CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH HÀNG KHÔNG ACC

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (333.34 KB, 33 trang )

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TÊN ĐỀ TÀI:
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI
TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH
HÀNG KHÔNG ACC.
BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học
Giảng viên giảng dạy: TS. Lê Thị Hiền
Mã phách:………………………………………

HÀ NỘI – 2017

PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN
Mã phách

Họ và tên sinh viên: Trương Thúy Hồng Ngọc

Ngày sinh: 23/8/1993

Mã sinh viên: 1607QTVA052
Lớp: ĐHLT.QTVP 16A

Khoa: Quản trị văn phòng

Tên đề tài: CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH
HÀNG KHÔNG ACC.

Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học
Giảng viên hướng dẫn: TS. Lê Thị Hiền
Sinh viên kí tên

Trương Thúy Hồng Ngọc

PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN
Chữ ký xác
Điểm, Chữ kí (Ghi rõ họ tên)

Điểm thống nhất của

nhận của

của cán bộ chấm thi

bài thi

cán bộ nhận
bài thi

CB chấm thi

CB chấm thi

số 1

số 2

Bằng số

Bằng chữ

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực,
hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền
với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử
dụng văn bản nói riêng, với công tác quản lý văn bản nói chung. Do đó, vai trò
của công tác soạn thảo và quản lý văn bản đối với hoạt động quản lý hành chính
nhà nước là rất quan trọng.
Có thể thấy được công tác soạn thảo và quản lý sẽ góp phần bảo đảm cho
các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp phần
nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công
cuộc cải cách hành chính hiện nay. Bên cạnh đó việc quản lý văn bản trong cơ
quan hành chính nhà nước cũng là một vấn đề cần được chú trọng nhằm mục
đích đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo của cơ quan đó. Chính vì vậy
việc quan tâm đúng mực đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực
vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà
nước nói chung. Trên thực tế công tác soạn thảo và quản lý văn bản trong hoạt
động của các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều
thành tích đáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi
lĩnh vực của đời sống kinh tế – xã hội.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Tổng

Công ty Cổ phần Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC.
Phạm vi nghiên cứu: Tổng Công Ty Cổ phần Xây Dựng Công Trình Hàng
Không ACC.
Nội dung: Tập trung nghiên cứu về công tác soản thảo và quản lý văn bản
tại Tổng Công ty Cổ phần Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC.
3. Mục đích và nhiệm vụ của bài nghiên cứu
Mục đích
Thực hiện đề tài này góp phần hiểu rõ về công tác soản thảo và quản lý
văn bản.
Nhiệm vụ
5

Để đạt được mục đích trên bài nghiên cứu cần thực hiện một số nhiệm vụ
sau:
–

Làm rõ lịch sử nguồn gốc của văn bản.
Khảo sát, nghiên cứu về văn bản từ đó đánh giá và rút ra một số nhận xét về văn

–

bản
Đưa ra giải pháp, kiến nghị nhằm phát huy những giá trị tích cức và khắc phục
hạn chế trong cách soạn thảo và quản lý văn bản.
4. Lịch sử nghiên cứu

–

Giáo trình văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản – TS. Lê Văn

–

In, TS. Nghiêm Kỳ Hồng, Ths. Đỗ Văn Học.
Kỹ thuật soạn thảo văn và quản lý văn bản – Ths. Trần Thị Thu Hương.
Giáo trình Quản trị văn phòng – Nghiêm Kỳ Hồng.
5. Phương pháp nghiên cứu
Bài nghiên cứu sử dụng các phương pháp khác nhau như: Khảo sát thực
tế, nghiên cứu tài liệu, quan sát để đạt được mục đích và thực hiện những nhiệm
vụ mà nghiên cứu đã đạt được.
6. Những đóng góp mới về mặt khoa học của bài nghiên cứu
Bài nghiên cứu đã tổng hợp, khái quát những đặc điểm của văn bản.
Từ góc độ nghiên cứu lý luận, khảo sát thực tiễn bài nghiên cứu bước đầu
đưa ra giải pháp và kiến nghị cơ bản nhằm phát huy những giá trị tích cực và
hạn chế tiêu cực của công tác soạn thảo và quản lý văn bản.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục đề
tài được chia làm 3 chương:
Chương I: Lý luận chung về công tác soạn thảo và quản lý văn bản.
Chương II: Thực trạng quản lý văn bản tại Tổng Công ty Cổ phần
Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC.
Chương III: Một số giải pháp chung nâng cao chất lượng.

6

CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ
QUẢN LÝ VĂN BẢN
1. Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính.
1.1 Khái niệm văn bản.

Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin
bằng ngôn ngữ ( hay một loại kí hiệu ) nhất định. Văn bản được hình thành trong
nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống
xã hội và quản lý nhà nước mà văn bản có những nội dung và hình thức thể hiện
khác nhau.
Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết.
Văn bản thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn
chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới 1 mục tiêu giao tiếp
nhất định.
1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước.
Văn bản quản lý nhà nước chứa đựng những quyết định và thông tin quản
lý nhà nước.
Văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành
theo thẩm quyền được Nhà nước quy định. Về mặt quy trình ban hành: văn bản
quản lý nhà nước được ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức nhất định. Về
mặt mục đích: văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm điều chỉnh các
mối quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau
và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.
1.3 Khái niệm văn bản hành chính.
Văn bản hành chính là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp
dụng pháp luật hoặc chứa đựng những thông tin điều hành được cơ quan hành
chính hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết các công
việc cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc
xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật,
được ban hành trên cơ sở quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan
cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành.
7

Văn bản hành chính là phượng tiện không thể thiếu được trong các hoạt

động tác nghiệp cụ thể của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị,
xã hội. Mặc dù có tầm quan trọng và giá trị pháp lý thấp hơn các văn bản quy
phạm pháp luật nhưng văn bản hành chính là cơ sở thực tiễn cho các cơ quan
nhà nước có thẩm quyền điều chỉnh sửa đổi hoặc ban hành văn bản quy phạm
pháp luật.
2. Phân loại hệ thống văn bản quản lý Nhà nước
2.1 Văn bản quy phạm pháp luật.
Văn bản quy phạm pháp luật hay còn gọi là văn bản pháp quy là một hình
thức pháp luật thành văn ( văn bản pháp ) được thể hiện qua các văn bản chứa
được các quy phạm pháp luật do cơ quan hoặc cá nhận cá thẩm quyền ban hành
để điều chỉnh các quan hệ xã hội. Theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật năm 2008 của Việt Nam thì văn bản quy phạm pháp luật là văn
bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền,
hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong đó có quy tắc xử sự chung, có
hiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các
quan hệ xã hội.
Trong hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước, có các loại văn bản
quy phạm pháp luật gắn với thẩm quyền ban hành như sau:
– Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của Quốc hội.
– Pháp lệnh, Nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội.
– Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước.
– Nghị định của Chính phủ.
– Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
– Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án Nhân dân Tối cao.
– Thông tư của Chánh án Tòa án Nhân dân Tối cao.
– Thông tư của Viện trưởng Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao.
– Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ.
– Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước.
– Nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính
8

phủ với cơ quan trung ương của tổ chức chính trị – xã hội.
– Thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án Nhân dân Tối cao với Viện
trưởng Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
ngang Bộ với Chánh án Tòa án Nhân dân Tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát
Nhân dân Tối cao; giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ.
– Nghị quyết của Hội đồng nhân dân.
– Chỉ thị, quyết định của Ủy ban nhân dân.
2.2 Văn bản hành chính.
Theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư thì văn bản hành chính được chia làm
hai loại: Văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường.
2.2.1 Văn bản cá biết
Văn bản cá biết là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng
pháp luật, do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình
tự, thủ tục nhất định nhằm giải quyết công việc cụ thể trong quản lý hành chính
nhà nước.
Văn bản cá biệt thường gặp là: quyết định nâng lương, quyết định bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức.
2.2.2 Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản có nội dung chứa
đựng các thông tin mang tính chất điều hành hành chính trong các cơ quan nhà
nước như triển khai, hưỡng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình hình,
đánh giá kết quả… các hoạt động trong các cơ quan nhà nước hoặc trao đổi, giao
dịch, liên kết hoạt động giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân… Văn bản
hành chính thông thường không đưa ra các quyết định quản lý, do đó không
được dùng thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt. Đây
là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm 2 loại chính:
Văn bản có tên loại: quy chế, quy định, quy hoạch, hưỡng dẫn, đề án,

chương trình, kế hoạch, thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, các
loại giấy (giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…), các loại phiếu
9

( phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…).
Văn bản không có tên loại: công văn hành chính.
2.2.3 Văn bản chuyên ngành
Văn bản chuyên ngành là loại văn bản do một cơ quan nhà nước quản lý
một lĩnh vực nhất định được Nhà nước ủy quyền ban hành, dùng để quản lý một
lĩnh vực điều hành của bộ máy nhà nước. Những loại văn bản này liên quan đến
nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế,
văn hóa. Ví dụ như: hóa đơn tài chính của Bộ Tài chính; bằng, chứng chỉ tốt
nghiệp của Bộ Giáo dục – Đào tạo; bệnh án của Bộ Y tế; biểu bảng đo độ ẩm khí
tượng thủy văn,…
Loại văn bản này mang tính chất đặc thù về mặt thể thức và kỹ thuật trình
bày. Ngoài những thành phần chung áp dụng cho các loại văn bản quản lý nhà
nước, thể thức của văn bản chuyên ngành thường có những thành phần khá đặc
thù cho từng loại. Kỹ thuật trình bày của văn bản chuyên ngành cũng vậy. Các
cơ quan, tổ chức khác có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải theo quy
định của cơ quan ban hành văn bản không được tùy tiện thay đổi thể thức và kỹ
thuật trình bày của chúng (theo mẫu quy định).
Thẩm quyền ban hành: Văn bản chuyên ngành thuộc thẩm quyền ban
hành riêng của từng cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật.
3. Các chức năng chủ yếu của văn bản quản lý nhà nước.
3.1 Chức năng thông tin
Chức năng thông tin là thuộc tính cơ bản quan trọng, bản chất của văn
bản, là nguyên nhân hình thành văn bản và là cơ sở để thực hiện các chức năng
khác.
Chức năng thông tin của văn bản thể hiện ở các mặt sau:

–

Ghi lại các thông tin quản lý.
Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý hay

–

giữa hệ thống với bên ngoài.
Giúp cho cơ quan thu nhận thông tin cần cho hoạt động quản lý.
Giúp các cơ quan xử lý, đánh giá các thông tin thu được thông qua hệ thống
truyền đạt thông tin khác.
10

3.2 Chức năng quản lý.
Đây là chức năng có tính chất thuộc tính của văn bản quản lý. Chức năng
quản lý của văn bản thể hiện ở những khía cạnh sau:
–

Thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước giúp cho việc tổ chức tốt công việc

–

của các nhà lãnh đạo, làm cơ sở ban hành các quyết định quản lý.
Văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý tới đối tượng thực hiện,

–

tham gia vào tổ chức thực hiện quyết định.
Là phương tiện hữu hiệu để phối hợp, kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động

quản lý.
3.3 Chức năng pháp lý.
Chức năng pháp lý của văn bản biểu hiện trước hết là:

–

Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ pháp lý tồn tại trong xã hội do
pháp luật điều chỉnh. Khi đã sử dụng hình thức văn bản để ghi lại và truyền tải
quyết định và thông tin quản lý, cơ quan nhà nước đã sử dụng thẩm quyền trong
đó. Mệnh lệnh chứa trong văn bản có giá trị pháp lý bắt buộc mọi người phải
tuân theo. Bản thân văn bản là chỗ dựa pháp lý, khung pháp lý ràng buộc mọi

–

mối quan hệ, dựa vào đó để tổ chức hoạt động của cơ quan, cá nhân, tổ chức.
Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Văn bản là cơ sở xây
dựng hệ thống pháp luật, tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động của các cơ quan

–

tổ chức.
Là cầu nối tạo ra các mối quan hệ giữa các tổ chức, cơ quan. Văn bản và các hệ
thống văn bản quản lý giúp xác định các quan hệ pháp lý giữa các cơ quan quản
lý và bị quản lý, tạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các cơ quan, cá nhân có
quan hệ trao đổi văn bản, theo phạm vi hoạt động của mình và quyền hạn được

–

giao.
Bản thân các văn bản trong nhiều trường hợp, là chứng cứ pháp lý để giải quyết

–

các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của các cơ quan.
Là trọng tài phân minh, phân xử khi thực hiện văn bản không thống nhất, cơ sở
để giải quyết tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan, đơn vị, cá nhân, giải

–

quyết các quan hệ pháp lý nảy sinh.
Tính pháp lý của văn bản được hiểu là sự phù hợp của văn bản (về nội dung và
thể thức) với quy định pháp luật hiện hành.
11

Như vậy, văn bản đảm bảo tính pháp lý khi được ban hành theo đúng quy
định pháp luật về nội dung và thể thức.
4. Những yêu cầu đối với văn bản quản lý nhà nước.
4.1 Yêu cầu về nội dung:
Nội dung của một văn bản quản lý nhà nước là yếu tố mang tính quyết
định đến chất lượng của văn bản. Nó chứa đựng những quy phạm, những thông
tin quản lý cần truyền đạt đến đối tượng điều chỉnh. Trong quá trình soạn thảo
nội dung của văn bản đảm bảo thực hiện được các yêu cầu sau:
Tính mục đích: trong quá trình chuẩn bị xây dựng soạn thảo, cần xác
định rõ các vấn đề: chủ đề, mục tiêu của văn bản; giới hạn điều chỉnh của văn
bản; tính cần thiết của việc ban hành văn bản; tính phục vụ chính trị… như thế
nào. Việc xác định rõ ràng, cụ thể mục đích của việc soạn thảo và ban hành văn
bản như thế sẽ định hướng mà văn bản phải tác động, là cơ sở để đánh giá hiệu
quả mang lại nó.
Tính mục đích của văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền

hạn và phạm vi hoạt động của chủ thể ban hành.
Tính khoa học: tính khoa học thể hiện ở các điểm chính sau:
– Thông tin trong văn bản cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịp thời
và có tính dự báo cao.
– Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic.
– Đảm bảo tính hệ thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộ
phận cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung.
– Bố cục chặt chẽ, nhất quán về chủ đề, không lạc đề.
Tính khoa học giúp cho văn bản rõ ràng, chặt chẽ, hợp lý và góp phần
nâng cao tính khả thi của văn bản.
Tính đại chúng: đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp
nhân dân có các trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung dễ
hiểu và dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ
cập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của
văn bản. Phải xác định rõ là các văn bản quản lý hành chính nhà nước luôn luôn
12

gắn chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp tới nhân dân lao động, là đối
tượng để nhân dân tìm hiểu và thực hiện.
Tính đại chúng của văn bản có được khi phản ánh nguyện vọng của nhân
dân, các quy định trong văn bản không trái với các quy định trong Hiến pháp về
quyền và nghĩa vụ của công dân. Đảm bảo tính đại chúng cần phải tiến hành
khảo sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến nội dung chính của dự thảo;
lắng nghe ý kiến của quần chúng để nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của họ;
tổ chức thảo luận đóng góp ý kiến rộng rãi tham gia xây dựng dự thảo văn bản.
Tính công quyền: tính công quyền cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc thực
hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực
nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý
của các chủ thể pháp luật. Văn bản đảm bảo tính công quyền khi: được ban hành

dựa trên cơ sở những căn cứ và lý do xác thực; nội dung điều chỉnh đúng thẩm
quyền do luật định. Mỗi cơ quan chỉ được phép ban hành văn bản đề cập đến
những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Tính khả thi : tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là sự
kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên: không đảm bảo được tính
Đảng, tính nhân dân, tính khoa học, tính qua phạm thì văn bản không có khả
năng thực thi. Ngoài ra, nội dung của văn bản phải đưa ra những yêu cầu về
trách nhiệm thi hành hợp lý (phù hợp với năng lực, khả năng vật chất của chủ
thể thi hành), phù hợp với thực tế cuộc sống và mức độ phát triển kinh tế – xã
hội.
4.2 Yêu cầu về thể thức văn bản.
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiết
lập và trình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảo giá trị
pháp lý cho văn bản. Tại khoản 3 Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày
08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110 /
2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư đã quy định
thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành
phần sau: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn
13

bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội
dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có
thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối
với những văn bản loại khẩn, mật).
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định cụ thể tại Thông tư
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/211 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính.
4.3 Yêu cầu về văn phong hành chính – công vụ.
Phong cách hay văn phong hành chính – công vụ là những phương tiện

ngôn ngữ có tính khuôn mẫu, chuẩn mực được sử dụng thích hợp trong lĩnh vực
giao tiếp của hoạt động pháp luật và hành chính. Sử dụng văn phong hành chính
– công vụ trong soạn thảo văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải đảm bảo trọn
vẹn các đặc điểm cơ bản của nó về tính chính xác; tính phổ thông, đại chúng;
tính khách quan – phi cá tính, tính khuôn mẫu và tính trang trọng, lịch sự. Có
như vậy mới đảm bảo được tính hiệu quả của công tác quản lý hành chính nhà
nước trong quá trình quản lý, điều hành mà văn bản là phương tiện quan trọng
để truyền đạt được ý chí của chủ thể đối với đối tượng quản lý.
4.4 Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản.
Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức năng thích hợp, công tác soạn
thảo văn bản quản lý nhà nước còn đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản
phải đảm bảo chính xác, rõ ràng và trong sáng. Đây là chất liệu cấu thành của
một văn phong nhất định trong quá trình soạn thảo văn bản. Việc sử dụng các
ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải được đảm bảo các yêu cầu về sử dụng từ
ngữ và sử dụng câu.
– Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phong
cách và sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp.
– Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt;
viết câu đảm bảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng, mạch lạc; nên chủ yếu
sử dụng câu tường thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp.
Tiểu kết:
14

Trong chương I đã trình bày về những lý luận chung về công tác soạn thảo
và quản lý văn bản. Những nội dung này là cơ sở để triển khai những thực trạng
trong quản lý văn bản tại Tổng Công ty Xây Dựng Công Trình Hàng Không
ACC.

15

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ
VĂN BẢN TẠI TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH HÀNG
KHÔNG ACC
1. Khái quát chung về Tổng Công ty Xây Dựng Công Trình Hàng
Không ACC.
Tên gọi doanh nghiệp: CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH HÀNG
KHÔNG ACC
Trực thuộc: Quân trủng phòng không – không quân/ Bộ quốc phòng.
Tên giao dịch quốc tế: Airport Contruction Company.
Tên viết tắt: Công ty ACC.
Ngày thành lập: 06 tháng 11 năm 1990
Tiền thân của công ty Xây dựng công trình hàng không-ACC là xí nghiệp
Khảo sát thiết kế và xây dựng công trình Hàng không thuộc quân chủng không
quân.
Đại hội đại biểu toàn quốc lần VI của ĐCSVN đã đề ra đường lối đổi mới,
mở ra một thời kỳ phát triển mới của đất nước ta. Nghị quyết Đại hội tiếp tục
khẳng định hai nhiệm vụ chiến lược của cách mạng Viêt Nam trong giai đoạn
này là: Xây dựng và bảo vệ tổ quốc XHCN. Trước yêu cầu và nhiệm vụ mới của
cách mạng Việt Nam, trên cơ sở quán triệt quan điểm kết hợp quốc phòng với
kinh tế, Bộ quốc phòng đã chủ trương sắp xếp lại lực lượng, xây dựng lại chức
năng, nhiệm vụ của một số đơn vị, một số ngành chuyên môn cho phù hợp với
yêu cầu của tình hình mới.
Ngày 6/11/1990, Thượng tướng Đào Đình Luyện, Thứ trưởng Bộ quốc
phòng ký quyết định số 296/QĐ-QP thành lập xí nghiệp Khảo sát thiết kế và
Xây dựng công trình Hàng không thuộc quân chủng không quân.
Tháng 10/1992, xí nghiệp khảo sát thiết kế và xây dựng công trình hàng
không được tách thành 2 đơn vị là: Công ty xây dựng công trình hàng không–
ACC và Công ty thiết kế tư vấn xây dựng công trình Hàng không-ADCC, nhằm

thực hiện các nhiệm vụ chuyên ngành.
Ngày 13/3/1996, Tư lệnh quân chủng không quân số 101/BTL về việc
16

tách lực lượng của xí nghiệp Khảo sát thiết kế và Xây dựng công trình Hàng
không thành hai doanh nghiệp độc lập với hai chức năng riêng rẽ: Công ty xây
dựng công trình hàng không–ACC và Công ty thiết kế tư vấn xây dựng công
trình Hàng không-ADCC. Nhưng do điếu kiện thực tế trong thời gian này xí
nghiệp chưa thể thực hiện quyết định của Bộ tổng tham mưu và quyết định của
quân chủng ngay được. Do đó, đến ngày 27/7/1993, Bộ quốc phòng ra quyết
định số 359/QD- QP thành lập lại công ty Xây dựng công trình Hàng không–
ACC.
Tháng 5/1996, Công ty Xây dựng công trình Hàng không–ACC sát nhập
vào tổng công ty Bay dịch vụ Việt Nam và trở thành doanh nghiệp thành viên
hạch toán độc lập trực thuộc tổng công ty Bay dịch vụ Việt Nam.
Ngày 09/9/2003, Bộ quốc phòng ra quyết định số 116/2003/QD-BQP tách
công ty Xây dựng công trình Hàng không–ACC khỏi công ty Bay dịch vụ Việt
Nam, sát nhập công ty Xây dựng 244 và Công ty xi măng 78 phòng không vào
công ty Xây dựng công trình Hàng không–ACC.
Trong quá trình hình thành và phát triển, Công ty đã có những định hướng
đúng đắn, coi trọng Công ty vững mạnh toàn diện. Cũng cố hoàn chỉnh hệ thống
lãnh đạo, chỉ huy, quản lý với tinh thần gọn, mạnh, hiệu quả; tăng cường tạo
nguồn, đồng thời bồi dưỡng, đào tạo, phát huy nguồn nhân lực của công ty. Đến
nay đã có đội ngũ cán bộ chỉ huy, quản lý, kỹ thuật có kinh nghiệm, đội ngũ
nhân viên, công nhân kỹ thuật giỏi nghiệp vụ chuyên môn, thành thạo tay nghề.
Công ty chú trọng tăng cường đầu tư trang thiết bị mới hiện đại, công
nghệ cao nhằm nâng cao năng lực sản xuất đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn chất
lượng và sự phát triển của Công ty trong tình hình mới.
Tiếp thu những công nghệ tiên tiến trên thế giới trong lĩnh vực xây lắp

cùng với sự năng động, nhạy bén trong tìm kiếm thị trường, trong những năm
qua Công ty Xây dựng công trình Hàng không-ACC đã thi công hàng ngàn công
trình trên phạm vi cả nước, khẳng định vị thế là doanh nghiệp xây lắp hiệu quả,
uy tín, chất lượng cao.

17

2. Chức năng, nhiệm vu, mô hình cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Xây
Dựng Công Trình Hàng Không ACC.
2.1 Chức năng của công ty
Trải qua hơn 22 năm xây dựng trưởng thành, từ một Xí nghiệp chuyên
ngành thuộc Quân chủng Phòng không – Không quân (thành lập năm 1990), đến
nay ACC đã trở thành Tổng công ty Xây dựng công trình Hàng không hoạt
động, sản xuất kinh doanh đa ngành nghề có chức năng là xây dựng các công
trình hàng không, sân bay, các cảng hàng không, … những nhà ở dân dụng,
trường học, các khu đô thị, những công trình cầu đường. Bên cạnh việc thi công
các công trình sân đỗ máy bay, đường cất hạ cánh, cảng hàng không… Tổng
công ty ACC đã vươn ra thị trường nước ngoài, trong đó có việc cải tạo, nâng
cấp sấn bay Savanakhet, xây dựng Trung tâm lưu trữ tư liệu hình ảnh động và
Trường Nghệ thuật âm nhạc Quốc gia CHDCND Lào, đảm bảo chất lượng, tiến
độ.
2.2 Nhiệm vụ của công ty.
Tổng công ty xây dựng công trình hàng không ACC có nhiệm vụ quan
trọng trong vấn đề xây dựng và bảo đảm chất lượng các công trình hàng không,
dân dụng, càng hàng không, cầu đường, … mang lại hiệu quả cao trong nền kinh
tế của nước ta.
Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến trức
năng.

Đứng đầu là ban giám đốc bao gồm giám đốc và các phó giám đốc giúp
việc cho giám đốc.
Dưới ban giám đốc là các phòng ban chức năng hoạt động theo chức năng
nhiệm vụ được giao, đều chịu sự quản lý trực tiếp của ban giám đốc mà người
đứng đầu là giám đốc công ty. Đồng thời bộ phận, phòng bạn lại có mối quan hệ
chặt chẽ với nhau đảm bảo tính hiệu quả trong sản xuất kinh doanh cũng như
việc quản lý thống nhất toàn công ty.
Dưới các phòng ban chức là các chi nhánh, các cửa hàng, nhà máy, các
18

trung tâm và các xí nghiệp trực thuộc.
Điểm nổi bật của mô hình này là nhiệm vụ được phân định rõ ràng, mỗi
một phòng ban có một chức năng riêng, tuân theo nguyên tắc chuyên môn hóa
ngành nghề do đó sẽ phát huy được sức mạnh và khả năng của đội ngũ cán bộ
theo từng chức năng. Từ đó góp phần tạo ra các biện pháp kiểm tra chặt chẽ cho
ban lãnh đạo (Ảnh 1,tr34 )
3. Tình hình soạn thảo văn bản tại Tổng Công ty Xây Dựng Công Trình
Hàng Không ACC.
Tình hình soạn thảo văn bản tại Văn phòng.
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng cơ bản đã
đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự, thủ tục soạn thảo
văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật. Trong giải quyết các công
việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng trong đó
thông tin và quyết định quản lý. Văn bản mang tính công quyền, được ban hành
theo các quy định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội
và là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của Văn phòng.
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Khi cán bộ văn phòng được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải
xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.

Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông tin
quá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật).
Bước 2: Soạn thảo văn bản.
Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Luật Ban
hành văn bản quy phạm pháp luật.
Việc soạn thảo các văn bản hành chính khác thì tùy theo tính chất, nội
dung của văn bản cần soạn thảo.
Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan.
Bản thảo do Tổng Giám đốc Công ty Xây Dựng Công Trình Hàng Không
ACC (người ký văn bản) duyệt. Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn
bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.
19

Bước 4: Đánh máy, nhân bản.
Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản theo Thông tư Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/211 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản. Người
đánh máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản
đúng thời gian quy định của lãnh đão. Trong trường hợp nếu phát hiện có lỗi của
bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn bản hoặc
người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh.
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Cán bộ Văn phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của
nội dung văn bản mà mình soạn thảo, chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức,
kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Bước 6: Ký chính thức văn bản
Hàng ngày, để đảm bảo cho hoạt động của Công ty, những người làm
công tác Văn thư phải tổ chức, giải quyết một khối lượng văn bản đi khá lớn để

gửi đến các đối tượng khách hàng nhanh chóng và kịp thời. Để đảm bảo tính
chính xác, kịp thời, tiết kiệm và thống nhất các văn bản đi của Công ty các đơn
vị sau khi tiến hành soạn thảo, đánh máy trình ký, các văn bản từ các đơn vị đều
phải tập trung cho Văn thư đóng dấu.
Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan.
Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho cán bộ văn thư, cán bộ văn thư
thực hiện các công việc sau:
– Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký
hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản.
– Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
– Đăng ký vào sổ công văn đi.
– Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn
bản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký,
chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
20

– Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản đi lưu hai bản : bản gốc lưu tại
văn thư, bản chính lưu trong hồ sơ .
Thứ nhất: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý.
Nội dung văn bản phải đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách,
pháp luật của nhà nước và phù hợp với yêu cầu, nguyện vọng của nhân dân
(phạm vi đối tượng và hành vi cần điều chỉnh; các mặt công tác cụ thể; thời
điểm quy định…).
Ngoài ra, văn bản phải được ban hành đúng căn cứ pháp lý, đúng thẩm
quyền, nội dung của văn bản phải phù hợp với quy định của pháp luật và phải
được ban hành đúng thể thức và kỹ thuật trình bày.
Thứ hai: nguyên tắc đảm bảo tính khoa học.
Nội dung, ý tưởng trong văn bản hành chính phải rõ ràng, chính xác
không làm người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Diễn đạt ý tứ phải theo

một trình tự hợp lý, ý trước là cơ sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích
cho ý trước; câu văn phải rõ ràng, ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất,
không trùng, thừa ý hoặc lạc đề.
Thứ ba: nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng.
Văn bản hành chính phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ dân
trí; nội dung phải rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ.
Thứ tư: nguyên tắc đảm bảo tính khả thi.
Nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với trình độ, khả năng người
thực thi, phải phù hợp với thực tế cuộc sống, các quyết định đưa ra có thể trở
thành hiện thực.
3.1 Quản lý văn bản đi.
Đăng ký văn bản đi:
Sau khi đóng dấu, ghi số ký hiệu, ngày tháng lên văn bản, văn thư tiếp tục
đăng ký đầy đủ các thông tin trong văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi.
Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi của Công ty được thống nhất theo mẫu quy
định của Nhà nước như sau:

21

Mẫu sổ bên ngoài

TỔNG CÔNG TY ACC
Năm:

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Từ ngày……….ngày………
Từ số………đến số………..
Quyển số:

Mẫu bên trong
Ngày
tháng
văn
bản
(1)

Số và
ký
hiệu
văn
bản
(2)

Đơn vị

Tên loại và
trích yếu nội Người
dung văn

ký

Nơi
nhận

bản
(3)

(4)

(5)

hoặc

Số

người

lượn

nhận bảo

g bản

lưu
(6)

(7)

Ghi
chú

(8)

Ngoài sổ đăng ký văn bản đi, do số lượng văn bản nhiều, hơn nữa trong
22

công việc kinh doanh cần đảm bảo bí mật thông tin cao, nên công ty đã có Sổ

đăng ký văn bản đi mật riêng, với phương pháp đó sẽ góp phần cho việc bảo
đảm toàn bí mật về thông tin mật trong cơ quan.
Việc quản lý, tiếp nhận, phương tiện, gửi văn bản đi của công ty theo các
cách thức sau:
+ Văn bản chuyển theo đường Fax, đều chuyển qua máy Fax do Văn thư
quản lý và đây là phương tiện đi chiếm khối lượng lớn văn bản mà Công ty.
+ Văn bản chuyển theo đường bưu điện theo 3 mức độ (chuyển phát
nhanh, gửi đảm bảo, gửi thường).
+ Văn bản gửi theo đường thư điện tử (Email), quy chế Công ty không
đưa ra các quy định giải quyết và quản lý văn bản. Vì vậy, việc bao gói, làm thủ
tục chuyển đi đều được cán bộ Văn phòng chuyển tải một cách chính xác tới các
đối tượng khách hàng. Như vậy, về cơ bản việc quản lý và giải quyết văn bản đi
của những người làm công tác văn thư ở đây rất chính xác, đăng ký đầy đủ, đảm
bảo chất lượng tuân thủ các thao tác, chuyển giao văn bản chính xác, đúng đối
tượng.
3.2. Tổ chức, giải quyết văn bản đến.
Cùng với một khối lượng văn bản đi, hàng ngày cán bộ văn thư của Công
ty còn phải tiếp nhận quản lý và giải quyết một khối lượng văn bản đến khá
nhiều và phức tạp với nhiều nguồn đến khác nhau. Chính vì thế Công ty đã được
các nhân viên làm công tác Văn phòng phân loại các văn bản đến rất rõ ràng:
+ Loại văn bản không nhập hệ thồng dữ liệu máy tính là: Sách báo, thư
riêng.
+ Loại văn bản nhập vào máy tính một cách chi tiết gồm các văn bản gửi
Công ty, Ban Giám đốc Công ty và các loại văn bản nhập vào nội bộ, hay đơn vị
trong Công ty.
Mỗi loại văn bản gửi đến Công ty đều được văn thư vào sổ của Công ty
và lưu giữ vào hệ thống sổ sách của cơ quan.
Công tác văn thư giải quyết văn bản đến dù dưới bất kỳ dạng nào, đều
được xử lý theo nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất.
23

Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của cán bộ văn thư bao
gồm thứ tự các bước: Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, trình
văn bản đến, đăng ký và chuyển giao văn bản đến.
Tiếp nhận văn bản đến.
Cũng như các văn bản của các cơ quan khác, các loại văn bản tài liệu cực
kỳ đa dạng và phong phú được gửi từ nhiều nguồn khác nhau đã được cán bộ
làm công tác văn thư xử lý nhanh, đáp ứng nhu cầu chỉ đạo điều hành của công
ty. Tất cả các văn bản theo đường Bưu điện, Fax đến đều tập trung vào bộ phận
Văn phòng Công ty. Theo nhiệm vụ, các cán bộ làm công tác văn thư đã tiếp
nhận tất cả các văn bản gửi đến phòng mình nói riêng, công ty nói chung và
được xem xét thận trọng.
Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến
– Việc kiểm tra văn bản đến của công ty đã được cán bộ Văn phòng kiểm
tra kỹ càng. Có những trường hợp do văn bản gửi sai đối tượng hay rách bì thì
cán bộ đã xử lý đúng như quy định của Nhà nước cũng như quy định của công
ty.
– Tài liệu, thư riêng của bộ phận nào được chuyển giao cho phòng đó,
sách báo của công ty được chuyển giao cho Giám đốc.
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến.
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
Trước hết chia văn bản đến thành 02 loại:
+ Loại phải đăng ký bao gồm các văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân
trong cơ quan.
+ Loại không đăng ký bao gồm các sách, báo, tư liệu tham khảo… Loại
phải đăng ký thì được chia thành hai loại:
– Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho các tổ chức Đảng,
các đoàn thể trong cơ quan và các bì văn bản gửi đích danh người nhận. Đối với
những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản có liên quan đến

công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển
cho văn thư để đăng ký.
24

– Loại do cán bộ văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ
những bì văn bản có đóng dấu mức độ “Mật”. – Đối với bì văn bản mật thì việc
bóc bì văn bản mật được tiến hành như sau: Trường hợp văn bản bản đến có
đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư chỉ được phép vào sổ
số ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có tên trên
bì đi vắng thì chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết. Văn thư không
được bóc bì. Bóc bì văn bản cần chú ý mấy điểm sau đây:
+ Những bì văn bản có dấu “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ
TỐC” phải được ưu tiên bóc trước để trình lãnh đạo giải quyết kịp thời.
+ Không được làm rách, mất chữ của tài liệu. Địa chỉ nơi gửi, dấu của
bưu điện…phải giữ lại để tiện kiểm tra khi cần thiết.
+ Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm
tra, xác minh một sự việc nào đó hoặc những văn bản có ngày nhận cách quá xa
ngày ban hành thì cần phải giữ lại bì và đính kèm với văn bản để đối chiếu khi
cần thiết.
Đóng dấu “Đến”, Ghi số đến, ngày đến. Văn bản đến của cơ quan, tổ
chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư trừ những văn bản được đăng ký
riêng theo quy định của pháp luật và quy định của cơ quan. Tất cả các văn bản
đến thuộc dạng phải đăng ký tại văn thư đều phải được đóng đấu “Đến”, ghi số
đến và ngày đến. Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”;
Văn bản đến qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in và đóng dấu “Đến”.
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không cần
đóng dấu “Đến”, các văn bản này được chuyển cho các cơ quan, đơn vị có liên
quan theo dõi, giải quyết. Dấu đến phải đóng rõ ràng bằng mực dấu đỏ ở phần
giấy trống dưới số, ký hiệu văn bản hoặc dưới trích yếu nội dung văn bản hoặc

vào khoảng giấy trống dưới ngày tháng năm của văn bản. Trong trường hợp văn
bản có đóng dấu “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC”, Cán bộ văn thư phải ghi
giờ nhận văn bản đến.

25

Học phần : Phương pháp nghiên cứu và điều tra khoa họcGiảng viên hướng dẫn : TS. Lê Thị HiềnSinh viên kí tênTrương Thúy Hồng NgọcPHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN / TIỂU LUẬNChữ ký xácĐiểm, Chữ kí ( Ghi rõ họ tên ) Điểm thống nhất củanhận củacủa cán bộ chấm thibài thicán bộ nhậnbài thiCB chấm thiCB chấm thisố 1 số 2B ằng sốBằng chữMỤC LỤCLỜI NÓI ĐẦU1. Lý do chọn đề tàiTrong hoạt động giải trí quản trị hành chính nhà nước lúc bấy giờ, trên mọi nghành, hầu hết những việc làm từ chỉ huy, quản lý, quyết định hành động, thi hành đều gắn liềnvới văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức triển khai sửdụng văn bản nói riêng, với công tác quản trị văn bản nói chung. Do đó, vai tròcủa công tác soạn thảo và quản trị văn bản so với hoạt động giải trí quản trị hành chínhnhà nước là rất quan trọng. Có thể thấy được công tác soạn thảo và quản trị sẽ góp thêm phần bảo vệ chocác hoạt động giải trí của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp phầnnâng cao hiệu suất cao quản trị hành chính nhà nước và thôi thúc nhanh gọn côngcuộc cải cách hành chính lúc bấy giờ. Bên cạnh đó việc quản trị văn bản trong cơquan hành chính nhà nước cũng là một yếu tố cần được chú trọng nhằm mục đích mụcđích bảo vệ thông tin cho hoạt động giải trí chỉ huy của cơ quan đó. Chính vì vậyviệc chăm sóc đúng mực đến soạn thảo và quản trị văn bản sẽ góp thêm phần tích cựcvào việc tăng cường hiệu lực thực thi hiện hành của quản trị hành chính nói riêng và quản trị nhànước nói chung. Trên thực tiễn công tác soạn thảo và quản trị văn bản trong hoạtđộng của những cơ quan hành chính nhà nước lúc bấy giờ nói chung đã đạt nhiềuthành tích đáng kể, phân phối được nhu yếu cơ bản của quản trị nhà nước trên mọilĩnh vực của đời sống kinh tế tài chính – xã hội. 2. Đối tượng và khoanh vùng phạm vi nghiên cứuĐối tượng điều tra và nghiên cứu : Công tác soạn thảo và quản trị văn bản tại TổngCông ty Cổ phần Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC.Phạm vi nghiên cứu và điều tra : Tổng Công Ty Cổ phần Xây Dựng Công Trình HàngKhông ACC.Nội dung : Tập trung điều tra và nghiên cứu về công tác soản thảo và quản trị văn bảntại Tổng Công ty Cổ phần Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC. 3. Mục đích và trách nhiệm của bài nghiên cứuMục đíchThực hiện đề tài này góp thêm phần hiểu rõ về công tác soản thảo và quản lývăn bản. Nhiệm vụĐể đạt được mục tiêu trên bài nghiên cứu và điều tra cần triển khai 1 số ít nhiệm vụsau : Làm rõ lịch sử vẻ vang nguồn gốc của văn bản. Khảo sát, nghiên cứu và điều tra về văn bản từ đó nhìn nhận và rút ra 1 số ít nhận xét về vănbảnĐưa ra giải pháp, đề xuất kiến nghị nhằm mục đích phát huy những giá trị tích cức và khắc phụchạn chế trong cách soạn thảo và quản trị văn bản. 4. Lịch sử nghiên cứuGiáo trình văn bản quản trị nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản – TS. Lê VănIn, TS. Nghiêm Kỳ Hồng, Ths. Đỗ Văn Học. Kỹ thuật soạn thảo văn và quản trị văn bản – Ths. Trần Thị Thu Hương. Giáo trình Quản trị văn phòng – Nghiêm Kỳ Hồng. 5. Phương pháp nghiên cứuBài điều tra và nghiên cứu sử dụng những giải pháp khác nhau như : Khảo sát thựctế, điều tra và nghiên cứu tài liệu, quan sát để đạt được mục tiêu và triển khai những nhiệmvụ mà điều tra và nghiên cứu đã đạt được. 6. Những góp phần mới về mặt khoa học của bài nghiên cứuBài điều tra và nghiên cứu đã tổng hợp, khái quát những đặc thù của văn bản. Từ góc nhìn điều tra và nghiên cứu lý luận, khảo sát thực tiễn bài điều tra và nghiên cứu bước đầuđưa ra giải pháp và đề xuất kiến nghị cơ bản nhằm mục đích phát huy những giá trị tích cực vàhạn chế xấu đi của công tác soạn thảo và quản trị văn bản. 7. Cấu trúc của đề tàiNgoài phần khởi đầu, Kết luận, hạng mục tài liệu tìm hiểu thêm và phụ lục đềtài được chia làm 3 chương : Chương I : Lý luận chung về công tác soạn thảo và quản trị văn bản. Chương II : Thực trạng quản trị văn bản tại Tổng Công ty Cổ phầnXây Dựng Công Trình Hàng Không ACC.Chương III : Một số giải pháp chung nâng cao chất lượng. CHƯƠNG I : LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀQUẢN LÝ VĂN BẢN1. Khái niệm văn bản, văn bản quản trị nhà nước, văn bản hành chính. 1.1 Khái niệm văn bản. Văn bản nói chung là một loại phương tiện đi lại ghi tin và truyền đạt thông tinbằng ngôn từ ( hay một loại kí hiệu ) nhất định. Văn bản được hình thành trongnhiều nghành nghề dịch vụ của đời sống xã hội. Tùy theo từng nghành đơn cử của đời sốngxã hội và quản trị nhà nước mà văn bản có những nội dung và hình thức thể hiệnkhác nhau. Văn bản là mẫu sản phẩm của hoạt động giải trí tiếp xúc bằng ngôn từ ở dạng viết. Văn bản thường là tập hợp của những câu có tính toàn vẹn về nội dung và hoànchỉnh về hình thức, có tính link ngặt nghèo và hướng tới 1 tiềm năng giao tiếpnhất định. 1.2 Khái niệm văn bản quản trị nhà nước. Văn bản quản trị nhà nước tiềm ẩn những quyết định hành động và thông tin quảnlý nhà nước. Văn bản quản trị nhà nước do những cơ quan quản trị nhà nước ban hànhtheo thẩm quyền được Nhà nước lao lý. Về mặt quy trình tiến độ ban hành : văn bảnquản lý nhà nước được ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức nhất định. Vềmặt mục tiêu : văn bản quản trị nhà nước được ban hành nhằm mục đích kiểm soát và điều chỉnh cácmối quan hệ quản trị hành chính nhà nước giữa những cơ quan nhà nước với nhauvà giữa những cơ quan nhà nước với những tổ chức triển khai và công dân. 1.3 Khái niệm văn bản hành chính. Văn bản hành chính là những quyết định hành động quản trị thành văn mang tính ápdụng pháp lý hoặc tiềm ẩn những thông tin quản lý và điều hành được cơ quan hànhchính hoặc cá thể, tổ chức triển khai có thẩm quyền ban hành nhằm mục đích xử lý những côngviệc đơn cử, xác lập những quyền và nghĩa vụ và trách nhiệm đơn cử của những cá thể, tổ chức triển khai hoặcxác định những giải pháp nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý so với người vi phạm pháp lý, được ban hành trên cơ sở quyết định hành động chung và quyết định hành động quy phạm của cơ quancấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành. Văn bản hành chính là phượng tiện không hề thiếu được trong những hoạtđộng tác nghiệp đơn cử của những cơ quan nhà nước, những tổ chức triển khai kinh tế tài chính, chính trị, xã hội. Mặc dù có tầm quan trọng và giá trị pháp lý thấp hơn những văn bản quyphạm pháp lý nhưng văn bản hành chính là cơ sở thực tiễn cho những cơ quannhà nước có thẩm quyền kiểm soát và điều chỉnh sửa đổi hoặc ban hành văn bản quy phạmpháp luật. 2. Phân loại mạng lưới hệ thống văn bản quản trị Nhà nước2. 1 Văn bản quy phạm pháp luật. Văn bản quy phạm pháp luật hay còn gọi là văn bản pháp quy là một hìnhthức pháp lý thành văn ( văn bản pháp ) được bộc lộ qua những văn bản chứađược những quy phạm pháp luật do cơ quan hoặc cá nhận cá thẩm quyền ban hànhđể kiểm soát và điều chỉnh những quan hệ xã hội. Theo pháp luật của Luật Ban hành văn bản quyphạm pháp lý năm 2008 của Nước Ta thì văn bản quy phạm pháp luật là vănbản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được lao lý trong đó có quy tắc xử sự chung, cóhiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước bảo vệ triển khai để kiểm soát và điều chỉnh cácquan hệ xã hội. Trong mạng lưới hệ thống văn bản quản trị hành chính nhà nước, có những loại văn bảnquy phạm pháp luật gắn với thẩm quyền ban hành như sau : – Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của Quốc hội. – Pháp lệnh, Nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội. – Lệnh, Quyết định của quản trị nước. – Nghị định của nhà nước. – Quyết định của Thủ tướng nhà nước. – Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án Nhân dân Tối cao. – Thông tư của Chánh án Tòa án Nhân dân Tối cao. – Thông tư của Viện trưởng Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao. – Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ. – Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước. – Nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chínhphủ với cơ quan TW của tổ chức triển khai chính trị – xã hội. – Thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án Nhân dân Tối cao với Việntrưởng Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao ; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quanngang Bộ với Chánh án Tòa án Nhân dân Tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sátNhân dân Tối cao ; giữa những Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ. – Nghị quyết của Hội đồng nhân dân. – Chỉ thị, quyết định hành động của Ủy ban nhân dân. 2.2 Văn bản hành chính. Theo lao lý tại Nghị định số 110 / 2004 / NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm2004 của nhà nước về Công tác Văn thư thì văn bản hành chính được chia làmhai loại : Văn bản riêng biệt và văn bản hành chính thường thì. 2.2.1 Văn bản cá biếtVăn bản cá biết là những quyết định hành động quản trị thành văn mang tính áp dụngpháp luật, do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trìnhtự, thủ tục nhất định nhằm mục đích xử lý việc làm đơn cử trong quản trị hành chínhnhà nước. Văn bản riêng biệt thường gặp là : quyết định hành động nâng lương, quyết định hành động bổnhiệm, không bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức. 2.2.2 Văn bản hành chính thông thườngVăn bản hành chính thường thì là những văn bản có nội dung chứađựng những thông tin mang đặc thù điều hành quản lý hành chính trong những cơ quan nhànước như tiến hành, hưỡng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình hình, nhìn nhận hiệu quả … những hoạt động giải trí trong những cơ quan nhà nước hoặc trao đổi, giaodịch, link hoạt động giải trí giữa những cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng, cá thể … Văn bảnhành chính thường thì không đưa ra những quyết định hành động quản trị, do đó khôngđược dùng sửa chữa thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản riêng biệt. Đâylà một mạng lưới hệ thống văn bản rất phức tạp và phong phú, gồm có 2 loại chính : Văn bản có tên loại : quy định, lao lý, quy hoạch, hưỡng dẫn, đề án, chương trình, kế hoạch, thông tin, báo cáo giải trình, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cácloại giấy ( giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm … ), những loại phiếu ( phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình … ). Văn bản không có tên loại : công văn hành chính. 2.2.3 Văn bản chuyên ngànhVăn bản chuyên ngành là loại văn bản do một cơ quan nhà nước quản lýmột nghành nghề dịch vụ nhất định được Nhà nước ủy quyền ban hành, dùng để quản trị mộtlĩnh vực điều hành quản lý của cỗ máy nhà nước. Những loại văn bản này tương quan đếnnhiều nghành trình độ khác nhau như : kinh tế tài chính, ngân hàng nhà nước, giáo dục, y tế, văn hóa truyền thống. Ví dụ như : hóa đơn kinh tế tài chính của Bộ Tài chính ; bằng, chứng từ tốtnghiệp của Bộ Giáo dục – Đào tạo ; bệnh án của Bộ Y tế ; biểu bảng đo nhiệt độ khítượng thủy văn, … Loại văn bản này mang đặc thù đặc trưng về mặt thể thức và kỹ thuật trìnhbày. Ngoài những thành phần chung vận dụng cho những loại văn bản quản trị nhànước, thể thức của văn bản chuyên ngành thường có những thành phần khá đặcthù cho từng loại. Kỹ thuật trình diễn của văn bản chuyên ngành cũng vậy. Cáccơ quan, tổ chức triển khai khác có nhu yếu sử dụng những loại văn bản này phải theo quyđịnh của cơ quan ban hành văn bản không được tùy tiện biến hóa thể thức và kỹthuật trình diễn của chúng ( theo mẫu pháp luật ). Thẩm quyền ban hành : Văn bản chuyên ngành thuộc thẩm quyền banhành riêng của từng cơ quan nhà nước theo pháp luật của pháp lý. 3. Các tính năng đa phần của văn bản quản trị nhà nước. 3.1 Chức năng thông tinChức năng thông tin là thuộc tính cơ bản quan trọng, thực chất của vănbản, là nguyên do hình thành văn bản và là cơ sở để thực thi những chức năngkhác. Chức năng thông tin của văn bản bộc lộ ở những mặt sau : Ghi lại những thông tin quản trị. Truyền đạt thông tin quản trị từ nơi này đến nơi khác trong mạng lưới hệ thống quản trị haygiữa mạng lưới hệ thống với bên ngoài. Giúp cho cơ quan thu nhận thông tin cần cho hoạt động giải trí quản trị. Giúp những cơ quan giải quyết và xử lý, nhìn nhận những thông tin thu được trải qua hệ thốngtruyền đạt thông tin khác. 103.2 Chức năng quản trị. Đây là tính năng có đặc thù thuộc tính của văn bản quản trị. Chức năngquản lý của văn bản bộc lộ ở những góc nhìn sau : tin tức trong văn bản quản trị Nhà nước giúp cho việc tổ chức triển khai tốt công việccủa những nhà chỉ huy, làm cơ sở ban hành những quyết định hành động quản trị. Văn bản ghi lại và truyền đạt những quyết định hành động quản trị tới đối tượng người dùng triển khai, tham gia vào tổ chức triển khai thực thi quyết định hành động. Là phương tiện đi lại hữu hiệu để phối hợp, kiểm tra, nhìn nhận hiệu suất cao hoạt độngquản lý. 3.3 Chức năng pháp lý. Chức năng pháp lý của văn bản bộc lộ trước hết là : Ghi lại những quy phạm pháp luật và những quan hệ pháp lý sống sót trong xã hội dopháp luật kiểm soát và điều chỉnh. Khi đã sử dụng hình thức văn bản để ghi lại và truyền tảiquyết định và thông tin quản trị, cơ quan nhà nước đã sử dụng thẩm quyền trongđó. Mệnh lệnh chứa trong văn bản có giá trị pháp lý bắt buộc mọi người phảituân theo. Bản thân văn bản là chỗ dựa pháp lý, khung pháp lý ràng buộc mọimối quan hệ, dựa vào đó để tổ chức triển khai hoạt động giải trí của cơ quan, cá thể, tổ chức triển khai. Là cơ sở pháp lý cho hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai. Văn bản là cơ sở xâydựng mạng lưới hệ thống pháp lý, tạo ra hiên chạy dọc pháp lý cho hoạt động giải trí của những cơ quantổ chức. Là cầu nối tạo ra những mối quan hệ giữa những tổ chức triển khai, cơ quan. Văn bản và những hệthống văn bản quản trị giúp xác lập những quan hệ pháp lý giữa những cơ quan quảnlý và bị quản trị, tạo nên sự ràng buộc nghĩa vụ và trách nhiệm giữa những cơ quan, cá thể cóquan hệ trao đổi văn bản, theo khoanh vùng phạm vi hoạt động giải trí của mình và quyền hạn đượcgiao. Bản thân những văn bản trong nhiều trường hợp, là chứng cứ pháp lý để giải quyếtcác trách nhiệm đơn cử trong quản trị và điều hành quản lý việc làm của những cơ quan. Là trọng tài phân minh, phân xử khi thực thi văn bản không thống nhất, cơ sởđể xử lý tranh chấp và sự không tương đồng giữa những cơ quan, đơn vị chức năng, cá thể, giảiquyết những quan hệ pháp lý phát sinh. Tính pháp lý của văn bản được hiểu là sự tương thích của văn bản ( về nội dung vàthể thức ) với pháp luật pháp lý hiện hành. 11N hư vậy, văn bản bảo vệ tính pháp lý khi được ban hành theo đúng quyđịnh pháp lý về nội dung và thể thức. 4. Những nhu yếu so với văn bản quản trị nhà nước. 4.1 Yêu cầu về nội dung : Nội dung của một văn bản quản trị nhà nước là yếu tố mang tính quyếtđịnh đến chất lượng của văn bản. Nó tiềm ẩn những quy phạm, những thôngtin quản trị cần truyền đạt đến đối tượng người dùng kiểm soát và điều chỉnh. Trong quy trình soạn thảonội dung của văn bản bảo vệ thực thi được những nhu yếu sau : Tính mục tiêu : trong quy trình sẵn sàng chuẩn bị thiết kế xây dựng soạn thảo, cần xácđịnh rõ những yếu tố : chủ đề, tiềm năng của văn bản ; số lượng giới hạn kiểm soát và điều chỉnh của vănbản ; tính thiết yếu của việc ban hành văn bản ; tính ship hàng chính trị … như thếnào. Việc xác lập rõ ràng, đơn cử mục tiêu của việc soạn thảo và ban hành vănbản như vậy sẽ khuynh hướng mà văn bản phải tác động ảnh hưởng, là cơ sở để nhìn nhận hiệuquả mang lại nó. Tính mục tiêu của văn bản phải tương thích với công dụng, trách nhiệm, quyềnhạn và khoanh vùng phạm vi hoạt động giải trí của chủ thể ban hành. Tính khoa học : tính khoa học bộc lộ ở những điểm chính sau : – tin tức trong văn bản cần vừa đủ, đơn cử, rõ ràng, đúng mực, kịp thờivà có tính dự báo cao. – Nội dung được sắp xếp theo trình tự hài hòa và hợp lý, logic. – Đảm bảo tính mạng lưới hệ thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộphận cấu thành hữu cơ của mạng lưới hệ thống văn bản quản trị nhà nước nói chung. – Bố cục ngặt nghèo, đồng nhất về chủ đề, không lạc đề. Tính khoa học giúp cho văn bản rõ ràng, ngặt nghèo, hài hòa và hợp lý và góp phầnnâng cao tính khả thi của văn bản. Tính đại chúng : đối tượng người tiêu dùng thi hành đa phần của văn bản là những tầng lớpnhân dân có những trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung dễhiểu và dễ nhớ tương thích với trình độ dân trí, bảo vệ đến mức tối đa tính phổcập, tuy nhiên không ảnh hưởng tác động đến nội dung trang nghiêm, ngặt nghèo và khoa học củavăn bản. Phải xác lập rõ là những văn bản quản trị hành chính nhà nước luôn luôn12gắn chặt với đời sống xã hội, tương quan trực tiếp tới nhân dân lao động, là đốitượng để nhân dân khám phá và thực thi. Tính đại chúng của văn bản có được khi phản ánh nguyện vọng của nhândân, những pháp luật trong văn bản không trái với những lao lý trong Hiến pháp vềquyền và nghĩa vụ và trách nhiệm của công dân. Đảm bảo tính đại chúng cần phải tiến hànhkhảo sát, nhìn nhận tình hình xã hội tương quan đến nội dung chính của dự thảo ; lắng nghe quan điểm của quần chúng để chớp lấy được tâm tư nguyện vọng, nguyện vọng của họ ; tổ chức triển khai tranh luận góp phần quan điểm thoáng đãng tham gia thiết kế xây dựng dự thảo văn bản. Tính công quyền : tính công quyền cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc thựchiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản biểu lộ quyền lựcnhà nước, yên cầu mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh vị thế pháp lýcủa những chủ thể pháp lý. Văn bản bảo vệ tính công quyền khi : được ban hànhdựa trên cơ sở những địa thế căn cứ và nguyên do xác nhận ; nội dung kiểm soát và điều chỉnh đúng thẩmquyền do luật định. Mỗi cơ quan chỉ được phép ban hành văn bản đề cập đếnnhững yếu tố thuộc tính năng, trách nhiệm, quyền hạn của mình. Tính khả thi : tính khả thi là một nhu yếu so với văn bản, đồng thời là sựkết hợp đúng đắn và hài hòa và hợp lý những nhu yếu nêu trên : không bảo vệ được tínhĐảng, tính nhân dân, tính khoa học, tính qua phạm thì văn bản không có khảnăng thực thi. Ngoài ra, nội dung của văn bản phải đưa ra những nhu yếu vềtrách nhiệm thi hành hài hòa và hợp lý ( tương thích với năng lượng, năng lực vật chất của chủthể thi hành ), tương thích với thực tiễn đời sống và mức độ tăng trưởng kinh tế tài chính – xãhội. 4.2 Yêu cầu về thể thức văn bản. Thể thức văn bản là tập hợp những thành phần cấu thành văn bản được thiếtlập và trình diễn theo đúng những pháp luật của Nhà nước để bảo vệ giá trịpháp lý cho văn bản. Tại khoản 3 Điều 1 Nghị định 09/2010 / NĐ-CP ngày08 / 02/2010 của nhà nước sửa đổi, bổ trợ 1 số ít điều của Nghị định số 110 / 2004 / NĐ-CP ngày 08/4/2004 của nhà nước về công tác Văn thư đã quy địnhthể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính gồm có những thànhphần sau : Quốc hiệu ; tên cơ quan, tổ chức triển khai ban hành văn bản ; số, ký hiệu của văn13bản ; địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản ; tên loại và trích yếu nộidung của văn bản ; nội dung văn bản ; chức vụ, họ tên và chữ ký của người cóthẩm quyền ; dấu của cơ quan, tổ chức triển khai ; nơi nhận ; dấu chỉ mức độ khẩn, mật ( đốivới những văn bản loại khẩn, mật ). Thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản được pháp luật đơn cử tại Thông tư01 / 2011 / TT-BNV ngày 19/01/211 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản hành chính. 4.3 Yêu cầu về văn phong hành chính – công vụ. Phong cách hay văn phong hành chính – công vụ là những phương tiệnngôn ngữ có tính khuôn mẫu, chuẩn mực được sử dụng thích hợp trong lĩnh vựcgiao tiếp của hoạt động giải trí pháp lý và hành chính. Sử dụng văn phong hành chính – công vụ trong soạn thảo văn bản quản trị nhà nước yên cầu phải bảo vệ trọnvẹn những đặc thù cơ bản của nó về tính đúng chuẩn ; tính đại trà phổ thông, đại chúng ; tính khách quan – phi đậm chất ngầu, tính khuôn mẫu và tính sang chảnh, lịch sự và trang nhã. Cónhư vậy mới bảo vệ được tính hiệu suất cao của công tác quản trị hành chính nhànước trong quy trình quản trị, quản lý và điều hành mà văn bản là phương tiện đi lại quan trọngđể truyền đạt được ý chí của chủ thể so với đối tượng người dùng quản trị. 4.4 Yêu cầu về sử dụng ngôn từ trong văn bản. Bên cạnh việc sử dụng phong thái tính năng thích hợp, công tác soạnthảo văn bản quản trị nhà nước còn yên cầu việc sử dụng ngôn từ trong văn bảnphải bảo vệ đúng mực, rõ ràng và trong sáng. Đây là vật liệu cấu thành củamột văn phong nhất định trong quy trình soạn thảo văn bản. Việc sử dụng cácngôn ngữ đơn cử trong văn bản cần phải được bảo vệ những nhu yếu về sử dụng từngữ và sử dụng câu. – Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phongcách và sử dụng từ đúng quan hệ tích hợp. – Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt ; viết câu bảo vệ tính logic ; diễn đạt đúng chuẩn, rõ ràng, mạch lạc ; nên chủ yếusử dụng câu tường thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp. Tiểu kết : 14T rong chương I đã trình diễn về những lý luận chung về công tác soạn thảovà quản trị văn bản. Những nội dung này là cơ sở để tiến hành những thực trạngtrong quản trị văn bản tại Tổng Công ty Xây Dựng Công Trình Hàng KhôngACC. 15CH ƯƠNG II : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝVĂN BẢN TẠI TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH HÀNGKHÔNG ACC1. Khái quát chung về Tổng Công ty Xây Dựng Công Trình HàngKhông ACC.Tên gọi doanh nghiệp : CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH HÀNGKHÔNG ACCTrực thuộc : Quân trủng phòng không – không quân / Bộ quốc phòng. Tên thanh toán giao dịch quốc tế : Airport Contruction Company. Tên viết tắt : Công ty ACC.Ngày xây dựng : 06 tháng 11 năm 1990T iền thân của công ty Xây dựng khu công trình hàng không-ACC là xí nghiệpKhảo sát phong cách thiết kế và kiến thiết xây dựng khu công trình Hàng không thuộc quân chủng khôngquân. Đại hội đại biểu toàn nước lần VI của ĐCSVN đã đề ra đường lối thay đổi, mở ra một thời kỳ tăng trưởng mới của quốc gia ta. Nghị quyết Đại hội tiếp tụckhẳng định hai trách nhiệm kế hoạch của cách mạng Viêt Nam trong giai đoạnnày là : Xây dựng và bảo vệ tổ quốc XHCN. Trước nhu yếu và trách nhiệm mới củacách mạng Nước Ta, trên cơ sở không cho quan điểm phối hợp quốc phòng vớikinh tế, Bộ quốc phòng đã chủ trương sắp xếp lại lực lượng, kiến thiết xây dựng lại chứcnăng, trách nhiệm của một số ít đơn vị chức năng, 1 số ít ngành trình độ cho tương thích vớiyêu cầu của tình hình mới. Ngày 6/11/1990, Thượng tướng Đào Đình Luyện, Thứ trưởng Bộ quốcphòng ký quyết định hành động số 296 / QĐ-QP xây dựng xí nghiệp sản xuất Khảo sát phong cách thiết kế vàXây dựng khu công trình Hàng không thuộc quân chủng không quân. Tháng 10/1992, nhà máy sản xuất khảo sát phong cách thiết kế và kiến thiết xây dựng khu công trình hàngkhông được tách thành 2 đơn vị chức năng là : Công ty kiến thiết xây dựng khu công trình hàng không – ACC và Công ty phong cách thiết kế tư vấn kiến thiết xây dựng khu công trình Hàng không-ADCC, nhằmthực hiện những trách nhiệm chuyên ngành. Ngày 13/3/1996, Tư lệnh quân chủng không quân số 101 / BTL về việc16tách lực lượng của xí nghiệp sản xuất Khảo sát phong cách thiết kế và Xây dựng khu công trình Hàngkhông thành hai doanh nghiệp độc lập với hai công dụng riêng rẽ : Công ty xâydựng khu công trình hàng không – ACC và Công ty phong cách thiết kế tư vấn thiết kế xây dựng côngtrình Hàng không-ADCC. Nhưng do điếu kiện trong thực tiễn trong thời hạn này xínghiệp chưa thể triển khai quyết định hành động của Bộ tổng tham mưu và quyết định hành động củaquân chủng ngay được. Do đó, đến ngày 27/7/1993, Bộ quốc phòng ra quyếtđịnh số 359 / QD – QP xây dựng lại công ty Xây dựng khu công trình Hàng không – ACC.Tháng 5/1996, Công ty Xây dựng khu công trình Hàng không – ACC sát nhậpvào tổng công ty Bay dịch vụ Nước Ta và trở thành doanh nghiệp thành viênhạch toán độc lập thường trực tổng công ty Bay dịch vụ Nước Ta. Ngày 09/9/2003, Bộ quốc phòng ra quyết định hành động số 116 / 2003 / QD-BQP táchcông ty Xây dựng khu công trình Hàng không – ACC khỏi công ty Bay dịch vụ ViệtNam, sát nhập công ty Xây dựng 244 và Công ty xi-măng 78 phòng không vàocông ty Xây dựng khu công trình Hàng không – ACC.Trong quy trình hình thành và tăng trưởng, Công ty đã có những định hướngđúng đắn, coi trọng Công ty vững mạnh tổng lực. Cũng cố hoàn hảo hệ thốnglãnh đạo, chỉ huy, quản trị với niềm tin gọn, mạnh, hiệu suất cao ; tăng cường tạonguồn, đồng thời tu dưỡng, huấn luyện và đào tạo, phát huy nguồn nhân lực của công ty. Đếnnay đã có đội ngũ cán bộ chỉ huy, quản trị, kỹ thuật có kinh nghiệm tay nghề, đội ngũnhân viên, công nhân kỹ thuật giỏi nhiệm vụ trình độ, thành thạo kinh nghiệm tay nghề. Công ty chú trọng tăng cường góp vốn đầu tư trang thiết bị mới văn minh, côngnghệ cao nhằm mục đích nâng cao năng lượng sản xuất phân phối nhu yếu tiêu chuẩn chấtlượng và sự tăng trưởng của Công ty trong tình hình mới. Tiếp thu những công nghệ tiên tiến tiên tiến và phát triển trên quốc tế trong nghành nghề dịch vụ xây lắpcùng với sự năng động, nhạy bén trong tìm kiếm thị trường, trong những nămqua Công ty Xây dựng khu công trình Hàng không-ACC đã thiết kế hàng ngàn côngtrình trên khoanh vùng phạm vi cả nước, khẳng định chắc chắn vị thế là doanh nghiệp xây lắp hiệu suất cao, uy tín, chất lượng cao. 172. Chức năng, nhiệm vu, quy mô cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của Tổng Công ty XâyDựng Công Trình Hàng Không ACC. 2.1 Chức năng của công tyTrải qua hơn 22 năm thiết kế xây dựng trưởng thành, từ một Xí nghiệp chuyênngành thuộc Quân chủng Phòng không – Không quân ( xây dựng năm 1990 ), đếnnay ACC đã trở thành Tổng công ty Xây dựng khu công trình Hàng không hoạtđộng, sản xuất kinh doanh thương mại đa ngành nghề có tính năng là kiến thiết xây dựng những côngtrình hàng không, trường bay, những cảng hàng không quốc tế, … những nhà ở gia dụng, trường học, những khu đô thị, những khu công trình cầu đường giao thông. Bên cạnh việc thi côngcác khu công trình sân đỗ máy bay, đường cất hạ cánh, cảng hàng không quốc tế … Tổngcông ty ACC đã vươn ra thị trường quốc tế, trong đó có việc tái tạo, nângcấp sấn bay Savanakhet, thiết kế xây dựng Trung tâm tàng trữ tư liệu hình ảnh động vàTrường Nghệ thuật âm nhạc Quốc gia CHDCND Lào, bảo vệ chất lượng, tiếnđộ. 2.2 Nhiệm vụ của công ty. Tổng công ty thiết kế xây dựng khu công trình hàng không ACC có trách nhiệm quantrọng trong yếu tố kiến thiết xây dựng và bảo vệ chất lượng những khu công trình hàng không, gia dụng, càng hàng không, cầu đường giao thông, … mang lại hiệu suất cao cao trong nền kinhtế của nước ta. Mô hình cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của công tyBộ máy quản trị của công ty được tổ chức triển khai theo cơ cấu tổ chức trực tuyến trứcnăng. Đứng đầu là ban giám đốc gồm có giám đốc và những phó giám đốc giúpviệc cho giám đốc. Dưới ban giám đốc là những phòng ban công dụng hoạt động giải trí theo chức năngnhiệm vụ được giao, đều chịu sự quản trị trực tiếp của ban giám đốc mà ngườiđứng đầu là giám đốc công ty. Đồng thời bộ phận, phòng bạn lại có mối quan hệchặt chẽ với nhau bảo vệ tính hiệu suất cao trong sản xuất kinh doanh thương mại cũng nhưviệc quản trị thống nhất toàn công ty. Dưới những phòng ban chức là những Trụ sở, những shop, nhà máy sản xuất, các18trung tâm và những xí nghiệp sản xuất thường trực. Điểm điển hình nổi bật của quy mô này là trách nhiệm được phân định rõ ràng, mỗimột phòng ban có một tính năng riêng, tuân theo nguyên tắc trình độ hóangành nghề do đó sẽ phát huy được sức mạnh và năng lực của đội ngũ cán bộtheo từng tính năng. Từ đó góp thêm phần tạo ra những giải pháp kiểm tra ngặt nghèo choban chỉ huy ( Ảnh 1, tr34 ) 3. Tình hình soạn thảo văn bản tại Tổng Công ty Xây Dựng Công TrìnhHàng Không ACC.Tình hình soạn thảo văn bản tại Văn phòng. Trong thời hạn qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng cơ bản đãđảm bảo xử lý được những trách nhiệm được giao. Trình tự, thủ tục soạn thảovăn bản được triển khai theo pháp luật của pháp lý. Trong xử lý những côngviệc của mình văn bản chính là phương tiện đi lại quan trọng tiềm ẩn trong đóthông tin và quyết định hành động quản trị. Văn bản mang tính công quyền, được ban hànhtheo những pháp luật của nhà nước, luôn tác động ảnh hưởng đến mọi mặt của đời sống xã hộivà là cơ sở pháp lý quan trọng cho những hoạt động giải trí đơn cử của Văn phòng. Bước 1 : Chuẩn bị soạn thảoKhi cán bộ văn phòng được phân công soạn thảo văn bản, tiên phong phảixác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo. Thu thập, giải quyết và xử lý những thông tin có tương quan tới nội dung văn bản ( thông tinquá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp lý ). Bước 2 : Soạn thảo văn bản. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được triển khai theo Luật Banhành văn bản quy phạm pháp luật. Việc soạn thảo những văn bản hành chính khác thì tùy theo đặc thù, nộidung của văn bản cần soạn thảo. Bước 3 : Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có tương quan. Bản thảo do Tổng Giám đốc Công ty Xây Dựng Công Trình Hàng KhôngACC ( người ký văn bản ) duyệt. Trường hợp có thay thế sửa chữa, bổ trợ bản thảo vănbản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định hành động. 19B ước 4 : Đánh máy, nhân bản. Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình diễn vănbản theo Thông tư Thông tư 01/2011 / TT-BNV ngày 19/01/211 của Bộ Nội vụhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản hành chính. Nhân bản đúng số lượng pháp luật ở mục “ Nơi nhận ” văn bản. Ngườiđánh máy phải giữ bí hiểm nội dung văn bản và thực thi đánh máy, nhân bảnđúng thời hạn lao lý của lãnh đão. Trong trường hợp nếu phát hiện có lỗi củabản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn bản hoặcngười thảo văn bản biết để kịp thời kiểm soát và điều chỉnh. Bước 5 : Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hànhCán bộ Văn phòng phải kiểm tra và chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về độ đúng chuẩn củanội dung văn bản mà mình soạn thảo, chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình diễn và thủ tục ban hành văn bản. Bước 6 : Ký chính thức văn bảnHàng ngày, để bảo vệ cho hoạt động giải trí của Công ty, những người làmcông tác Văn thư phải tổ chức triển khai, xử lý một khối lượng văn bản đi khá lớn đểgửi đến những đối tượng người dùng người mua nhanh gọn và kịp thời. Để bảo vệ tínhchính xác, kịp thời, tiết kiệm chi phí và thống nhất những văn bản đi của Công ty những đơnvị sau khi triển khai soạn thảo, đánh máy trình ký, những văn bản từ những đơn vị chức năng đềuphải tập trung chuyên sâu cho Văn thư đóng dấu. Bước 7 : Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan. Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho cán bộ văn thư, cán bộ văn thưthực hiện những việc làm sau : – Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình diễn văn bản ; ghi số, kýhiệu và ngày, tháng, năm của văn bản. – Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật ( nếu có ). – Đăng ký vào sổ công văn đi. – Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Vănbản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là ngày thao tác tiếp theo. 20 – Lưu văn bản đã phát hành : mỗi văn bản đi lưu hai bản : bản gốc lưu tạivăn thư, bản chính lưu trong hồ sơ. Thứ nhất : nguyên tắc bảo vệ tính pháp lý. Nội dung văn bản phải đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chủ trương, pháp lý của nhà nước và tương thích với nhu yếu, nguyện vọng của nhân dân ( khoanh vùng phạm vi đối tượng người tiêu dùng và hành vi cần kiểm soát và điều chỉnh ; những mặt công tác đơn cử ; thờiđiểm pháp luật … ). Ngoài ra, văn bản phải được ban hành đúng địa thế căn cứ pháp lý, đúng thẩmquyền, nội dung của văn bản phải tương thích với lao lý của pháp lý và phảiđược ban hành đúng thể thức và kỹ thuật trình diễn. Thứ hai : nguyên tắc bảo vệ tính khoa học. Nội dung, sáng tạo độc đáo trong văn bản hành chính phải rõ ràng, chính xáckhông làm người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Diễn đạt ý tứ phải theomột trình tự hài hòa và hợp lý, ý trước là cơ sở cho ý sau, ý sau nhằm mục đích minh họa, giải thíchcho ý trước ; câu văn phải rõ ràng, ngắn gọn, tiềm ẩn thông tin nhiều nhất, không trùng, thừa ý hoặc lạc đề. Thứ ba : nguyên tắc bảo vệ tính đại chúng. Văn bản hành chính phải tương thích với người đọc, tương thích với trình độ dântrí ; nội dung phải rõ ràng, xác nhận, lời lẽ đơn thuần, dễ hiểu, dễ nhớ. Thứ tư : nguyên tắc bảo vệ tính khả thi. Nội dung văn bản hành chính phải tương thích với trình độ, năng lực ngườithực thi, phải tương thích với trong thực tiễn đời sống, những quyết định hành động đưa ra hoàn toàn có thể trởthành hiện thực. 3.1 Quản lý văn bản đi. Đăng ký văn bản đi : Sau khi đóng dấu, ghi số ký hiệu, ngày tháng lên văn bản, văn thư tiếp tụcđăng ký không thiếu những thông tin trong văn bản vào Sổ ĐK văn bản đi. Mẫu Sổ ĐK văn bản đi của Công ty được thống nhất theo mẫu quyđịnh của Nhà nước như sau : 21M ẫu sổ bên ngoàiTỔNG CÔNG TY ACCNăm : SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐITừ ngày … … …. ngày … … … Từ số … … … đến số … … … .. Quyển số : Mẫu bên trongNgàythángvănbản ( 1 ) Số vàkýhiệuvănbản ( 2 ) Đơn vịTên loại vàtrích yếu nội Ngườidung vănkýNơinhậnbản ( 3 ) ( 4 ) ( 5 ) hoặcSốngườilượnnhận bảog bảnlưu ( 6 ) ( 7 ) Ghichú ( 8 ) Ngoài sổ ĐK văn bản đi, do số lượng văn bản nhiều, hơn thế nữa trong22công việc kinh doanh thương mại cần bảo vệ bí hiểm thông tin cao, nên công ty đã có Sổđăng ký văn bản đi mật riêng, với giải pháp đó sẽ góp thêm phần cho việc bảođảm toàn bí hiểm về thông tin mật trong cơ quan. Việc quản trị, đảm nhiệm, phương tiện đi lại, gửi văn bản đi của công ty theo cáccách thức sau : + Văn bản chuyển theo đường Fax, đều chuyển qua máy Fax do Văn thưquản lý và đây là phương tiện đi lại đi chiếm khối lượng lớn văn bản mà Công ty. + Văn bản chuyển theo đường bưu điện theo 3 mức độ ( chuyển phátnhanh, gửi bảo vệ, gửi thường ). + Văn bản gửi theo đường thư điện tử ( E-Mail ), quy định Công ty khôngđưa ra những pháp luật xử lý và quản trị văn bản. Vì vậy, việc bao gói, làm thủtục chuyển đi đều được cán bộ Văn phòng chuyển tải một cách đúng mực tới cácđối tượng người mua. Như vậy, về cơ bản việc quản trị và xử lý văn bản đicủa những người làm công tác văn thư ở đây rất đúng mực, ĐK rất đầy đủ, đảmbảo chất lượng tuân thủ những thao tác, chuyển giao văn bản đúng chuẩn, đúng đốitượng. 3.2. Tổ chức, xử lý văn bản đến. Cùng với một khối lượng văn bản đi, hàng ngày cán bộ văn thư của Côngty còn phải tiếp đón quản trị và xử lý một khối lượng văn bản đến khánhiều và phức tạp với nhiều nguồn đến khác nhau. Chính vì vậy Công ty đã đượccác nhân viên cấp dưới làm công tác Văn phòng phân loại những văn bản đến rất rõ ràng : + Loại văn bản không nhập hệ thồng tài liệu máy tính là : Sách báo, thưriêng. + Loại văn bản nhập vào máy tính một cách chi tiết cụ thể gồm những văn bản gửiCông ty, Ban Giám đốc Công ty và những loại văn bản nhập vào nội bộ, hay đơn vịtrong Công ty. Mỗi loại văn bản gửi đến Công ty đều được văn thư vào sổ của Công tyvà lưu giữ vào mạng lưới hệ thống sổ sách của cơ quan. Công tác văn thư xử lý văn bản đến dù dưới bất kể dạng nào, đềuđược giải quyết và xử lý theo nguyên tắc kịp thời, đúng mực và thống nhất. 23V iệc tổ chức triển khai quản trị và xử lý văn bản đến của cán bộ văn thư baogồm thứ tự những bước : Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, trìnhvăn bản đến, ĐK và chuyển giao văn bản đến. Tiếp nhận văn bản đến. Cũng như những văn bản của những cơ quan khác, những loại văn bản tài liệu cựckỳ phong phú và đa dạng chủng loại được gửi từ nhiều nguồn khác nhau đã được cán bộlàm công tác văn thư giải quyết và xử lý nhanh, phân phối nhu yếu chỉ huy điều hành quản lý của côngty. Tất cả những văn bản theo đường Bưu điện, Fax đến đều tập trung chuyên sâu vào bộ phậnVăn phòng Công ty. Theo trách nhiệm, những cán bộ làm công tác văn thư đã tiếpnhận toàn bộ những văn bản gửi đến phòng mình nói riêng, công ty nói chung vàđược xem xét thận trọng. Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến – Việc kiểm tra văn bản đến của công ty đã được cán bộ Văn phòng kiểmtra kỹ càng. Có những trường hợp do văn bản gửi sai đối tượng người dùng hay rách nát bì thìcán bộ đã giải quyết và xử lý đúng như pháp luật của Nhà nước cũng như lao lý của côngty. – Tài liệu, thư riêng của bộ phận nào được chuyển giao cho phòng đó, sách báo của công ty được chuyển giao cho Giám đốc. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến. Sau khi tiếp đón, những bì văn bản được phân loại sơ bộ và giải quyết và xử lý như sau : Trước hết chia văn bản đến thành 02 loại : + Loại phải ĐK gồm có những văn bản gửi cho những đơn vị chức năng, cá nhântrong cơ quan. + Loại không ĐK gồm có những sách, báo, tư liệu tìm hiểu thêm … Loạiphải ĐK thì được chia thành hai loại : – Loại không bóc bì : gồm có những bì văn bản gửi cho những tổ chức triển khai Đảng, những đoàn thể trong cơ quan và những bì văn bản gửi đích danh người nhận. Đối vớinhững bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản có tương quan đếncông việc chung của cơ quan thì cá thể nhận văn bản có nghĩa vụ và trách nhiệm chuyểncho văn thư để ĐK. 24 – Loại do cán bộ văn thư bóc bì : Bao gồm toàn bộ những loại bì còn lại, trừnhững bì văn bản có đóng dấu mức độ “ Mật ”. – Đối với bì văn bản mật thì việcbóc bì văn bản mật được triển khai như sau : Trường hợp văn bản bản đến cóđóng dấu “ Chỉ người có tên mới được bóc bì ” thì văn thư chỉ được phép vào sổsố ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có tên trênbì đi vắng thì chuyển ngay đến người có nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý. Văn thư khôngđược bóc bì. Bóc bì văn bản cần quan tâm mấy điểm sau đây : + Những bì văn bản có dấu “ KHẨN ”, “ THƯỢNG KHẨN ”, “ HOẢTỐC ” phải được ưu tiên bóc trước để trình chỉ huy xử lý kịp thời. + Không được làm rách nát, mất chữ của tài liệu. Địa chỉ nơi gửi, dấu củabưu điện … phải giữ lại để tiện kiểm tra khi thiết yếu. + Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểmtra, xác định một vấn đề nào đó hoặc những văn bản có ngày nhận cách quá xangày ban hành thì cần phải giữ lại bì và đính kèm với văn bản để so sánh khicần thiết. Đóng dấu “ Đến ”, Ghi số đến, ngày đến. Văn bản đến của cơ quan, tổchức phải được ĐK tập trung chuyên sâu tại văn thư trừ những văn bản được đăng kýriêng theo pháp luật của pháp lý và pháp luật của cơ quan. Tất cả những văn bảnđến thuộc dạng phải ĐK tại văn thư đều phải được đóng đấu “ Đến ”, ghi sốđến và ngày đến. Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “ Đến ” ; Văn bản đến qua mạng, trong trường hợp thiết yếu hoàn toàn có thể in và đóng dấu “ Đến ”. Đối với những văn bản đến không thuộc diện ĐK tại văn thư thì không cầnđóng dấu “ Đến ”, những văn bản này được chuyển cho những cơ quan, đơn vị chức năng có liênquan theo dõi, xử lý. Dấu đến phải đóng rõ ràng bằng mực dấu đỏ ở phầngiấy trống dưới số, ký hiệu văn bản hoặc dưới trích yếu nội dung văn bản hoặcvào khoảng chừng giấy trống dưới ngày tháng năm của văn bản. Trong trường hợp vănbản có đóng dấu “ THƯỢNG KHẨN ”, “ HOẢ TỐC ”, Cán bộ văn thư phải ghigiờ nhận văn bản đến. 25

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục