TÀI LIỆU HƯỚNG dẫn HT QLVB điều HÀNH TỈNH bắc ninh dành cho quản trị

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.86 MB, 45 trang )

Bạn đang đọc: TÀI LIỆU HƯỚNG dẫn HT QLVB điều HÀNH TỈNH bắc ninh dành cho quản trị – Tài liệu text

UBND TỈNH BẮC NINH
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

———-———-

TÀI LIỆU
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
(Tài liệu dành cho Quản trị)

http://qlvbdh.bacninh.gov.vn

Bắc Ninh, tháng 10 năm 2016

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
————————————————————————————————————————–

MỤC LỤC

PHẦN 1: GIỚI THIỆU
Phần quản trị hệ thống chỉ dành cho nhân viên quản trị. Các nhân sự bao gồm cả
lãnh đạo sở cũng không có quyền xem.
Để vào mục quản trị hệ thống, người dùng cần đăng nhập bằng tài khoản quản trị.
Sau khi đăng nhập thành công, tại menu phụ phía trên, người quản trị bấm vào mục

quản trị hệ thống để làm việc. Khi đó sẽ hiển thị màn hình quản trị của người quản trị
hệ thống.

PHẦN 2: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG
1. Quản lý danh mục
1.1 Thông tin cơ quan
Chức năng này để quản lý thông tin cơ quan, đơn vị đang sử dụng hệ thống quản lý
văn bản. Thông tin lưu trữ ở mục này bao gồm thông tin của đơn vị chủ quản, thông
tin của đơn vị sự nghiệp và các đơn vị cấp xã, phường.

Danh sách thông tin các cơ quan đang sử dụng hệ thống

+ Thêm cơ quan
Để thêm mới 1 đơn vị vào sử dụng hệ thống QLVB, quản trị bấm vào nút thêm mới ở
phía trên màn hình danh sách cơ quan.

Mã đơn vị: Mỗi 1 đơn vị có 1 mã riêng, các mã này sẽ được cấp 1 lần duy nhất. Quản
trị đơn vị có thể liên hệ với Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền Thông – Sở

Thông tin để biết thông tin mã đơn vị.
Tên đơn vị: Là tên của cơ quan, phòng ban trực thuộc hoặc xã ,phường cần thêm vào.
Đơn vị chủ quản:
– Nếu đơn vị thêm vào là 1 phòng ban hoặc trung tâm trực thuộc Sở, Huyện. Cán
bộ quản trị chọn đơn vị chủ quản là sở, huyện.
-Nếu đơn vị thêm vào là các xã, phường mục này cán bộ quản trị để trống.
Thứ tự: thứ tự hiển thị trong danh sách của các đơn vị
Tên đơn vị trên trục liên thông quốc gia: Chỉ chọn mục mày khi đơn vị có tên trên
trục liên thông quốc gia.
Được phép gửi VB lên trục liên thông: Nếu mục này được chọn, cán bộ văn thư của
đơn vị sẽ được phép gửi văn bản ra các đơn vị ngoài tỉnh Bắc Ninh( Yêu cầu cần có
tên trên trục liên thông trước)
Sau khi nhập xong các thông tin cần thiết, quản trị bấm nút Lưu để thêm mới đơn vị
+Sửa thông tin đơn vị: Người dùng bấm vào nút sửa bên tay phải dòng tin đơn vị ở
màn hình danh sách cơ quan để cập nhật thông tin

Quản trị cập nhật các thông tin cần chỉnh sửa và bấm nút lưu để kết thúc.
Lưu ý: cán bộ quản trị lưu ý không thay đổi mã đơn vị. Thay đổi mã này sẽ làm ảnh
hưởng tới việc gửi nhận văn bản trong hệ thống quản lý văn bản.
Khi xóa đơn vị: cán bộ quản trị cần chuyển người dùng của đơn vị cần xóa sang đơn
vị khác trước khi xóa.
1.2 Cấp cơ quan
Chức năng này cho phép người quản trị có thể quản trị danh mục các cơ quan.
Để sử dụng chức năng này, tại giao diện quản trị, người dùng bấm vào

trên menu

Xuất hiện giao diện lưới dữ liệu để người dùng thao tác

Muốn thêm mới một danh mục cấp cơ quan, chọn
bên góc phải giao
diện. Người quản trị nhập dữ liệu và nhấn “Thêm mới” để lưu hoặc “Nhập lại” để làm
lại thao tác.

Muốn sửa một bản ghi, người dùng bấm vào biểu tượng
trên lưới dữ liệu và
sửa thông tin dữ liệu.
Muốn sắp xếp lại danh sách dữ liệu theo ý muốn, người dùng bấm vào biểu tượng
và chọn thứ tự trong hộp dropdown.
1.3 Cơ quan ban hành
Chức năng này cho phép người quản trị có thể quản trị danh mục cơ quan ban
hành.
Để sử dụng chức năng này, tại giao diện quản trị, người dùng bấm vào “Cơ quan

ban hành” trên menu (thao tác hoàn toàn tương tự như thao tác của quản trị “Cấp cơ
quan”)

Muốn thêm mới một danh mục cấp cơ quan, chọn
bên góc phải giao
diện. Người dùng nhập dữ liệu và nhấn “Thêm mới” để lưu hoặc “Nhập lại” để làm
lại thao tác.
Muốn sửa một bản ghi, người dùng bấm vào biểu tượng
trên lưới dữ liệu và
sửa thông tin dữ liệu.
Để xóa một bản ghi, người dùng bấm vào biểu tượng
trên lưới dữ liệu. Màn
hình sẽ xuất hiện một hộp thoại để xác nhận có thực sự muốn xóa không. Nhấn “OK”
để xóa, “Hủy” để hủy thao tác.

1.4 Nhóm đơn vị
Chức năng này cho phép quản trị gom nhóm các đơn vị gửi liên thông văn bản thành
từng nhóm giúp văn thư thuận tiện hơn khi gửi văn bản liên thông

1.5 Đơn vị liên thông
Chức năng này cho phép người quản trị có thể quản trị danh mục các đơn vị để
văn thư gửi liên thông văn bản đi đến các đơn vị tham gia sử dụng phần mềm QLVB.
Để sử dụng chức năng này, tại giao diện quản trị, người quản trị bấm vào “Đơn
vị” trên menu. Màn hình xuất hiện để người dùng thao tác.

Các chức năng quản trị : thêm, sửa, xóa, sắp xếp người dùng thao tác hoàn toàn
tương tự như chức năng quản trị của danh mục “Cơ quan ban hành”
1.6 Phòng ban
Chức năng này cho phép người quản trị có thể quản trị danh mục phòng ban
trong cơ quan.
Để sử dụng chức năng này, tại giao diện quản trị, người dùng bấm vào “Phòng
ban” trên menu. Màn hình xuất hiện để người dùng thao tác.

+Thêm mới phòng ban: Người dùng bấm vào nút Thêm mới ở phía trên bên phải
danh sách đơn vị.

Người quản trị nhập các thông tin phòng ban, đơn vị mà phòng ban đó trực thuộc và
bấm nút lưu để thêm mới.
Sửa thông tin phòng ban: Người quản trị bấm vào nút sửa bên phải tên phòng ban ở
danh sách phòng ban. Cán bộ quản trị thay đổi các thông tin cần thiết và bấm lưu để
kết thúc.
Lưu ý: trước khi xóa phòng ban, Cán bộ quản trị nên chuyển người dùng của phòng

ban đó sang phòng ban mới.
1.7 Lĩnh vực
Chức năng này cho phép người quản trị có thể quản trị danh mục lĩnh vực.
Để sử dụng chức năng này, tại giao diện quản trị, người dùng bấm vào “Lĩnh
vực” trên menu. Màn hình xuất hiện để người dùng thao tác.

Các chức năng quản trị : thêm, sửa, xóa, sắp xếp người dùng thao tác hoàn toàn
tương tự như chức năng quản trị đã trình bày ở phần trên.
1.8

Loại văn bản

Chức năng này cho phép người quản trị có thể quản trị danh mục các loại văn bản.
Để sử dụng chức năng này, tại giao diện quản trị, người dùng bấm vào “Loại văn bản”
trên menu. Màn hình xuất hiện để người dùng thao tác.

Các chức năng quản trị : thêm, sửa, xóa, sắp xếp người dùng thao tác hoàn toàn
tương tự như chức năng quản trị đã trình bày ở phần trên.

1.9

Email các đơn vị

Chức năng này sử dụng để quản lý các email mà văn thư gửi liên thông văn bản qua
đường Email.

1.10

Luồng xử lý văn bản

Chức năng này để phân luồng gửi văn bản từ văn thư lên lãnh đạo của các đơn vị.
Mỗi đơn vị sẽ có 1 luồng xử lý riêng.

Để tạo 1 luông xử lý, cán bộ quản trị bấm vào nút Thêm mới phía tay phải, nhập các
nội dung và chọn các chức danh mà văn thư sẽ gửi lên lãnh đạo. bấm nút lưu để xác
nhận tạo luồng xử lý.

Để cập nhật thông tin luông xử lý, cán bộ quản trị bấm vào nút sửa bên phải tên luồng
xử lý và cập nhật lại các thông tin.
Lưu ý: 1 đơn vị chỉ có 1 luồng đang hoạt động, cán bộ quản trị cần tắt các luồng khác
đi.
Nếu đơn vị không có luồng xử lý, văn thư sẽ không thể chuyển văn bản cho lãnh đạo

được.

2. Quản lý lịch lãnh đạo
Khi một lãnh đạo có lịch công tác, lãnh đạo đó sẽ thông báo về cho văn phòng
trực thuộc. Người quản trị của văn phòng này sẽ chịu trách nhiệm lên lịch cho lãnh
đạo. Chức năng này cho phép người quản trị có thể lên lịch công tác cho lãnh đạo cơ
quan. Để sử dụng chức năng này, tại giao diện quản trị, người dùng bấm vào
trên menu. Màn hình xuất hiện để người dùng thao tác.

Muốn thêm mới lịch lãnh đạo, người dùng chọn
trên lưới dữ liệu hoặc
nhấp vào
trong tab “Quản lý lịch lãnh đạo” trên menu trái của
màn hình quản trị. Màn hình thêm mới lịch lãnh đạo xuất hiện cho người dùng có thể
thao tác.

Chọn lãnh đạo cần tạo lịch lãnh đạo, công tác và các dữ liệu về ngày giờ, địa
điểm. Nhấn “Thêm mới” để lưu dữ liệu hoặc “Nhập lại” thao tác lại.
Muốn sửa lại thông tin của lịch lãnh đạo, người dùng chọn
trên lưới dữ liệu.
Muốn xóa lịch lãnh đạo, người dùng chọn

Xem thêm: Thủ tục ly hôn đơn phương tại Nghệ An và tất tần tật các vấn đề liên quan

trên lưới dữ liệu.

Quản lý lịch cá nhân

Lịch cá nhân là một chức năng của hệ thống hỗ trợ người dùng có thể quản lý lịch
làm việc, công tác của cá nhân trong cơ quan. Nó giúp cá nhân có thể sắp xếp, tổ chức
công việc, lịch công tác,…theo dõi lịch làm việc dễ dàng hơn.
Để sử dụng chức năng này, người dùng nhấn vào biểu tượng
trên góc
trên bên phải của màn hình chính.
Người dùng quản lý lịch cá nhân của mình bằng cách chọn
trong menu quản trị. Thông tin lịch cá nhân bao gồm : thời gian, địa điểm, tiêu đề
công việc cần lên lịch.

Để thêm mới lịch, người dùng chọn “Thêm mới lịch”. Điền các thông tin về :
công việc cần lên lịch, thời gian, địa điểm. Nhấn “Thêm mới” để lên lịch.

Người dùng có thể dễ dàng theo dõi lịch cá nhân của mình theo ngày, theo tuần
hay theo tháng. Khi người dùng đã lên lịch, trên lịch cá nhân của ngày đó sẽ xuất hiện
biểu tượng
lên.

. Người dùng nhấp vào biểu tượng trên để xem nhanh chi tiết lịch đã

4. Quản trị nhân sự
Đây là một trong những chức năng quan trọng nhất của quản trị hệ thống giúp
người quản trị có thể quản lý được thông tin nhân sự, hợp đồng, khen thưởng, kỷ luật
cũng như phân quyền sử dụng hệ thống cho người dùng khác.
4.1 Quản lý danh sách nhân sự
Chức năng này giúp người quản trị có thể quản lý thông tin và phân quyền sử
dụng hệ thống cho nhân sự trong cơ quan, văn phòng mình.
Những tài khoản người dùng có trong danh sách bắt buộc phải là các tài khoản
mail của hòm thư và được phân quyền sử dụng. Người quản trị không thể tự thêm mới
tài khoản người dùng trong hệ thống mà chỉ có thể sửa, xóa hoặc phân quyền cho
những tài khoản có tài khoản mail.
Để quản lý danh sách nhân sự, người quản trị nhấn vào
menu trái của màn hình quản trị

trên

Màn hình quản trị danh sách nhân sự sẽ xuất hiện, chứa thông tin về tên tài khoản,
chức danh của từng nhân sự. Danh sách tài khoản sẽ hiển thị theo chức danh và thứ tự

ưu tiên của nhân sự đó.

Người dùng có thể lọc danh sách nhân sự hiển thị của từng phòng ban bằng cách
chọn phòng ban trong dropdown

hoặc có thể tìm kiếm

nhanh bằng cách nhập từ khóa vào ô văn bản
, nhấn “Tìm
kiếm” để tìm kiếm đích danh trong trường hợp dữ liệu hiển thị danh sách tài khoản
nhiều.
Trong trường hợp thông tin cá nhân của nhân sự có sự thay đổi, người quản trị có
thể dễ dàng cập nhật lại thông tin của nhân sự đó bằng cách nhấn vào nút
bên
góc phải của màn hình hiển thị thông tin chi tiết của nhân sự đó hoặc nhấn vào biểu
tượng

tại màn hình hiển thị danh sách nhân sự.

Người dùng có thể cập nhật lại các thông tin của nhân sự trong màn hình cập nhật
thông tin chi tiết. Nhấn “Cập nhật” để lưu thay đổi hoặc “Hủy bỏ” để hủy thao tác.
Nhấn

để quay về màn hình quản trị chính.

Để xóa thông tin một hồ sơ nhân sự, người dùng nhấn vào biểu tượng
màn hình hiển thị danh sách nhân sự. Xuất hiện một hộp thoại xác nhận xóa

trong

Nhấn “OK” nếu chấp nhận xóa, “Hủy” để hủy thao tác.
Quản lý chức danh
Chức danh là vị trí của nhân sự trong cơ quan, tùy theo từng chức danh mà nhân
sự đó có quyền gì trong hệ thống. Để quản trị chức danh,tại menu trái người quản trị
bấm chọn chức năng
, màn hình bên phải sẽ hiển thị danh sách các chức năng
hiện đang có trong hệ thống.

Hình 6.2 : Màn hình hiển thị danh sách chức danh
Để thêm mới chức danh, người quản trị bấm vào nút
màn hình. Màn hình thêm mới chức danh xuất hiện.

ở phía trên của

Hình 6.3 : Màn hình thêm mới chức danh
Để sửa thông tin chức danh bấm vào nút
hiện. Sau khi sửa xong ấn

, màn hình sửa chức năng sẽ xuất

để lưu lại.

Hình 6.4 : Màn hình sửa chức danh
Muốn xóa một chức danh, bấm vào nút

để xóa.

5. Hướng dẫn thêm mới 1 đơn vị trực thuộc
Để thêm mới một đơn vị trược thuộc, cán bộ quản trị thực hiện các bước sau:
5.1.

Tạo tên đơn vị

Để tạo tên đơn vị, quản trị bấm vào mục “Quản trị” ở phía trên bên phải màn hình,
sau đó chọn menu “Quản trị danh mục”, tiếp theo chọn mục “Thông tin cơ quan”.
Tại đây cán bộ quản trị có thể thêm mới tên đơn vị trực thuộc:

Mã đơn vị: Là mã định danh chỉ được cấp 1 lần duy nhất, các quản trị có thể tự tạo
theo mẫu, tuy nhiên không được thay đổi mã này khi cập nhật thông tin đơn vị vì nếu
thay đổi, các văn bản sẽ không hiển thị nữa.
Tên đơn vị: Tên của đơn vị trực thuộc
Đơn vị chủ quản: Có 2 lựa chọn

+ Nếu để trống, các nhân sự cán bộ của đơn vị trực thuộc và chủ quản sẽ không nhìn
thấy nhau khi giao việc ở văn bản đến.
+Nếu chọn đơn vị chủ quản: Các cán bộ của 2 đơn vị sẽ có thể giao việc được cho
nhau
VD chủ tịch thị xã Từ Sơn có thể giao việc trực tiếp được cho trưởng phòng Văn Hóa
nếu chọn UBND thị xã là đơn vị chủ quản của phòng Văn Hóa
Chủ tịch thị xã không thể giao việc trực tiếp cho chủ tịch phường nếu quản trị không

chọn đơn vị chủ quản khi thêm mới 1 phường.
Thứ tự: Thứ tự hiển thị của các đơn vị trong danh sách
Tên đơn vị trên trục liên thông Quốc gia: Cán bộ quản trị không chọn mục này.
Được phép gửi văn bản lên trục liên thông: Cán bộ quản trị không chọn mục này.
5.2.

Tạo các phòng ban của đơn vị truộc

Để tạo phòng ban, cán bộ quản trị bấm sang mục “Phòng ban” bên dưới mục “Thông
tin cơ quan” và bấm thêm mới:

Tên phòng ban: Là tên phòng cần tạo
Ghi chú: Mô tả thêm thông tin về phòng ban đó
Thứ tự: Thứ tự hiển thị trong danh sách phòng ban của đơn vị
Đơn vị: phòng ban cần tạo thuộc đơn vị nào.
5.3.

Tạo luồng xử lý

Mỗi đơn vị có quy trình xử lý văn bản khác nhau do đó cần tạo luồng xử lý cho đơn vị
khi tạo mới. Nếu không tạo luồng xử lý, văn thư của đơn vị đó sẽ không thể gửi văn
bản cho lãnh đạo được.
Để tạo luồng xử lý, quản trị bấm vào mục “Luồng xử lý” là mục menu dưới cùng sau
đó bấm thêm mới:

Tên luồng: Là thông tin tên luồng xử lý
Mô tả luồng: Thông tin bổ sung mô tả rõ luồng xử lý
Luồng mặc định: Một đơn vị có thể có nhiều luồng xử lý nhưng cùng 1 lúc chỉ có 1
luồng được kích hoạt, các luồng khác sẽ bị khóa. Cán bộ quản trị bấm chọn mục này
khi tạo luồng cho đơn vị mới
Luồng của đơn vị: Chọn luồng xử lý của đơn vị nào.
Thông tin luồng: Phần này cán bộ quản trị chọn các chức danh mà văn thư sẽ gửi văn
bản lên tùy thuộc vào quá trình xử lý thực tế của các đơn vị.
5.4.

Thêm mới cán bộ của các đơn vị

Để thêm mới 1 cán bộ vào 1 đơn vị, cán bộ quản trị chọn mục “Quản lý nhân sự” tiếp
theo chọn mục “Danh sách nhân sự” và bấm nút thêm mới

Cán bộ quản trị chọn phòng ban, chức danh, đơn vị và các thông tin cần thiết để thêm
người dùng vào đơn vị.

6. Phụ lục
6.1.
STT

Mã định danh các đơn vị sở ban ngành và các huyện thị
TÊN ĐƠN VỊ

MÃ ĐỊNH DANH

UBND tỉnh Bắc Ninh

000.00.00.H05

HĐND tỉnh Bắc Ninh

000.00.00.K05

SỞ BAN NGÀNH
1
VP UBND tỉnh Bắc Ninh
2
VP Hội đồng nhân dân tỉnh
3
Sở Công thương
4
Sở Giáo dục và Đào tạo
5
Sở Giao thông vận tải
6
Sở Kế hoạch và Đầu tư
7
Sở Khoa học và Công nghệ
8
Sở Lao động, Thương binh và Xã hội
9
Sở Ngoại vụ
10
Sở Nội Vụ
11
Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
12

Xem thêm: Thủ tục đăng ký xe máy theo quy định mới nhất

Sở Tài Chính
13
Sở Tài Nguyên Môi Trường
14
Sở Thông tin và Truyền thông
15
Sở Tư Pháp
16
Sở Văn Hóa Thể Thao Du Lịch
17
Sở Xây dựng
18
Sở Y tế
19
Thanh Tra Tỉnh
20
Ban Quản lý các KCN tỉnh
TỔ CHỨC THUỘC UBND TỈNH
21
Viện Nghiên cứu phát triển Kinh tế xã hội tỉnh

000.00.01.H05
000.00.01.K05
000.00.02.H05
000.00.03.H05
000.00.04.H05
000.00.05.H05
000.00.06.H05
000.00.07.H05
000.00.08.H05

000.00.09.H05
000.00.10.H05
000.00.12.H05
000.00.13.H05
000.00.14.H05
000.00.15.H05
000.00.16.H05
000.00.17.H05
000.00.18.H05
000.00.20.H05
000.00.21.H05
000.00.22.H05

UBND THÀNH PHỐ, HUYỆN, THỊ XÃ
1
UBND Thành phố BN
000.00.31.H05
2
UBND Thị xã Từ Sơn
000.00.32.H05
3
UBND Huyện Tiên Du
000.00.33.H05
4
UBND Huyện Yên Phong
000.00.34.H05
5
UBND Huyện Thuận Thành
000.00.35.H05
6

UBND Huyện Quế Võ
000.00.36.H05
7
UBND Huyện Gia Bình
000.00.37.H05
8
UBND Huyện Lương Tài
000.00.38.H05
CÁC TỔ CHỨC KHÁC (tạm sử dụng trước khi các cơ quan trực thuộc theo ngành dọc này

quản trị hệ thống để thao tác. Khi đó sẽ hiển thị màn hình hiển thị quản trị của người quản trịhệ thống. TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–PHẦN 2 : QUẢN TRỊ HỆ THỐNG1. Quản lý danh mục1. 1 tin tức cơ quanChức năng này để quản lý thông tin cơ quan, đơn vị chức năng đang sử dụng hệ thống quản lývăn bản. Thông tin tàng trữ ở mục này gồm có thông tin của đơn vị chức năng chủ quản, thôngtin của đơn vị chức năng sự nghiệp và những đơn vị chức năng cấp xã, phường. Danh sách thông tin những cơ quan đang sử dụng hệ thống + Thêm cơ quanĐể thêm mới 1 đơn vị chức năng vào sử dụng hệ thống QLVB, quản trị bấm vào nút thêm mới ởphía trên màn hình hiển thị list cơ quan. TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Mã đơn vị chức năng : Mỗi 1 đơn vị chức năng có 1 mã riêng, những mã này sẽ được cấp 1 lần duy nhất. Quảntrị đơn vị chức năng hoàn toàn có thể liên hệ với Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền Thông – SởThông tin để biết thông tin mã đơn vị chức năng. Tên đơn vị chức năng : Là tên của cơ quan, phòng ban thường trực hoặc xã, phường cần thêm vào. Đơn vị chủ quản : – Nếu đơn vị chức năng thêm vào là 1 phòng ban hoặc TT thường trực Sở, Huyện. Cánbộ quản trị chọn đơn vị chức năng chủ quản là sở, huyện. – Nếu đơn vị chức năng thêm vào là những xã, phường mục này cán bộ quản trị để trống. Thứ tự : thứ tự hiển thị trong list của những đơn vịTên đơn vị chức năng trên trục liên thông vương quốc : Chỉ chọn mục mày khi đơn vị chức năng có tên trêntrục liên thông vương quốc. Được phép gửi VB lên trục liên thông : Nếu mục này được chọn, cán bộ văn thư củađơn vị sẽ được phép gửi văn bản ra những đơn vị chức năng ngoài tỉnh Bắc Ninh ( Yêu cầu cần cótên trên trục liên thông trước ) Sau khi nhập xong những thông tin thiết yếu, quản trị bấm nút Lưu để thêm mới đơn vị chức năng + Sửa thông tin đơn vị chức năng : Người dùng bấm vào nút sửa bên tay phải dòng tin đơn vị chức năng ởmàn hình list cơ quan để update thông tinTÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Quản trị update những thông tin cần chỉnh sửa và bấm nút lưu để kết thúc. Lưu ý : cán bộ quản trị chú ý quan tâm không biến hóa mã đơn vị chức năng. Thay đổi mã này sẽ làm ảnhhưởng tới việc gửi nhận văn bản trong hệ thống quản lý văn bản. Khi xóa đơn vị chức năng : cán bộ quản trị cần chuyển người dùng của đơn vị chức năng cần xóa sang đơnvị khác trước khi xóa. 1.2 Cấp cơ quanChức năng này được cho phép người quản trị hoàn toàn có thể quản trị hạng mục những cơ quan. Để sử dụng tính năng này, tại giao diện quản trị, người dùng bấm vàotrên menuTÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Xuất hiện giao diện lưới tài liệu để người dùng thao tácMuốn thêm mới một hạng mục cấp cơ quan, chọnbên góc phải giaodiện. Người quản trị nhập tài liệu và nhấn “ Thêm mới ” để lưu hoặc “ Nhập lại ” để làmlại thao tác. TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Muốn sửa một bản ghi, người dùng bấm vào biểu tượngtrên lưới tài liệu vàsửa thông tin dữ liệu. Muốn sắp xếp lại list tài liệu theo ý muốn, người dùng bấm vào biểu tượngvà chọn thứ tự trong hộp dropdown. 1.3 Cơ quan ban hànhChức năng này được cho phép người quản trị hoàn toàn có thể quản trị hạng mục cơ quan banhành. Để sử dụng tính năng này, tại giao diện quản trị, người dùng bấm vào “ Cơ quanban hành ” trên menu ( thao tác trọn vẹn tựa như như thao tác của quản trị “ Cấp cơquan ” ) TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Muốn thêm mới một hạng mục cấp cơ quan, chọnbên góc phải giaodiện. Người dùng nhập tài liệu và nhấn “ Thêm mới ” để lưu hoặc “ Nhập lại ” để làmlại thao tác. Muốn sửa một bản ghi, người dùng bấm vào biểu tượngtrên lưới tài liệu vàsửa thông tin dữ liệu. Để xóa một bản ghi, người dùng bấm vào biểu tượngtrên lưới tài liệu. Mànhình sẽ Open một hộp thoại để xác nhận có thực sự muốn xóa không. Nhấn “ OK ” để xóa, “ Hủy ” để hủy thao tác. 1.4 Nhóm đơn vịChức năng này được cho phép quản trị gom nhóm những đơn vị chức năng gửi liên thông văn bản thànhtừng nhóm giúp văn thư thuận tiện hơn khi gửi văn bản liên thông1. 5 Đơn vị liên thôngChức năng này được cho phép người quản trị hoàn toàn có thể quản trị hạng mục những đơn vị chức năng đểvăn thư gửi liên thông văn bản đi đến những đơn vị chức năng tham gia sử dụng ứng dụng QLVB.Để sử dụng công dụng này, tại giao diện quản trị, người quản trị bấm vào “ Đơnvị ” trên menu. Màn hình Open để người dùng thao tác. TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Các công dụng quản trị : thêm, sửa, xóa, sắp xếp người dùng thao tác hoàn toàntương tự như tính năng quản trị của hạng mục “ Cơ quan phát hành ” 1.6 Phòng banChức năng này được cho phép người quản trị hoàn toàn có thể quản trị hạng mục phòng bantrong cơ quan. Để sử dụng tính năng này, tại giao diện quản trị, người dùng bấm vào “ Phòngban ” trên menu. Màn hình Open để người dùng thao tác. + Thêm mới phòng ban : Người dùng bấm vào nút Thêm mới ở phía trên bên phảidanh sách đơn vị chức năng. 10T ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Người quản trị nhập những thông tin phòng ban, đơn vị chức năng mà phòng ban đó thường trực vàbấm nút lưu để thêm mới. Sửa thông tin phòng ban : Người quản trị bấm vào nút sửa bên phải tên phòng ban ởdanh sách phòng ban. Cán bộ quản trị đổi khác những thông tin thiết yếu và bấm lưu đểkết thúc. Lưu ý : trước khi xóa phòng ban, Cán bộ quản trị nên chuyển người dùng của phòngban đó sang phòng ban mới. 1.7 Lĩnh vựcChức năng này được cho phép người quản trị hoàn toàn có thể quản trị hạng mục nghành nghề dịch vụ. Để sử dụng công dụng này, tại giao diện quản trị, người dùng bấm vào “ Lĩnhvực ” trên menu. Màn hình Open để người dùng thao tác. 11T ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Các công dụng quản trị : thêm, sửa, xóa, sắp xếp người dùng thao tác hoàn toàntương tự như công dụng quản trị đã trình diễn ở phần trên. 1.8 Loại văn bảnChức năng này được cho phép người quản trị hoàn toàn có thể quản trị hạng mục những loại văn bản. Để sử dụng tính năng này, tại giao diện quản trị, người dùng bấm vào “ Loại văn bản ” trên menu. Màn hình Open để người dùng thao tác. Các công dụng quản trị : thêm, sửa, xóa, sắp xếp người dùng thao tác hoàn toàntương tự như tính năng quản trị đã trình diễn ở phần trên. 12T ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–1. 9E mail những đơn vịChức năng này sử dụng để quản lý những email mà văn thư gửi liên thông văn bản quađường E-Mail. 1.10 Luồng giải quyết và xử lý văn bảnChức năng này để phân luồng gửi văn bản từ văn thư lên chỉ huy của những đơn vị chức năng. Mỗi đơn vị chức năng sẽ có 1 luồng giải quyết và xử lý riêng. Để tạo 1 luông giải quyết và xử lý, cán bộ quản trị bấm vào nút Thêm mới phía tay phải, nhập cácnội dung và chọn những chức vụ mà văn thư sẽ gửi lên chỉ huy. bấm nút lưu để xácnhận tạo luồng giải quyết và xử lý. 13T ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Để update thông tin luông giải quyết và xử lý, cán bộ quản trị bấm vào nút sửa bên phải tên luồngxử lý và update lại những thông tin. Lưu ý : 1 đơn vị chức năng chỉ có 1 luồng đang hoạt động giải trí, cán bộ quản trị cần tắt những luồng khácđi. Nếu đơn vị chức năng không có luồng giải quyết và xử lý, văn thư sẽ không hề chuyển văn bản cho lãnh đạođược. 2. Quản lý lịch lãnh đạoKhi một chỉ huy có lịch công tác làm việc, chỉ huy đó sẽ thông tin về cho văn phòngtrực thuộc. Người quản trị của văn phòng này sẽ chịu nghĩa vụ và trách nhiệm lên lịch cho lãnhđạo. Chức năng này được cho phép người quản trị hoàn toàn có thể lên lịch công tác làm việc cho chỉ huy cơquan. Để sử dụng công dụng này, tại giao diện quản trị, người dùng bấm vàotrên menu. Màn hình Open để người dùng thao tác. Muốn thêm mới lịch chỉ huy, người dùng chọntrên lưới tài liệu hoặcnhấp vàotrong tab “ Quản lý lịch chỉ huy ” trên menu trái củamàn hình quản trị. Màn hình thêm mới lịch chỉ huy Open cho người dùng có thểthao tác. 14T ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Chọn chỉ huy cần tạo lịch chỉ huy, công tác làm việc và những tài liệu về ngày giờ, địađiểm. Nhấn “ Thêm mới ” để lưu dữ liệu hoặc “ Nhập lại ” thao tác lại. Muốn sửa lại thông tin của lịch chỉ huy, người dùng chọntrên lưới tài liệu. Muốn xóa lịch chỉ huy, người dùng chọn3. trên lưới tài liệu. Quản lý lịch cá nhânLịch cá thể là một tính năng của hệ thống tương hỗ người dùng hoàn toàn có thể quản lý lịchlàm việc, công tác làm việc của cá thể trong cơ quan. Nó giúp cá thể hoàn toàn có thể sắp xếp, tổ chứccông việc, lịch công tác làm việc, … theo dõi lịch thao tác thuận tiện hơn. Để sử dụng công dụng này, người dùng nhấn vào biểu tượngtrên góctrên bên phải của màn hình hiển thị chính. Người dùng quản lý lịch cá thể của mình bằng cách chọntrong menu quản trị. Thông tin lịch cá thể gồm có : thời hạn, khu vực, tiêu đềcông việc cần lên lịch. 15T ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Để thêm mới lịch, người dùng chọn “ Thêm mới lịch ”. Điền những thông tin về : việc làm cần lên lịch, thời hạn, khu vực. Nhấn “ Thêm mới ” để lên lịch. Người dùng hoàn toàn có thể thuận tiện theo dõi lịch cá thể của mình theo ngày, theo tuầnhay theo tháng. Khi người dùng đã lên lịch, trên lịch cá thể của ngày đó sẽ xuất hiệnbiểu tượnglên .. Người dùng nhấp vào hình tượng trên để xem nhanh chi tiết cụ thể lịch đã16TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–4. Quản trị nhân sựĐây là một trong những công dụng quan trọng nhất của quản trị hệ thống giúpngười quản trị hoàn toàn có thể quản lý được thông tin nhân sự, hợp đồng, khen thưởng, kỷ luậtcũng như phân quyền sử dụng hệ thống cho người dùng khác. 4.1 Quản lý list nhân sựChức năng này giúp người quản trị hoàn toàn có thể quản lý thông tin và phân quyền sửdụng hệ thống cho nhân sự trong cơ quan, văn phòng mình. Những thông tin tài khoản người dùng có trong list bắt buộc phải là những tài khoảnmail của hòm thư và được phân quyền sử dụng. Người quản trị không hề tự thêm mớitài khoản người dùng trong hệ thống mà chỉ hoàn toàn có thể sửa, xóa hoặc phân quyền chonhững thông tin tài khoản có thông tin tài khoản mail. Để quản lý list nhân sự, người quản trị nhấn vàomenu trái của màn hình hiển thị quản trịtrên17TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Màn hình quản trị list nhân sự sẽ Open, chứa thông tin về tên thông tin tài khoản, chức vụ của từng nhân sự. Danh sách thông tin tài khoản sẽ hiển thị theo chức vụ và thứ tựưu tiên của nhân sự đó. Người dùng hoàn toàn có thể lọc list nhân sự hiển thị của từng phòng ban bằng cáchchọn phòng ban trong dropdownhoặc hoàn toàn có thể tìm kiếmnhanh bằng cách nhập từ khóa vào ô văn bản, nhấn “ Tìmkiếm ” để tìm kiếm đích danh trong trường hợp tài liệu hiển thị list tài khoảnnhiều. Trong trường hợp thông tin cá thể của nhân sự có sự biến hóa, người quản trị cóthể thuận tiện update lại thông tin của nhân sự đó bằng cách nhấn vào nútbêngóc phải của màn hình hiển thị hiển thị thông tin cụ thể của nhân sự đó hoặc nhấn vào biểutượngtại màn hình hiển thị hiển thị list nhân sự. 18T ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Người dùng hoàn toàn có thể update lại những thông tin của nhân sự trong màn hình hiển thị cập nhậtthông tin chi tiết cụ thể. Nhấn “ Cập nhật ” để lưu biến hóa hoặc “ Hủy bỏ ” để hủy thao tác. Nhấnđể quay về màn hình hiển thị quản trị chính. Để xóa thông tin một hồ sơ nhân sự, người dùng nhấn vào biểu tượngmàn hình hiển thị list nhân sự. Xuất hiện một hộp thoại xác nhận xóatrongNhấn “ OK ” nếu gật đầu xóa, “ Hủy ” để hủy thao tác. Quản lý chức danhChức danh là vị trí của nhân sự trong cơ quan, tùy theo từng chức vụ mà nhânsự đó có quyền gì trong hệ thống. Để quản trị chức vụ, tại menu trái người quản trịbấm chọn công dụng, màn hình hiển thị bên phải sẽ hiển thị list những chức nănghiện đang có trong hệ thống. Hình 6.2 : Màn hình hiển thị list chức danhĐể thêm mới chức vụ, người quản trị bấm vào nútmàn hình. Màn hình thêm mới chức vụ Open. ở phía trên của19TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Hình 6.3 : Màn hình thêm mới chức danhĐể sửa thông tin chức vụ bấm vào núthiện. Sau khi sửa xong ấn, màn hình hiển thị sửa tính năng sẽ xuấtđể lưu lại. Hình 6.4 : Màn hình sửa chức danhMuốn xóa một chức vụ, bấm vào nútđể xóa. 20T ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–5. Hướng dẫn thêm mới 1 đơn vị chức năng trực thuộcĐể thêm mới một đơn vị chức năng trược thuộc, cán bộ quản trị thực thi những bước sau : 5.1. Tạo tên đơn vịĐể tạo tên đơn vị chức năng, quản trị bấm vào mục “ Quản trị ” ở phía trên bên phải màn hình hiển thị, sau đó chọn menu “ Quản trị hạng mục ”, tiếp theo chọn mục “ tin tức cơ quan ”. Tại đây cán bộ quản trị hoàn toàn có thể thêm mới tên đơn vị chức năng thường trực : Mã đơn vị chức năng : Là mã định danh chỉ được cấp 1 lần duy nhất, những quản trị hoàn toàn có thể tự tạotheo mẫu, tuy nhiên không được đổi khác mã này khi update thông tin đơn vị chức năng vì nếuthay đổi, những văn bản sẽ không hiển thị nữa. Tên đơn vị chức năng : Tên của đơn vị chức năng trực thuộcĐơn vị chủ quản : Có 2 lựa chọn + Nếu để trống, những nhân sự cán bộ của đơn vị chức năng thường trực và chủ quản sẽ không nhìnthấy nhau khi giao việc ở văn bản đến. + Nếu chọn đơn vị chức năng chủ quản : Các cán bộ của 2 đơn vị chức năng sẽ hoàn toàn có thể giao việc được chonhauVD quản trị thị xã Từ Sơn hoàn toàn có thể giao việc trực tiếp được cho trưởng phòng Văn Hóanếu chọn Ủy Ban Nhân Dân thị xã là đơn vị chức năng chủ quản của phòng Văn HóaChủ tịch thị xã không hề giao việc trực tiếp cho quản trị phường nếu quản trị không21TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–chọn đơn vị chức năng chủ quản khi thêm mới 1 phường. Thứ tự : Thứ tự hiển thị của những đơn vị chức năng trong danh sáchTên đơn vị chức năng trên trục liên thông Quốc gia : Cán bộ quản trị không chọn mục này. Được phép gửi văn bản lên trục liên thông : Cán bộ quản trị không chọn mục này. 5.2. Tạo những phòng ban của đơn vị chức năng truộcĐể tạo phòng ban, cán bộ quản trị bấm sang mục “ Phòng ban ” bên dưới mục “ Thôngtin cơ quan ” và bấm thêm mới : Tên phòng ban : Là tên phòng cần tạoGhi chú : Mô tả thêm thông tin về phòng ban đóThứ tự : Thứ tự hiển thị trong list phòng ban của đơn vịĐơn vị : phòng ban cần tạo thuộc đơn vị chức năng nào. 5.3. Tạo luồng xử lýMỗi đơn vị chức năng có quá trình giải quyết và xử lý văn bản khác nhau do đó cần tạo luồng giải quyết và xử lý cho đơn vịkhi tạo mới. Nếu không tạo luồng giải quyết và xử lý, văn thư của đơn vị chức năng đó sẽ không hề gửi vănbản cho chỉ huy được. Để tạo luồng giải quyết và xử lý, quản trị bấm vào mục “ Luồng giải quyết và xử lý ” là mục menu dưới cùng sauđó bấm thêm mới : 22T ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Tên luồng : Là thông tin tên luồng xử lýMô tả luồng : tin tức bổ trợ miêu tả rõ luồng xử lýLuồng mặc định : Một đơn vị chức năng hoàn toàn có thể có nhiều luồng giải quyết và xử lý nhưng cùng 1 lúc chỉ có 1 luồng được kích hoạt, những luồng khác sẽ bị khóa. Cán bộ quản trị bấm chọn mục nàykhi tạo luồng cho đơn vị chức năng mớiLuồng của đơn vị chức năng : Chọn luồng giải quyết và xử lý của đơn vị chức năng nào. Thông tin luồng : Phần này cán bộ quản trị chọn những chức vụ mà văn thư sẽ gửi vănbản lên tùy thuộc vào quy trình giải quyết và xử lý trong thực tiễn của những đơn vị chức năng. 5.4. Thêm mới cán bộ của những đơn vịĐể thêm mới 1 cán bộ vào 1 đơn vị chức năng, cán bộ quản trị chọn mục “ Quản lý nhân sự ” tiếptheo chọn mục “ Danh sách nhân sự ” và bấm nút thêm mới23TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–Cán bộ quản trị chọn phòng ban, chức vụ, đơn vị chức năng và những thông tin thiết yếu để thêmngười dùng vào đơn vị chức năng. 24T ÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH————————————————————————————————————————–6. Phụ lục6. 1. STTMã định danh những đơn vị chức năng sở ban ngành và những huyện thịTÊN ĐƠN VỊMÃ ĐỊNH DANHUBND tỉnh Bắc Ninh000. 00.00. H05HĐND tỉnh Bắc Ninh000. 00.00. K05SỞ BAN NGÀNHVP UBND tỉnh Bắc NinhVP Hội đồng nhân dân tỉnhSở Công thươngSở Giáo dục đào tạo và Đào tạoSở Giao thông vận tảiSở Kế hoạch và Đầu tưSở Khoa học và Công nghệSở Lao động, Thương binh và Xã hộiSở Ngoại vụ10Sở Nội Vụ11Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn12Sở Tài Chính13Sở Tài Nguyên Môi Trường14Sở tin tức và Truyền thông15Sở Tư Pháp16Sở Văn Hóa Thể Thao Du Lịch17Sở Xây dựng18Sở Y tế19Thanh Tra Tỉnh20Ban Quản lý những KCN tỉnhTỔ CHỨC THUỘC Ủy Ban Nhân Dân TỈNH21Viện Nghiên cứu tăng trưởng Kinh tế xã hội tỉnh000. 00.01. H05000. 00.01. K05000. 00.02. H05000. 00.03. H05000. 00.04. H05000. 00.05. H05000. 00.06. H05000. 00.07. H05000. 00.08. H05000. 00.09. H05000. 00.10. H05000. 00.12. H05000. 00.13. H05000. 00.14. H05000. 00.15. H05000. 00.16. H05000. 00.17. H05000. 00.18. H05000. 00.20. H05000. 00.21. H05000. 00.22. H05UBND THÀNH PHỐ, HUYỆN, THỊ XÃUBND Thành phố BN000. 00.31. H05UBND Thị xã Từ Sơn000. 00.32. H05UBND Huyện Tiên Du000. 00.33. H05UBND Huyện Yên Phong000. 00.34. H05UBND Huyện Thuận Thành000. 00.35. H05UBND Huyện Quế Võ000. 00.36. H05UBND Huyện Gia Bình000. 00.37. H05UBND Huyện Lương Tài000. 00.38. H05CÁC TỔ CHỨC KHÁC ( tạm sử dụng trước khi những cơ quan thường trực theo ngành dọc này25

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục