Kiến Thức Cho Người lao Động Việt Nam > Người Lao Động > Truyền thông nội bộ là gì? Ai là người giữ vai trò chính?

Truyền thông nội bộ là gì? Ai là người giữ vai trò chính?

Thật đáng kinh ngạc khi có những công ty ngoài kia vẫn nhìn nhận thấp hoặc bỏ bê truyền thông nội bộ trong khi đây thực sự là yếu tố quan trọng của mỗi doanh nghiệp .
Nhân viên thì tụm năm tụm ba nói xấu sếp, còn sếp thì luôn phải xử lý hết xích míc này đến khúc mắc khác, luôn miệng cho rằng bạn bè không hiểu mình .
Chúng ta đều biết rất rõ ràng truyền thông là công cụ quan trọng để doanh nghiệp tiếp cận và giữ được mối quan hệ lâu dài hơn với người mua. Truyền thông nội bộ cũng tương tự như như vậy : nếu truyền thông nội bộ tốt, doanh nghiệp hoàn toàn có thể kết nối nhân viên cấp dưới trong công ty một cách hiệu suất cao. Khi chiếm hữu một cỗ máy nhân sự vừa có năng lượng lại kết nối, không có gì là doanh nghiệp này không hề !

1. Truyền thông nội bộ là gì?

a. Khái niệm

Nếu như nói doanh nghiệp là một cơ thể, thì truyền thông nội bộ giống như một mạch máu. Truyền thông nội bộ về bản chất chính là việc doanh nghiệp đưa các nội dung và thông điệp cần thiết đến các đối tượng nhân viên vào đúng thời điểm, mà ở đây nội dung chính là các tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi; với mục tiêu định hình, thắt chặt và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp. 

Với định nghĩa này, hoàn toàn có thể thấy một bộ phận cốt yếu của truyền thông nội bộ chính là nội dung mà doanh nghiệp san sẻ. Kênh truyền thông nội bộ là ” điểm chạm ” giữa doanh nghiệp với đội ngũ nhân viên cấp dưới, và phải ship hàng cho việc san sẻ những thông tin hướng về văn hóa truyền thống doanh nghiệp. Điều này để định hình rõ mục tiêu chính của một kênh truyền thông nội bộ, thay vì nỗ lực lẫn lộn nó với những hoạt động giải trí khác trong doanh nghiệp như lên kế hoạch công việc, trao đổi thông tin, quản trị nhân viên cấp dưới, …

Kênh truyền thông nội bộ là ” điểm chạm ” giữa doanh nghiệp với đội ngũ nhân viên cấp dưới, và phải Giao hàng cho việc san sẻ những thông tin hướng về văn hóa truyền thống doanh nghiệp .

b. Những hiểu lầm thường gặp về truyền thông nội bộ

  • Truyền thông nội bộ là văn hóa doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ và văn hóa truyền thống doanh nghiệp là hai mảng trọn vẹn khác nhau. Văn hóa doanh nghiệp là tinh hoa, gia tài, và hình ảnh của doanh nghiệp. Nhân viên doanh nghiệp chính là những cá thể nắm giữ và biểu lộ những điều đó. Truyền thông nội bộ chỉ là công tác làm việc đem văn hóa truyền thống doanh nghiệp đến với nhân viên cấp dưới, tương hỗ nhân viên cấp dưới duy trì nó, chứ không phải là nguồn gốc hình thành văn hóa truyền thống doanh nghiệp .

  • Truyền thông nội bộ và PR in-house là một

PR in-house đơn thuần là đội ngũ PR của một doanh nghiệp, doanh nghiệp đơn cử. Cũng giống như là phiên dịch in-house hay marketing in-house vậy. PR in-house hầu hết dùng để phân biệt đội ngũ PR trong doanh nghiệp với những đơn vị chức năng PR tư nhân bên ngoài. Và truyền thông nội bộ là một phần của PR in-house .

  • Lẫn lộn giữa hoạt động quản lý nhân sự với truyền thông nội bộ

Công tác truyền thông nội bộ gồm có những hoạt động giải trí như kiến thiết xây dựng kế hoạch truyền thông trong doanh nghiệp để tạo sự kết nối giữa nhân viên cấp dưới, tổ chức triển khai sự kiện nội bộ, chỉnh sửa và biên tập và xuất bản ấn phẩm lưu hành nội bộ, … Còn công tác làm việc quản trị nhân sự lại gồm có tuyển dụng, quản trị tài liệu ứng viên và nhân viên cấp dưới, tổ chức triển khai và quản trị những khóa đào tạo và giảng dạy, quản trị văn phòng phẩm, …
Nhìn chung, nếu quản trị nhân sự là hoạt động giải trí chiêu mộ và quản trị nhân viên cấp dưới cho doanh nghiệp, thì truyền thông nội bộ sẽ làm công việc truyền tải thông tin và kết nối những nhân viên cấp dưới đó .

Truyền thông nội bộ chẳng làm gì khác ngoài tổ chức triển khai sự kiện hay văn nghệ cho nhân viên cấp dưới

Như đã lý giải ở trên, tổ chức triển khai sự kiện hay văn nghệ chỉ là một phần công việc mà thôi. Bởi vậy, đừng đưa ra nhu yếu phải biết ca hát, dẫn chương trình, hay nhảy múa trong diễn đạt công việc của nhân viên cấp dưới truyền thông nội bộ. Thay vào đó, những kỹ năng và kiến thức như tiếp xúc hay tạo lập mối quan hệ sẽ tương thích hơn rất nhiều

2

. Vai trò của truyền thông nội bộ

a. Củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa truyền thống của tổ chức triển khai cho nhân viên cấp dưới

Truyền thông nội bộ củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tổ chức cho nhân viên, từ đó nhân viên có thể tiếp tục truyền tải nó ở trong nội bộ và ra bên ngoài.

Truyền thông nội bộ bám sát những hoạt động giải trí sản xuất kinh doanh thương mại của doanh nghiệp, tạo ra những kênh thông tin giúp nhân viên cấp dưới hiểu được tình hình của đơn vị chức năng mình, mở ra những kênh trao đổi thông tin giữa nhân viên cấp dưới cấp dưới và cán bộ quản trị .

b. Mọi thông tin trao đổi được minh bạch, rõ ràng và đa chiều

Nhờ được phân phối thông tin không thiếu, đúng chuẩn, mỗi nhân viên cấp dưới sẽ nắm rõ tiềm năng, trách nhiệm của mình, mình cần làm gì và dữ thế chủ động hơn trong công việc của chính mình. Bên cạnh đó, với những kênh thông tin công khai minh bạch, rõ ràng, thống nhất trong nội bộ đơn vị chức năng, những phòng ban sẽ phối hợp uyển chuyển hơn, giảm bớt thực trạng chồng chéo công việc, giảm xích míc nội bộ .
Thông qua truyền thông nội bộ, thông tin sẽ được lan tỏa từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên và truyền ngang giữa những bộ phận, góp thêm phần link những bộ phận ; thôi thúc tăng trưởng những giá trị tích cực ; làm giảm bớt những xấu đi, tư tưởng lối mòn và những thông tin chưa rõ ràng .

c. Đoàn kết là sức mạnh

Sự thống nhất nội bộ là yếu tố cốt lõi tạo ra sự sức mạnh tập thể. Một tập thể mạnh là chưa hẳn đã toàn người mạnh, nhưng chắc như đinh có sự gắn bó đoàn kết ngặt nghèo. Để mọi người nhìn thấy tiềm năng chung chính là chỉ ra cho họ sợi dây kết nối, để toàn bộ cùng có lợi và nghĩ đến cái chung. Mà điều kiện kèm theo để tạo ra sự đoàn kết chính là sự đồng cảm – một trách nhiệm của công tác làm việc truyền thông nội bộ .
Có thể nói quyền lợi của truyền thông nội bộ chính là tạo ra sự sức mạnh tập thể .

d. Thu hút nhân tài, giữ chân người tốt

Truyền thông nội bộ tốt sẽ khiến những thành viên yêu quý công ty, họ sẽ thao tác hăng say, dữ thế chủ động hơn. Thay vì những lời buôn chuyện tiếng xấu ra vào, người chỉ huy uyên bác là người biết cách truyền thông nội bộ, biến chính “ người nhà ” thành những nhà PR, để họ nhắc về nơi mình làm với một niềm tự hào thú vị. Bởi vậy có những công ty lương cao mà nhân viên cấp dưới vẫn bỏ đến nơi tuy lương thấp hơn nhưng cho họ ý thức thao tác tự do, cảm xúc được trân trọng không còn là điều quá quá bất ngờ .
Song song với việc truyền thông nội bộ, những văn hóa truyền thống nội bộ tốt đẹp thiết kế xây dựng lên trong mắt người trong và ngoài. Tất nhiên một môi trường tự nhiên thao tác lý tưởng sẽ lôi cuốn những nhân lực, như vậy một quyền lợi khác của truyền thông nội bộ là thôi thúc tuyển dụng .

3. Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của phòng PR hay phòng Nhân sự?

Ai mới nhà người giữ nghĩa vụ và trách nhiệm truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp bạn ? Phòng nhân sự hay phòng PR ? Đây vẫn là một trong những câu hỏi gây nhiều tranh cãi vì mỗi phòng đều có những công việc và đặc trưng riêng có tương quan đến truyền thông nội bộ .
Phòng PR thì có trình độ về truyền thông và biết cách để thôi thúc công tác làm việc truyền thông đạt hiệu suất cao cao nhất. Nhưng phòng nhân sự lại là nơi trực tiếp quản trị tổng thể những nhân viên cấp dưới, nắm được xúc cảm, nhu yếu của nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp. Vậy nghĩa vụ và trách nhiệm truyền thông nội bộ sẽ thuộc về bên nào ?

Rất may là sự tranh cãi này đã có câu vấn đáp. Theo như hiệu quả cuộc khảo sát trên 1000 nhân viên cấp dưới truyền thông nội bộ và đối ngoại được đăng trên tạp chí quản trị nhân sự của doanh nghiệp Karina và Box tại Anh, 53 % người được hỏi vấn đáp rằng truyền thông nội bộ luôn là một phần của công tác làm việc quản trị nhân sự và chiến dịch nhân sự .
Điều này cũng đúng thôi, vì xét cho cùng, công tác làm việc quản trị nhân sự vẫn lấy nhân viên cấp dưới làm TT. Còn so với những người làm truyền thông, đặc biệt quan trọng là với những ai xuất thân trong ngành, nhiều lúc lại rất lạ lẫm với lời nói của nhân sự và hành vi trong tổ chức triển khai .
Để hoàn toàn có thể làm tốt công tác làm việc truyền thông nội bộ, mặc dầu doanh nghiệp có chọn cách nào đi chăng nữa thì cũng nên chọn ra một nhân viên cấp dưới chuyên về nghành nghề dịch vụ này. Nhân viên này cần phải hiểu rõ những yếu tố nội bộ trong chính doanh nghiệp và phải chiếm hữu tầm ảnh hưởng tác động nhất định tới những nhân viên cấp dưới khác, để họ hoàn toàn có thể góp phần vào quy trình ra quyết định hành động của hàng loạt doanh nghiệp ngay từ đầu .

4 .

Một người làm truyền thông nội bộ cần đặc điểm gì?

Người làm truyền thông nội bộ không phải là công cụ của người quản trị để đi đàn áp tâm lý, chiêu trò tâm ý, mụ mị nhân viên cấp dưới. Họ cũng không phải là Ban chấp hành công đoàn đấu tranh bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ nhân viên cấp dưới. Họ là người trung gian giúp cho những bên hiểu nhau, hướng về một lựa chọn hài hòa nhất .
Hoạt động truyền thông nội bộ nói cho cùng vẫn xoay quanh Tâm – Tình con người. Do đó, có 2 kỹ năng và kiến thức quan trọng nhất cần có trong truyền thông nội bộ chính là : Kỹ năng lắng nghe nguyện vọng và kiến thức và kỹ năng “ tâm truyền thông ” .

Bài viết liên quan
Bài Mới Nhất