CƠ CHẾ KIỂM SOÁT TRONG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

– Là các thủ tục được xác lập nhằm mục đích mục tiêu ngăn ngừa hoặc phát hiện rủi ro đáng tiếc .

– Khi các thủ tục ( chính sách ) này được quản lý và vận hành một cách hữu hiệu ( trải qua việc triển khai một cách khắt khe các quy định quản trị ) thì các rủi ro đáng tiếc của doanh nghiệp cũng sẽ được ngăn ngừa hoặc phát hiện một cách rất đầy đủ, đúng mực và kịp thời .

 

Một số thủ tục kiểm soát căn bản

– Phê duyệt
– Định dạng trước
– Báo cáo không bình thường
– Bảo vệ gia tài
– Bất kiêm nhiệm
– Sử dụng chỉ tiêu
– Đối chiếu
– Kiểm tra và theo dõi

1. Thủ tục phê duyệt

– Phê duyệt được cho phép một nhiệm vụ được phát sinh
– Phê duyệt được cho phép tiếp cận hay sử dụng gia tài, thông tin, tài liệu của công ty
Việc phê duyệt phải tương thích với quy định và chủ trương của công ty. Phê duyệt cũng có nghĩa là ra quyết định hành động được cho phép “ ai ” được làm một cái gì đó hay đồng ý cho một cái gì đó xảy ra, do vậy người phê duyệt phải đúng thẩm quyền .
Khi phê duyệt cần phải tuân thủ các lao lý :
– Quy định về cấp phê duyệt
– Quy định về cơ sở của phê duyệt
– Quy định về tín hiệu của phê duyệt
– Quy định về cấp ủy quyền
Đối với thủ tục này cần chú ý quan tâm :
– Phê duyệt phải nặng về nội dung hơn là hình thức ( chữ ký ), nếu không, chính sách kiểm soát sẽ không được xác lập, và do đó việc kiểm soát cũng không được thực thi .
– Phê duyệt phải là tránh chồng chéo làm tăng phiền phức, mất thời hạn, tác động ảnh hưởng đến quá trình việc làm .
– Cấp phê duyệt, việc chuyển nhượng ủy quyền phê duyệt cần được phân định một cách rõ ràng

2. Thủ tục định dạng trước

– Đây là thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi doanh nghiệp vận dụng thoáng đãng chương trình máy tính vào công tác làm việc quản trị .
– Là thủ tục hữu hiệu vì máy tính sẽ không được cho phép nhiệm vụ được giải quyết và xử lý nếu các nhu yếu không được tuân thủ .
– Nhược điểm của thủ tục này là nếu có sai sót thì sẽ có sai sót hàng loạt .
-> Ai được phép đổi khác các định dạng này ?
Một số ví dụ :
– Chỉ khi tổng thể các thông tin hiển thị trên màn hình hiển thị được vấn đáp, máy tính mới giải quyết và xử lý tiếp
– Mã hóa toàn bộ các loại vật tư, thành phẩm, bán thành phẩm, gia tài cố định và thắt chặt, …
– Xét duyệt trên máy tính
– Máy tính tiền ở nhà hàng siêu thị ( sử dụng mã vạch ) … .

