủ
hồ sơ cá nhân” và “Tủ hồ sơ phòng”.
Để sử dụng tủ hồ sơ, tại menu trái, người dùng bấm chọn

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết trình tự, thủ tục chuyển hộ khẩu trong cùng tỉnh

để
vào mục tủ. Mỗi cá nhân sẽ có quyền quản trị thư mục của “Tủ hồ sơ cá nhân” của riêng cá
nhân đó. Đối với “Tủ hồ sơ của phòng” thì chỉ riêng lãnh đạo phòng mới có quyền quản trị tủ
hồ sơ đó.
Muốn thêm mới hoặc sửa một mục trong tủ hồ sơ, người dùng bấm vào
ở trang danh sách tủ hồ sơ cá nhân hoặc danh sách tủ hồ sơ phòng.
Sau khi bấm xong, sẽ xuất hiện màn hình hiển thị danh sách các thư mục trong tủ hồ sơ và có
mục “Thêm mới tủ hồ sơ phòng”. Tại mục “Thêm mới tủ hồ sơ phòng” điền tên tủ hồ sơ vào
phần “Tên tủ” và chọn thư mục cha cho tủ đó. Sau đó bấm chọn

để thêm mới.

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]

Hình 1.6 : Màn hình quản lý thư mục tủ hồ sơ và thêm mới tủ hồ sơ
Muốn sửa tủ hồ sơ nào nào, bấm vào tủ đó để sửa. Tại phần “Sửa tủ hồ sơ phòng điền
tên mới cho tủ muốn sửa vào phần “Tên tủ” và chon thư mục cha cho tủ đó. Sau khi chọn
xong bấm
màn hình trái và nhấn

để sửa lại. Nếu muốn xóa một tủ, ở màn hình bên phải, chọn tủ bên
.

Hình 1.7 : Quản trị thư mục trong tủ hồ sơ

Để xem các hồ sơ có trong tủ, người dùng bấm vào các thư mục tương ứng phía bên
trái để xem.

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]

Hình 1.8 : Danh sách hồ sơ trong tủ
Khi muốn xóa hồ sơ ra khỏi tủ, người dùng chọn hồ sơ cần xóa rồi bấm
ở phía trên của danh sách.
Muốn chuyển hồ sơ sang mục khác, bấm chọn hồ sơ cần chuyển( bấm vào nút
checkbox

) rồi bấm

. Một cửa sổ mới xuất hiện, bấm chọn tủ hồ sơ

cần chuyển sang rồi bấm “Lựa chọn” để lưu. Nếu không muốn chuyển nữa thì bấm
.
Trường hợp chưa có tủ để chuyển sang, người dùng điền thông tin tủ hồ sơ mới vào phần
“Thêm mới tủ hồ sơ cá nhân” rồi bấm “Thêm thư mục” để thêm. Khi đã có tủ hồ sơ rồi, lại
thực hiện như hướng dẫn ở trên để chuyển hồ sơ sang tủ hồ sơ mới đó.

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]

Hình 1.9 : Chuyển hồ sơ sang thư mục khác
Để thêm một hồ sơ vào tủ hồ sơ, tại màn hình danh sách hồ sơ công việc, người dùng
bấm vào nút checkbox

để chọn hồ sơ cần thêm rồi bấm

hay

. Khi đó màn hình sẽ xuất hiện thêm 1 cửa sổ nữa để người dùng chọn tủ
chứa hồ sơ, tiếp đó bấm lựa chọn để thêm hồ sơ đó vào tủ đã chọn. Kết thúc, người dùng bấm
“OK”, vậy là đã thêm được hồ sơ vào tủ thành công. Nếu không muốn thêm nữa thì bấm
chọn
. Trường hợp chưa có tủ hồ sơ để chứa hồ sơ, người dùng có thể “Thêm mới tủ
hồ sơ cá nhân”, điền đầy đủ thông tin tại mục đó rồi bấm chọn “Thêm thư mục” để thêm. Khi
đã có tủ để chứa hồ sơ, lại thực hiện như ở trên để thêm hồ sơ vào tủ.

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]

Hình 1.10 : Màn hình thêm hồ sơ vào tủ.

1.16 Tìm kiếm văn bản
Sau một thời gian sử dụng, số lượng văn bản lưu trữ trong hệ thống sẽ tăng lên, để hỗ
trợ tìm kiếm văn bản, người dùng có thể sử dụng chức năng tìm kiếm văn bản. Tại mỗi trang
trong mục
,
người dùng đều có thể sử dụng chức năng này.

Hình 1.11 : Tìm kiếm văn bản đến.
Tùy mục đích của người dùng muốn tìm loại văn bản nào và sẽ nhập thông tin vào để
tìm kiếm. Sau khi nhập xong các từ khóa và các mục, bấm

để tìm văn bản.
14

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]

1.17 Tìm kiếm hồ sơ
Để tìm kiếm hồ sơ cần tìm trong hệ thống nhanh hơn, người dùng có thể sử dụng chức
năng “Tìm kiếm hồ sơ”. Để sử dụng chức năng này, tại menu trái bấm
để
tìm. Màn hình bên phải sẽ hiển thị các thông tin để người dùng tìm kiếm. Người dùng cần
nhập từ khóa tìm kiếm, và điền thêm các thông tin của hồ sơ đó để tìm kiếm chính xác hơn.

Hình 1.12 : Màn hình tìm kiếm hồ sơ công việc

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]

2. Chức năng xử lý của Văn thư
2.1 Tiếp nhận văn bản
Khi có văn bản đến ,văn thư sẽ tiếp nhận văn bản đó và thêm văn bản vào trong hệ
thống.

Hình 2.1 : Chức năng tiếp nhận văn bản đến

Sau khi bấm vào chức năng “Tiếp nhận văn bản đến”, sẽ hiện ra màn hình thêm văn
bản.

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]

Hình 2.2 : Màn hình nhập văn bản đến mới

Tất cả những văn bản chưa được xem bởi những người có thẩm quyền trong hệ thống
là những văn bản có màu đỏ in đậm.
Khi người dùng nhấn vào văn bản để mở văn bản đó ra, thì trạng thái của văn bản
chuyển thành “Đã đọc” và sẽ không có màu đỏ in đậm nữa.
Trong trường hợp người dùng mở văn bản đó ra nhưng chưa kịp đọc hoặc văn bản chưa
được xử lý, người dùng có thể thay đổi trạng thái “Đã đọc” hoặc “Chưa đọc” của văn bản
bằng cách chọn văn bản đó và nhấn
muốn đánh dấu, người dùng chọn

hoặc
hoặc

. Những văn bản quan trọng
để bỏ đánh dấu.

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]

Hình 2.3 : Danh sách các văn bản đến đã được tạo
2.2 Chuyển lãnh đạo cơ quan
Khi bộ phận văn thư đã lưu văn bản đến vừa tiếp nhận. Các văn bản sẽ được hiển thị
trong danh sách các văn bản đến. Để chuyển văn bản đến vừa tạo cho lãnh đạo cơ quan xem.
Người văn thư cần bấm vào văn bản đó.

Hình 2.4 : Mở một văn bản đến

Tại màn hình hiển thị nội dung văn bản, người văn thư bấm vào chức năng
để chuyển văn bản này cho lãnh đạo cơ quan. Khi bấm vào chức năng này,
màn hình sẽ hiện ra danh sách các lãnh đạo để gửi. Chỉ có lãnh đạo nào được gửi mới có thể
nhìn thấy văn bản này.

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]

Hình 2.5 : Chọn lãnh đạo để gửi văn bản
2.3 Hủy văn bản
Khi 1 văn bản có nội dung sai hay gặp 1 lỗi nào đó không còn chính xác, người văn thư
có thể bấm vào nút
để hủy văn bản này. Văn bản sau khi đã hủy sẽ không
còn chức năng gì nữa. Các thao thác trên văn bản bị hủy sẽ không có tác dụng.

Hình 2.6 : Màn hình thực hiện hủy văn bản.
Sau khi nhập lý do hủy văn bản, văn thư cần bấm vào nút
Nếu không muốn hủy văn bản này, văn thư bấm vào nút
lại.

để hủy văn bản.
để đóng cửa sổ đang mở

Khi xác nhận hủy văn bản, sẽ có màn hình thông báo đã hủy thành công. Nhấn vào nút
để kết thúc hủy văn bản.

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]

Hình 2.7 : Màn hình thông báo hủy thành công văn bản.
Văn bản bị hủy sẽ được chuyển tới thư mục

2.4 Cất văn bản
Đây là chức năng dành cho các văn bản chỉ đọc, không cần xử lý gì đối với các văn bản
này.Ví dụ các văn bản luật …
Để thực hiện cất văn bản, văn thư cần bấm vào nút
sẽ được cất và màn hình sẽ chuyển về danh sách các văn bản đến.
Văn bản sau khi được cất sẽ được lưu tại tủ văn bản
2.5 Thêm mới văn bản đi

. Sau khi bấm, văn bản
.

Sau khi hồ sơ công việc hoàn thành, văn bản dự thảo được lãnh đạo ký duyệt và chờ
được phát hành tới các phong ban đơn vị.
Để phát hành văn bản tới các đơn vị, ở menu phía bên trái, văn thư chọn
. Sau đó nhập đầy đủ thông tin cho văn bản. Chú ý với những trường
có (*) không được để trống. Tiếp đó bấm
để thêm mới. Người dùng có thể sử

dụng phím Tab để di chuyển nhanh đến các trường dữ liệu bắt buộc yêu cầu phải
nhập.Trường hợp muốn xóa hết thông tin để nhập lại bấm chọn

để nhập lại .

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]

Hình 2.9 : Màn hình thêm văn bản đi
Sau khi bấm nút

, nếu thêm thành công, màn hình sẽ có thông báo
. Và văn bản vừa được thêm mới sẽ được lưu trong mục
.

2.6 Cấp số
Chức năng này dùng để cấp số cho các văn bản. Các văn bản được cấp số là các văn
bản đi đã được phê duyệt.
Sau khi lãnh đạo cơ quan đã ký duyệt, văn bản dự thảo sẽ được chờ để văn thư cấp số.
Để thực hiện cấp số cho một văn bản tại trang danh sách văn bản đã kí duyệt, văn thư
bấm vào cấp số.

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]

Xem thêm: Trình tự, thủ tục làm căn cước công dân gắn chip – Luật Long Phan

Hình 2.8 : Màn hình danh sách văn bản đã ký duyệt.
Khi bấm vào nút

, sẽ hiển thị màn hình để tiến hành cấp số cho văn bản. Sau

khi điền đầy đủ các nội dung cần thiết, văn thư bấm nút
số cho văn bản. Nếu không nhập lại thông tin cho văn bản bấm chọn
Chú ý với những trường có (*) không được để trống.

để xác nhận cấp
để nhập lại.

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]

Hình 2.9 : Chức năng cấp số cho văn bản.
Sau khi bấm nút
sẽ có màn hình thông báo thành công và tự động
chuyển về trang danh sách văn bản chờ phát hành.
2.7 Phát hành văn bản đi

Đây là phần để bộ phận văn thư tạo các văn bản đi và chuyển cho các đơn vị khác (lãnh
đạo, các cấp cao hơn,…) để báo cáo hoặc thông báo cho các đơn vị xử lý.
Tại mục
nơi chứa các văn bản đã được cấp số và đang chờ
phát hành. Bấm chọn vào văn bản cần phát hành.

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]

Hình 2. 10: Màn hình danh sách văn bản chờ phát hành.
Sau khi chọn văn bản để phát hành sẽ chuyển sang trang chi tiết văn bản đi. Tại trang
văn thư có thể cấp lại số cho văn bản, phát hành văn bản. Để cấp lại số văn thư cần bấm chọn
, màn hình sẽ chuyển lại về trang cấp số văn bản đi để văn thư nhập lại
thông tin. Để phát hành văn bản, văn thư bấm

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]

Hình 2. 11: Màn hình chi tiết văn bản đi
Sau khi chọn “phát hành văn bản” trên màn hình sẽ xuất hiện một cửa sổ mới. Văn thư
sẽ chọn phòng ban và nhân sự để gửi văn bản, tiếp đó nếu muốn gửi trực tiếp qua đường mail
thì văn thư cần nhập tài khoản mail của người nhận vào (chú ý các tài khoản mail cách nhau
bởi dấu phẩy).
Khi nhập email, hệ thống hỗ trợ hiển thị các email đã nhập lần trước đó, người dùng có
thể đánh một số ký tự có trong email, hệ thống sẽ hiển thị các email có các ký tự đó. Người
dùng lựa chọn email trong danh sách hiển thị ra để gửi.
Ngoài ra, nếu muốn gửi sang các sở hoặc đơn vị khác thì văn thư sẽ phải chọn tiếp ở
mục “Gửi văn bản theo đường liên thông”.
Cuối cùng, khi đã nhập đầy đủ các thông tin như phòng ban để gửi, các email muốn gửi
và các sở ban ngành, bấm

để phát hành văn bản đi.

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: [email protected]

tác nghiệp cho cán bộ trong cơ quan1. 2 Mô tả chung về phần mềmHệ thống quản lý hồ sơ việc làm là loại sản phẩm phần mềm chạy trên nền webbase thựchiện việc quản lý và quản lý và vận hành quá trình giải quyết và xử lý việc làm trong cơ quan, giúp cho cán bộ xử lývà tác nghiệp nhanh gọn, thuận tiện hơn. Hệ thống được thiết kế xây dựng nhằm mục đích xử lý bài toán quản lý tài liệu, văn bản, những quátrình giải quyết và xử lý cũng như quá trình triển khai được phần mềm tương hỗ để cung ứng những trách nhiệm tácnghiệp của cán bộ trong cơ quan. 1.3 Mục đích ứng dụng phần mềmPhần mềm được sử dụng nhằm mục đích nâng cao hiệu suất thao tác của cán bộ, viên chức nhànước trong việc luân chuyển và xử lý tài liệu, văn bản trong tỉnh Thành Phố Bắc Ninh. Giúp cho việcquản lý, điều hành quản lý, tác nghiệp thuận tiện và nhanh gọn. Tiến tới tham gia vào chính phủđiện tử theo chủ trương của nhà nước. 2. Các nhóm người sử dụng2. 1 Văn thưTrong những cơ quan, tổ chức triển khai, văn thư là nhóm chuyên trách những việc làm như tiếp nhậncác công văn, tài liệu, những loại sách vở gồm có cả đơn do người dân gửi lên. Công việc nàytrên mạng lưới hệ thống được triển khai theo trình tự : Tiếp nhận, ĐK văn bản đến, chuyển lên cholãnh đao cơ quan để có quan điểm chỉ huy, giải quyết và xử lý. Các tính năng trong mạng lưới hệ thống gồm có : • Tiếp nhận văn bản, hồ sơ • Trình chỉ huy phê duyệt • Phân phát những tài liệu, công văn • Gửi văn bản đích danhHỗ trợ kỹ thuật : đường dây nóng : 04 2245 5615 ; 091 298 8696 – Email : [email protected] ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–2. 2 Chuyên viênChuyên viên là những thành viên trong những phòng của một cơ quan, đây là nhóm đông đảonhất và chịu nghĩa vụ và trách nhiệm thực thi việc làm nhiều nhất từ chỉ huy giao xuống. Mỗi chuyênviên sẽ có năng lượng và nhiệm vụ trình độ khác nhau để xử lý những việc làm cụ thểcủa cơ quan. Trong mạng lưới hệ thống, nhân viên sẽ triển khai những tính năng giải quyết và xử lý trình độ trước khigửi và sau khi nhận trách nhiệm được giao từ chỉ huy cấp trên. Các công dụng trong mạng lưới hệ thống gồm có : Tạo văn bản điGửi chỉ huy phòngTạo hồ sơ công việcGửi văn bản đích danh2. 3 Lãnh đạo phòngLãnh đạo phòng là bộ phận trưởng những phòng trong những cơ quan, bộ phận này sẽ cótrách nhiệm giao việc, giám sát cũng như quản lý so với nhân viên trong phòng mình. Trong mạng lưới hệ thống, cơ cấu tổ chức cũng được phân loại như vậy. Chuyên viên sẽ nhận trách nhiệm và báocáo tác dụng lên chỉ huy phòng. Các công dụng trong mạng lưới hệ thống gồm có : • Trình chỉ huy cơ quan • Duyệt và ký nháy văn bản • Phát phát nhu yếu giải quyết và xử lý • Gửi văn bản đích danh2. 4 Lãnh đạo cơ quanLãnh đạo cơ quan là nhóm người chỉ huy cao nhất của một sở cơ quan. Mọi công việccủa cơ quan đều được nhóm này quyết định hành động và chỉ huy xuống những cấp bên dưới để triển khai. Trong mạng lưới hệ thống ứng dụng, nhóm này hầu hết giám sát những thông tin giải quyết và xử lý và chỉ huy xuốngbên dưới cũng như nhận những báo cáo giải trình từ dưới lên. Hỗ trợ kỹ thuật : hotline : 04 2245 5615 ; 091 298 8696 – Email : [email protected] ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Các tính năng trong mạng lưới hệ thống gồm có : • Bút phê, chỉ đạoDuyệt, ký tên cho văn bảnHỗ trợ kỹ thuật : đường dây nóng : 04 2245 5615 ; 091 298 8696 – Email : [email protected] ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–PHẦN 2 : CÁC CHỨC NĂNG1. Các thành phần của phần mềm1. 1 Văn bản đếnVăn bản đến là văn bản được chuyển đến từ ngoài mạng lưới hệ thống hay được chuyển từ những đốitượng khác trong mạng lưới hệ thống đến cho người dùng. Văn bản đến là công văn, tài liệu, … 1.2 Văn bản điVăn bản đi là văn bản được tạo lập bởi một người dùng nào đó, sau đó được chuyểncho những đối tượng người tiêu dùng khác trong mạng lưới hệ thống hoặc được gửi ra ngoài. Văn bản đi, theo một nghĩanào đó là văn bản dự thảo, văn bản dự thảo là nguồn vào để trở thành văn bản, công văn đi. 1.3 Văn bản dự thảoLà văn bản được người dùng soạn thảo và ĐK vào mạng lưới hệ thống để gửi lên cấp trên phêduyệt và cho xuất bản hay công bố thoáng đãng. 1.4 Văn bản đã ban hànhVăn bản đã phát hành là văn bản đã được những cấp duyệt và được công bố, xuất bản. Vănbản đã phát hành có hai mức đó là văn bản được phát hành thoáng rộng ngoài cơ quan và banhành nội bộ trong cơ quan. 1.5 Văn bản đã bút phêVăn bản đã bút phê là văn bản được nhân viên gửi lên chỉ huy duyệt và đã đượcduyệt, là bước trước cho văn bản đã phát hành. 1.6 Văn bản không xử lýVăn bản không giải quyết và xử lý là văn bản đến mà không cần phải giải quyết và xử lý theo nội dung ( không cóyêu cầu giải quyết và xử lý ), người dùng sẽ có cờ lưu lại là văn bản không giải quyết và xử lý. 1.7 Văn bản mẫuVăn bản mẫu là văn bản được soạn sẵn theo cấu trúc và bố cục tổng quan chuẩn để dùng về sau. 1.8 Văn bản đã cấp sốVăn bản đã cấp số là văn bản đã được duyệt và gửi cho văn thư thực thi cấp số hiệuHỗ trợ kỹ thuật : hotline : 04 2245 5615 ; 091 298 8696 – Email : [email protected] ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–để công bố. 1.9 Văn bản đã chuyểnLà văn bản đã qua bước giải quyết và xử lý của người sử dụng và được chuyển cho đối tượng người tiêu dùng ngườidùng khác trong mạng lưới hệ thống. 1.10 Sổ công văn đếnSổ công văn đến là tập hợp những công văn đến, tài liệu đến. 1.11 Sổ công văn điSổ công văn đi là tập hợp những công văn, tài liệu đi. 1.12 Hồ sơ văn bảnLà hàng loạt những yếu tố tương quan đến quy trình giải quyết và xử lý việc làm trong nội dung văn bản, nó gồm có văn bản đến, văn bản đi, lịch sử dân tộc giải quyết và xử lý, những phiếu trình, duyệt, … 1.13 Nhân sựLà đối tượng người tiêu dùng sử dụng mạng lưới hệ thống, lưu và quản lý hàng loạt thông tin về người dùng hệthống. 1.14 Tủ văn bảnTủ văn bản là nơi để chứa những tài liệu do nhân sự tự thêm vào. Có 2 tủ văn bản là “ Tủvăn bản cá thể ” và “ Tủ văn bản phòng ”. Để vào tủ văn bản, tại menu trái, nhân sự bấmvàosẽ hiện ra 2 menu để vào tủ văn bản cá thể và tủ văn bản phòng. Mỗi cá thể sẽ có quyền quản trị thư mục của “ Tủ văn bản cá thể ” của riêng cá thể đó. Đối với “ Tủ văn bản của phòng ” thì chỉ riêng chỉ huy phòng mới có quyền quản trị tủ vănbản đó. Để xem những văn bản trong tủ văn bản, chọn tủ văn bản cần xem ví dụ như chọn xemTủ văn bản 2012 thì bấm vàosẽ hiển thị ra những văn bản có trong tủ đó. Hỗ trợ kỹ thuật : đường dây nóng : 04 2245 5615 ; 091 298 8696 – Email : [email protected] ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Hình 1.1 : Màn hình thư mục trong tủ văn bản cá nhânMuốn thêm mới hoặc sửa một mục trong tủ văn bản, người dùng bấm vào. Sau khi bấm xong, sẽ Open màn hình hiển thị hiển thị list những thưmục trong tủ hồ sơ. Muốn sửa mục nào, bấm vào mục đó để sửa. Nếu muốn thêm mới mộtthư mục, ở màn hình hiển thị bên phải, tại phần “ Thêm mới tủ cá thể ” điền tên thư mục vào phần “ Tên tủ ” và chọn thư mục cha cho tủ đó. Sau khi chọn xong bấmđể thêm mới. Hình 1.2 : Màn hình quản lý thư mục tủ văn bản cá nhânNếu muốn sửa một tủ văn bản, bấm chọn tủ cần sửa. Tại phần “ Sửa tủ văn bản ” điền têntủ văn bản mới vào phần “ Tên tủ ” và chọn thư mục cha cho tủ đó. Sau khi chọn xong bấmđể sửa lại. Nếu muốn xóa tủ đó thì bấm chọnđể xóa. Hình 1.3 : Màn hình quản lý thư mục tủ văn bản cá nhânHỗ trợ kỹ thuật : đường dây nóng : 04 2245 5615 ; 091 298 8696 – Email : [email protected] ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Để chuyển văn bản sang tủ văn bản khác, chọn văn bản đó bằng cách bấm vào ôcheckboxrồi bấm vào. Khi đó màn hình hiển thị sẽ Open thêm 1 hành lang cửa số mới. Nếu có tủ văn bản cần chuyển rồi thì bấm vào tủ đó rồi bấm, nếukhông muốn chuyển nữa thì bấm chọn. Sau khi bấm “ Lựa chon ” màn hình hiển thị sẽ hiển thịra thông tin đã chuyển thành công xuất sắc. Trường hợp tủ văn bản đó chưa có thì người dùng hoàn toàn có thể “ Thêm mới tủ văn bản cá thể ” Hình 1.4 : Chuyển văn bản sang tủ văn bản khácKhi muốn xóa văn bản nào ra khỏi Tủ hồ sơ, chọn vào văn bản đó ( bấm vào ôcheckbox ) và bấm chọnVới tủ văn bản cá thể, mỗi người sẽ có 1 tủ văn bản riêng và chỉ người đó mới nhìnthấy tủ văn bản của mình. Với tủ văn bản phòng, chỉ những nhân sử trong phòng đó mới nhìnthấy tủ văn bản. Để thêm văn bản vào tủ văn bản, tại giao diện list văn bản. Bấm chọn những vănbản muốn thêm vào tủ ( bấm vào nút checkbox ) rồi bấm vàohoặc. Khi đó màn hình hiển thị sẽ Open thêm một hành lang cửa số mới. Chọn tủ văn bản đểlưu vào và bấm, nếu không muốn thêm nữa thì chọn. Sau khi bấm “ Lựachọn ” màn hình hiển thị sẽ hiển thị ra thông tin đã chuyển thành công xuất sắc, bấm tiếp vào “ OK ” trên mànhình đó là đã thêm vào tủ thành công xuất sắc. Trường hợp muốn tạo mới 1 tủ văn bản để thêm vănbản đó vào thì người dung hoàn toàn có thể “ Thêm mới tủ văn bản cá thể ”. Hỗ trợ kỹ thuật : đường dây nóng : 04 2245 5615 ; 091 298 8696 – Email : [email protected] ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Hình 1.5 : Thêm văn bản vào tủ văn bản1. 15 Tủ hồ sơTủ hồ sơ dùng để lưu những hồ sơ việc làm tương quan tới nhân sự. Tủ hồ sơ gồm có “ Tủhồ sơ cá thể ” và “ Tủ hồ sơ phòng ”. Để sử dụng tủ hồ sơ, tại menu trái, người dùng bấm chọnđểvào mục tủ. Mỗi cá thể sẽ có quyền quản trị thư mục của “ Tủ hồ sơ cá thể ” của riêng cánhân đó. Đối với “ Tủ hồ sơ của phòng ” thì chỉ riêng chỉ huy phòng mới có quyền quản trị tủhồ sơ đó. Muốn thêm mới hoặc sửa một mục trong tủ hồ sơ, người dùng bấm vàoở trang list tủ hồ sơ cá thể hoặc list tủ hồ sơ phòng. Sau khi bấm xong, sẽ Open màn hình hiển thị hiển thị list những thư mục trong tủ hồ sơ và cómục “ Thêm mới tủ hồ sơ phòng ”. Tại mục “ Thêm mới tủ hồ sơ phòng ” điền tên tủ hồ sơ vàophần “ Tên tủ ” và chọn thư mục cha cho tủ đó. Sau đó bấm chọnđể thêm mới. 10H ỗ trợ kỹ thuật : đường dây nóng : 04 2245 5615 ; 091 298 8696 – Email : [email protected] ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Hình 1.6 : Màn hình quản lý thư mục tủ hồ sơ và thêm mới tủ hồ sơMuốn sửa tủ hồ sơ nào nào, bấm vào tủ đó để sửa. Tại phần “ Sửa tủ hồ sơ phòng điềntên mới cho tủ muốn sửa vào phần “ Tên tủ ” và chon thư mục cha cho tủ đó. Sau khi chọnxong bấmmàn hình trái và nhấnđể sửa lại. Nếu muốn xóa một tủ, ở màn hình hiển thị bên phải, chọn tủ bênHình 1.7 : Quản trị thư mục trong tủ hồ sơĐể xem những hồ sơ có trong tủ, người dùng bấm vào những thư mục tương ứng phía bêntrái để xem. 11H ỗ trợ kỹ thuật : đường dây nóng : 04 2245 5615 ; 091 298 8696 – Email : [email protected] ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Hình 1.8 : Danh sách hồ sơ trong tủKhi muốn xóa hồ sơ ra khỏi tủ, người dùng chọn hồ sơ cần xóa rồi bấmở phía trên của list. Muốn chuyển hồ sơ sang mục khác, bấm chọn hồ sơ cần chuyển ( bấm vào nútcheckbox ) rồi bấm. Một hành lang cửa số mới Open, bấm chọn tủ hồ sơcần chuyển sang rồi bấm “ Lựa chọn ” để lưu. Nếu không muốn chuyển nữa thì bấmTrường hợp chưa có tủ để chuyển sang, người dùng điền thông tin tủ hồ sơ mới vào phần “ Thêm mới tủ hồ sơ cá thể ” rồi bấm “ Thêm thư mục ” để thêm. Khi đã có tủ hồ sơ rồi, lạithực hiện như hướng dẫn ở trên để chuyển hồ sơ sang tủ hồ sơ mới đó. 12H ỗ trợ kỹ thuật : đường dây nóng : 04 2245 5615 ; 091 298 8696 – Email : [email protected] ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Hình 1.9 : Chuyển hồ sơ sang thư mục khácĐể thêm một hồ sơ vào tủ hồ sơ, tại màn hình hiển thị list hồ sơ việc làm, người dùngbấm vào nút checkboxđể chọn hồ sơ cần thêm rồi bấmhay. Khi đó màn hình hiển thị sẽ Open thêm 1 hành lang cửa số nữa để người dùng chọn tủchứa hồ sơ, tiếp đó bấm lựa chọn để thêm hồ sơ đó vào tủ đã chọn. Kết thúc, người dùng bấm “ OK ”, vậy là đã thêm được hồ sơ vào tủ thành công xuất sắc. Nếu không muốn thêm nữa thì bấmchọn. Trường hợp chưa có tủ hồ sơ để chứa hồ sơ, người dùng hoàn toàn có thể “ Thêm mới tủhồ sơ cá thể ”, điền vừa đủ thông tin tại mục đó rồi bấm chọn “ Thêm thư mục ” để thêm. Khiđã có tủ để chứa hồ sơ, lại triển khai như ở trên để thêm hồ sơ vào tủ. 13H ỗ trợ kỹ thuật : hotline : 04 2245 5615 ; 091 298 8696 – Email : [email protected] ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Hình 1.10 : Màn hình thêm hồ sơ vào tủ. 1.16 Tìm kiếm văn bảnSau một thời hạn sử dụng, số lượng văn bản tàng trữ trong mạng lưới hệ thống sẽ tăng lên, để hỗtrợ tìm kiếm văn bản, người dùng hoàn toàn có thể sử dụng công dụng tìm kiếm văn bản. Tại mỗi trangtrong mụcngười dùng đều hoàn toàn có thể sử dụng tính năng này. Hình 1.11 : Tìm kiếm văn bản đến. Tùy mục tiêu của người dùng muốn tìm loại văn bản nào và sẽ nhập thông tin vào đểtìm kiếm. Sau khi nhập xong những từ khóa và những mục, bấmđể tìm văn bản. 14H ỗ trợ kỹ thuật : đường dây nóng : 04 2245 5615 ; 091 298 8696 – Email : [email protected] ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–1. 17 Tìm kiếm hồ sơĐể tìm kiếm hồ sơ cần tìm trong mạng lưới hệ thống nhanh hơn, người dùng hoàn toàn có thể sử dụng chứcnăng “ Tìm kiếm hồ sơ ”. Để sử dụng tính năng này, tại menu trái bấmđểtìm. Màn hình bên phải sẽ hiển thị những thông tin để người dùng tìm kiếm. Người dùng cầnnhập từ khóa tìm kiếm, và điền thêm những thông tin của hồ sơ đó để tìm kiếm đúng chuẩn hơn. Hình 1.12 : Màn hình tìm kiếm hồ sơ công việc15Hỗ trợ kỹ thuật : hotline : 04 2245 5615 ; 091 298 8696 – Email : [email protected] ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–2. Chức năng giải quyết và xử lý của Văn thư2. 1 Tiếp nhận văn bảnKhi có văn bản đến, văn thư sẽ tiếp đón văn bản đó và thêm văn bản vào trong hệthống. Hình 2.1 : Chức năng đảm nhiệm văn bản đếnSau khi bấm vào công dụng “ Tiếp nhận văn bản đến ”, sẽ hiện ra màn hình hiển thị thêm vănbản. 16H ỗ trợ kỹ thuật : hotline : 04 2245 5615 ; 091 298 8696 – Email : [email protected] ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Hình 2.2 : Màn hình nhập văn bản đến mớiTất cả những văn bản chưa được xem bởi những người có thẩm quyền trong hệ thốnglà những văn bản có màu đỏ in đậm. Khi người dùng nhấn vào văn bản để mở văn bản đó ra, thì trạng thái của văn bảnchuyển thành “ Đã đọc ” và sẽ không có màu đỏ in đậm nữa. Trong trường hợp người dùng mở văn bản đó ra nhưng chưa kịp đọc hoặc văn bản chưađược giải quyết và xử lý, người dùng hoàn toàn có thể đổi khác trạng thái “ Đã đọc ” hoặc “ Chưa đọc ” của văn bảnbằng cách chọn văn bản đó và nhấnmuốn ghi lại, người dùng chọnhoặchoặc. Những văn bản quan trọngđể bỏ lưu lại. 17H ỗ trợ kỹ thuật : hotline : 04 2245 5615 ; 091 298 8696 – Email : [email protected] ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Hình 2.3 : Danh sách những văn bản đến đã được tạo2. 2 Chuyển chỉ huy cơ quanKhi bộ phận văn thư đã lưu văn bản đến vừa tiếp đón. Các văn bản sẽ được hiển thịtrong list những văn bản đến. Để chuyển văn bản đến vừa tạo cho chỉ huy cơ quan xem. Người văn thư cần bấm vào văn bản đó. Hình 2.4 : Mở một văn bản đếnTại màn hình hiển thị hiển thị nội dung văn bản, người văn thư bấm vào chức năngđể chuyển văn bản này cho chỉ huy cơ quan. Khi bấm vào công dụng này, màn hình hiển thị sẽ hiện ra list những chỉ huy để gửi. Chỉ có chỉ huy nào được gửi mới có thểnhìn thấy văn bản này. 18H ỗ trợ kỹ thuật : hotline : 04 2245 5615 ; 091 298 8696 – Email : [email protected] ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Hình 2.5 : Chọn chỉ huy để gửi văn bản2. 3 Hủy văn bảnKhi 1 văn bản có nội dung sai hay gặp 1 lỗi nào đó không còn đúng mực, người văn thưcó thể bấm vào nútđể hủy văn bản này. Văn bản sau khi đã hủy sẽ khôngcòn tính năng gì nữa. Các thao thác trên văn bản bị hủy sẽ không có tính năng. Hình 2.6 : Màn hình triển khai hủy văn bản. Sau khi nhập lý do hủy văn bản, văn thư cần bấm vào nútNếu không muốn hủy văn bản này, văn thư bấm vào nútlại. để hủy văn bản. để đóng hành lang cửa số đang mởKhi xác nhận hủy văn bản, sẽ có màn hình hiển thị thông tin đã hủy thành công xuất sắc. Nhấn vào nútđể kết thúc hủy văn bản. 19H ỗ trợ kỹ thuật : hotline : 04 2245 5615 ; 091 298 8696 – Email : [email protected] ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Hình 2.7 : Màn hình thông tin hủy thành công xuất sắc văn bản. Văn bản bị hủy sẽ được chuyển tới thư mục2. 4 Cất văn bảnĐây là tính năng dành cho những văn bản chỉ đọc, không cần giải quyết và xử lý gì so với những văn bảnnày. Ví dụ những văn bản luật … Để thực thi cất văn bản, văn thư cần bấm vào nútsẽ được cất và màn hình hiển thị sẽ chuyển về list những văn bản đến. Văn bản sau khi được cất sẽ được lưu tại tủ văn bản2. 5 Thêm mới văn bản đi. Sau khi bấm, văn bảnSau khi hồ sơ việc làm triển khai xong, văn bản dự thảo được chỉ huy ký duyệt và chờđược phát hành tới những phong ban đơn vị chức năng. Để phát hành văn bản tới những đơn vị chức năng, ở menu phía bên trái, văn thư chọn. Sau đó nhập rất đầy đủ thông tin cho văn bản. Chú ý với những trườngcó ( * ) không được để trống. Tiếp đó bấmđể thêm mới. Người dùng hoàn toàn có thể sửdụng phím Tab để vận động và di chuyển nhanh đến những trường tài liệu bắt buộc nhu yếu phảinhập. Trường hợp muốn xóa hết thông tin để nhập lại bấm chọnđể nhập lại. 20H ỗ trợ kỹ thuật : hotline : 04 2245 5615 ; 091 298 8696 – Email : [email protected] ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Hình 2.9 : Màn hình thêm văn bản điSau khi bấm nút, nếu thêm thành công xuất sắc, màn hình hiển thị sẽ có thông tin. Và văn bản vừa được thêm mới sẽ được lưu trong mục2. 6 Cấp sốChức năng này dùng để cấp số cho những văn bản. Các văn bản được cấp số là những vănbản đi đã được phê duyệt. Sau khi chỉ huy cơ quan đã ký duyệt, văn bản dự thảo sẽ được chờ để văn thư cấp số. Để triển khai cấp số cho một văn bản tại trang list văn bản đã kí duyệt, văn thưbấm vào cấp số. 21H ỗ trợ kỹ thuật : hotline : 04 2245 5615 ; 091 298 8696 – Email : [email protected] ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Hình 2.8 : Màn hình list văn bản đã ký duyệt. Khi bấm vào nút, sẽ hiển thị màn hình hiển thị để triển khai cấp số cho văn bản. Saukhi điền không thiếu những nội dung thiết yếu, văn thư bấm nútsố cho văn bản. Nếu không nhập lại thông tin cho văn bản bấm chọnChú ý với những trường có ( * ) không được để trống. để xác nhận cấpđể nhập lại. 22H ỗ trợ kỹ thuật : hotline : 04 2245 5615 ; 091 298 8696 – Email : [email protected] ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Hình 2.9 : Chức năng cấp số cho văn bản. Sau khi bấm nútsẽ có màn hình hiển thị thông tin thành công xuất sắc và tự độngchuyển về trang list văn bản chờ phát hành. 2.7 Phát hành văn bản điĐây là phần để bộ phận văn thư tạo những văn bản đi và chuyển cho những đơn vị chức năng khác ( lãnhđạo, những cấp cao hơn, … ) để báo cáo giải trình hoặc thông tin cho những đơn vị chức năng giải quyết và xử lý. Tại mụcnơi chứa những văn bản đã được cấp số và đang chờphát hành. Bấm chọn vào văn bản cần phát hành. 23H ỗ trợ kỹ thuật : hotline : 04 2245 5615 ; 091 298 8696 – Email : [email protected] ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Hình 2. 10 : Màn hình list văn bản chờ phát hành. Sau khi chọn văn bản để phát hành sẽ chuyển sang trang chi tiết cụ thể văn bản đi. Tại trangvăn thư hoàn toàn có thể cấp lại số cho văn bản, phát hành văn bản. Để cấp lại số văn thư cần bấm chọn, màn hình hiển thị sẽ chuyển lại về trang cấp số văn bản đi để văn thư nhập lạithông tin. Để phát hành văn bản, văn thư bấm24Hỗ trợ kỹ thuật : hotline : 04 2245 5615 ; 091 298 8696 – Email : [email protected] ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Hình 2. 11 : Màn hình chi tiết cụ thể văn bản điSau khi chọn “ phát hành văn bản ” trên màn hình hiển thị sẽ Open một hành lang cửa số mới. Văn thưsẽ chọn phòng ban và nhân sự để gửi văn bản, tiếp đó nếu muốn gửi trực tiếp qua đường mailthì văn thư cần nhập thông tin tài khoản mail của người nhận vào ( chú ý quan tâm những thông tin tài khoản mail cách nhaubởi dấu phẩy ). Khi nhập email, mạng lưới hệ thống tương hỗ hiển thị những email đã nhập lần trước đó, người dùng cóthể đánh một số ít ký tự có trong email, mạng lưới hệ thống sẽ hiển thị những email có những ký tự đó. Ngườidùng lựa chọn email trong list hiển thị ra để gửi. Ngoài ra, nếu muốn gửi sang những sở hoặc đơn vị chức năng khác thì văn thư sẽ phải chọn tiếp ởmục “ Gửi văn bản theo đường liên thông ”. Cuối cùng, khi đã nhập không thiếu những thông tin như phòng ban để gửi, những email muốn gửivà những sở ban ngành, bấmđể phát hành văn bản đi. 25H ỗ trợ kỹ thuật : đường dây nóng : 04 2245 5615 ; 091 298 8696 – Email : [email protected]

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục