Các lỗi thường gặp khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001

Tiêu chuẩn ISO 9001 về Hệ thống quản lý chất lượng là tiêu chuẩn quốc tế được sử dụng phổ biến nhất trên thế giới hiện nay. Tuy nhiên điều đấy không chứng minh cho việc xây dựng hệ thống ISO 9001 trong một tổ chức là dễ dàng. Trên thực tế, vẫn có nhiều doanh nghiệp không đủ điều kiện đạt chứng nhận ISO 9001 hoặc không duy trì được hệ thống do vấp phải một số lỗi sai dưới đây.

Nội Dung Chính

KHÔNG PHÂN LOẠI SẢN PHẨM LỖI

Quá trình sản xuất sẽ tạo ra 2 loại mẫu sản phẩm là loại sản phẩm đạt chuẩn và loại sản phẩm lỗi. Hai loại sản phẩn này cần phải được tách biệt và có tiến trình giải quyết và xử lý riêng không liên quan gì đến nhau. Điều này tưởng như thuận tiện thực thi nhưng trong thực tiễn một số ít doanh nghiệp lại để hai loại loại sản phẩm ở chung một chỗ, thậm chí còn không có nhãn dán nào để phân biệt chúng một cách riêng không liên quan gì đến nhau vì họ ngộ nhận rằng ai cũng biết đó là loại sản phẩm lỗi .
Việc không có sự phân biệt và trấn áp khác giữa mẫu sản phẩm đạt chuẩn và loại sản phẩm lỗi dẫn đến thực trạng những mẫu sản phẩm bị cong, vỡ, hỏng vẫn được đem ra thị trường và phân phối tới tay người mua. Đây bị xem là một thiếu sót trong mạng lưới hệ thống quản lý chất lượng mà doanh nghiệp nào cũng nên sửa chữa thay thế. Một doanh nghiệp khôn ngoan sẽ dữ thế chủ động trong việc phân biệt những mẫu sản phẩm không tương thích và tách riêng chúng ra khỏi những mẫu sản phẩm khác để vô hiệu rủi ro tiềm ẩn vô tình sử dụng chúng. Khi vận dụng tiêu chuẩn ISO 9001 trong mạng lưới hệ thống, cần trấn áp quy trình giải quyết và xử lý loại sản phẩm không tương thích, ngăn ngừa những vi phạm hoàn toàn có thể xảy ra .

LÃNH ĐẠO CHƯA CÓ SỰ QUAN TÂM ĐÚNG MỨC

Một số lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp nhầm tưởng rằng chỉ cần thể hiện cam kết tuân thủ tuyệt đối trong giai đoạn đầu xây dựng hệ thống ISO 9001:2015 là hoàn thành trách nhiệm. Đây là một nhận thức sai lầm. Lãnh đạo doanh nghiệp cần theo sát tình hình của hệ thống, thường xuyên tiếp nhận báo cáo và phân tích kết quả để đưa ra các chỉ đạo kịp thời. Sự xem xét của lãnh đạo không chỉ cần thiết khi có sự cố phát sinh mà còn quan trọng trong cả khâu phòng ngừa, vì vậy mà xem xét của lãnh đạo phải được thực hiện một cách liên tục trong suốt quá trình triển khai thực hiện. Mặt khác, sự quan tâm thường xuyên của lãnh đạo cũng sẽ khiến nhân viên có ý thức hơn trong việc tuân thủ.

Bạn đang đọc: Các lỗi thường gặp khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001

KHÔNG LIÊN KẾT HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VỚI NỀN TẢNG PHÁT TRIỂN CỦA TỔ CHỨC

Một số doanh nghiệp chỉ áp dụng ISO 9001 một cách máy móc mà không hiểu rõ bản chất về sứ mệnh – tầm nhìn – giá trị – mục tiêu – chiến lược của doanh nghiệp mình là gì. Mặc dù ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế, chứng nhận ISO 9001 được công nhận chung trên phạm vi toàn thế giới nhưng mỗi một doanh nghiệp với quy mô và nguồn lực khác nhau sẽ có một cách triển khai xây dựng và phân bổ nguồn lực khác nhau. Vì vậy doanh nghiệp cần hiểu rõ tổ chức của mình trước khi tiến hành xây dựng hệ thống quản lý chất thượng theo chuẩn ISO 9001.

HẠN CHẾ TRONG VIỆC THU THẬP Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ CỦA KHÁCH HÀNG

Một trong những giải pháp để xác định tính hiệu suất cao của mạng lưới hệ thống quản lý chất lượng là xin quan điểm của người mua về loại sản phẩm bởi ISO 9001 hướng tới việc phân phối những nhu yếu của người mua. Đây là hoạt động giải trí được khuyến khích trong nhiều doanh nghiệp, tuy nhiên việc tích lũy quan điểm của người mua như thế nào cũng cần được doanh nghiệp xem xét đơn cử .
Phiếu tìm hiểu người mua với mạng lưới hệ thống câu hỏi phức tạp và dài dòng đã không còn tương thích với tình hình lúc bấy giờ. Không phải người mua nào cũng có thời hạn để nghiên cứu và điều tra và vấn đáp chúng. Các phiếu tìm hiểu lúc bấy giờ thường được phong cách thiết kế theo xu thế ngắn gọn, tập trung chuyên sâu vào những yếu tố chính nhưng phải bảo vệ sự rõ ràng trong cách đặt câu hỏi để người vấn đáp không gặp khó khăn vất vả khi diễn giải. Nếu bộ câu hỏi dành cho người mua không được phong cách thiết kế một cách khoa học và logic thì thông tin mà doanh nghiệp thu về được sẽ ít có giá trị hoặc không có đủ độ an toàn và đáng tin cậy để sử dụng. Trong trường hợp như vậy, việc không có chút số liệu nào có khi còn tốt hơn là số liệu không bảo vệ dẫn đến những xu thế xô lệch .
Vì vậy, nếu muốn tìm hiểu thêm quan điểm người mua, doanh nghiệp nên tập trung chuyên sâu vào những câu hỏi mang tính cốt lõi và đơn thuần như người mua cần gì và không cần gì, họ thấy hài lòng ở đâu và chưa hài lòng ở đâu. Không nên hạn chế câu vấn đáp của người mua trong khoanh vùng phạm vi tìm hiểu. Hãy khuyến khích người mua đưa ra quan điểm một cách dữ thế chủ động và tự do bằng những câu hỏi mở .

HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC THẤT BẠI

Hành động khắc phục là khâu không hề thiếu khi kiến thiết xây dựng mạng lưới hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Hành động khắc phục hướng tới tiềm năng vô hiệu những yếu tố, nguyên do tồn dư trong quy trình tiến độ sản xuất, kinh doanh thương mại để chúng không lặp lại. Do đó, nếu doanh nghiệp không triển khai được những hành vi khắc phục thì cũng đồng nghĩa tương quan với việc yếu tố vẫn sống sót và sẽ liên tục gây ảnh hưởng tác động tới mạng lưới hệ thống quản lý chất lượng. Vì vậy, doanh nghiệp cần sát sao với những hoạt động giải trí khắc phục, ưu tiên thực thi những giải pháp có tính khả thi và hiệu suất cao nhất .

BỎ QUA CÁC TÀI LIỆU KHÔNG CHÍNH THỨC

Đa số các doanh nghiệp đều tuân thủ tương đối tốt những tài liệu chính thức bao gồm chính sách, quy trình, hướng dẫn công việc đã được phê duyệt và ban hành. Tuy nhiên không phải quy định nào cũng được tổng hợp trong tài liệu chính thức, một số yêu cầu sẽ được thông báo trong các tài liệu không chính thức. Tài liệu không chính thức bao gồm: các thông báo về một yêu cầu nào đó, biên bản cuộc họp gồm các vấn đề đã được thống nhất, các email có thông tin về yêu cầu của khách hàng, những bức ảnh về sản phẩm hay sai phạm,…Thường thì các tài liệu này được đưa ra và phát hành một cách vội vã nên không được chú ý và kiểm soát. Có những trường hợp thông báo đã được dán lên bảng tin từ rất lâu nhưng người lao động lại không hề đọc chúng. Vì vậy mà bên cạnh việc chú trọng vào các tài liệu chính thức, doanh nghiệp cũng cần quan tâm và phổ biến các tài liệu không chính thức trong hệ thống để đảm bảo mọi quy định, yêu cầu đều được biết tới và tuân thủ.

Xem thêm: Những công việc nào sử dụng lao động dưới 15 tuổi? – Luật Hoàng Phi

CHƯA PHÁT HIỆN ĐƯỢC VẤN ĐỀ CỐT LÕI CỦA HỆ THỐNG

Đánh giá là hoạt động giải trí so sánh hành vi thực tiễn với cam kết mà doanh nghiệp đã công bố, trên cơ sở đó tạo ra nâng cấp cải tiến. Sẽ có rất nhiều yếu tố cần phải bàn tới trong một mạng lưới hệ thống quản lý chất lượng, những nhìn nhận viên thường bị lôi cuốn bởi những chi tiết cụ thể li ti mà bỏ lỡ những yếu tố lớn. Nguyên nhân là bởi những tổ chức triển khai thường ít cung ứng chương trình huấn luyện và đào tạo và tăng trưởng kỹ năng và kiến thức cho nhìn nhận viên của mình, thế cho nên mà họ chưa đủ năng lượng để triển khai xong tốt trách nhiệm. Để nâng cao hiệu suất cao hoạt động giải trí thì cần xác lập được yếu tố sống còn của tổ chức triển khai. Điều này hoàn toàn có thể được triển khai trải qua những hoạt động giải trí sau :

Xem xét sự hài lòng của khách hàng:

Doanh nghiệp có thu thập ý kiến và phân tích số liệu về sự hài lòng của khách hàng không? Có những hành động nào đã được thực hiện dựa trên số liệu này? Sự hài lòng của khách hàng có được cải thiện sau hành động hay không?
Xem xét của chỉ huy : Lãnh đạo có xem xét theo kế hoạch không? Có những hành động gì đã diễn ra sau xem xét của lãnh đạo?
Hành động khắc phục:

Có biện pháp nào để khắc phục các hành động chưa phù hợp hay không? Chúng có được tiến hành kịp thời không? Có bằng chứng nào chứng minh nguyên nhân cốt lõi đã được loại bỏ không?
Hành động phòng ngừa:

Tổ chức có thực hiện hành động phòng ngừa dựa trên thông tin và số liệu không?
Đánh giá nội bộ

KHÔNG ĐÀO TẠO ISO 9001 TOÀN DIỆN TRONG HỆ THỐNG

Một số doanh nghiệp cho rằng đội ngũ nhân viên cấp dưới gián tiếp như nhân viên cấp dưới văn phòng và nhân viên cấp dưới quản lý không ảnh hưởng tác động tới mẫu sản phẩm nên không thực thi huấn luyện và đào tạo ISO 9001 cho họ và chỉ tập trung chuyên sâu đào tạo và giảng dạy cho những người tham gia trực tiếp vào quy trình sản xuất. Điều này là một sai lầm đáng tiếc. Thực tế ISO 9001 cần được thông dụng cho toàn thể nhân viên cấp dưới, thậm chí còn cần phải chú trọng huấn luyện và đào tạo cho đội ngũ nhân viên cấp dưới gián tiếp hơn vì những quyết định hành động và công việc của họ có tác động ảnh hưởng lớn và lâu dài hơn hơn tới mạng lưới hệ thống quản lý chất lượng. Khi một công nhân sai sót hoàn toàn có thể làm phát sinh ngân sách cho tổ chức triển khai nhưng nếu một quản lý cấp cao sai sót thì hoàn toàn có thể khiến tổ chức triển khai đó sụp đổ .

VỘI VÀNG ĐƯA RA QUYÉT ĐỊNH MÀ KHÔNG CÓ CHÍNH KIẾN

Các nhận định và đánh giá của các chuyên gia bên ngoài có thể tác động lên cách doanh nghiệp thực hiện công việc kinh doanh. Mặc dù sự đánh giá của các chuyên gia bên ngoài là khách quan và quyết định tới việc hệ thống của doanh nghiệp có được cấp chứng chỉ ISO 9001 hay không nhưng đôi khi các khuyến nghị của chuyên gia chưa chắc đã phù hợp với hệ thống của doanh nghiệp.

Xem thêm: 13+ Công Việc Làm Thêm Tại Nhà Online Đơn Giản, Dễ Kiếm Tiền

Chuyên gia của những tổ chức triển khai ghi nhận thường đi từ doanh nghiệp này sang doanh nghiệp khác nên trong 1 số ít trường hợp, sẽ có những chuyên viên bị hình thành một quan điểm chủ quan về việc mạng lưới hệ thống quản lý chất lượng nên được vận dụng, duy trì và nâng cấp cải tiến như thế nào. Khi nhận được khuyến nghị từ những chuyên viên, doanh nghiệp không nên ngay lập tức triển khai chúng chỉ vì chúng là quan điểm của chuyên viên. Hãy nghiên cứu và phân tích xem khuyến nghị đó có thực sự thiết yếu và tương thích với doanh nghiệp mình hay không và tại sao chuyên viên lại khuyến nghị như vậy trước khi đưa ra quyết định hành động có làm theo hay không .

TUYỂN DỤNG MỘT CÁ NHÂN BÊN NGOÀI TỔ CHỨC CHỈ ĐỂ KIỂM SOÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

Có những doanh nghiệp cho rằng tuyển dụng một người chỉ để trấn áp việc thực thi ISO 9001 trong mạng lưới hệ thống là một ý tưởng sáng tạo hay ho nhưng thực ra không phải như vậy. Thứ nhất, nếu một người chỉ làm trách nhiệm trấn áp mạng lưới hệ thống ISO thì người này rất dễ bị cô lập với phần còn lại của mạng lưới hệ thống và bị tách rời khỏi những mối quan hệ sản xuất, kinh doanh thương mại. Thứ hai, để người này hoàn toàn có thể thao tác 8 tiếng liên tục trong nhiều ngày thì mạng lưới hệ thống quản lý chất lượng sẽ phải trở nên phức tạp với nhiều thủ tục hơn, điều này chắc như đinh sẽ tạo nên gánh nặng cho mạng lưới hệ thống. Tất nhiên, việc có một chính sách trấn áp mạng lưới hệ thống ISO 9001 là điều thiết yếu nhưng thay vì chọn ra một người chỉ làm trách nhiệm này thì doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng những cá thể có liên quan đến công việc của tổ chức triển khai. Hãy phối hợp công việc của nhân viên cấp dưới ISO với những hoạt động giải trí khác liên quan đến loại sản phẩm, người mua và nâng cấp cải tiến. Mặt khác, khi lựa chọn một người hiểu về tổ chức triển khai thực thi công việc trấn áp ISO 9001 thì hoạt động giải trí trấn áp cũng sẽ mang lại hiệu suất cao hơn .

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Việc Làm