3. Thủ tục báo cáo bất thường

– Tất cả các cá thể, toàn bộ các bộ phận trong doanh nghiệp phải có nghĩa vụ và trách nhiệm báo cáo giải trình về các trường hợp không bình thường về các yếu tố bất hài hòa và hợp lý mà họ phát hiện ra ở mọi nơi và mọi lúc, ở cả trong và ngoài bộ phận của mình, ở cả trong và ngoài doanh nghiệp … ( “ Dân biết, dân bàn, dân làm, dân kiểm tra ” )
– Phải báo cáo giải trình ngay khi phát hiện ra hay báo cáo giải trình sau nhưng phải kịp lúc
– Phải báo cáo giải trình cho người có nghĩa vụ và trách nhiệm và đúng thẩm quyền để xem xét và có hướng giải quyết và xử lý từng trường hợp
– Thế nào là “ không bình thường ”, đơn cử :
+ Các nhiệm vụ không theo đúng quy trình tiến độ / pháp luật
+ Các nhiệm vụ ngoại lệ
+ Những bất hài hòa và hợp lý
+ Những yếu tố chưa từng xảy ra, đã xảy ra nhưng lại có sự tác động ảnh hưởng lớn
+ Có biến hóa trong tài liệu, mạng lưới hệ thống … .
– Các báo cáo giải trình này hoàn toàn có thể do máy tính triển khai hay do con người triển khai. Nhưng phần nhiều do con người thực thi
– Nhiều công ty xem những báo cáo giải trình không bình thường này là những góp phần có giá trị cho công ty và họ đã đề ra những chủ trương thưởng, nâng lương và nâng bậc … cho các cá thể và bộ phận có những báo cáo giải trình không bình thường kịp lúc .
– Những báo cáo giải trình không bình thường có giá trị cũng được nhìn nhận cao như ý tưởng sáng tạo phát minh sáng tạo của công ty
Cần quan tâm :
– Báo cáo kịp lúc
– Cụ thể hoá thế nào là không bình thường, thế nào là bát hài hòa và hợp lý, thế nào là đáng chú ý quan tâm
– Quy định đơn cử người có nghĩa vụ và trách nhiệm giải quyết và xử lý các không bình thường này
– Người xem xét các báo cáo giải trình phải tương đối độc lập

4. Thủ tục bảo vệ tài sản

Là tập hợp toàn bộ các hoạt động giải trí của doanh nghiệp nhằm mục đích giảm thiểu gia tài bị :
– Mất mát
– Lãng phí
– Lạm dụng
– Hư hỏng
– Phá hoại
Ví dụ :
– Hạn chế tiếp cận gia tài : mạng lưới hệ thống kho bãi, password máy tính …
– Bảo vệ, thủ tục ra vào công ty
– Sử dụng các thiết bị quan sát : camera, máy kiểm tiền giả, thẻ security
– Kiểm kê gia tài
– Bảo quản gia tài đúng tiêu chuẩn …

 

5. Thủ tục sử dụng chỉ tiêu

– Quản trị theo tiềm năng : MBO ( Management By Objective )
– Lượng hoá tổng thể những objective mà công ty đặt ra cho các cá thể và bộ phận thành … … …. và sau đó sẽ kiểm soát theo các chỉ tiêu này
– Mục tiêu khi được cụ thể hoá thành các chỉ tiêu thì dễ theo dõi và kiểm soát hơn
– Các chỉ tiêu hoàn toàn có thể gồm có các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các chỉ tiêu nhìn nhận hoạt động giải trí của doanh nghiệp ( phi kinh tế tài chính )
– Chỉ tiêu phải có tính khả thi
– Lập một mạng lưới hệ thống thống kê giám sát định kỳ báo cáo giải trình tình hình thực thi các chỉ tiêu
– Chỉ rõ ai là người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm khi không đạt các chỉ tiêu
– Người theo dõi các chỉ tiêu phải độc lập
– Định kỳ theo dõi và có giải pháp kiểm soát và chấn chỉnh kịp thời
Một số ví dụ :
– Salesmen và Doanh số
– Khoán ngân sách ĐTDĐ
– Khoán vhi phí thủ tục hải quan …

6. Thủ tục bất kiêm nhiệm

Đây là việc tách biệt giữa 4 công dụng :
– Phê duyệt
– Thực hiện
– Giữ gia tài ( tồn dư, thủ quỹ, bảo vệ … )
– Ghi nhận ( kế toán, … )
Điều này nhằm mục đích bảo vệ không ai hoàn toàn có thể thực thi và che dấu hành vi gian lận
– Bản thân việc phân loại nghĩa vụ và trách nhiệm là một yếu tố tạo nên chính sách kiểm soát rất hữu hiệu
– Phải chỉ ra được các nhu yếu về phân loại nghĩa vụ và trách nhiệm cho từng nhiệm vụ
-> Các nhân viên cấp dưới cấu kết với nhau

7. Thủ tục đối chiếu

– Các nhiệm vụ phát sinh thường tương quan đến nhiều cá thể, nhiều phòng / ban / bộ phận trong doanh ngiệp
– Đối chiếu tổng hợp giữa các cá thể, các phòng ban bộ phận khác nhau về cùng một nhiệm vụ
– Giúp phát hiện và ngăn ngừa các gian lận sai sót trong ghi chép hay giải quyết và xử lý nhiệm vụ
Đây là thủ tục hữu hiệu để ngăn ngừa và phát hiện các gian lận hay sai sót trong tực hiện và ghi nhận các nhiệm vụ
Góp phần tăng ý thức nghĩa vụ và trách nhiệm giữa các nhân viên cấp dưới, do nó mang tính kiểm tra chéo
Cần chú ý quan tâm :
– Đối chiếu kịp thời
– Cần tìm hiểu rõ nếu có độc lạ
– Phải có người theo dõi việc so sánh
– Tránh so sánh thông tin từ chung một nguồn

8. Thủ tục kiểm tra & theo dõi

– Đây hoàn toàn có thể được xem là chính sách “ kiểm soát sự kiểm soát ”
– Ban giám đốc tự kiểm tra và theo dõi
– BGĐ giao quyền cho cá thể hay bộ phận nào đó kiểm tra và theo dõi ( thường là truy thuế kiểm toán nội bộ )
– Giúp tò mò những sai sót lớn nghiêm trọng
– Tạo hiệu ứng có lợi cho thiên nhiên và môi trường kiểm soát, đó là “ việc làm nhân viên cấp dưới làm luôn có người kiểm tra, theo dõi, nhìn nhận “
Cần quan tâm :
– Bạn không hề xem xét mọi thứ -> Thiết lập mạng lưới hệ thống báo cáo giải trình tập trung chuyên sâu vào các rủi ro đáng tiếc Ban giám đốc chăm sóc
– Phát hiện các tín hiệu không bình thường -> Cần tìm hiểu và đưa nghĩa vụ và trách nhiệm rõ ràng
– Định ký và đột xuất xem xét -> Hàng tuần ? Hàng tháng ? Hàng quý hay bất kể
Tính ngăn ngừa và tính phát hiện của thủ tục kiểm soát
– Tính ngăn ngừa
+ Thực hiện trước, trong khi nhiệm vụ phát sinh
+ Thường do các phần hành thực thi
+ Tác dụng ngăn ngừa không cho rủi ro đáng tiếc xảy ra
– Tính phát hiện
+ Thực hiện sau khi các nhiệm vụ phát sinh
+ Tổng thể cho mọi ngiệp vụ, thường do các nhân viên cấp dưới ở vị trí có tầm nhìn tổng hợp hoặc các cấp chỉ huy triển khai
+ Tác dụng phát hiện rủi ro đáng tiếc khi chúng xảy ra
+ Công cụ hầu hết : kế hoạch, báo cáo giải trình, chỉ số tổng hợp
Nguyên tắc sử dụng các thủ tục kiểm soát
– Sử dụng chính sách kiểm soát thích hợp
– Xem xét tính hiệu suất cao của chính sách sử dụng ( so sánh quyền lợi và ngân sách )
– Có thể sử dụng một chính sách hay phối hợp một số ít chính sách để kiểm soát một rủi ro đáng tiếc
– Vừa dùng chính sách kiểm soát để ngăn ngừa rủi ro đáng tiếc, vừa dùng chính sách kiểm soát để phát hiện rủi ro đáng tiếc

Tóm tắt

Có 8 thủ tục kiểm soát đơn cử cùng với 4 nguyên tắc để xác lập chính sách kiểm soát các rủi ro đáng tiếc của doanh nghiệp .

 

Theo Blog Quản trị doanh nghiệp

Nguồn: misa.com.vn

Sưu Tầm: Thanh Bình _ BP.An Ninh

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục