TÀI LIỆUHƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC – Tài liệu text
TÀI LIỆUHƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (7.99 MB, 57 trang )
TRUNG TÂM TIN HỌC TỈNH QUẢNG TRỊ
TÀI LIỆU
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM
QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC
(Phần hướng dẫn dành cho Lãnh đạo – Chuyên viên)
Quảng Trị – tháng 3/2016
Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị
MỤC LỤC
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ
CÔNG VIỆC (Dành cho Lãnh đạo – Chuyên viên)
Thao tác đăng nhập vào phần mềm QLVB và HSCV
Người dùng có thể đăng nhập theo các cách sau:
1. Đăng nhập từ địa chỉ http://xxxx.quangtri.gov.vn
Chú ý:
xxxx: là tên viết tắt của đơn vị
Ví dụ: địa chỉ sử dụng phần mềm QLVB và HSCV của sở Tài chính là:
http://vb.stc.quangtri.gov.vn
Người dùng thuộc đơn vị nào thì sử dụng địa chỉ truy cập của đơn vị đó.
Thao tác như sau:
Mở cửa sổ trình duyệt web.
Gõ địa chỉ truy cập của đơn vị mình trên thanh địa chỉ (Address Bar) của
trình duyệt web. Sau đó nhấn phím Enter.
Cửa sổ phần mềm QLVB và HSCV xuất hiện.
Người dùng nhập tên truy cập và mật khẩu đã được cung cấp -> nhấp chọn
“Đăng nhập” để vào sử dụng phần mềm:
Ví dụ: hình ảnh dưới đây là giao diện đăng nhập vào phần mềm QLVB và HSCV
của huyện Cam Lộ với địa chỉ http://vb.dakrong.quangtri.gov.vn:
Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
2
Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị
Nhập trên truy cập
và mật khẩu -> nhấp
chọn “Đăng nhập”
2. Đăng nhập từ trang thơng tin điện tử của tỉnh
Mở cửa sổ trình duyệt web.
Gõ địa chỉ truy cập http://www.quangtri.gov.vn trên thanh địa chỉ (Address Bar)
của trình duyệt web. Sau đó nhấn phím Enter.
Màn hình hiển thị giao diện như hình dưới, gõ tài khoản thư điện tử và mật khẩu đã
được cung cấp -> nhấp chọn “Đăng nhập”:
Nhập trên truy cập
và mật khẩu -> nhấp
chọn “Đăng nhập”
Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
3
Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị
Giao diện bên trong trang thông tin điện tử của tỉnh xuất hiện, người dùng nhấp
chọn vào mục “Quản lý VB & HSCV” để sử dụng phần mềm mà không cần phải đăng
nhập một lần nữa:
Chú ý: Với cách đăng nhập này, người sử dụng chỉ cần đăng nhập một lần
nhưng có thể khai thác và sử dụng nhiều hệ thống khác nhau
Các thao tác chủ yếu đối với trưởng phòng, chuyên viên:
Trên giao diện chính của phần mềm các trưởng, phó phịng và chun viên được
quyền vài 3 menu chính (hình 1):
– Menu “Xử lý”: thực hiện các thao tác với văn bản đi, đến; tạo lập, xử lý hồ
sơ cơng việc, trình ký văn bản; gửi, nhận thông báo trong nội bộ cơ quan.
– Menu “Theo dõi”: thực hiện thao tác theo dõi, tìm kiếm văn bản đi, đến,
văn bản trình, hồ sơ công việc, hồ sơ hồi báo; theo dõi và tìm kiếm các văn bản đã được
gửi, nhận qua mạng.
– Menu “Bảng tin”: Xem nội dung thông báo chung do lãnh đạo gửi đến,
xem nội dung lịch tuần, tháng, năm, lịch họp do văn thư gửi đến; theo dõi văn bản, báo
cáo đã xuất bản.
Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
4
Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị
Có thể nhấp chọn vào đây
để xem nội dung từng loại
văn bản.
Hình 1 – Giao diện chính của phần mềm
A. Các chức năng chính trong menu “Xử lý”
I. Tiếp nhận văn bản đến.
– Vào menu “Xử lý” -> chọn “Văn bản đến”
– Cửa sổ “Xử lý văn bản đến” xuất hiện. Nhấn chọn trích yếu của từng văn bản để
đọc và xử lý tiếp (hình 2):
Nhấn chọn trích yếu
để đọc văn bản.
Dấu tích cho người
dùng biết văn bản
đến chưa đọc.
Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
Nhấn chọn “Trang
sau” để xem các văn
bản tiếp theo.
5
Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị
Hình 2
Thơng tin chi tiết của văn bản đến như sau (hình 3):
Tên file đính kèm
Hình 3
Ơng Thái Tăng Hữu sẽ
là người xử lý chính
* Xem phần Thơng tin xử lý văn bản: Người có tên trong danh sách đầu tiên là
người xử lý chính, những người từ vị trí thứ hai trở đi chỉ nhận văn bản để biết hoặc phối
hợp thực hiện.
1. Đọc nội dung văn bản đến
– Nhấn chọn vào tên file văn bản đến được đính kèm để xem nội dung (hình 3).
– Sau khi đọc nội dung văn bản đến xong, người dùng có thể đóng file đính kèm
lại.
* Nếu thấy văn bản giao khơng đúng lĩnh vực, có thể gửi trả cho người chuyển (hình
4):
– Nhấn chọn “Trả lại”.
– Nhập lý do trả lại.
– Nhấn chọn “OK”, văn bản được tự động chuyển trả lại cho người phân xử
lý văn bản cùng với lý do trả lại.
Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
6
Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị
Lý do trả lại
Hình 4
2. Các thao tác chính khi tiếp nhận một văn bản đến
a. Đối với người xử lý chính
* Trường hợp người nhận văn bản là trưởng phòng (lãnh đạo).
– Sau khi đã đọc nội dung văn bản đến (file đính kèm), đóng file đính kèm lại
– Lãnh đạo có thể thực hiện một trong bốn cách xử lý văn bản đến giống như
chuyên viên hoặc có thể “Bút phê” cho chuyên viên trong phòng xử lý.
– Thao tác lãnh đạo “Bút phê” phân công xử lý văn bản được thực hiện như sau:
– Nhấn chọn trích yếu của từng văn bản được gửi đến để xem nội dung văn
bản.
– Nếu văn bản cần chuyển cho chuyên viên xử lý, nhấn chọn “Bút phê”
(hình 5):
Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
7
Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị
Hình 5
Giao diện mới xuất hiện (hình 6):
– Chọn chun viên trong phịng của mình (người xử lý chính (người xử lý
chính chỉ được chọn một người), người đồng xử lý (có thể chọn nhiều người)) -> “Chấp
nhận”.
– Cho ý kiến chỉ đạo vào mục “Nội dung yêu cầu”
– Sau khi hoàn thành đầy đủ thông tin, nhấp chọn “Chuyển”.
Nhấn chọn vào biểu
tượng để chọn người
xử lý chính.
Nhấn chọn vào biểu
tượng để chọn người
đồng xử lý
Nhập ý kiến chỉ đạo
Hình 6
Văn bản sẽ tự động chuyển đến cho những chuyên viên được chọn.
Ví dụ:
– Để chọn người xử lý chính:
Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
8
Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị
Tích chọn người xử lý chính
Hình 7
– Để chọn người đồng xử lý:
Tích chọn người đồng xử lý
Hình 8
– Gõ nội dung yêu cầu và nhấp chọn “Chuyển”:
Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
9
Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị
Hình 9
*Chú ý:
Trong trường hợp lãnh đạo là người trực tiếp xử lý chính văn bản đến, lãnh đạo
muốn chuyển văn bản đó cho các chuyên viên trong nội bộ cơ quan đọc để biết thì nút
“Chuyển để biết” sẽ được sử dụng.
Các thao tác chuyển văn bản cho các chuyên viên đọc để biết với nút “Chuyển để
biết” được thực hiện tương tự như thao tác “Chuyển” xử lý:
Nhấp chọn “Bút phê” -> Nhập các thơng tin trong mục người xử lý chính, người
đồng xử lý, nội dung yêu cầu (tương tự như hình 6) -> nhấp chọn “Chuyển để biết”.
Lúc này văn bản được chuyển (chuyển để biết) sẽ nằm trong menu “Xử lý”
-> “VB nhận để biết”
Khi lãnh đạo là người trực tiếp xử lý văn bản đến (người xử lý chính) thì các thao
tác xử lý văn bản sẽ tương tự như thao tác xử lý văn bản của chuyên viên.
* Chức năng sao lục Văn bản:
– Đối tượng sử dụng: Lãnh đạo cấp huyện
– Ở cửa sổ Bút phê (Hình 10), khi Lãnh đạo cấp huyện muốn chuyển ý kiến chỉ đạo xuất
phát từ VB đến của UBND huyện cho các phòng, ban, xã, phường,… liên quan xử lý.
Nhấp chọn đơn vị cần chuyển Sao lục -> nhập thông tin yêu cầu -> “Chuyển” or
“Chuyển để biết”
Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
10
Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị
Hình 10
* Người xử lý chính sẽ thực hiện một trong bốn cách xử lý văn bản đến sau:
* Để biết
Khi đọc xong nội dung của văn bản, chuyên viên nhấn chọn “Để biết”. Văn bản đó sẽ
được chuyển vào ngăn “Xử lý” -> “VB nhận để biết” (hình 10):
Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
11
Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị
Hình 10
Ngồi ra tại cửa sổ “Xử lý văn bản đến” (hình 2), chuyên viên có thể chọn nhiều
văn bản để chuyển sang ngăn để biết, thao tác như sau:
Tại cửa sổ “Xử lý văn bản đến” (menu “Xử lý”-> chọn “Văn bản đến”).
Đánh dấu những văn bản cần chuyển sang ngăn để biết -> Nhấn chọn “Để
biết” (hình 11):
Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
12
Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị
Hình 11
Lúc này những văn bản đó sẽ được chuyển sang menu “Xử lý” -> “VB nhận để
biết”.
* Lập hồ sơ công việc
– Lập hồ sơ công việc: Sau khi nhấp chọn vào văn bản để xem nội dung tóm tắt
cũng như nội dung tồn văn bản. Nếu văn bản đó cần lập hồ sơ công việc để xử lý, thao
tác như sau:
Nhấp chọn “Lập HSCV” -> Nhập tên hồ sơ công việc -> chọn “OK” (hình 12):
Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
13
Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị
Nhập tên HSCV
hình 12
– Hệ thống sẽ tạo lập một hồ sơ công việc mới và gắn văn bản đến vào.
– Sau đó màn hình hiển thị cửa sổ “Hồ sơ cơng việc” mới tạo để người dùng cập
nhập thơng tin (hình 13):
Nhập các thông tin chung trên cửa sổ HSCV bao gồm: tên công việc, thực
hiện, người giao việc, bắt đầu, kết thúc, loại, độ quan trọng, cán bộ đồng xử lý, mô tả.
Nhấn chọn “Lưu” để lưu vào cơ sở dữ liệu. Sau đó nhấn chọn “Thốt”.
Hình 13
Lúc này một hồ sơ công việc mới sẽ xuất hiện trong ngăn “Xử lý” -> “Hồ sơ công
việc”
Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
14
Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị
Chú ý: Các thao tác xử lý với Hồ sơ công việc vừa tạo được trình bày cụ thể ở
mục II (trang 18).
* Gắn vào Hồ sơ cơng việc
Trường hợp văn bản đến có liên quan đến một HSCV cũ, chuyên viên có thể gắn
văn bản đó vào hồ sơ cơng việc đã lập trước đó, thao tác như sau (hình 14):
Sau khi nhấp đơi vào văn bản đến để xem nội dung tóm tắt, tại cửa sổ “Văn
bản điện tử” (hình 12)
Nhấp chọn “Gắn HSCV”.
Màn hình xuất hiện cửa sổ “Chọn hồ sơ công việc”, Đánh dấu vào hồ sơ
công việc cần gắn văn bản.
Nhấp “Chấp nhận” để đưa văn bản vào hồ sơ cơng việc được chọn.
Hình 14
* Gắn vào Hồ sơ hồi báo
–
Trở lại trang “Xử lý văn bản đến”.
Đánh dấu lựa chọn văn bản cần hồi báo.
Nhấp chọn “Gắn vào HSHB”, màn hình hiển thị cửa sổ “Chọn hồi báo”.
Lựa chọn hồ sơ theo dõi hồi báo tương ứng.
Nhấp “Chấp nhận” để đưa văn bản vào hồ sơ theo dõi hồi báo được chọn.
b. Đối với người không xử lý chính VB đến
Người khơng xử lý chính văn bản đến là người thứ hai trở đi trong danh sách nhận
VB đến do người phân VB hoặc lãnh đạo phòng phân xử lý (hình 3).
Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
15
Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị
Người thứ hai trở đi trong danh sách nhận VB đến chỉ tiếp nhận VB “để biết” hoặc
phối hợp thực hiện.
– Sau khi đọc nội dung của VB đến, đóng file đính kèm lại. Nhấp chọn “Để biết”
(hình 17)
Hình 17
hoặc (hình 18):
–
Tại cửa sổ “Xử lý văn bản đến”. (Hình 2)
Chọn, đánh dấu các VB đến
Nhấp vào nút “Để biết”
Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
16
Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị
Hình 18
Sau khi nhấp chọn “Để biết”, VB đó được chuyển sang Xử lý -> VB nhận để biết
khơng cịn trong ngăn “Văn bản đến”.
* Chú ý:
Việc đưa văn bản từ ngăn “Văn bản đến” vào ngăn “VB nhận để biết” nhằm làm
cho ngăn “Văn bản đến” đỡ lộn xộn và giúp cho người dùng dể theo dõi những văn bản
đến hằng ngày của mình.
Khi muốn xem lại những văn bản trước đó, người dùng có thể vào menu “Xử lý”
-> chọn “VB nhận để biết” để xem lại.
II. Hồ sơ công việc.
Nhấp chọn menu “Xử lý” -> chọn “Hồ sơ công việc”:
Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
17
Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị
Có thể nhấp chọn trực
tiếp vào đây để xem hồ
sơ cơng việc.
Hình 19
Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bảnNhấp
và Hồ
sơ công
việc
chọn
vào tên
từng hồ sơ công
việc để xem.
18
Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị
1. Tạo mới HSCV không xuất phát từ văn bản đến
– Vào menu “Xử lý” -> nhấp chọn “Hồ sơ công việc”
– Cửa sổ “Xử lý Hồ sơ công việc” xuất hiện: nhấp chọn “Tạo HSCV”
– Nhập tên HSCV trong cửa sổ mới xuất hiện -> chọn “OK”.
Nhập tên HSCV
Hình 21
Màn hình sẽ hiển thị trang HSCV mới tạo lập (hình 22):
Hình 22
Nhập các thông tin quản lý cho hồ sơ công việc trong phần “Thông tin chung” ->
nhấp chọn “Lưu” -> nhấp chọn “Thốt”.
Để xử lý thơng tin trong phần “Theo dõi” của HSCV mới tạo (Xem hướng dẫn
các phần ở mục 4 phần II)
2. Xố Hồ sơ cơng việc
Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
19
Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị
Người dùng có thể xố một HSCV do mình lập ra. Sau khi xố, trong ngăn Hồ sơ
cơng việc sẽ khơng cịn tên HSCV đó nữa (hình 23).
– Vào “Xử lý” -> chọn “Hồ sơ cơng việc”
– Chọn HSCV cần xố -> Nhấp nút “Xoá HSCV”.
Lưu ý: Sau khi HSCV đã được xoá, nhưng các phiếu trình (đã được trình) trong
HSCV đó vẫn cịn thể hiện trong ngăn Văn bản trình, lãnh đạo phịng hoặc lãnh đạo
cơ quan vẫn có thể xem phiếu trình đó.
3. Trưởng phịng giao việc.
Sau khi Trưởng phịng lập HSCV (xuất phát từ một văn bản đến hoặc khơng).
Trưởng phịng có thể giao cơng việc này lại cho chun viên phịng mình xử lý (Đối với
lãnh đạo, trong Hồ sơ cơng việc có thêm chức năng “Giao việc”). Để giao việc cho
chuyên viên trong phòng, trưởng phòng thao tác như sau (hình 24):
– Vào “Xử lý” -> chọn “Hồ sơ công việc” -> nhấp chọn tên Hồ sơ công việc cần giao.
– Nhấp chọn “Giao việc” -> Chọn người cần giao việc -> Nhập ý kiến chỉ đạo vào
mục Nội dung yêu cầu.
– Nhấp chọn “Chấp nhận”
Sau khi nhấp chọn “Chấp nhận” thì HSCV trên sẽ xuất hiện trong ngăn Hồ sơ công
việc của người được giao.
Nhập nội dung yêu cầu
Hình 24
Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
20
Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị
4. Các chức năng trong phần “Theo dõi” của Hồ sơ công việc.
a. Lập phiếu trình
Thao các như sau :
– Mở HSCV cần lập phiếu trình ra (Xử lý -> Hồ sơ cơng việc -> nhấp tên HSCV
cần lập phiếu trình).
– NhấP chọn “Cập nhật” để chuyển HSCV sang chế độ chỉnh sửa.
– Nhấp chuột vào biểu tượng bên trái “Phiếu trình duyệt” trong trang “Hồ sơ cơng
việc”.
– Trong cửa sổ tiếp theo, có thể (hoặc không cần) chọn văn bản đến kèm theo phiếu
trình.
– Nhấp chọn “Chấp nhận”
– Nhập tên phiếu trình rồi nhấp “OK”. (hình 25).
Nhập tên phiếu trình duyệt
Hình 25
Màn hình hiển thị trang “Phiếu trình giải quyết cơng việc”. Giao diện của phiếu
trình cần lập được hiển thị như sau (hình 26):
Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
21
Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị
Phịng CN-TMDL
Hình 26
– Nhập đầy đủ nội dung thơng tin của phiếu trình bao gồm: Tên người cần trình, bộ
phận trình, nội dung và ý kiến của các cơ quan liên quan, ý kiến của các bộ phận thuộc
đơn vị, kiến nghị của chuyên viên sau khi thẩm tra.
– Nhấp chọn “Lưu”.
– Quy trình chuyển phiếu trình để trình tham khảo, trình thơng qua, trình duyệt sẽ
giới thiệu cụ thể trong phần III “Văn bản trình”.
– Nhấp chọn “Quay về”.
Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
22
Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị
b. Lập phiếu sao lục
Thao tác để lập một phiếu sao lục như sau:
– Nhấp “Cập nhật” để chuyển hồ sơ công việc sang chế độ chỉnh sửa.
– Nhấp chuột vào biểu tượng bên trái “Phiếu sao lục” trong trang “Hồ sơ công
việc”.
– Lựa chọn văn bản đến cần sao lục -> Nhấp chọn “Chấp nhận”
– Nhập tên phiếu sao lục. Nhấp “OK” (hình 27):
Tên phiếu sao lục
Hình 27
– Màn hình sẽ hiển thị phiếu sao lục cho văn bản đến:
Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
23
Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị
Nhập nội dung thông
tin phiếu sao lục
Hình 28
– Nhập nội dung thơng tin cho phiếu sao lục -> Nhấp chọn “Lưu”.
– Nếu muốn trình phiếu sao lục thì nhấp chọn “Trình”. Quy trình trình phiếu sao
lục sẽ được giới thiệu cụ thể trong phần III “Văn bản trình”.
– Nhấp chọn “Quay về”.
c. Lập phiếu trao đổi
– Mở HSCV cần tạo phiếu trao đổi. Nhấp “Cập nhật” để chuyển hồ sơ công việc
sang chế độ chỉnh sửa
– Nhấp vào biểu tượng bên trái “Phiếu trao đổi” trong trang “Hồ sơ cơng việc”.
Màn hình hiển thị danh sách những văn bản đến, văn bản dự thảo trong hồ sơ công việc
đang xử lý. Người sử dụng có thể trao đổi với cán bộ liên quan về văn bản dự thảo, văn
bản đến để tham khảo ý kiến.
– Để lựa chọn văn bản cần tham khảo ý kiến người sử dụng đánh dấu chọn vào văn
bản cần tham khảo ý kiến rồi nhấp “Chấp nhận”.
– Hệ thống yêu cầu người dùng nhập thông tin tên “Phiếu trao đổi” -> nhấp chọn
“OK” để tạo phiếu trao đổi mới.
Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
24
Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị
Tên phiếu trao đổi
Hình 29
– Nhập thông tin của phiếu trao đổi. Nhập các thơng tin về phiếu trao đổi bao gồm
Kính gửi, Về việc, Nội dung trao đổi, có thể nhấn chọn “Browse” để đính kèm văn bản
cần trao đổi
– Nhấp chọn “Lưu” (hình 30):
Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
25
“ Đăng nhập ” để vào sử dụng ứng dụng : Ví dụ : hình ảnh dưới đây là giao diện đăng nhập vào ứng dụng QLVB và HSCVcủa huyện Cam Lộ với địa chỉ http://vb.dakrong.quangtri.gov.vn:Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việcTrung tâm Tin học tỉnh Quảng TrịNhập trên truy cậpvà mật khẩu -> nhấpchọn “ Đăng nhập ” 2. Đăng nhập từ trang thơng tin điện tử của tỉnhMở hành lang cửa số trình duyệt web. Gõ địa chỉ truy vấn http://www.quangtri.gov.vn trên thanh địa chỉ ( Address Bar ) của trình duyệt web. Sau đó nhấn phím Enter. Màn hình hiển thị giao diện như hình dưới, gõ thông tin tài khoản thư điện tử và mật khẩu đãđược phân phối -> nhấp chọn “ Đăng nhập ” : Nhập trên truy cậpvà mật khẩu -> nhấpchọn “ Đăng nhập ” Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việcTrung tâm Tin học tỉnh Quảng TrịGiao diện bên trong trang thông tin điện tử của tỉnh Open, người dùng nhấpchọn vào mục “ Quản lý VB và HSCV ” để sử dụng ứng dụng mà không cần phải đăngnhập một lần nữa : Chú ý : Với cách đăng nhập này, người sử dụng chỉ cần đăng nhập một lầnnhưng hoàn toàn có thể khai thác và sử dụng nhiều hệ thống khác nhauCác thao tác đa phần so với trưởng phòng, nhân viên : Trên giao diện chính của ứng dụng những trưởng, phó phịng và chun viên đượcquyền vài 3 menu chính ( hình 1 ) : – Menu “ Xử lý ” : triển khai những thao tác với văn bản đi, đến ; tạo lập, giải quyết và xử lý hồsơ cơng việc, trình ký văn bản ; gửi, nhận thông tin trong nội bộ cơ quan. – Menu “ Theo dõi ” : thực thi thao tác theo dõi, tìm kiếm văn bản đi, đến, văn bản trình, hồ sơ công việc, hồ sơ hồi báo ; theo dõi và tìm kiếm những văn bản đã đượcgửi, nhận qua mạng. – Menu “ Bảng tin ” : Xem nội dung thông tin chung do chỉ huy gửi đến, xem nội dung lịch tuần, tháng, năm, lịch họp do văn thư gửi đến ; theo dõi văn bản, báocáo đã xuất bản. Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việcTrung tâm Tin học tỉnh Quảng TrịCó thể nhấp chọn vào đâyđể xem nội dung từng loạivăn bản. Hình 1 – Giao diện chính của phần mềmA. Các công dụng chính trong menu “ Xử lý ” I. Tiếp nhận văn bản đến. – Vào menu “ Xử lý ” -> chọn “ Văn bản đến ” – Cửa sổ “ Xử lý văn bản đến ” Open. Nhấn chọn trích yếu của từng văn bản đểđọc và giải quyết và xử lý tiếp ( hình 2 ) : Nhấn chọn trích yếuđể đọc văn bản. Dấu tích cho ngườidùng biết văn bảnđến chưa đọc. Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việcNhấn chọn “ Trangsau ” để xem những vănbản tiếp theo. Trung tâm Tin học tỉnh Quảng TrịHình 2T hơng tin chi tiết cụ thể của văn bản đến như sau ( hình 3 ) : Tên file đính kèmHình 3 Ơng Thái Tăng Hữu sẽlà người giải quyết và xử lý chính * Xem phần Thơng tin giải quyết và xử lý văn bản : Người có tên trong list tiên phong làngười giải quyết và xử lý chính, những người từ vị trí thứ hai trở đi chỉ nhận văn bản để biết hoặc phốihợp thực thi. 1. Đọc nội dung văn bản đến – Nhấn chọn vào tên file văn bản đến được đính kèm để xem nội dung ( hình 3 ). – Sau khi đọc nội dung văn bản đến xong, người dùng hoàn toàn có thể đóng file đính kèmlại. * Nếu thấy văn bản giao khơng đúng nghành, hoàn toàn có thể gửi trả cho người chuyển ( hình4 ) : – Nhấn chọn “ Trả lại ”. – Nhập lý do trả lại. – Nhấn chọn “ OK ”, văn bản được tự động hóa chuyển trả lại cho người phân xửlý văn bản cùng với nguyên do trả lại. Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việcTrung tâm Tin học tỉnh Quảng TrịLý do trả lạiHình 42. Các thao tác chính khi đảm nhiệm một văn bản đếna. Đối với người giải quyết và xử lý chính * Trường hợp người nhận văn bản là trưởng phòng ( chỉ huy ). – Sau khi đã đọc nội dung văn bản đến ( file đính kèm ), đóng file đính kèm lại – Lãnh đạo hoàn toàn có thể triển khai một trong bốn cách giải quyết và xử lý văn bản đến giống nhưchuyên viên hoặc hoàn toàn có thể “ Bút phê ” cho nhân viên trong phòng giải quyết và xử lý. – Thao tác chỉ huy “ Bút phê ” phân công giải quyết và xử lý văn bản được thực thi như sau : – Nhấn chọn trích yếu của từng văn bản được gửi đến để xem nội dung vănbản. – Nếu văn bản cần chuyển cho nhân viên giải quyết và xử lý, nhấn chọn “ Bút phê ” ( hình 5 ) : Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việcTrung tâm Tin học tỉnh Quảng TrịHình 5G iao diện mới Open ( hình 6 ) : – Chọn chun viên trong phịng của mình ( người giải quyết và xử lý chính ( người xử lýchính chỉ được chọn một người ), người đồng giải quyết và xử lý ( hoàn toàn có thể chọn nhiều người ) ) -> “ Chấpnhận ”. – Cho quan điểm chỉ huy vào mục “ Nội dung nhu yếu ” – Sau khi hoàn thành xong vừa đủ thông tin, nhấp chọn “ Chuyển ”. Nhấn chọn vào biểutượng để chọn ngườixử lý chính. Nhấn chọn vào biểutượng để chọn ngườiđồng xử lýNhập quan điểm chỉ đạoHình 6V ăn bản sẽ tự động hóa chuyển đến cho những nhân viên được chọn. Ví dụ : – Để chọn người giải quyết và xử lý chính : Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việcTrung tâm Tin học tỉnh Quảng TrịTích chọn người giải quyết và xử lý chínhHình 7 – Để chọn người đồng giải quyết và xử lý : Tích chọn người đồng xử lýHình 8 – Gõ nội dung nhu yếu và nhấp chọn “ Chuyển ” : Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việcTrung tâm Tin học tỉnh Quảng TrịHình 9 * Chú ý : Trong trường hợp chỉ huy là người trực tiếp giải quyết và xử lý chính văn bản đến, lãnh đạomuốn chuyển văn bản đó cho những nhân viên trong nội bộ cơ quan đọc để biết thì nút “ Chuyển để biết ” sẽ được sử dụng. Các thao tác chuyển văn bản cho những nhân viên đọc để biết với nút “ Chuyển đểbiết ” được triển khai tương tự như như thao tác “ Chuyển ” giải quyết và xử lý : Nhấp chọn “ Bút phê ” -> Nhập những thơng tin trong mục người giải quyết và xử lý chính, ngườiđồng giải quyết và xử lý, nội dung nhu yếu ( tương tự như như hình 6 ) -> nhấp chọn “ Chuyển để biết ”. Lúc này văn bản được chuyển ( chuyển để biết ) sẽ nằm trong menu “ Xử lý ” -> “ VB nhận để biết ” Khi chỉ huy là người trực tiếp giải quyết và xử lý văn bản đến ( người giải quyết và xử lý chính ) thì những thaotác giải quyết và xử lý văn bản sẽ tựa như như thao tác giải quyết và xử lý văn bản của nhân viên. * Chức năng sao lục Văn bản : – Đối tượng sử dụng : Lãnh đạo cấp huyện – Ở hành lang cửa số Bút phê ( Hình 10 ), khi Lãnh đạo cấp huyện muốn chuyển quan điểm chỉ huy xuấtphát từ VB đến của Ủy Ban Nhân Dân huyện cho những phòng, ban, xã, phường, … tương quan giải quyết và xử lý. Nhấp chọn đơn vị chức năng cần chuyển Sao lục -> nhập thông tin nhu yếu -> “ Chuyển ” or “ Chuyển để biết ” Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc10Trung tâm Tin học tỉnh Quảng TrịHình 10 * Người giải quyết và xử lý chính sẽ thực thi một trong bốn cách giải quyết và xử lý văn bản đến sau : * Để biếtKhi đọc xong nội dung của văn bản, nhân viên nhấn chọn “ Để biết ”. Văn bản đó sẽđược chuyển vào ngăn “ Xử lý ” -> “ VB nhận để biết ” ( hình 10 ) : Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc11Trung tâm Tin học tỉnh Quảng TrịHình 10N gồi ra tại hành lang cửa số “ Xử lý văn bản đến ” ( hình 2 ), nhân viên hoàn toàn có thể chọn nhiềuvăn bản để chuyển sang ngăn để biết, thao tác như sau : Tại hành lang cửa số “ Xử lý văn bản đến ” ( menu “ Xử lý ” -> chọn “ Văn bản đến ” ). Đánh dấu những văn bản cần chuyển sang ngăn để biết -> Nhấn chọn “ Đểbiết ” ( hình 11 ) : Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc12Trung tâm Tin học tỉnh Quảng TrịHình 11L úc này những văn bản đó sẽ được chuyển sang menu “ Xử lý ” -> “ VB nhận đểbiết ”. * Lập hồ sơ công việc – Lập hồ sơ công việc : Sau khi nhấp chọn vào văn bản để xem nội dung tóm tắtcũng như nội dung tồn văn bản. Nếu văn bản đó cần lập hồ sơ công việc để giải quyết và xử lý, thaotác như sau : Nhấp chọn “ Lập HSCV ” -> Nhập tên hồ sơ công việc -> chọn “ OK ” ( hình 12 ) : Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc13Trung tâm Tin học tỉnh Quảng TrịNhập tên HSCVhình 12 – Hệ thống sẽ tạo lập một hồ sơ công việc mới và gắn văn bản đến vào. – Sau đó màn hình hiển thị hiển thị hành lang cửa số “ Hồ sơ cơng việc ” mới tạo để người dùng cậpnhập thơng tin ( hình 13 ) : Nhập những thông tin chung trên hành lang cửa số HSCV gồm có : tên công việc, thựchiện, người giao việc, khởi đầu, kết thúc, loại, độ quan trọng, cán bộ đồng giải quyết và xử lý, diễn đạt. Nhấn chọn “ Lưu ” để lưu vào cơ sở tài liệu. Sau đó nhấn chọn “ Thốt ”. Hình 13L úc này một hồ sơ công việc mới sẽ Open trong ngăn “ Xử lý ” -> “ Hồ sơ côngviệc ” Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc14Trung tâm Tin học tỉnh Quảng TrịChú ý : Các thao tác giải quyết và xử lý với Hồ sơ công việc vừa tạo được trình diễn đơn cử ởmục II ( trang 18 ). * Gắn vào Hồ sơ cơng việcTrường hợp văn bản đến có tương quan đến một HSCV cũ, nhân viên hoàn toàn có thể gắnvăn bản đó vào hồ sơ cơng việc đã lập trước đó, thao tác như sau ( hình 14 ) : Sau khi nhấp đơi vào văn bản đến để xem nội dung tóm tắt, tại hành lang cửa số “ Vănbản điện tử ” ( hình 12 ) Nhấp chọn “ Gắn HSCV ”. Màn hình Open hành lang cửa số “ Chọn hồ sơ công việc ”, Đánh dấu vào hồ sơcông việc cần gắn văn bản. Nhấp “ Chấp nhận ” để đưa văn bản vào hồ sơ cơng việc được chọn. Hình 14 * Gắn vào Hồ sơ hồi báoTrở lại trang “ Xử lý văn bản đến ”. Đánh dấu lựa chọn văn bản cần hồi báo. Nhấp chọn “ Gắn vào HSHB ”, màn hình hiển thị hiển thị hành lang cửa số “ Chọn hồi báo ”. Lựa chọn hồ sơ theo dõi hồi báo tương ứng. Nhấp “ Chấp nhận ” để đưa văn bản vào hồ sơ theo dõi hồi báo được chọn. b. Đối với người không giải quyết và xử lý chính VB đếnNgười khơng giải quyết và xử lý chính văn bản đến là người thứ hai trở đi trong list nhậnVB đến do người phân VB hoặc chỉ huy phòng phân xử lý ( hình 3 ). Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc15Trung tâm Tin học tỉnh Quảng TrịNgười thứ hai trở đi trong list nhận VB đến chỉ tiếp đón VB “ để biết ” hoặcphối hợp thực thi. – Sau khi đọc nội dung của VB đến, đóng file đính kèm lại. Nhấp chọn “ Để biết ” ( hình 17 ) Hình 17 hoặc ( hình 18 ) : Tại hành lang cửa số “ Xử lý văn bản đến ”. ( Hình 2 ) Chọn, ghi lại những VB đếnNhấp vào nút “ Để biết ” Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc16Trung tâm Tin học tỉnh Quảng TrịHình 18S au khi nhấp chọn “ Để biết ”, VB đó được chuyển sang Xử lý -> VB nhận để biếtkhơng cịn trong ngăn “ Văn bản đến ”. * Chú ý : Việc đưa văn bản từ ngăn “ Văn bản đến ” vào ngăn “ VB nhận để biết ” nhằm mục đích làmcho ngăn “ Văn bản đến ” đỡ lộn xộn và giúp cho người dùng dể theo dõi những văn bảnđến hằng ngày của mình. Khi muốn xem lại những văn bản trước đó, người dùng hoàn toàn có thể vào menu “ Xử lý ” -> chọn “ VB nhận để biết ” để xem lại. II. Hồ sơ công việc. Nhấp chọn menu “ Xử lý ” -> chọn “ Hồ sơ công việc ” : Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc17Trung tâm Tin học tỉnh Quảng TrịCó thể nhấp chọn trựctiếp vào đây để xem hồsơ cơng việc. Hình 19H ướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bảnNhấpvà Hồsơ côngviệcchọnvào têntừng hồ sơ côngviệc để xem. 18T rung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị1. Tạo mới HSCV không xuất phát từ văn bản đến – Vào menu “ Xử lý ” -> nhấp chọn “ Hồ sơ công việc ” – Cửa sổ “ Xử lý Hồ sơ công việc ” Open : nhấp chọn “ Tạo HSCV ” – Nhập tên HSCV trong hành lang cửa số mới Open -> chọn “ OK ”. Nhập tên HSCVHình 21M àn hình sẽ hiển thị trang HSCV mới tạo lập ( hình 22 ) : Hình 22N hập những thông tin quản lý cho hồ sơ công việc trong phần “ tin tức chung ” -> nhấp chọn “ Lưu ” -> nhấp chọn “ Thốt ”. Để giải quyết và xử lý thơng tin trong phần “ Theo dõi ” của HSCV mới tạo ( Xem hướng dẫncác phần ở mục 4 phần II ) 2. Xố Hồ sơ cơng việcHướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc19Trung tâm Tin học tỉnh Quảng TrịNgười dùng hoàn toàn có thể xố một HSCV do mình lập ra. Sau khi xố, trong ngăn Hồ sơcơng việc sẽ khơng cịn tên HSCV đó nữa ( hình 23 ). – Vào “ Xử lý ” -> chọn “ Hồ sơ cơng việc ” – Chọn HSCV cần xố -> Nhấp nút “ Xoá HSCV ”. Lưu ý : Sau khi HSCV đã được xoá, nhưng những phiếu trình ( đã được trình ) trongHSCV đó vẫn cịn biểu lộ trong ngăn Văn bản trình, chỉ huy phịng hoặc lãnh đạocơ quan vẫn hoàn toàn có thể xem phiếu trình đó. 3. Trưởng phịng giao việc. Sau khi Trưởng phịng lập HSCV ( xuất phát từ một văn bản đến hoặc khơng ). Trưởng phịng hoàn toàn có thể giao cơng việc này lại cho chun viên phịng mình giải quyết và xử lý ( Đối vớilãnh đạo, trong Hồ sơ cơng việc có thêm công dụng “ Giao việc ” ). Để giao việc chochuyên viên trong phòng, trưởng phòng thao tác như sau ( hình 24 ) : – Vào “ Xử lý ” -> chọn “ Hồ sơ công việc ” -> nhấp chọn tên Hồ sơ công việc cần giao. – Nhấp chọn “ Giao việc ” -> Chọn người cần giao việc -> Nhập quan điểm chỉ huy vàomục Nội dung nhu yếu. – Nhấp chọn “ Chấp nhận ” Sau khi nhấp chọn “ Chấp nhận ” thì HSCV trên sẽ Open trong ngăn Hồ sơ côngviệc của người được giao. Nhập nội dung yêu cầuHình 24H ướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc20Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị4. Các công dụng trong phần “ Theo dõi ” của Hồ sơ công việc. a. Lập phiếu trìnhThao những như sau : – Mở HSCV cần lập phiếu trình ra ( Xử lý -> Hồ sơ cơng việc -> nhấp tên HSCVcần lập phiếu trình ). – NhấP chọn “ Cập nhật ” để chuyển HSCV sang chính sách chỉnh sửa. – Nhấp chuột vào hình tượng bên trái “ Phiếu trình duyệt ” trong trang “ Hồ sơ cơngviệc ”. – Trong hành lang cửa số tiếp theo, hoàn toàn có thể ( hoặc không cần ) chọn văn bản đến kèm theo phiếutrình. – Nhấp chọn “ Chấp nhận ” – Nhập tên phiếu trình rồi nhấp “ OK ”. ( hình 25 ). Nhập tên phiếu trình duyệtHình 25M àn hình hiển thị trang “ Phiếu trình xử lý cơng việc ”. Giao diện của phiếutrình cần lập được hiển thị như sau ( hình 26 ) : Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc21Trung tâm Tin học tỉnh Quảng TrịPhịng CN-TMDLHình 26 – Nhập không thiếu nội dung thơng tin của phiếu trình gồm có : Tên người cần trình, bộphận trình, nội dung và quan điểm của những cơ quan tương quan, quan điểm của những bộ phận thuộcđơn vị, yêu cầu của nhân viên sau khi thẩm tra. – Nhấp chọn “ Lưu ”. – Quy trình chuyển phiếu trình để trình tìm hiểu thêm, trình thơng qua, trình duyệt sẽgiới thiệu đơn cử trong phần III “ Văn bản trình ”. – Nhấp chọn “ Quay về ”. Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc22Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trịb. Lập phiếu sao lụcThao tác để lập một phiếu sao lục như sau : – Nhấp “ Cập nhật ” để chuyển hồ sơ công việc sang chính sách chỉnh sửa. – Nhấp chuột vào hình tượng bên trái “ Phiếu sao lục ” trong trang “ Hồ sơ côngviệc ”. – Lựa chọn văn bản đến cần sao lục -> Nhấp chọn “ Chấp nhận ” – Nhập tên phiếu sao lục. Nhấp “ OK ” ( hình 27 ) : Tên phiếu sao lụcHình 27 – Màn hình sẽ hiển thị phiếu sao lục cho văn bản đến : Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc23Trung tâm Tin học tỉnh Quảng TrịNhập nội dung thôngtin phiếu sao lụcHình 28 – Nhập nội dung thơng tin cho phiếu sao lục -> Nhấp chọn “ Lưu ”. – Nếu muốn trình phiếu sao lục thì nhấp chọn “ Trình ”. Quy trình trình phiếu saolục sẽ được ra mắt đơn cử trong phần III “ Văn bản trình ”. – Nhấp chọn “ Quay về ”. c. Lập phiếu trao đổi – Mở HSCV cần tạo phiếu trao đổi. Nhấp “ Cập nhật ” để chuyển hồ sơ công việcsang chính sách chỉnh sửa – Nhấp vào hình tượng bên trái “ Phiếu trao đổi ” trong trang “ Hồ sơ cơng việc ”. Màn hình hiển thị list những văn bản đến, văn bản dự thảo trong hồ sơ công việcđang giải quyết và xử lý. Người sử dụng hoàn toàn có thể trao đổi với cán bộ tương quan về văn bản dự thảo, vănbản đến để tìm hiểu thêm quan điểm. – Để lựa chọn văn bản cần tìm hiểu thêm quan điểm người sử dụng ghi lại chọn vào vănbản cần tìm hiểu thêm quan điểm rồi nhấp “ Chấp nhận ”. – Hệ thống nhu yếu người dùng nhập thông tin tên “ Phiếu trao đổi ” -> nhấp chọn “ OK ” để tạo phiếu trao đổi mới. Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc24Trung tâm Tin học tỉnh Quảng TrịTên phiếu trao đổiHình 29 – Nhập thông tin của phiếu trao đổi. Nhập những thơng tin về phiếu trao đổi bao gồmKính gửi, Về việc, Nội dung trao đổi, hoàn toàn có thể nhấn chọn “ Browse ” để đính kèm văn bảncần trao đổi – Nhấp chọn “ Lưu ” ( hình 30 ) : Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc25
Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục
