Quy trình quản lý văn bản đi và đến trong doanh nghiệp – Giải pháp số hóa
Nội Dung Chính
Khái niệm văn bản đi, văn bản đến
Văn bản đi: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
Văn bản đến: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
Nguyên tắc quản lý văn bản
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức triển khai phải được quản trị tập trung chuyên sâu tại Văn thư cơ quan ( sau đây gọi tắt là Văn thư ) để làm thủ tục đảm nhiệm, ĐK ; trừ những loại văn bản được ĐK riêng theo pháp luật của pháp lý. Những mô hình văn bản đến không được ĐK tại phòng văn thư, các đơn vị chức năng, cá thể không có nghĩa vụ và trách nhiệm giải quyết. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được ĐK, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày thao tác tiếp theo. Một số tài liệu, văn bản, công văn đến được đóng dấu chỉ các mức độ khẩn cấp như : ‘ ‘ Hỏa tốc ”, “ Thượng khẩn ” và “ Khẩn ” ( sau đây gọi chung là văn bản khẩn ) phải được ĐK, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành xong thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí hiểm nhà nước ( sau đây gọi tắt là văn bản mật ) được ĐK, quản trị theo pháp luật của pháp lý hiện hành về bảo vệ bí hiểm nhà nước và hướng dẫn tại Thông tư này. Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng mục tiêu trong quy trình đảm nhiệm, chuyển giao, giải quyết việc làm .
Các bước xử lý văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến : Khi đảm nhiệm văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ thao tác. Văn thư hoặc người được giao trách nhiệm đảm nhiệm văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong ( nếu có ), kiểm tra, so sánh với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, thực trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời hạn ghi trên bì ( so với bì văn bản có đóng dấu “ Hỏa tốc ” hẹn giờ ), Văn thư hoặc người được giao trách nhiệm đảm nhiệm văn bản đến phải báo cáo giải trình ngay cho người có nghĩa vụ và trách nhiệm ; trường hợp thiết yếu, phải lập biên bản với người chuyển văn bản. Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản ; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông tin cho nơi gửi hoặc báo cáo giải trình người có nghĩa vụ và trách nhiệm xem xét, giải quyết .
Đăng ký văn bản đến : Văn bản đến được ĐK bằng Sổ ĐK văn bản đến hoặc Cơ sở tài liệu quản trị văn bản đến trên máy vi tính. Đăng ký văn bản đến bằng sổ bằng cách lập sổ ĐK văn bản đến. Phải ĐK vừa đủ, rõ ràng, đúng mực các thông tin thiết yếu về văn bản ; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng .
Trình, chuyển giao văn bản đến : Sau khi ĐK văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai giao nghĩa vụ và trách nhiệm ( sau đây gọi chung là người có thẩm quyền ) xem xét và cho quan điểm phân phối, chỉ huy giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Căn cứ nội dung của văn bản đến ; Quy chế thao tác của cơ quan, tổ chức triển khai ; tính năng, trách nhiệm và kế hoạch công tác làm việc được giao cho các đơn vị chức năng, cá thể, người có thẩm quyền phân phối văn bản cho quan điểm chỉ huy giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản ( nếu cần ). Đối với văn bản đến tương quan đến nhiều đơn vị chức năng hoặc nhiều cá thể thì cần ghi rõ đơn vị chức năng hoặc cá thể chủ trì, đơn vị chức năng hoặc cá thể phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị chức năng, cá thể ( nếu cần ). Chuyển giao văn bản đến : Căn cứ vào quan điểm phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị chức năng hoặc cá thể giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo vệ kịp thời, đúng chuẩn, đúng đối tượng người dùng, ngặt nghèo và giữ gìn bí hiểm nội dung văn bản .
Các bước trong quy trình giải quyết văn bản đi
Quản lý văn bản đi : Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình diễn ; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản. Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản ; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo giải trình người có nghĩa vụ và trách nhiệm xem xét, giải quyết. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản. Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức triển khai được ghi số theo mạng lưới hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức triển khai do Văn thư thống nhất quản trị ; trừ trường hợp pháp lý có lao lý khác. Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được triển khai theo pháp luật của pháp lý hiện hành và ĐK riêng .
Phần mềm quản trị văn bản đi và đến Doceye
Quản lý văn bản đi và đến ở các doanh nghiệp hiện nay là vô cùng quan trọng. Phần mềm quản lý văn bản đi và đến DocEye là một trong những phần mềm tiêu biểu trong việc giải quyết các vấn đề khó khăn liên quan đến các loại văn bản tại nhiều đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp.
Cho nên, công ty FSI đã cho sinh raphần mềm quản lý văn bảnđi và đến mang tên DocEye. Phần mềm đã được rất nhiều cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng doanh nghiệp lựa chọn sử dụng để quản trị mạng lưới hệ thống văn bản của đơn vị chức năng mình, thay đổi quy trình thao tác, nâng cao hiệu suất lao động của toàn thể cán bộ nhân viên cấp dưới, tương hỗ can đảm và mạnh mẽ hiệu suất cao cho công tác làm việc quản lý của chỉ huy và thủ trưởng đơn vị chức năng, tiến tới một văn phòng điện tử tân tiến .
Phần mềm quản trị văn bản đi và đến DocEye là một mạng lưới hệ thống được sử dụng để thu nhận, quản trị, tàng trữ và phân phối hàng loạt thông tin phi cấu trúc của đơn vị chức năng, tổ chức triển khai, doanh nghiệp tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nhiệm vụ của tổ chức triển khai đó .
Theo đó thu nhận và phân loại thông tin tài liệu và tìm kiếm tài liệu trở nên thuận tiện. Khi người dùng được sử dụng ứng dụng quản trị văn bản đến và văn bản đi trực tuyến hiệu suất cao thì người văn thư giải quyết và xử lý việc làm của mình một cách đơn thuần nhanh gọn hơn .
Những ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý văn bản đi và đến DocEye
Tiết kiệm đến 40 % thời hạn cho việc tìm kiếm, quản trị văn bản đi và văn bản đến : Phần mềm quản trị văn bản đi và đếnDocEyegiúp người dùng sắp xếp văn bản, tài liệu đi đến khoa học theo nhu yếu riêng ( theo năm, theo phòng ban, theo mục tiêu sử dụng, … ) giúp việc tìm kiếm nhờ vậy nhanh gọn, thuận tiện hơn. Ngoài ra, ứng dụng quản trị văn bản đi và đến này còn tích hợp tính năng tìm kiếm full text, tìm kiếm toàn văn ( PDF searchable ) và tìm kiếm nâng cao, giúp tra cứu tài liệu một cách thuận tiện chỉ với từ khóa và một click chuột. Không số lượng giới hạn nội dung tìm kiếm thuộc đoạn văn bản nào của tài liệu .
Phần mềm quản trị văn bản Doceye giúp tất cả chúng ta tiết kiệm chi phí được ngân sách quản trị và tài liệu được dữ gìn và bảo vệ bảo mật thông tin : So với việc quản trị văn bản đi và đến giấy gây tốn ngân sách quản trị và dữ gìn và bảo vệ tài liệu như trước đây, ứng dụng quản trị văn bản DocEye sẽ được chuyển cấu trúc về dạng tài liệu số và được tích hợp vào mạng lưới hệ thống ứng dụng của doanh nghiệp hoặc lưu vào bản CD, DVD, …. theo nhu yếu riêng của từng người mua. Nhờ đó tiết kiệm chi phí ngân sách quản trị và dữ gìn và bảo vệ tài liệu giấy .
Phần mềm quản lý văn bản DocEye cũng có thể quản lý các tài liệu số một cách khoa học, giúp giảm thiểu việc lưu trữ các tài liệu cứng gây tốn diện tích kho bãi và nhân sự quản lý. Đồng thời, các tài liệu cũng ít bị hư hỏng trong quá trình sử dụng, từ đó tiết kiệm chi phí phục chế tài liệu.
Bảo mật bảo đảm an toàn tương hỗ quản trị văn bản đi và đến hiệu suất cao : DocEye được quản lý và vận hành theo chính sách bảo mật thông tin nhiều lớp, bảo vệ quy trình bảo mật an ninh thông tin ISO / IEC 27001 : 2013 và tiêu chuẩn quản trị chất lượng ISO 9001 : năm ngoái giúp việc quản trị văn bản đi và đến được bảo vệ bảo đảm an toàn tuyệt đối, tránh thực trạng thất thoát trong quy trình sử dụng tài liệu so với trước kia .
>> Xem thêm bài viết: Hướng dẫn số hóa tài liệu lưu trữ trong cơ quan doanh nghiệp
Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục
